Access

Es una biblioteca que ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: -Introducir datos -Almacenar datos -Recuperar datos y trabajar con ellos Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas. ¿Que es una base de datos?

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargáramos en dicho campo, esta puede ser: Campos:

Texto : para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numérico: para introducir números Fecha / hora : para introducir datos en formato fecha u hora Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario Autonumérico : en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido Sí/No : campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero / falso, etc. Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc. Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro : es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha. Registro

¿Cómo crear una tabla? Para crear una tabla se selecciona la pestaña y se pulsa el botón Nuevo, aparecerá la siguiente ventana: ¿Como crear una tabla en Access?

Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla: 1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. 2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla. 3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente. 4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. 5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas. Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de datos. Pero las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseño .

Tras esto escogemos la opcion ARCHIVO>GUARDAR.

La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios solicitados. La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la misma forma. Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario. Consulta

¿Cómo crear una consulta? Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaña de la ventana de la base de datos. Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el botón base de datos . En la ventana Consultas puede aparecer algún elemento creado si se ha guardado algún filtro: Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta: 1. Vista diseño : permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. 2. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados. 3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo. 4. Asistente para consultas destinados a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. 5. Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.

Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores de base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con cualquier formato de tal forma que generan de modo automático cartas, etiquetas postales, listados Informes

Para hacer un diseño… Tras seleccionar Nuevo aparecerá la ventana dónde se indican los diferentes modos de creación de un informe: 1. Vista Diseño: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes. 2. Asistente para informes: el asistente guía al usuario para la creación de varios modelos de informes. 3. Autoinforme columnas: es una forma automática de crear un informe en columnas. Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a extraerse los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos. 4. Autoinforme tabular : esta opción crea de forma automáticamente un informe. El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de cálculo. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos. 5. Asistente para gráficos : es un asistente que crea informes gráficos. El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico que se quiere. Con este asistente se seleccionarán campos que se desea que pasen a formar parte de un gráfico donde, por ejemplo, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente. 6. Asistente para etiquetas : ayuda a la creación de informes tipo etiquetas. Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma. Asistente para informes Con este asistente se pueden crear informes genéricos con diseños variados. Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe:

En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el informe. Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. Para seleccionar los campos se utilizan estos botones: Seleccionar un campoSeleccionar todos los camposDeseleccionar un campoDeseleccionar todos los campos seleccionados Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecerán en el informe se pulsa Siguiente: Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe. Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados según se haya seleccionado. Si no se toca nada los campos aparecerán sin agrupación, tal y como están en la imagen superior. Botones de agrupamiento: Sitúa en el nivel superior el campo seleccionado, creando dos grupos en el recuadro derecho..Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese campo con los demás.Aumenta la prioridad del grupo seleccionado.Disminuye la prioridad del grupo seleccionado. Para agrupar los campos del informe por especialidad se selecciona el campo especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa . La ventana quedará así:

Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho más sencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos. Los formularios, unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contraseñas, permiten solucionar este problema. Se puede hacer que cada usuario vea los datos que le interesan manteniendo ocultos los restantes. Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia más agradable a la presentación de los datos que hace que el trabajo con ellos sea más cómodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar algún registro. Formularios

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