Access

EJERCICIOS PRÁCTICOS DE ACCESS,
ACOMPAÑADO DE INDICACIONES
TEÓRICAS PARA DOCENTES

Joaquín.

ACCESS

ÍNDICE:

Introducción: ................................................................................................................... 3

Microsoft Access. ............................................................................................................. 3

Ejemplo : ......................................................................................................................... 6

Crear Una Base de Datos Sin Asistente ............................................................................. 9

Crear una tabla. ............................................................................................................... 9

Establecer o cambiar la clave principal. .......................................................................... 11

Alternar entre las vistas de una tabla .............................................................................. 12

Guardar y cerrar una tabla, consulta, formulario o informe ............................................ 13

Trabajar con campos. ..................................................................................................... 13

Tipo de campos............................................................................................................... 14

PRACTICA 0.1: ............................................................................................................. 16

Crear un índice. ............................................................................................................. 18

Modificar el formato en la hoja de vista de datos ............................................................. 18

Establecer valores predeterminados para la vista Hoja de datos ....................................... 19

PRACTICA 0.2: ............................................................................................................. 19

Busqueda de información ....................................................................................... 22

PRACTICA 0.3: ............................................................................................................. 23

Uso de caracteres comodín en búsquedas ........................................................................ 24

FILTROS ................................................................................................. 25

PRACTICA 0.4: ............................................................................................................. 27

Ordenar registros. ............................................................................................. 27

PRACTICA 0.5: ............................................................................................................. 28

Algunas propiedades de los campos de una tabla.: ........................................................... 28

1

ACCESS

PRACTICA 0.6: ............................................................................................................. 30

Evaluación 1. Alumno: ________________________________ ...................................... 31

Práctica 1.1 Creación de tablas, captura de datos y relaciones. ........................................ 33

RELACIONES.: ............................................................................................................. 42

PRACTICA 0.7: ............................................................................................................. 45

PRACTICA 1.2. Creación de relaciones .......................................................................... 47

CONSULTAS.:............................................................................................................... 47

Práctica 0.8. ................................................................................................................... 50

Consultas paramétricas y campos calculados................................................................... 53


Otro tipo y opciones de consulta. ..................................................................................... 57

Práctica 1.3. Consulta de referencias cruzadas.. .............................................................. 58

FORMULARIOS ........................................................................................................... 60

Práctica 0.9. ................................................................................................................... 62

Práctica 1.4. Creación de formulario con subformulario. ................................................ 63

Personalizar los formularios. .......................................................................................... 64

Práctica 0.10. ................................................................................................................. 73

Práctica 1.6. Crear un formulario gráfico. ...................................................................... 74

INFORMES ................................................................................................................... 75

Práctica 0.11. ................................................................................................................. 78

Las Macros .................................................................................................................... 79


Práctica 1.6. Inicio de la base de datos. ........................................................................... 85

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ACCESS

Introducción:
Dada la utilización de las aplicaciones de ofimática en la sociedad, y por tanto,
en particular en el mundo de la educación, se hace necesario los conocimientos básicos de
tales aplicaciones, por parte de los docentes. Además, en el caso particular de los
profesores de Secundaria, no solo se requieren conocimientos básicos para la tarea
docente, sino que también, en ocasiones se debe de enseñar a los alumnos, bien sea con
motivo de impartir la materia optativa de Informática, o bien, por la utilización de
software en las distintas materias de Secundaria.
Unas de las aplicaciones muy útiles, de las cuales los docentes pueden efectuar
TAREAS DE ORGANIZACIÓN, son las bases de datos, y en particular, debido a la
implantación del paquete de ofimática OFFICCE, conviene conocer el manejo y
utilización de MICROSOFT ACCESS, que aunque actualmente se utiliza la versión 2007,
para su aprendizaje puede valer cualquier versión anterior.
La elaboración de los ejercicios prácticos contribuirá a la construcción de una
sencilla base de datos, que estará compuesta por tablas, consultas formularios e informes.

Microsoft Access.

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema
o actividad específicos. Así, se pueden utilizar BASES DE DATOS para cosas tan
sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar
toda la gestión de una gran empresa u organización.

es un potente sistema de administración de Bases de Datos
relacionales. Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide
la información por parcelas de objetos especializados.
Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las

se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de
Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse

3

ACCESS

RELACIONES entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una

, o .
Las CONSULTAS se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que
cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas
permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar
operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas.
Por otro lado, los FORMULARIOS permiten visualizar, introducir y modificar los
datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access
recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado,
bien de forma automática por el Asistente para formularios, o manualmente desde el
principio por el propio usuario.
Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los
datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear
informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar
resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de
nombres y direcciones o etiquetas postales.
Todos los elementos anteriores (y algunos más, como Macros y Módulos) están
organizados en Access en la ventana Base de Datos.
En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada
una de las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente.

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ACCESS

Así al pulsar en la ficha Tablas, veremos todas las tablas que componen la

Base de Datos en uso. O en la ficha Formularios tendremos acceso a
todos los formularios que han sido creados para esa misma Base de Datos.

Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionar la categoría apropiada y
pulsar dos veces sobre el elemento en cuestión. No obstante, ya nos detendremos en éste y
en capítulos posteriores en explicar cómo se trabaja con los objetos de cada una de las
categorías principales disponibles.

Por otra parte, dado que el funcionamiento de una base de datos, dependerá de la
construcción y del tipo de datos elegidos, será necesario que planifiquemos previamente
cuantas tablas tenemos que elaborar, que tipo de datos va a contener cada tabla, que
relación va ha existir entre las tablas, etc.
También sería conveniente construir las tablas y relaciones de forma que en la
medida de los posibles nos evitara introducir los mismos datos muchas veces, y que
podamos obtener en cualquier momento la mayor información posible, de modo que sea
fácil de organizar y ordenar.
Teniendo en cuenta la importancia de la elaboración y construcción del diseño
inicial de la base de datos, en principio no tenemos que pensar en que tipo de consultas,
formularios o informes vamos a necesitar posteriormente, si no que en la construcción
inicial, tenemos que centrarnos en la construcción de tablas y relaciones.

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ACCESS

Ejemplo:
Imaginemos que impartimos tres cursos de Informática: WORD, EXCEL Y
ACCESS, y que tienen 20, 22 y 19 alumnos respectivamente. Si conocemos sus nombres y
sus teléfonos de contacto, lo ideal sería hacer tres tablas, denominadas WORD, EXCEL Y
ACCESS, que contengan a los alumnos o alumnas, y sus números de teléfonos:

CURSO DE WORD
ALUMNOS/AS TELÉFONOS
SANTAINES DIAZ SERGIO 644810437
ALVAREZ HEREDERO NOELIA 950524110
GONZALEZ ZARRANZ DANIEL 967895334
RICO RODRIGUEZ LAURA 967702714
BARTOLOME LOPEZ MARISA 967641198
SANCHEZ PASTOR ESTANISLAO 967747858
RODRIGO ZAMORA JOSE LUIS 967847111
MARTIN GONZALEZ LUIS MIGUEL 967514271
BALLESTEROS DUQUE MARIA 967141434
CORRAL VILLALBA MARTA 837235269
AGUILAR PEREZ ANTONIO JOSE 967674405
RUIZ RUBIO JOSE LUIS 967267732
HERNANDEZ SANZ JUAN DE 967985762
PIQUERAS SANZ ANA BELEN 967837264
ESCOLANO CID MIGUEL 967886818
FERNANDEZ CHANA JOSE MANUEL 967831248
MARTIN AROCA GEMA 967303084
FERNANDEZ MORILLAS FRANCISCO 967108423
GUTIERREZ MORENO CONSUELO 770617826
SANCHEZ BURELA REMEDIOS 967542034

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ACCESS

CURSO DE EXCEL
CORREA CARRASCO ANTONIO 967335448
GARCIA AMADOR ANGEL 967550186
TARANCON OLMEDO ISABEL 967148627
BAUTISTA NUÑEZ ROCIO 967483387
PARRES PEREZ REGINO 967997881
SOLER MARIN GUILLERMO 967678079
PRADA ALVAREZ ROSA MARIA 967939738
RECIO GONZALO JUAN ANTONIO 967966751
LAGUNA BAILON ANTONIO 967940023
MUÑOZ MOYA ROSA MARIA 862478083
BENAVENT VICENTE LAURA 967614683
PEÑALVER NAVARRETE SALVADOR 103532289
CERDAN CHILOECHES MARIA TERESA 967435457
FLORES SANCHEZ GERMAN 967155870
PEINADO AGUIRRE MIGUEL ANGEL 103137135
CRUZ ARZA SONIA 184144683
MARTINEZ DELICADO ANGELA 523996075
REBOLLO VELAZQUEZ ISABEL 967795602
MEDINA HERNANDEZ JOSE 96740933
CANO IRACHE FRANCISCO 989954332
COBELA GARCIA JULIA 967381353
GARCIA AMADOR ANGEL 967335448

CURSO DE ACCESS
LOPEZ VALENCIA JESUS 967919188
MARTIN MORAGA YOLANDA 967611686
SILES MONDEJAR DAVID 967550796
MACIAN GARCIA JOSE LUIS 967584717

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ACCESS

MARTINEZ RODRIGUEZ PEDRO 967600069
SARRION ALVAREZ LUIS MANUEL 967937842
REQUENA ABAD SERGIO 967937563
PASCUAL PAEZ ANTONIO 163809906
GABAS CRESPO LUIS 967291722
CHARCO OLMEDO MARIA CARMEN 891829424
BALLESTEROS GARCIA SANDRA 967466104
SANZ DOLADER EVANGELINA 967833777
LOPEZ TORRE MANUEL 967348573
GARCIA ZARAGOZA CAROLINA 967215383
MARTINEZ ANDREU ANA ISABEL 967302602
LOPEZ FELIPE EDUARDO 792565022
ESCRIVA TEJEDOR ANA BELEN 967402365
SUAREZ MARTINEZ FERRAN 967698237
MELERO POVEDA SORAYA 967733258

Para crear una Base de Datos con Microsoft Access 2000, podemos utilizar los dos
métodos siguientes:

Crear una Base de Datos en blanco, a la cual iremos agregando las
tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos.

Crear una base de datos usando el asistente, entre una amplia
variedad de soluciones típicas.
En ambos casos existe la posibilidad de ampliar y modificar la estructura de la Base
de Datos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, aun siendo más fácil la creación de
una base de datos con el asistente, para una base de datos más personalizada lo mejor es
crear una base de datos en blanco.

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ACCESS

Crear Una Base de Datos Sin Asistente
Si tiene a la vista el cuadro de
diálogo inicial de Access, pulse en
Base de Datos en blanco y después
en Aceptar.
En otro caso, pulse en el botón
Nueva Base de Datos en la barra de
herramientas y pulse en el icono
General del cuadro de diálogo Nueva
Pulse en Aceptar. Especifique un
nombre y ubicación para la Base de
Datos y pulse en Crear.

Crear una tabla.
Una Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o
clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, y
la Base de Datos resultará más eficiente, al tiempo que se reducirá el riesgo de errores en la
entrada de datos.

9

ACCESS

Para crear una tabla, deberemos utilizar la opción de crear una tabla, y en particular,
si utilizamos la opción de CREAR EN VISTA DISEÑO, tendremos la posibilidad de
personalizar los campos o datos de los que se va a componer cada registro o ficha de la
base de datos, así como que tipo de datos vamos a introducir en cada campo.
Esta personalización la efectuaremos en VISTA DISEÑO, poniendo en cada FILA
el NOMBRE de cada campo EN LA PRIMERA COLUMNA, y el TIPO DE DATO en la
segunda columna. En la columna de descripción no es necesario que rellenemos ningún
dato, sin embargo, si lo hacemos con algún dato que nos especifique que información tiene
el campo, no será útil mas adelante, ya que por ejemplo, al crear formularios con asistente,
toma como título del campo dicha denominación.

Por ejemplo, si tenemos que crear una tabla de alumnos de un determinado curso,
de los cuales queremos conocer su DNI, Nombre y Apellidos, sexo, Teléfono, domicilio,
localidad, código postal, fecha de nacimiento, edad y teléfono de trabajo; podemos utilizar
la siguiente nomenclatura y los siguientes tipos de datos.

Una vez que hemos definido la estructura de la tabla y la cerramos, nos aparecerá una
ventana de diálogo, en la cual tendremos
que indicar el nombre de dicha tabla. En
caso de no indicar, tomará el nombre de
tabla1, la siguiente que creemos tabla2, y
así sucesivamente.

10

ACCESS

En las tablas los datos están organizados en filas (denominadas registros) y
columnas (denominados campos). Esta organización queda patente en la vista Hoja de
datos.

Establecer o cambiar la clave principal.
Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican
de manera única a cada registro de una tabla. Las claves principales se utilizan cuando se
necesita hacer referencia a registros específicos de una tabla de Base de Datos desde otra
tabla. En la VISTA DISEÑO de una tabla el campo CLAVE, viene identificado por una

llave , mientras que en la VISTA DE DATOS, el nombre del campo viene resaltado
con negrita.
Cuando creamos una TABLA nueva, si no hemos seleccionado ningún campo
clave, cuando cerremos la tabla nos aparecerá la siguiente pantalla:

Si seleccionamos NO, no se creará ningún campo clave. Y si seleccionamos SI, se
creará un campo clave auto numérico que identificará cada registro con un número natural
consecutivo, conforme los introduzcamos los datos en la tabla.0

Lo lógico es pensar antes de crear la tabla si queremos crear un campo clave, y en
caso de ser así que campo vamos a definir como campo clave y que tipo de dato va a
contener.
Los campos claves no se pueden repetir, es decir que dos registros no pueden tener
el mismo campo clave. En caso de que esto sucediese, no aparecería una pantalla indicando
que hemos cometido un error al introducir los datos. Además, al no poder repetirse valores
de los campos claves, tenemos la ventaja de que cada registro lo podemos identificar por su
campo clave, y también que la velocidad de transferencia y búsqueda de datos es más
rápida y con menos coste de memoria, también por el mero hecho de utilizar solamente un
campo como identificador de cada registro.

11

ACCESS

Alternar entre las vistas de una tabla

Las tablas tienen dos vistas:
La vista Diseño y la vista Hoja de datos. La vista Diseño se utiliza para crear y
modificar la estructura de una tabla. La vista Hoja de datos se utiliza para ver, agregar,
eliminar y modificar datos de una tabla.
VISTA DE DATOS:

VISTA DE DISEÑO:

12

ACCESS

Guardar y cerrar una tabla, consulta, formulario o informe

No es necesario que guarde los nuevos datos de los registros. Access guarda

automáticamente un registro en cuanto se cambia de registro, se cierra la tabla o se sale del
programa.

Trabajar con campos.

A la hora de trabajar con campos, lo que nos interesa es saber que tipo de datos
vamos a introducir en ellos, o si nos interesa elegir un campo que sea una especie de
identificador principal de cada registro, o como poder ordenar, eliminar o añadir campos o
registros. Paro lo cual, tendremos que conocer que tipo de datos podemos introducir en
cada uno de los campos, y definirlos o modificarlos en VISTA DISEÑO y modificar
registros en HOJA DE DATOS.

Menú Edición en vista de Datos Menú Edición en vista Diseño

13

ACCESS

Menú Insertar vista de Datos Menú Insertar en vista Diseño

Así por ejemplo, mientras que en vista de Datos, en el menú de edición tenemos la
posibilidad de modificar registros o de buscar y remplazar datos, en el menú edición de
vista Diseño, tenemos la posibilidad de modificar los campos (eliminarlos, moverlos o
crearlos) o de definir la clave principal.

Tipo de campos.
Cuando vamos a crear una tabla de datos, es muy importante que para cada campo
utilicemos el formato de datos adecuado. Ya que por ejemplo, si queremos utilizar un
campo para el NIF, de los alumnos, dado que dicho dato está compuesto por una cadena
alfanumérica de ocho o nueve dígitos, lo conveniente es que dicho campo lo definamos
con el tipo de dato texto. Además, si limitamos la longitud de dicho campo a 9 dígitos,
posiblemente al introducir muchos datos ahorremos memoria y por tanto aumentará la
velocidad de consulta de datos.
Para seleccionar el tipo de datos solamente será suficiente con que seleccionemos el
tipo de la lista que aparecerá cuando seleccionemos con el puntero del ratón (mediante un
CLIC) el tipo de dato referente al campo creado.
Por ejemplo, si definimos un campo
denominado TELÉFONO, podremos definirlo
tanto numérico como de texto, sin embargo si
queremos crear una mascara (que veremos
como crearla mas adelante) tendremos que
definir tipo TEXTO.

14

ACCESS

Los tipos de datos que podemos utilizar son los siguientes:

Texto. Cuando se almacena texto o combinaciones de texto y números, o números
con los que no se van a realizar cálculos, como códigos postales. Se puede definir el
número máximo de caracteres que pueden introducirse.

Memo. Cuando se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas.
Numérico. Cuando se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser
utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto (para operaciones
monetarias suele utilizar el tipo Moneda). Para utilizar el tipo de numero a emplear se
utiliza la propiedad tamaño del campo, en la cual podemos definir ENTERO, DOBLE,
BYTE, ETC.

Fecha/Hora. Cuando se utiliza para almacenar fechas y horas. Se puede seleccionar
el formato de apariencia de la fecha en la tabla, de entre los diversos tipos de formato
que podemos seleccionar en la opción formato.

Moneda. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios.
Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15
dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.

Autonumérico. Este tipo de campo almacena exclusivamente números
secuenciales (en incrementos de una unidad) o números aleatorios insertados
automáticamente cuando se agrega un registro.

Si/No. Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No,
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en
otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft
Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden
ser vinculados o incrustados en una tabla de Access.

Hipervínculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un
hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una
dirección URL para acceder a una página Web.

15

ACCESS

Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción en
la lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo automáticamente.

Los tipos de campo Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de
formatos de visualización predefinidos, para cambiar dichos formatos se pueden modificar
utilizando la propiedad Formato.

PRACTICA 0.1:
Si vamos a tener que utilizar habitualmente la información del ejemplo 1, toda o
parte de ella, o tenemos que efectuar algún tipo de orden, lo mejor es crear una base de
datos en blanco denominada ALUMNOS, que guardaremos en una carpeta previamente
creada, con el nombre CURSO DE ACCESS PARA DOCENTES.

NOTA.- Crear la tabla en vista diseño, teniendo en
cuenta que los dos campos (ALUMNOS y
TELÉFONO) son de tipo texto, y deberán de ocupar
la menor longitud posible (por ejemplo: TAMAÑO DE
ALUMNO 80 Y DE TELÉFONO 9).
Esta base de datos contendrá tres tablas,
denominadas respectivamente WORD, EXCEL Y ACCESS, del ejemplo 1.

16

ACCESS

Tabla de word Tabla de excel

Tabla de Access

Estas tablas se deberán de crear sin campo clave, puesto que los apellidos y
nombre de los alumnos o los teléfonos de dos alumnos pueden coincidir.

17

ACCESS

Crear un índice.
Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar
registros de forma más rápida. Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un
índice de un libro, para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice. Se
pueden crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. Los índices de
campo único no permiten entradas duplicadas en el campo indexado.

Modificar el formato en la hoja de vista de datos
Para modificar el formato de cada una de las tablas, en vista de hoja de datos,
podemos utilizar la barra de formato situada en la parte superior de la ventana.

También podemos intercambiar columnas, cambiar tamaño de columnas,
inmovilizar y ocultar columnas, utilizando el menú de formato:

18

ACCESS

Establecer valores predeterminados para la vista Hoja de
datos
Es posible determinar un conjunto de valores predeterminados relacionados con la
visualización de la Hoja de datos de una tabla, de modo que sean aplicados cada vez que se
acceda a dicha ventana.

1. Abra una tabla (también consulta o formulario) en vista Hoja de Datos.
2. Elija Opciones en el menú Herramientas.
3. Pulse en la ficha Hoja de datos.
4. Seleccione las opciones apropiadas.

Estas opciones no anulan los cambios que haya hecho previamente para hojas de
datos específicas utilizando las órdenes del menú Formato.

PRACTICA 0.2:
Supongamos que JESÚS LÓPEZ VALENTÍN del curso de ACCESS, se ha dado de
baja del dicho curso y se ha dado de alta en el curso de WORD. Modifique dichas tablas
para que queden estos datos reflejados.
Si queremos utilizar esta base de datos para los próximos cursos que vamos a
realizar, dado que algunos alumnos podrán nuevamente matricularse en otros cursos,

sería conveniente añadir un campo CLAVE que los defina, como por ejemplo el DNI.
Para ello, modificaremos en la vista de datos y añadiremos el campo de DNI, quedando
las tablas de la siguiente forma:

CURSO DE WORD:
DNI ALUMNOS/AS TELÉFONO
01828421A FERNANDEZ CHANA JOSE MANUEL 967831248
06553168G SANCHEZ BURELA REMEDIOS 967542034
07530997M MARTIN GONZALEZ LUIS MIGUEL 967514271
41295694M PIQUERAS SANZ ANA BELEN 967837264
43616031G ALVAREZ HEREDERO NOELIA 950524110

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ACCESS

43893234O SANCHEZ PASTOR ESTANISLAO 967747858
46281761R SANTAINES DIAZ SERGIO 644810437
54359269N RUIZ RUBIO JOSE LUIS 967267732
54858316R RICO RODRIGUEZ LAURA 967702714
58673579B AGUILAR PEREZ ANTONIO JOSE 967674405
66211008C FERNANDEZ MORILLAS FRANCISCO 967108423
74181216R GONZALEZ ZARRANZ DANIEL 967895334
78061814Y MARTIN AROCA GEMA 967303084
79450709O GUTIERREZ MORENO CONSUELO 770617826
79795982A LOPEZ VALENCIA JESUS 967919188
79985494F CORRAL VILLALBA MARTA 837235269
83062707H BALLESTEROS DUQUE MARIA 967141434
83516970P HERNANDEZ SANZ JUAN DE 967985762
84657647G BARTOLOME LOPEZ MARISA 967641198
86150157T ESCOLANO CID MIGUEL 967886818
96587557E RODRIGO ZAMORA JOSE LUIS 967847111

CURSO DE EXCEL:
02426771S FLORES SANCHEZ GERMAN 967155870
0607722W GARCIA AMADOR ANGEL 967335448
07212968I GARCIA AMADOR ANGEL 967550186
09894998S MEDINA HERNANDEZ JOSE 96740933
10846739H MUÑOZ MOYA ROSA MARIA 862478083
22460166I CERDAN CHILOECHES MARIA TERESA 967435457
28691336Q MARTINEZ DELICADO ANGELA 523996075
42063696C CRUZ ARZA SONIA 184144683
46957623T BENAVENT VICENTE LAURA 967614683
49380218W PARRES PEREZ REGINO 967997881
54456871G PEINADO AGUIRRE MIGUEL ANGEL 103137135
59696279U TARANCON OLMEDO ISABEL 967148627
79144636L COBELA GARCIA JULIA 967381353

20

ACCESS

80591560M LAGUNA BAILON ANTONIO 967940023
80772723I PRADA ALVAREZ ROSA MARIA 967939738
84254112P SOLER MARIN GUILLERMO 967678079
90047801X RECIO GONZALO JUAN ANTONIO 967966751
91956147J PEÑALVER NAVARRETE SALVADOR 103532289
97473381N CORREA CARRASCO ANTONIO 967335448
98292256D BAUTISTA NUÑEZ ROCIO 967483387
98746437V REBOLLO VELAZQUEZ ISABEL 967795602
99914266K CANO IRACHE FRANCISCO 989954332

CURSO DE ACCESS:
15575167Y PASCUAL PAEZ ANTONIO 163809906
15804854J SILES MONDEJAR DAVID 967550796
25559010V CHARCO OLMEDO MARIA CARMEN 891829424
33323678O LOPEZ TORRE MANUEL 967348573
36173324P BALLESTEROS GARCIA SANDRA 967466104
40613204D MACIAN GARCIA JOSE LUIS 967584717
59205613W SARRION ALVAREZ LUIS MANUEL 967937842
69939539M ESCRIVA TEJEDOR ANA BELEN 967402365
79351612O SANZ DOLADER EVANGELINA 967833777
79461810M REQUENA ABAD SERGIO 967937563
82524951C MARTINEZ ANDREU ANA ISABEL 967302602
83416971X MARTINEZ RODRIGUEZ PEDRO 967600069
84849244W GABAS CRESPO LUIS 967291722
89572820X MARTIN MORAGA YOLANDA 967611686
92636180P MELERO POVEDA SORAYA 967733258
92980489Y GARCIA ZARAGOZA CAROLINA 967215383
97349710S SUAREZ MARTINEZ FERRAN 967698237
98681275Q LOPEZ FELIPE EDUARDO 792565022

21

ACCESS

Dar a las tablas creadas los siguientes formatos:
WORD: Fuente ARIAL, tamaño 11, color AZUL OSCURO, Fondo GRIS CLARO.
EXCEL: Fuente ARIAL, tamaño 11, color ROJO OSCURO, Fondo AMARILLO.
ACCESS: Fuente Times New Roman,, tamaño 12, color BLANCA, Fondo NEGRO.
Utilizado el menú de HERRAMIENTAS, en OPCIONES. Predeterminar
para la creación de sucesivas de hoja de datos el siguiente formato:

Indexar SI (CON DUPLICADOS) los campos ALUMNOS/AS de las tablas
creadas.

Busqueda de información

Cuando se trabaja con Bases de Datos muy extensas, resulta crucial disponer de
herramientas que permitan localizar rápidamente datos específicos o conjuntos de datos
dentro de todo el volumen e información disponible.
Por otro lado, a menudo interesa filtrar los datos de una tabla para dejar a la vista
sólo aquellos que satisfacen determinados criterios. Access dispone de herramientas
estándar para la búsqueda de información, así como de una potente maquinaria para definir
y aplicar filtros simples y complejos.

22

ACCESS

Utilizando expresiones en la confección de los filtros se puede llegar a definir un
conjunto de criterios que permitan aislar exactamente aquellos elementos de información
en los que se está interesado en cada ocasión.

Para lo cual utilizaremos la opción BUSCAR Y REEMPLAZAR.

PRACTICA 0.3:
Si nos hemos equivocado al introducir los datos de la alumna SANZ PELAEZ EVA,
y hemos introducido erróneamente SANZ DOLADER EVANGELINA. Buscaremos SANZ
DOLADER EVANGELINA y remplazaremos por SANZ PELAEZ EVA.

23

ACCESS

Uso de caracteres comodín en búsquedas
Los caracteres comodín se utilizan como sustitutos de otros caracteres variables

desconocidas, y se utilizan en los casos siguientes:
Sólo se conoce parte del valor.
Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coincidan con un modelo.
Se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de diálogo Buscar y
Reemplazar, y también en consultas o expresiones para localizar valores de campos o
registros.

* Sustituye un número indeterminado de caracteres de cualquier tipo. Puede ser

utilizado como el primero o el último carácter de una cadena.

? Sustituye cualquier carácter alfabético individual.

[] Sustituye cualquier carácter individual especificado entre los corchetes. Por

ejemplo, con la cadena de búsqueda M[ai]l se localizarían palabras como Mal o
Mil, pero no Mol.

! Sustituye cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. Por

ejemplo, con [Mail] se localizaría Mol, pero no Mal ni Mil.

- Sustituye cualquier carácter del intervalo especificado entre corchetes. El

intervalo se ha de especificar en orden ascendente (A a Z). Así, con r[a-e]ma se
localizarían términos como rama o rema, pero no rima.

# Sustituye cualquier número individual, Por ejemplo, con 9#9 se localizarían

números como 909, o 989.

24

ACCESS

FILTROS
Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros de una tabla (o

consulta) para visualizar o modificar
dichos datos. Los filtros son más fáciles
de utilizar que las consultas, aunque
también tiene más limitaciones. No
obstante, si no necesita seleccionar las
tablas filtrar, realizar cálculos con los
registros seleccionados ni seleccionar los campos que han de presentarse como resultado
de la selección, puede utilizar un filtro.

CREAR UN FILTRO EN UNA TABLA

Existen básicamente cuatro formas diferentes de definir filtros en una tabla.

• Filtrar por entrada consiste en pulsar con el botón secundario, una vez en un
campo de la hoja de datos (o formulario) y escribir en el cuadro Filtrar por del menú
contextual el valor exacto que se desea localizar en ese campo, o una expresión cuyo
resultado desea usar como criterios.

• Filtrar por selección, consiste en seleccionar directamente en la hoja de datos (o
formulario) la totalidad o parte de un valor y pulsar en el botón Filtro por selección en
la barra de herramientas, para que sean seleccionados todos los registros que tengan el
valor seleccionado.

• Filtrar excluyendo la selección, consiste en seleccionar la totalidad o parte de
un valor en la hoja de datos (o formulario) y pulsar en el botón Filtro excluyendo la
selección en el menú contextual, para localizar todos los registros que no contengan el
valor seleccionado.

25

ACCESS

• Filtrar por formulario, consiste en especificar el valor o valores que se están
buscando en una vista de la hoja de datos (o formulario) con campos en blanco (en
lugar de datos). Especifique el valor que desea localizar escribiéndolo directamente en
el campo apropiado.

Así por ejemplo, para aplicar: “conocer los alumnas (“H”), que tenemos en un
curso de WORD, utilizamos filtro por selección, y nos aparecerá la tabla sin datos. En la
cual mediante la lista desplegable del campo de Sexo, seleccionaremos H”.

Y al aplicar Selección , obtendremos los datos de las alumnas del curso.

Al guardar una tabla (o formulario), Access guarda el filtro. Puede volver a aplicar
el filtro cuando lo necesite, la próxima vez que abra la tabla.
Si crea un filtro en una hoja de datos que ya contenía un filtro de una sesión de
trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior.
Para quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la tabla
(también la consulta o el formulario).
• Pulse en Quitar Filtro en la barra de herramientas en la vista Hoja de datos.
Al quitar un filtro, éste no se elimina. Puede volver a aplicar el filtro con sólo
pulsar en Aplicar filtro en la barra de herramientas.

26

ACCESS

• Filtro u orden avanzado ... , se utiliza
para aplicar criterios de filtro y/u orden de
registros.

Por ejemplo, si en la consulta, queremos
conocer todos los alumnos/as ordenadas
alfabéticamente, cuyo primer elemento sea
FERNANDEZ, utilizamos el filtro u orden avanzado
rellenando la ventana de diálogo con los siguientes
datos.

Obteniendo, los siguientes datos:

PRACTICA 0.4:
Utilizando el FILTRO POR SELECCIÓN, muestre todos los alumnos que se llamen
de apellido MARTINEZ, en la tabla de ACCESS.


83416971X MARTINEZ RODRIGUEZ PEDRO 967600069
82524951C MARTINEZ ANDREU ANA ISABEL 967302602

Volver a mostrar todos los registros.
Ocultar la columna de teléfonos de la tabla Access.
Cerrar la base de datos

Ordenar registros.
Se pueden ordenar los registros de una tabla, aunque se haya aplicado

anteriormente un filtro. No obstante, tan sólo se pueden llevar a cabo ordenaciones
simples, lo que significa que puede ordenar todos los registros en orden ascendente o
descendente (sin que sea posible combinar ambos).

27

ACCESS

PRACTICA 0.5:
Ordenar todas las tablas por orden alfabético ascendente según los nombres de los
alumnos.

Con independencia de cómo especifique el orden, Microsoft Access guarda el orden
cuando se guarda la hoja de datos, y vuelve a aplicarlo de forma automática cuando vuelve
a abrir el objeto.

Algunas propiedades de los campos de una tabla.:
Podemos personalizar, algunas propiedades de cada campo de una tabla, mediante
la ventana de diálogo de PROPIEDADES, del campo, cuando estamos en vista diseño, y
tenemos seleccionado un campo.
Estas propiedades cambiarán dependiendo del tipo de datos que contenga el campo
que queremos modificar.

28

ACCESS

Por ejemplo, si el tipo de dato es texto, podemos definir la longitud del campo (que
al escoger la mínima, ahorraremos memoria), también podremos definir mediante un
asistente, una MASCARA de entrada, para los teléfonos o para el código postal, que
impedirá que introduzcamos teléfonos o códigos de longitud, distinta de la real y nos
aparecerán en un formato determinado, y que también podemos personalizar, teniendo en
cuenta las siguientes reglas:

0 Dígito (0 a 9, imprescindible, sin signo.
# Dígito o espacio en blanco, permite signo.
9 Dígito o espacio en blanco, sin signo.
L Letra (A-Z, entrada requerida).
? Letra (A-Z, entrada opcional).
A Letra o dígito, requerido.
a Letra o dígito, opcional.
& Cualquier carácter o espacio, requerido.
C Cualquier carácter o espacio, opcional.
,.;:-/ Caracteres separadores de posición decimal, separadores de miles, fecha y
hora.

< Pasa todos los caracteres que vengan a continuación a minúsculas.
> Pasa todos los caracteres que vengan a continuación a mayúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda, en lugar
de izquierda a derecha. Útil cuando los caracteres de la izquierda SON los
opcionales.

Hace que el carácter que sigue a continuación se muestre tal cual,
obligatorio.

;0 Colocado al final de la máscara, obliga a Access a guardar los símbolos
usados como parte del campo.

O también podremos imponer una regla de validación, que nos permitirá delimitar
el tipo de entrada. Pudiendo en este caso definir un texto de validación en caso de error.

29

ACCESS

Y en el caso del que el campo sea numérico, podremos optar entre número de tipo,
entero o entero lago, doble, decimal, etc. Pudiendo elegir el formato, y en el caso de que
tenga decimales escoger el número de decimales.
Igualmente, para otro tipo de datos, las propiedades estarán relacionadas con este
tipo de campos.
Hay que tener en cuenta que para poder poner expresiones en las reglas de
validación, deberemos de escribir las expresiones correctamente, pudiendo utilizar para
ello, expresiones lógicas

PRACTICA 0.6:
Abrir en VISTA DE DATOS la tabla de WORD de la base de datos de alumnos y
efectuar las siguientes operaciones:
INMOVILIZAR LA COLUMNA DE ALUMNOS/AS.
OCULAR LA COLUMNA DE SEXO.
Con la opción de inmovilizar columnas, tenemos la posibilidad de que cuando un
registro tiene muchos campos, la columna que nos sirve de referencia del registro no
desaparezca de la pantalla. Y con la posibilidad de ocultar columnas, podemos ocultar
campos de registros que no utilizamos habitualmente.

30

ACCESS

Evaluación 1. Alumno: ________________________________
Modificar la base de datos de alumnos, de modo que a la tabla de WORD le
añadimos los siguientes campos

Campo Tipo Longitud
Domicilio Texto 50
Localidad “ 50
Cpostal “ 5
Fecha Nacimiento Fecha
Sexo Texto 3 Validación H/M
Ocupación “ 50
Edad Numérico entero < 100
Teléfono trabajo Texto 20. Máscara

• Mover el campo Sexo a la fila posterior al campo Alumnos/as.

• Rellenar los nuevos campos con datos inventados por el alumnos/as

• Cerrar la base de datos.

31

ACCESS

Ejercicio práctico.- Supóngase que ha heredado una gran colección de discos de

vinilos (en buen estado de conservación) y quiere colocarlo en unas estanterías, y

gestionarlo mediante una base de datos, de forma que sea fácil encontrar un disco según

autor, tipo de música, etc.

Explique brevemente de cuantas tablas se compondría la base de datos, como se

denominarían, que campos contendría y que tipo de datos contendría cada campo.

¿Utilizaría algún campo clave (conteste si o no)?. R:______.

¿Qué campo o campos utilizaría como campo clave y porque los utilizaría?

32

ACCESS

Práctica 1.1 Creación de tablas, captura de datos y
relaciones.
Vamos a crear una base de datos denominada COMERCIAL CASTILLA LA
MANCHA, para conocer que empleados trabajan en cada sección y en cada provincia, así
como los responsables de cada sección, jefes de ventas, las ventas, etc.

Usando la opción Nuevo en la ficha tablas, con la opción Vista Diseño, crearemos seis
tablas de datos, denominadas: LOCALIDADES, CENTROS, EMPLEADOS,
SECCIONES, ENCARGADOS y VENTAS. La tabla primera será simple, mientras que en
ciertos campos de las restantes usaremos datos introducidos de la tabla EMPLEADOS o de
las tablas que vallamos creando.

La tabla de LOCALIDADES contendrá solamente el campo de Localidad, que será

de tipo texto y tendrá un tamaño de 20 caracteres. Además, utilizaremos este campo como

clave.

Tras definir la tabla, introduciremos los siguientes datos:

La tabla de CENTROS contendrá los campos IdCentro, y Localidad. Ambos campos

serán de texto, siendo IdCentro el campo clave.

33

ACCESS

En VISTA DISEÑO, seleccionaremos el campo LOCALIDAD, para hacer una captura
de datos de la tabla de
LOCALIDADES. Para ello,
utilizaremos la pestaña de
búsqueda y en la opción mostrar control, seleccionaremos Cuadro combinado.

Entonces, nos aparecerán mas opciones y seleccionaremos:

Y después en la opción origen de la fila, o bien
utilizaremos el generador de consultas
(opción recomendada), y nos aparecerá la
siguiente pantalla:

Agregaremos la tabla
LOCALIDADES, y
con DOBLE CLIC del
ratón sobre el campo de Localidad, añadiremos dicho campo al
generador de consultas. Además, dichos campos los ordenaremos
de forma ascendentes.

O bien directamente en la opción origen de la fila ponemos:

SELECT LOCALIDADES.Localidad FROM LOCALIDADES ORDER BY LOCALIDADES.Localidad;

IdCentro LOCALIDAD
AB1 ALBACETE
CR1 CIUDAD REAL
CU1 CUENCA
GU1 GUADALAJARA
CR2 MANZANARES
TO2 TALAVERA DE LA REINA
TO1 TOLEDO

La tabla de EMPLEADOS contendrá los campos de Idempleado, empleado y

IdCentro. Todos los campos serán de texto, y el campo Idempleado será clave.

34

ACCESS

Para el campo de IdCentro utilizaremos captura de datos con Búsqueda, seleccionando:

Mostrar control: Cuadro combinado.

Tipo de origen de la fila: Tabla/Consulta.

Origen de la fila: Campo de Centro de la tabla CENTROS.

Para la captura de datos utilizaremos el generador de consulta. Además, exigiremos
que estén los Centros en orden ascendente. La instrucción que se generará será:

SELECT CENTROS.IdCentro, CENTROS.Localidad FROM CENTROS ORDER BY CENTROS.IdCentro;

Teniendo en cuenta que los códigos no nos indican a que población pertenece el
Centro, para ver la Localidad cuando seleccionemos el Centro, utilizaremos en la pestaña
de búsqueda las opciones:

Idempleado Empleado IdCentro

0001 PASCUAL PAEZ ANTONIO TO1
0002 SILES MONDEJAR DAVID GU1
0003 CHARCO OLMEDO MARIA CARMEN TO2
0004 LOPEZ TORRE MANUEL CU1
0005 BALLESTEROS GARCIA SANDRA AB1
0006 MACIAN GARCIA JOSE LUIS AB1
0007 SARRION ALVAREZ LUIS MANUEL TO2
0008 ESCRIVA TEJEDOR ANA BELEN CR2
0009 SANZ PELAEZ EVA CR2
0010 REQUENA ABAD SERGIO AB1
0011 MARTINEZ ANDREU ANA ISABEL CU1
0012 MARTINEZ RODRIGUEZ PEDRO ABI
0013 GABAS CRESPO LUIS GU1

35

ACCESS

0014 MARTIN MORAGA YOLANDA TO1
0015 MELERO POVEDA SORAYA CR1
0016 GARCIA ZARAGOZA CAROLINA CR1
0017 SUAREZ MARTINEZ FERRAN TO2
0018 LOPEZ FELIPE EDUARDO CR2
0019 MARTIN GOMEZ ELISA GU1
0020 FLORES SANCHEZ GERMAN CR1
0021 GARCIA AMADOR ANGEL AB1

La tabla de SECCIONES contendrá los campos de Sección y Jefe de sección. Todos

los campos serán de texto, y el campo Sección será un campo clave.

Para el campo de Jefe de sección utilizaremos una captura de datos con Búsqueda,
seleccionado:



Origen de la fila: Campo de Empleado de la tabla EMPLEADOS. Para
la captura de datos utilizaremos el generador de consulta. Además, exigiremos que
estén los Empleados en orden ascendente. Al igual que en empleados, utilizamos:

Número de columnas 2
Ancho de columnas: 1cm;6cm
Finalmente, la instrucción que se generará en Origen de la fila será:

SELECT [EMPLEADOS].[Idempleado], [EMPLEADOS].[empleado] FROM EMPLEADOS ORDER BY [EMPLEADOS].[Idempleado];


36

ACCESS

La tabla de ENCARGADOS contendrá los campos de Encargado y Centro. Todos

los campos serán de texto, y el campo Encargado será un campo clave.

Para el campo de Encargado utilizaremos una captura de datos con Búsqueda,
seleccionado:



Número de columnas 2 Ancho de columnas: 1cm;6cm

Para el campo de Centro utilizaremos una captura de datos con Búsqueda,
seleccionado:



Origen de la fila: Campo de Centro de la tabla CENTROS.

Para la captura de datos utilizaremos el generador de consulta. Además, exigiremos
que estén los Centros en orden ascendente. La instrucción que se generará será:

SELECT CENTROS.IdCentro, CENTROS.Localidad FROM CENTROS ORDER BY CENTROS.IdCentro;

Teniendo en cuenta que los códigos no nos indican a que población pertenece el Centro,
para ver la Localidad
cuando seleccionemos
el Centro, utilizaremos
en la pestaña de búsqueda las opciones:

37

ACCESS


Finalmente la tabla de VENTAS contendrá los campos de Idempleado, trimestre,

Sección, Venta e incentivo. Los campos de Idempleado, y sección serán de texto, mientras
que el campo de trimestre será numérico, y los de Venta e Incentivo serán de moneda.

Para capturar el campo empleado utilizaremos:




Número de columnas 2
Ancho de columnas: 1cm;6cm


Para capturar el campo Sección utilizaremos:



Origen de la fila: Campo de Sección de la tabla SECCIONES.

Si ordenamos dicho campo de forma ascendente, la instrucción en Origen de la fila será:

38

ACCESS

SELECT SECCIONES.Sección FROM SECCIONES ORDER BY SECCIONES.Sección;

Para capturar el campo Trimestre utilizaremos:


Tipo de origen de la fila: Lista de valores.

Origen de la fila: 1;2;3;4

Para capturar el campo Incentivo:.


Tipo de origen de la fila: Lista de valores.

Origen de la fila: 100;200;500;1000

Idempleado Trimestre Sección Venta Incentivo
0001 1 Informática 5.296,000 € 500,000 €
0002 1 Imagen 901,000 € 0,000 €
0003 1 Imagen 1.069,000 € 100,000 €
0004 1 Imagen 9.280,000 € 1.000,000 €
0005 1 Telecomunicaciones 4.410,000 € 500,000 €
0006 1 Informática 2.224,000 € 200,000 €
0007 1 Varios 1.611,000 € 100,000 €
0008 1 Música 4.872,000 € 500,000 €
0009 1 Música 9.866,000 € 1.000,000 €
0010 1 Informática 6.801,000 € 500,000 €
0011 1 Sonido 1.809,000 € 100,000 €
0012 1 Informática 3.539,000 € 500,000 €
0013 1 Sonido 579,000 € 0,000 €
0014 1 Sonido 6.724,000 € 500,000 €
0015 1 Sonido 551,000 € 0,000 €
0016 1 Sonido 8.821,000 € 1.000,000 €
0017 1 Sonido 3.426,000 € 500,000 €

39

ACCESS

0018 1 Varios 6.566,000 € 500,000 €
0019 1 Sonido 4.996,000 € 500,000 €
0020 1 Sonido 1.642,000 € 100,000 €
0021 1 Sonido 77,000 € 0,000 €
0002 2 Varios 468,000 € 0,000 €
0003 2 Música 1.049,000 € 100,000 €
0004 2 Telecomunicaciones 896,000 € 0,000 €
0005 2 Sonido 1.910,000 € 100,000 €
0007 2 Imagen 730,000 € 0,000 €
0008 2 Imagen 3.497,000 € 500,000 €
0010 2 Música 9.985,000 € 1.000,000 €
0011 2 Sonido 6.220,000 € 500,000 €
0012 2 Imagen 2.209,000 € 200,000 €
0013 2 Imagen 5.210,000 € 500,000 €
0014 2 Música 460,000 € 0,000 €
0015 2 Informática 2.616,000 € 200,000 €
0017 2 Informática 9.666,000 € 1.000,000 €
0018 2 Varios 7.959,000 € 500,000 €
0020 2 Informática 1.973,000 € 100,000 €
0021 2 Imagen 4.485,000 € 500,000 €
0001 3 Varios 1.783,000 € 100,000 €
0002 3 Varios 9.937,000 € 1.000,000 €
0003 3 Música 4.820,000 € 500,000 €
0004 3 Imagen 7.155,000 € 500,000 €
0005 3 Sonido 8.267,000 € 1.000,000 €
0006 3 Varios 9.110,000 € 1.000,000 €
0007 3 Informática 2.385,000 € 200,000 €

40

ACCESS

0008 3 Imagen 6.303,000 € 500,000 €
0009 3 Música 5.269,000 € 500,000 €
0010 3 Informática 8.349,000 € 1.000,000 €
0012 3 Varios 8.007,000 € 1.000,000 €
0013 3 Informática 214,000 € 0,000 €
0014 3 Varios 3.846,000 € 500,000 €
0017 3 Informática 8.319,000 € 1.000,000 €
0018 3 Imagen 156,000 € 0,000 €
0019 3 Imagen 3.612,000 € 500,000 €
0020 3 Imagen 8.953,000 € 1.000,000 €
0001 4 Telecomunicaciones 589,000 € 0,000 €
0003 4 Sonido 7.803,000 € 500,000 €
0004 4 Música 4.969,000 € 500,000 €
0005 4 Informática 8.191,000 € 1.000,000 €
0006 4 Informática 2.852,000 € 200,000 €
0007 4 Varios 6.456,000 € 500,000 €
0008 4 Música 7.543,000 € 500,000 €
0009 4 Música 9.660,000 € 1.000,000 €
0010 4 Música 3.501,000 € 500,000 €
0011 4 Varios 9.035,000 € 1.000,000 €
0012 4 Telecomunicaciones 9.256,000 € 1.000,000 €
0013 4 Varios 8.872,000 € 1.000,000 €
0014 4 Música 2.130,000 € 200,000 €
0015 4 Varios 6.059,000 € 500,000 €
0016 4 Imagen 5.725,000 € 500,000 €
0017 4 Informática 9.611,000 € 1.000,000 €
0018 4 Varios 4.778,000 € 500,000 €

41

ACCESS

0019 4 Música 4.392,000 € 500,000 €
0020 4 Sonido 6.292,000 € 500,000 €
0021 4 Música 4.858,000 € 500,000 €

• Una vez creadas las tablas, en los campos que hallamos definido cuadros
combinados, en la carpeta de Búsqueda (de opciones), elegir la opción de limitar la
búsqueda, con el fin de no cometer errores al introducir los datos.

• Comprobar que los campos repetidos en varias tablas tienen el mismo tipo de dato,
así como la misma longitud. Por ejemplo idempleado, deberá de ser texto, y con longitud
4 es suficiente.

• Dar formato de color de fondo y resaltado a las tablas creadas.

• Autoajustar el ancho de las columnas de las tablas al ancho de los campos.

Cerrar la base de datos.

RELACIONES.:
Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se
necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información.
El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una
vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como
consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.
A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones
diferentes:

Relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación,
un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un
registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

42

ACCESS

Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la
mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla.

Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para
aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo
se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que
registre los empleados acogidos a un determinado plan de jubilación.

Relación varios a varios

La relación de varios a varios es el tipo de relación menos común. En este tipo de
relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B
y viceversa.

DEFINIR RELACIONES
Para definir una relación es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que
se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo
sobre el campo clave de la otra tabla.

Para definir relaciones entre tablas:
Hay que tener en cuenta que los campos que vamos a relacionar se van a
denominar igual, y los tipos de datos de dichos campos son iguales.
Una vez que hemos decidido dichas relaciones, se debe de elegirla opción

Relaciones ..., o bien pinchar en el botón . Seguidamente , nos aparecerá la ventana de
Relaciones, junto con un listado de tablas y consultas, de las que agregaremos las que
vayamos a relacionar mediante el botón AGREGAR.

43

ACCESS

Las relaciones entre campos, se efectúan arrastrando un campo de una tabla hacia
el campo que vamos a relacionar de otra tabla. Cuando hallamos arrastrado el campo,
nos aparecerá una pantalla donde podremos definir el tipo de combinación que queremos
crear:
Si en la relación exigimos integridad referencial Microsoft Access impide agregar,
realizar cambios o eliminar un registro en la tabla relacionada si no existe el registro en
la tabla principal.
Además si exigimos integridad referencial, tenemos la posibilidad de elegir entre:

Por cada relación que efectuemos nos aparecerá una línea uniendo los campos
relacionados.

44

ACCESS

PRACTICA 0.7:
Añadir a la tabla de ACCESS de la base de datos de alumnos el siguiente registro:

99914266K CANO IRACHE FRANCISCO 989954332

Definir relaciones entre las diversas tablas de la base de alumnos. Para ello
utilizar los campos clave DNI.

Una vez que hemos definido las relaciones, tenemos la posibilidad desde la VISTA
DE DATOS, por ejemplo de la tabla de EXCEL, ver si un alumno en concreto está incluido
en la tabla de ACCESS.
En cada registro aparecerá un signo + a la izquierda, en el cual al hacer un CLIC,
con el ratón se desplegará los datos relacionados de dicho registro con la tabla de
ACCESS.

Abrir la tabla de EXCEl, y comprobar que la pinchar en el signo + referente al
alumno FRANCISCO CANO IRACHE, aparecerán sus datos relativos a la tabla de
ACCESS.

45

ACCESS

En caso de que existan diferentes relaciones entre tablas y no aparezca el signo +,
utilizaremos la opción HOJA SECUNDARIA, del menú FORMATO, para definir que tipo
de relación queremos utilizar en la hoja secundaria.

Una vez definida dicha relación, podemos utilizar las
opciones: Expandir todo, Contraer todo y Quitar.

En la tabla de EXCEL, expandir todo para comprobar cuantos alumnos de EXCEL,
están matriculados en ACCESS.

Volver a contraer todo y cerrar la tabla de EXCEL.

A la hora de realizar relaciones, en la mayoría de las ocasiones exigimos
INTEGRIDAD REFERENCIAL, con el fin de que no existan confusiones entre registros.
Por ejemplo, supongamos que un concesionario de automóviles crea una base de datos, que
contiene las tablas de CLIENTES Y VENTAS.

Como antes de vender un conche hace
la ficha al comprador como cliente del
concesionario, se podría definir una relación
de uno a varios entre dichas tablas (ya que un
cliente puede comprar varios coches) y exigir
integridad referencial (ya que toda persona
que compre un coche tiene ficha de cliente).

Si el campo al que le exigimos integridad
referencial es el D.N.I. del cliente, si no equivocamos al
introducirlo en la base de datos nos aparecerá en
pantalla:

46

ACCESS

PRACTICA 1.2. Creación de relaciones
Crear en la base de datos COMERCIAL DE CASTILLA LA MANCHA, las
siguientes relaciones


CONSULTAS.:
Las consultas de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las más

habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas o
consultas de una base de datos.

De entre los distintos tipos de consultas, la más común es la consulta de selección,
con la cual se puede recuperar datos de una o más tablas usando los criterios de selección
especificados y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos, y que puede
utilizarse incluso para actualizar los datos de las tablas originales. También puede utilizar
una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, promedios y otros
tipos de resultados.

47

ACCESS

Otro tipo de consulta útil es la consulta paramétrica, que ofrece la posibilidad de
personalizar el criterio de la consulta cuando la vamos a abrir, pudiendo dar respuestas a
diferentes problemas sin tener que modificar el diseño original de la consulta.

Utilizando el menú INSERTAR > CONSULTA, también tenemos la posibilidad de
crear consultas de tabla de
referencias cruzadas, que se
utiliza para obtener datos de
tablas o consultas de forma que
los datos aparecen agrupados
por determinados campos. Y
para manipular valores
duplicados y no duplicados en las tablas y consultas, empleamos las consultas de búsqueda
de duplicados y búsqueda de no coincidentes.

Al igual que cuando creamos tablas, tenemos la posibilidad de crear consultas
utilizando el asistente, sin embargo a la hora de personalizar una consulta tendremos que
modificarla en vista diseño. Por lo tanto, empezaremos creando consultas en vista diseño.

Cuando creamos una consulta en vista diseño, nos aparecerá la siguiente pantalla:

Que mediante el botón AGREGAR, podremos seleccionar aquellas tablas o
consultas que vamos a utilizar en la consulta.

48

ACCESS

Tras cerrar la ventana de tablas podemos seleccionar los campos que vamos a
utilizar. Para ello basta con que arrastremos cada campo a cada una de las columnas.
Además, mediante las opciones de orden, mostrar,
criterio y o, tenemos la posibilidad de especificar una serie
de condiciones para seleccionar y ordenar registros.
El orden puede ser ascendente, descendente o sin
ordenar.
Y en el caso de criterio se puede imponer cualquier condición lógica.
Por ejemplo, si efectuamos una consulta, que tiene un campo numérico, y en dicho
campo efectuamos el criterio: > 7 y < 10, efectuaría una consulta de registros cuyo
valor numérico en dicho campo contenga valores x tales que 7 < x < 10,
En concreto, dependiendo del tipo de dato que tenga el campo, podemos utilizar
algunos criterios en dicho campo como:

Criterio: "Albacete"
⇒ Aparecen registros de Localidad Albacete.
Criterio: Negado "Albacete"
⇒ Aparecen registros de Localidad distinta de Albacete.
Criterio: "Albacete" o “Cuenca”
⇒ Aparecen registros de Localidades de Albacete o Cuenca.
Criterio: #21/8/03#
⇒ Aparecen registros de fecha 21 de Agosto de 2003.
Criterio: Entre #21/8/03# y 31/8/03#
⇒ Aparecen registros de fecha entre el 21 y el 31 de Agosto de 2003.
Criterio: Fecha( )
⇒ Aparecen registros de Fecha actual.
Criterio: < Fecha( ) - 10
⇒ Aparecen registros de los últimos 10 días.
Criterio: Como "A*"
⇒ Aparecen registros cuyo campo empieza por A.
Criterio: Como "*A"
⇒ Aparecen registros cuyo campo termina en A.

49

ACCESS

Práctica 0.8.
1.- Abrir la base de datos de Alumnos creada en la Práctica 1.1

2.- Abrir la tabla de Word y MOSTRAR (formato > Columna) la columna SEXO.

3.- Rellenar los datos que nos faltan en la tabla para que quede como la siguiente
FECHA TELÉFONO
ALUMNOS/AS DNI SEXO TELÉFONO DOMICILIO LOCALIDAD CPOSTAL NACIMIENTO EDAD TRABAJO
FERNANDEZ
CHANA JOSE
MANUEL 01828421A V 967831248 Avila, 3 Albacete 02002 11-ago-68 35 (967) 31 66 42
SANCHEZ
BURELA
REMEDIOS 06553168G H 967542034 Tesifonte Gallego, 7 Albacete 02001 04-jun-58 45 (967) 24 26 23
MARTIN
GONZALEZ LUIS
MIGUEL 07530997M V 967514271 Arquitecto Vandelvira, 9 Albacete 02004 17-may-84 19 (967) 22 83 38
PIQUERAS SANZ
ANA BELEN 41295694M H 935689892 Cuenca, 8 Belmonte 01745 15-jun-82 21 (935) 34 23 99
ALVAREZ
HEREDERO
NOELIA 43616031G H 950524110 Larga, 3 Almansa 02600 02-ago-39 64 (967) 45 22 40
SANCHEZ
PASTOR
ESTANISLAO 43893234O V 967747858 El Parque, 31 Almansa 02600 06-jul-68 35 (967) 45 40 21
SANTAINES DIAZ
SERGIO 46281761R V 644810437 Octavio Cuartero, 59 Albacete 02003 04-mar-43 60 (967) 61 26 81
RUIZ RUBIO JOSE
LUIS 54359269N V 967267732 Feria, 42 Albacete 02003 08-oct-81 22 (967) 24 36 69
RICO
RODRIGUEZ
LAURA 54858316R H 967702714 El rio, 13 Valdeganga 02431 05-ene-68 35 (967) 19 27 40
AGUILAR PEREZ
ANTONIO JOSE 58673579B V 967674405 Mayor, 12 La Roda 02400 25-ene-71 32 (967) 33 55 95
FERNANDEZ
MORILLAS
FRANCISCO 66211008C V 967108423 Marques de Molins, 10 Albacete 02001 18-mar-55 48 (967) 24 62 68
GONZALEZ
ZARRANZ DANIEL 74181216R V 967895334 San Pablo, 12 Albacete 02006 05-feb-52 51 (967) 61 43 26
MARTIN AROCA
GEMA 78061814Y H 967303084 Cristo, 21 Hellin 02430 06-jul-51 52 (967) 28 85 35
GUTIERREZ
MORENO
CONSUELO 79450709O H 770617826 ängel 45 Albacete 02002 13-sep-50 53 (967) 22 56 29
LOPEZ VALENCIA
JESUS 79795982A V 967919188 Huertas, 16 Madrigueras 02142 12-jun-84 19 (967) 19 36 40
CORRAL
VILLALBA MARTA 79985494F H 837235269 Pilar, 11 Albacete 02006 29-jun-53 50 (967) 24 91 10
BALLESTEROS
DUQUE MARIA 83062707H H 967141434 Belén, 8 Albacete 02005 07-may-63 40 (967) 61 96 70
HERNANDEZ
SANZ JUAN DE 83516970P V 967985762 Dr. Ferrán, 75 Albacete 02005 11-jul-61 42 (967) 22 33 09
BARTOLOME
LOPEZ MARISA 84657647G H 967641198 Las fábricas, 21 Tobarra 02241 12-may-70 33 (967) 17 62 99
ESCOLANO CID
MIGUEL 86150157T V 967886818 Estafeta, 3 Pozo Cañada 02359 23-sep-75 28 (967) 17 62 99
RODRIGO
ZAMORA JOSE
LUIS 96587557E V 967847111 Ciudad Real, 2 Albacete 02004 05-ene-37 66 (967) 60 67 51

4.- Crear una consulta denominada WORD Consulta sexo H que se muestren todos
los campos pero solamente para el sexo H de los alumnos de WORD.

50

ACCESS

5.- Crear una consulta denominada WORD Consulta sexo V que se muestren todos
los campos pero solamente para el sexo V de los alumnos de WORD.

6.-Crear una consulta denominada WORD Consulta teléfonos que nos muestre
Alumnos/as, teléfono y teléfono trabajo, de los alumnos de WORD.

7.- Crear una consulta denominada WORD Consulta sexo V de Albacete que se
muestren todos los campos pero solamente para el sexo V de los alumnos de WORD.
Aplicar la consulta a la consulta WORD Consulta sexo V.

8.-Crear una consulta denominada WORD Consulta teléfonos que nos muestre
Alumnos/as, Localidad y edad, de los alumnos de WORD mayores de 50 años.

9.- Crear las siguientes consultas de selección de los alumnos de WORD:

• Alumnos/as, Domicilio, Cpostal, Localidad y teléfono. Ordenada por
Alumnos/as. Denominada WORD Consulta direcciones por Apellidos

• Alumnos/as, Domicilio, Cpostal, Localidad y teléfono. Ordenada por CPostal.
Denominada WORD Consulta direcciones por CPostal

• Alumnos/as, teléfono y teléfono trabajo. Ordenada por Alumnos/as.
Denominada WORD Consulta teléfonos por Apellidos

10.-Cerrad la base de datos.

51

ACCESS

Cuando vamos a efectuar consultas debemos de conocer las expresiones u
operadores SQL más habituales que podemos utilizar en los Criterios de campos de dichas
consultas, y con son los siguientes:

Operador Significado

+ Suma aritmética

- Resta aritmética

* Producto aritmético

/ División aritmética

mod Módulo

AND AND lógico

OR OR lógico

NOT Negación lógica

XOR OR exclusivo lógico

" Delimitador de cadenas

& Concatenación de cadenas

= Comparador igual

<> Comparador distinto

> Comparador mayor

< Comparador menor

>= Comparador mayor o igual

<= Comparador menor o igual

() Delimitadores de precedencia

52

ACCESS

Consultas paramétricas y campos calculados.
Entre las distintas consultas que podemos ejecutar en una base de datos, en

ocasiones es muy útil las consultas paramétricas, que son aquellas en las que el criterio de
una campo lo seleccionamos a la hora de abrir la consulta. Para ello, en vez de pone el
valor del criterio, se suele poner un texto que nos recuerde que tipo de consulta estamos
ejecutando, dentro de unos corchetes “[texto de sugerencia] “.

Por ejemplo, si en la base de datos de alumnos, quiero efectuar una consulta
paramétrica a la tabla de WORD, para ver los teléfonos de los datos de los alumnos de
una determinada localidad en criterio pondríamos:

Criterio: [Alumnos de Word de la Localidad] .

Y cuando abramos la consulta nos aparecerá la pantalla:

Y si escribimos por ejemplo Albacete, nos aparecerá una consulta de todos los
alumnos/as de WORD de Albacete.

También es útil en ocasiones, cuando generamos consultas crear campos
calculados, es decir crear algún campo en una consulta de forma que puede efectuar
cálculos (matemáticos ó lógicos) con el contenido de otros campos.

Por ejemplo, si a la tabla de WORD de la base de datos de alumnos, queremos
efectuar una consulta en la cual aparezca los dos teléfonos en un solo campo, crearemos
una consulta, que contenga los campos alumnos/as, teléfono, y teléfono trabajos.

Y crearemos un campo calculado que llamaremos teléfonos, mediante la notación:

Campo: teléfono: [TELÉFONO]+” - ”+[TELÉFONO TRABAJO]

53

ACCESS

Y al aplicar la consulta, si desactivamos la opción mostrar en los campos
TELÉFONO y TELÉFONO TRABAJO, aparecerá:

ALUMNOS/AS Teléfonos
FERNANDEZ CHANA JOSE MANUEL 967831248 - 967 316642
SANCHEZ BURELA REMEDIOS 967542034 - 967 242623
MARTIN GONZALEZ LUIS MIGUEL 967514271 - 967 228338
PIQUERAS SANZ ANA BELEN 935689892 - 935 342399
ALVAREZ HEREDERO NOELIA 950524110 - 967 452240
SANCHEZ PASTOR ESTANISLAO 967747858 - 967 454021
SANTAINES DIAZ SERGIO 644810437 - 967 612681
RUIZ RUBIO JOSE LUIS 967267732 - 967 243669
RICO RODRIGUEZ LAURA 967702714 - 967 192740
AGUILAR PEREZ ANTONIO JOSE 967674405 - 967 335595
FERNANDEZ MORILLAS FRANCISCO 967108423 - 967 246268
GONZALEZ ZARRANZ DANIEL 967895334 - 967 614326
MARTIN AROCA GEMA 967303084 - 967 288535
GUTIERREZ MORENO CONSUELO 770617826 - 967 225629
LOPEZ VALENCIA JESUS 967919188 - 967 193640
CORRAL VILLALBA MARTA 837235269 - 967 249110
BALLESTEROS DUQUE MARIA 967141434 - 967 619670
HERNANDEZ SANZ JUAN DE 967985762 - 967 223309
BARTOLOME LOPEZ MARISA 967641198 - 967 176299
ESCOLANO CID MIGUEL 967886818 - 967 176299
RODRIGO ZAMORA JOSE LUIS 967847111 - 967 606751

54

ACCESS

Abrir la base de datos denominada COMERCIAL DE CASTILLA LA MANCHA
creadas en la Práctica 1.1, y generar las siguientes consultas:
Consulta de selección de empleados de Albacete (denominada empleados de
Albacete), en la cual aparezcan los campos: idempleado, empleado y Localidad.
Consulta de paramétrica de empleados de la Localidad ¿ ...? (denominada
¿empleados de la Localidad?), en la cual el parámetro es la Localidad y en la que deben
aparecer los campos: idempleado, empleado y Localidad.
Consulta en la cual aparezca los encargados, y parezcan los siguientes campos:
Encargado, empleado, idCentro y Localidad. Ordenar dicha consulta de forma ascendente
por nombre del encargado.
Consulta en la cual utilizando las tablas Centros, Empleados y Ventas,
aparezcan los siguientes campos: Idempleado, empleado, idCentro, Localidad, Sección,
Venta e Incentivo. Crear un campo calculado denominado GANANCIA, en el cual
aparezca el 10% de Venta + Incentivo (en formato moneda €). Denominar la consulta
como Consulta de Ventas y Ganancias.
Autoajustar las columnas de las consultas creadas y dar formato de relieve, color
de fuente, línea y fondo a todas las consultas.

• Cerrar la base de datos.

55

ACCESS

Ejercicio práctico.- Proponga al menos cinco consultas más que podíamos ejecutar

en la base de datos anterior. Indique que tablas y campos utilizaría

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

¿Se puede efectuar una consulta sobre una consulta (conteste si o no)?. R:______.

¿Explique brevemente por que cree que las Consultas son muy útiles en una base de

datos?

56

ACCESS

Otro tipo y opciones de consulta.
En ocasiones es útil crear consultas de referencias cruzadas, que consisten en
obtener datos de campos cruzados por filas y columnas, para obtener resultados globales.
Por ejemplo, si queremos obtener las ventas por secciones y el total de ventas de los
empleados, podemos, mediante el asistente en la opción:

Así por ejemplo, para efectuar una Consulta
utilizando la Consulta de ventas y ganancias que
recoja en las filas el campo de empleados, en las
columnas las secciones, y en el cruce, la SUMA de
ventas. Además, conviene comprobar que tenemos
seleccionada la opción de suma de filas.

Por otra parte, en ocasiones también es útil efectuar Consultas de búsqueda de
registros duplicados en un determinado campo o una Consulta de búsqueda de registros no
coincidentes en un determinado campo. Para efectuar este tipo de Consultas, podemos
utilizar la opción insertar consulta, del menú insertar.

También en el Diseño de una consulta,
podemos utilizar especificar que tipo de Consulta
queremos efectuar: de creación de tablas, de
selección, actualización, datos anexados o de
eliminación. Que nos permite opciones más avanzadas para manipular campos y registros.

Sin embargo, aunque las posibilidades de consultas son muchas, su utilización
dependerá del tipo de bases que vayamos a crear, así como del tiempo que le dediquemos a
crear y personalizar bases de datos.

57

ACCESS

Práctica 1.3. Consulta de referencias cruzadas..
Abra la base de datos COMERCIAL DE CASTILLA LA MANCHA y ejecute
una Consulta, denominada Consulta de suma de Ventas, que recoja la suma de las ventas
por empleados y secciones, y la suma total de ventas. Poned los empleados en las filas y
las secciones en las columnas, y poned el total de filas en la última columna.
empleado Imagen Informática Música Sonido Telecomunic Varios Total de
aciones Venta
BALLESTEROS 8.191,000 € 10.177,000 € 4.410,000 € 22.778,000 €
GARCIA SANDRA
CHARCO OLMEDO 1.069,000 € 5.869,000 € 7.803,000 € 14.741,000 €
MARIA CARMEN
ESCRIVA TEJEDOR 9.800,000 € 12.415,000 € 22.215,000 €
ANA BELEN
FLORES SANCHEZ 8.953,000 € 1.973,000 € 7.934,000 € 18.860,000 €
GERMAN
GABAS CRESPO LUIS 5.210,000 € 214,000 € 579,000 € 8.872,000 € 14.875,000 €
GARCIA AMADOR 4.485,000 € 4.858,000 € 77,000 € 5.990,000 € 15.410,000 €
ANGEL
GARCIA ZARAGOZA 5.725,000 € 8.821,000 € 8.380,000 € 22.926,000 €
CAROLINA
LOPEZ FELIPE 156,000 € 19.303,000 € 19.459,000 €
EDUARDO
LOPEZ TORRE 16.435,000 € 4.969,000 € 896,000 € 22.300,000 €
MANUEL
MACIAN GARCIA JOSE 5.076,000 € 2.393,000 € 9.110,000 € 16.579,000 €
LUIS
MARTIN GOMEZ ELISA 3.612,000 € 4.392,000 € 4.996,000 € 1.076,000 € 14.076,000 €
MARTIN MORAGA 2.590,000 € 6.724,000 € 3.846,000 € 13.160,000 €
YOLANDA
MARTINEZ ANDREU 8.029,000 € 5.849,000 € 9.035,000 € 22.913,000 €
ANA ISABEL
MARTINEZ 2.209,000 € 3.539,000 € 9.256,000 € 8.007,000 € 23.011,000 €
RODRIGUEZ PEDRO
MELERO POVEDA 2.616,000 € 551,000 € 3.562,000 € 6.059,000 € 12.788,000 €
SORAYA
PASCUAL PAEZ 5.296,000 € 6.300,000 € 1.783,000 € 13.379,000 €
ANTONIO
REQUENA ABAD 15.150,000 € 13.486,000 € 28.636,000 €
SERGIO
SANZ PELAEZ EVA 24.795,000 € 7.795,000 € 32.590,000 €
SARRION ALVAREZ 730,000 € 2.385,000 € 8.067,000 € 11.182,000 €
LUIS MANUEL
SILES MONDEJAR 901,000 € 3.875,000 € 10.405,000 € 15.181,000 €
DAVID
SUAREZ MARTINEZ 27.596,000 € 3.426,000 € 31.022,000 €
FERRAN


58

ACCESS

Una vez que sabemos diseñar tanto tablas como consultas, podemos utilizar el

asistente de tablas, el cual dispone de una serie de tablas ejemplos, con campos que
habitualmente se utilizan, como teléfono, nombre, etc., y cuyo tipo de datos ya viene
definidos (incluso en ocasiones con máscara de entrada). También, existe la posibilidad de
crear Consultas mediante un asistente, que nos permite elegir tablas o consultas y campos
que vamos a utilizar.

Así por ejemplo, para la construcción de una base de datos que contenga una tabla
de direcciones y teléfonos, podemos utilizar el asistente de tablas. Sin embargo, si
queremos crear una base de datos más compleja y personalizada, será conveniente que
usemos el Diseño de tablas y consultas.

La construcción de bases de datos que sean fáciles de manejar, y que sean

capaces de aportarnos mucha información tanto a través de la pantalla del PC, como de la
impresora, depende tanto de la planificación inicial de la base de datos, como de la
construcción de tablas y consultas, y del entorno que utilicemos para los formularios e
informes, y hasta incluso de las macros y módulos que utilicemos para simplificar las
tareas.

Sin embargo, desde mi punto de vista, al igual que en una construcción civil, tal vez
lo más importante son los cimientos, ya que con unos buenos cimientos siempre podemos
remodelar dicha construcción. Con las bases de datos es fundamental que efectuemos una
buena planificación en la construcción de tablas, definición de campos y tipo de datos, y
sobre todo el tipo de relación que vamos a establecer entre ellas, de modo que nos aporte la
mayor cantidad posible de información, y que sea lo más fácil posible su modificación y
manipulación.

Siguiendo esta filosofía en la elaboración de este libro, y teniendo en cuenta que el
objetivo es utilizarlo como manual práctico en cursos de formación del profesorado, de
corta duración, para aprender a construir bases de datos con Microsoft Access, trataremos
mas superficialmente la construcción y modificación de Formularios e Informes.

Si hemos planificado bien la base de datos, tenemos la posibilidad mediante
asistentes la construcción de Formularios e informes, y es suficiente con que conozcamos
solamente algunas herramientas, y opciones de personalización para que podamos crear

59

ACCESS

una base de datos personalizada y a medida de nuestras necesidades, sin necesidad de ser
un experto programador.

FORMULARIOS
Los formularios un objeto de Access que se utiliza para la manipulación y

visualización de tablas y consultas, y también se utiliza para crear un entorno
personalizado de la base de datos que interrelaciona varios objetos. Mediante los
formularios tenemos la posibilidad de acceder a datos de varias tablas y/o consultas,
insertar objetos relacionados o no con la base de datos (como subformularios o botones de
acción), y sobre todo nos permite personalizar la visualización y manipulación de datos.

La creación de formularios complejos requiere un cierto grado de experiencia en
creación y manipulación de bases de datos. Sin embargo, debido a que mediante el
asistente para la creación de formularios tenemos la posibilidad de elegir entre diversos
modelos; podemos elegir uno de ellos. Y seguidamente personalizar algunos elementos,
que conforme vayamos adquiriendo experiencia, nos vayamos familiarizando con las
herramientas de configuración, y nos vayan surgiendo necesidades de personalización,
iremos mejorando estos diseños, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan
sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, elementos
decorativos, como texto explicativo, logotipos de la empresa, líneas y demás objetos de
dibujo, etc.

Para la creación
de formularios utilizaremos
la creación de formularios
con asistente y deberemos
de especificar las siguientes
opciones:

En el cuadro de
Tablas/consultas, podemos
ir seleccionando aquellas
tablas o consultas de las
cuales queremos obtener los campos de la Consulta que vamos a crear.

60

ACCESS

Una vez que hemos seleccionado una tabla o consulta, nos aparecerán los campos
disponibles, y mediante los botones >, >>, <, <<, tendremos la posibilidad de
seleccionar o deseleccionar campos de uno e uno o todos a la vez.

En la siguiente pantalla del asistente, tendremos la posibilidad de especificar que
distribución vamos a aplicar al formulario:

Columnas: que aparecerá un registro por ficha y cada uno de los
campos en una fila

Tabular: que aparecerá el formulario en forma de lista de
registros y los campos vendrán en columnas.

Hoja de datos: que aparecerán los datos en una hoja de datos.

Justificado: que aparecerán en cada ficha un solo registros del
formulario, pero en vez de aparecer los campos en columnas
totalmente alineadas, aparecerán sus datos de forma que se
ajustarán a la longitud del contenido del campo.

Seguidamente
tendremos la posibilidad de
elegir el estilo que vamos a
aplicar al formulario: Arenisca,
Estándar, Guía, Industrial,
Internacional, Mezcla, Papel de
arroz, Piedra o Pintura Sumi.

En la siguiente pantalla
del asistente, deberemos de
especificar el nombre del
formulario, y deberemos de
seleccionar si deseamos abrir
el formulario para ver o
introducir información o si deseamos modificar el diseño del formulario.

Si hemos seleccionado la distribución en Columnas y el diseño Estándar, al pulsar
el botón de finalizar nos aparecerá un formulario similar al de la imagen.

61

ACCESS

Los botones situados en el inferior del formulario los utilizaremos para
desplazarnos a través de los registros.

Práctica 0.9.
Abrir la base de datos de Alumnos y crear los siguientes formularios:

Utilizando la tabla de ACCESS, crear un formulario distribuido en columnas y
con diseño Estándar, denominado Formulario de ACCESS.

Utilizando la tabla de EXCEL, crear un formulario distribuido en formato
tabular y con diseño Industrial, denominado Formulario de EXCEL.

Utilizando la tabla de WORD, crear un formulario distribuido en formato
justificado y con diseño pintura Suní, denominado Formulario de WORD.

Utilizando la consulta de teléfonos de alumnos de WORD, crear un formulario
distribuido en formato hoja de datos denominado Formulario de teléfonos de alumnos de
WORD.


Cuando creamos un formulario para ver o modificar registros, tenemos la

posibilidad de utilizar varios formularios y/o consultas, y en el caso particular de que
empleemos dos tablas en las que exista una relación de uno a varios, en la utilización del
asistente nos aparecerá la posibilidad de elegir como queremos ver los datos, dando mas
importancia a la relación única o a la relación de varios. En caso de dar mas importancia a
la relación única, nos aparecerá la opción de elegir:

Después el procedimiento de construcción del Formulario es como el descrito
anteriormente, salvo que deberemos al final de poner nombre tanto al formulario como al
subformulario.

62

ACCESS

Práctica 1.4. Creación de formulario con
subformulario.
Abra la base de datos COMERCIAL DE CASTILLA LA MANCHA y cree un
Formulario utilizando las tablas de CENTROS y EMPLEADOS y en el asistente elija las
siguientes opciones:

Ver datos por CENTRO y elegir la opción de vincular subformulario.

Distribución de datos tabular..

Estilo del formulario Internacional.

Nombre del formulario: FORMULARIO DE CENTROS.

Nombre del subformulario: SUBFORMULARIO DE EMPLEADOS.

Cree otro Formulario utilizando las tablas de EMPLEADOS y VENTAS (y los
campos Idempleado, empleado, Idcentro, sección, venta e incentivo) en el asistente elija las
siguientes opciones:

Ver datos por Empleado y elegir la opción vincular subformulario.

Distribución de datos tabular.

Estilo del formulario Expedición.

Nombre del formulario: EMPLEADOS.

Nombre del subformulario: VENTAS.

Cierre la base de datos.

63

ACCESS

Personalizar los formularios.
Los formularios un objeto de Access que se utiliza para la manipulación y

visualización de tablas y consultas, y también se utiliza para crear un entorno
personalizado de la base de datos que interrelaciona varios objetos. Mediante los
formularios tenemos la posibilidad de acceder a datos de varias tablas y/o consultas,
insertar objetos relacionados o no con la base de datos (como subformularios o botones de
acción), y sobre todo nos permite personalizar la visualización y manipulación de datos.

Los formularios están divididos en varias partes:
Encabezado del formulario que aparece en la parte superior.

Encabezado de página, que aparece entre el encabezado y los registros

Detalle que contiene los registros.

Pie de página, que aparece entre el detalle y el pie de formulario

Pie del formulario, que aparece entre al final del formulario.

Además, tanto el formulario como
cada uno de estos elementos y cualquiera de
los objetos que insertemos tienen una serie
de Propiedades. Estas propiedades,
dependerán del objeto u objetos
seleccionados.

64

ACCESS

Para seleccionar varios objetos, se debe de tener pulsada la tecla SHIFT
(Mayúsculas) y para ver las Propiedades o bien se hace doble clic en el objeto seleccionado

(en vista diseño) o bien se pulsa la opción del menú ver, o bien

se pulsa el botón de la barra de herramientas. Aparecerá la ventana de propiedades.

Entre algunas de las propiedades del formulario (dependiendo del objeto

seleccionado) que podemos definir o modificar tenemos algunas como:

Propiedades de formato

Título, que es el texto que aparece en la parte superior del Formulario u objeto.
Vista predeterminada, que para los Formularios nos permite elegir entre simple,
continuo o tabla.
Vista permitidas, que para Formularios nos permite elegir entre Formulario,
Hoja de datos o ambas.
Formato, que para campos nos permite seleccionar el formato del contenido.
Lugares decimales, que para campos numéricos nos permite seleccionar los
lugares decimales que vamos a utilizar.
Visible, que para controles nos permite mostrar o no el control.
Mostrar o Mostrar cuando, que para controles nos permite mostrar el control
en pantalla o al imprimir, o para campos mostrar cuando al imprimir, etc..
Barras de desplazamiento, que para Formularios u objetos nos permite elegir
entre ninguna, vertical, horizontal o ambas.
Selectores de registro, que nos permite elegir entre ocultar o no el selector de
registros de los Formularios
Botones de desplazamiento, que nos permite elegir entre ocultar o no los
botones de desplazamiento de los Formularios.
Separadores de registro, que nos permite elegir entre ocultar o no los
separadores de registros de los Formularios.
Ajuste de tamaño automático, que nos permite adaptar la ventana al contenido
del formulario.
Centrado automático, que nos permite centrar el formulario a la pantalla.
Estilo de los bordes, que nos permite cambiar el borde de la ventana, mediante
las opciones de ninguno, fino ajustable o diálogo.

65

ACCESS

Cuadro de control, que nos permite decidir si el Formulario debe contener el
menú de ventana.
Botones Minimizar Maximizar, que nos permite activar ambos botones, solo
uno o ninguno.
Botón de cerrar, que nos permite ocultar o no el botón de cerrar.
Botón qué es esto, que nos permite ocultar o no el botón de ayuda.
Auto extensible y Ato comprimible, que para campos nos permite ajustar el
contenido.
Izquierda superior, que para campos nos permite ajustarlo según la esquina
superior.
Ancho, que nos permite definir el ancho del formulario, del control o del
campo.
Imagen, que nos permite insertar una imagen de fondo.
Tipo de imagen, que nos permite decidir entre insertar la imagen de fondo
incrustada o vinculada.
Modo de tamaño de la imagen, que nos permite decidir el modo de insertar la
imagen (Recortar, extender o zoom).
Distribución de la imagen, que nos permite decidir el modo de distribuir la
imagen (centro, esquina superior, etc.).
Estilo del fondo, Color del fondo, Efecto especial, Estilo de los bordes, Color
de los bordes, Color del texto, Nombre de la fuente, Tamaño de la fuente,
Fuente en cursiva, Fuente subrayada y Alineación del texto, que nos permiten
definir el formato de la fuente y párrafo del control o del campo.
Margen izquierdo, Margen superior y Espaciado interlineal, que nos permite
definir algunas propiedades del párrafo del campo.
Es hipervínculo, que nos permite definir si el contenido del campo tiene una
relación de hipervínculo.
Línea X y Línea Y, que nos permiten cambiar el tamaño de la rejilla o
cuadrícula de alineación de objetos.
Diseño a imprimir, que nos permite imprimir o no el diseño.
Alto de hoja secundaria, que nos permiten definir la altura de la hoja
secundaria.
Hoja secundaria expandida, que nos permite seleccionar entre expandir o no la
hoja secundaria.
Origen de la paleta, que nos permite seleccionar el tipo de fuente.

66

ACCESS

Datos

Origen del registro o de control, que nos permite seleccionar la tabla o consulta
(incluido el campo en caso de campos) de la que se obtienen los datos o la
dirección del control
Filtro, que nos permite seleccionar la expresión WHERE que deben cumplir los
registros para que sean visualizados.
Ordenar por, que nos permite seleccionar la lista de campos por los que se
ordenan los registros.
Permitir filtros, que nos permite indicar si se activan las opciones que permiten
al usuario añadir filtros durante la ejecución.
Permitir ediciones, que nos permite indicar si se permite modificar el contenido
de los registros existentes.
Permitir eliminación, que nos permite indicar si se permite eliminar registros
existentes.
Permitir agregar, que nos permite indicar si se permite añadir nuevos registros.

Entrada de datos, que nos permite indicar si se permite al Formulario añadir
datos.
Tipo Recordset, que nos permite elegir entre Dynaset, Dinaset (actualizaciones
inchorentes) y archivo snapshot.
Mascara de entrada, que nos permite en algunos campos limitar la entrada o
formato de datos.
Valor predeterminado, que nos permite decidir si el campo debe de contener un
valor predeterminado.
Regla de validación, que nos permite en campos poner condiciones para la
entrada de datos.
Texto de validación, que nos permite escribir un texto de ayuda para cuando se
infringen las reglas de validación.
Activado, que nos permite que un campo o control este activado o desactivado.

Bloqueos de registro, que nos permite bloquear los registros que se utilizan
para permitir el acceso concurrente de varios usuarios.
Bloqueo, que nos permite bloquear los objetos o campos seleccionados.

67

ACCESS

Eventos

Los eventos son acciones (como una macro) que podemos ejecutar y definir:
Al activar registro. Al abrir. Al subir el mouse.
Antes de insertar. Al cargar. Al mover el mouse.
Después de insertar. Al cambiar el tamaño. Al bajar una tecla.
Antes de actualizar. Al descargar. Al subir una tecla.
Después de actualizar. Al cerrar. Al presionar una tecla.
En datos no Al activar. Tecla de vista previa.
agregados. Al desactivar. Al ocurrir un error.
Al eliminar.
Al recibir enfoque. Al filtrar.
Antes de confirmar la
Al perder enfoque. Al aplicar el filtro.
eliminación.
Al hacer clic. Al cronómetro:.
Después de confirmar
la eliminación. Al hacer doble clic Intervalo de cronómetro.
Al bajar el mouse.

Otras

Nombre, nombre del objeto o control.
Emergente, que nos permite indicar si el formulario debe quedar delante de las
demás ventanas de Access.
Modal, que nos permite indicar si activar otros formularios mientras el
formulario esté ejecutándose.
Ciclo, que nos permite indicar si después del último control, la tecla de
tabulación debe saltar al primer control, al primer control visualizado o al
siguiente registro.
Barra de menús, que nos permite cambiar el menú de Access mientras se
ejecuta el formulario.
Barra de herramientas, que nos permite cambiar las barras de herramientas de
Access mientras se ejecuta el formulario.
Menú contextual, que nos permite acceder a los menús contextuales de Access
mientras se ejecuta el formulario.
Barra de menús contextuales, que nos permite acceder a la barra de menús
contextuales.

68

ACCESS

Texto de la barra de estado, que nos permite visualizar un texto en la barra de
estado cuando se enfoca el objeto.
Comportam. de la tecla Entrar, que nos permite definir el comportamiento de la
tecla ENTRAR, en los campos.
Permitir Auto corrección, que nos permite la Auto corrección en los Campos.
Vertical, que nos permite el formato vertical de los campos.
Tabulación automática, que nos permite definir si en un campo se va a producir
la tabulación automática.
Punto de tabulación, que nos permite indicar si se puede acceder al control
pulsado la tecla de tabulación.
Índice de tabulación, indica en qué número de orden se accede al control
pulsado la tecla de tabulación.
Texto de ayuda del control, que nos permite definir el texto flotante que
aparece sobre el control al situar el puntero del ratón sobre el control.
Id. del contexto de ayuda, que nos permite definir índice del tema de ayuda
relacionado con el control dentro del archivo de ayuda establecido por el
formulario.
Información adicional, que nos permite definir un comentario que puede
almacenarse sobre el objeto.
También utilizamos otras opciones como: Impresión láser rápida, Archivo de
ayuda, Id. del contexto de ayuda, información adicional, Tiene un módulo
asociado o Permite cambios en el diseño (solo vista diseño o todas las vistas),
que nos permiten la impresión, y la manipulación de los ficheros de ayuda. de
Windows e indicar el tema de para el formulario.

También es útil insertar controles en el funcionario que nos
permitan efectuar funciones, como por ejemplo abrir otro formulario, buscar
un registro, etc.. Y par lo cual utilizamos la barra de herramientas de control,

que en caso de que no esté desplegada presionaremos el botón de la barra
de herramientas, o bien presionando en la opción

del menú ver. Seguidamente aparecerá
la barra de controles:

Donde dichos botones nos permiten:

69

ACCESS

Seleccionar controles para Inicia el asistente para la creación de
moverlos, cambiarles el tamaño, controles.
ver propiedades, etc...

Inserta un texto en el formulario. Inserta un Cuadro de texto.

Inserta un control de tipo Grupo de Inserta un Botón de alternar.
opciones. Todos los controles
dentro del Grupo son
autoexcluyente.

Inserta un Botón de opción. Inserta una Casilla de verificación.

Inserta un control de tipo Cuadro Inserta un control de tipo Cuadro de
combinado. lista.

Inserta un Botón de comando. Inserta una Imagen.

Inserta un Marco de objeto Inserta un Marco de objeto
independiente. dependiente.

Inserta un Salto de página. Inserta un control de tipo Control
ficha.

Inserta un Inserta un control de tipo Línea.
Subformulario/Subinforme.

Inserta un Rectángulo. Inserta controles avanzados.

En un formulario se pueden incluir tantos controles como se desee. Además,
cada control debe de identificarse con un nombre (no tiene por que coincidir con el
nombre del campo) y puede personalizarse el formato.

En el caso de los controles dependientes, se añaden automáticamente una etiqueta
que le identifica, y que se puede mover o borrar de forma independiente.

70

ACCESS

Aunque la utilización de los controles, requiere un cierto grado de experiencia,
existen controles que tiene gran cantidad de opciones o utilidad, como el botón de opción

o el cuadro combinado, pues por ejemplo el botón le podemos aplicar una gran

cantidad de acciones (incluso macros que nosotros creemos) o el cuadro combinado lo
podemos utilizar para seleccionar registros. Por lo tanto, basta cono que dominemos
solamente unos cuantos controles para crear Formularios personalizados con bastantes
funciones, como la de abrir otro formulario o imprimir un Informe.

En el caso particular de los cuadros combinados y cuadros de lista pueden

contener una lista de valores para seleccionar. Y conviene destacar algunas propiedades
como:

Tipo de origen de la fila, que nos permite indicar la tabla, lista de valores o lista
de campos de donde obtendrá los valores.
Origen de la fila, que nos permite definir los Campos o lista de valores
separados con puntos y coma que se van a utilizar.
Número de columnas, que nos permite definir el número de columnas y el
orden de visualización .
Encabezado de columnas, que nos permite definir el texto del encabezado de
las columnas.
Encabezado de columnas, que nos permite definir el ancho de las columnas. Se
utiliza el símbolo ; para definir todos los anchos de las columnas, y se permite
de ancho 0.
Columna dependiente, que nos permite definir de que columna depende la lista.

Filas en lista, que nos permite indicar el número máximo de líneas a mostrar (si
no cogen aparecerá una barra de desplazamiento).
Ancho de la Lista, que nos permite definir el ancho total de la lista.

Limitar la Lista, que nos permite restringir el uso de entrada de valores a los
valores de la lista.

71

ACCESS

Cuando tenemos dos Formularios que están relacionados mediante algún campo
tenemos la posibilidad de insertar uno como subFormulario de otro que denominamos

principal, mediante el control . Y en cuyo caso conviene tener en cuanta las siguientes
propiedades:

Objeto origen: nombre, que nos permite definir el Formulario utilizado como
SubFormulario.
Vincular campos secundarios; que nos permite definir el campo que establece
la relación entre el SubFormulario y el Formulario.
Vincular campos principales, que nos permite definir el campo o control
dependiente en el Formulario principal y que limitarán los registros del
SubFormulario según los valores de este campo.
Los campos de vinculación no han de estar incluidos con controles en el
Formulario principal o en el Subformulario, es suficiente con que estén en las
tablas o consultas.

Conviene conocer también algunas opciones
disponibles en el menú ver, o en las barras de
herramientas de Vista Diseño,

En particular:

Lista de campos.- nos permite recuperar una
lista de campos que puede utilizar el formulario, por
si tenemos que añadir alguno.
Orden de tabulación.- nos permite al editar
registros en los formularios indicar el orden de
completar campos mediante el tabulador.
Podemos también ocultar el encabezado o el pie
de página del formulario, o ambos.
En el caso de que
tengamos un formulario
en vista diseño, podemos
efectuar manipulación
sobre un objeto
seleccionándolo
previamente con un clic,

72

ACCESS

y en el caso de querer seleccionar varios, se mantiene presionada la tecla SHIFT.

Pero en el caso particular de un campo, tenemos la posibilidad de manipular el
nombre o el contenido, según seleccionemos el marcador situado en la esquina superior
izquierda de uno u otro objeto.

Para dar formato a los campos es suficiente con que cambiemos el tamaño y
posición de los campos y utilicemos la barra de Formato, disponible en Diseño de
Formulario.

También tenemos la posibilidad de seleccionar varios campos y utilizando el menú
Formato, alinearlos, igualarlos horizontalmente o verticalmente, etc.

Para añadir un nuevo campo al Formulario utilizamos la opción Ver Lista de
campos del menú Ver, o bien de la barra de herramientas y arrastraremos el campo al lugar
deseado.

Práctica 0.10.
Abrir la base de datos de Alumnos y crear un Formulario en Vista Diseño pero
sin utilizar ninguna tabla ni consulta.

Poned en el encabezado el siguiente TITULO: ALUMNOS DE
INFORMÁTICA 2003.

Poned la fecha y vuestro nombre en el pie del formulario. Emplear el mimo tipo
de fuente y color que en el encabezado.

Añadir una imagen de fondo que ocupe toda la Ventana..

Insertar tantos botones como Formularios se hayan creados poniendo una
etiqueta en la parte inferior de cada botón.

73

ACCESS

Quitar Barras de desplazamiento, selector de registros, botones de
desplazamiento y separadores de registros.

Centrar el formulario automáticamente.

Cerrar la base de datos. .

Práctica 1.6. Crear un formulario gráfico.
Nota.- En ocasiones necesitamos crear un formulario gráfico y podemos crearlo
fácilmente utilizando el asistente para crear Formularios gráfico.
La dificultan de creación de un Formulario gráfico tal vez no es su creación (pues
utilizamos un Asistente) si no en la elección de series de valores, la elección del tipo de
gráfico y la personalización de sus elementos.
Abra la base de datos COMERCIAL DE CASTILLA LA MANCHA y cree un
Formulario gráfico basado en la tabla VENTAS, Para ello, debe de elegir del menú Insertar
la opción Formulario > Formulario Gráfico.

Seleccione todos los campos menos el de Incentivo.

Seleccione el Gráfico de columnas cilíndricas.

Arrastrar al eje X Idempleado, en Y Suma trimestre y en Z Ventas.

Nombrar al Formulario por VENTAS por trimestre.

74

ACCESS

Modificar el tamaño del formulario en Vista Diseño, así como los elementos

del gráfico (Haced doble clic sobre el gráfico) para que se vea claramente.


INFORMES
En todo lo que llevamos del libro hemos ido aumentado conocimientos de forma
que mediante una base de datos somos capaces de obtener y gestionar abundante
información, así como de conseguir una presentación en pantalla cómoda y efectiva.

Sin embargo, en muchas ocasiones necesitamos obtener esta información en forma
impresa, es decir en papel, y es par lo que vamos a utilizar los Informes.

Al igual que en los formularios podemos construir los Informes mediante asistente,
y posteriormente personalizarlos en Vista Diseño, mediante las propiedades del Informe u
objetos, la utilización de controles o las barrar de herramientas.

Dado que la muchas de las propiedades y objetos utilizados en la Construcción
son muy similares (en algunos casos coinciden) a las propiedades u objetos utilizados en
los Formularios, solamente comentaremos algunas propiedades u objetos específicos de los
Informes.

Si utilizamos el Asistente para la construcción de Informes basados en tablas y/o
Consultas, la primera pantalla que nos aparecerá será similar a la de la construcción de un
Formulario con Asistente:

75

ACCESS

Si existen relaciones entre tablas, seleccionamos los niveles de agrupamiento.

Después seleccionamos el orden de los registros según determinados campos

76

ACCESS

Seguidamente elegimos la distribución del texto y el diseño

Finalmente nombramos en Informe en la última Pantalla del Asistente, y al pulsar
en FINALIZAR, aparecerá el Informe.

Que si pulsamos VISTA PRELIMINAR, nos aparecerá tal y
como se imprimirá:

Además en Vista Preliminar, tendremos la posibilidad de Ver
Diseño de Informe, Imprimir o Publicar en Ms Word, o Analizar en
Ms Excel.

77

ACCESS

Una de las cuestiones fundamentales es Configurar la página, márgenes,
encabezado, etc. Que en otro tipo de objetos de Access no es tan fundamental. Para
configurar la página, basta con seleccionar la opción Configurar Página del menú Archivo,
y personalicemos la configuración.

Para personalizar los Formularios basta con que tengamos en cuenta las
indicaciones expuestas en el apartado de Los Formularios. Sin embargo, hay que tener en
cuanta que existen algunas diferencias como:

Además del encabezado del Informe, existe un encabezado de página.

En las propiedades tenemos también opciones disponibles como: Encabezado

de Página, Pie de página, Mantener junto el grupo (por columnas o por páginas), Mosaico
de imágenes, páginas de las imágenes, Forzar nueva página o nueva fila por columna.

Práctica 0.11.
Abrir la base de datos de Alumnos y crear un Formulario en Vista Diseño pero
sin utilizar ninguna tabla ni consulta.
Crear un Informe basado en la tabla de alumnos de WORD que contenga los
campos D.N.I., alumnos/as y teléfono. Ordenar alfabéticamente.
Crear un Informe basado en la tabla de alumnos de EXCEL que contenga los
campos D.N.I., alumnos/as y teléfono.
Ordenar alfabéticamente.
Crear un Informe basado en la
tabla de alumnos de ACCES que contenga
los campos D.N.I., alumnos/as y teléfono.
Ordenar alfabéticamente.
Abrir el formulario INICIO, y
añadir tres botones de Comando con los
cuales podamos ver en Vista Previa los
informes recién creados.

78

ACCESS

Las Macros
Una macro es un conjunto de una o más acciones que lo podemos denominar con
un nombre y nos ayuda a automatizar tareas. Aunque habitualmente se utilizan Macros
simples, para agilizar la funcionalidad de la base de datos, como por ejemplo macros que
nos imprimar un informen, o que nos abran un formulario, también se utilizan macros con
muchas ordenes para ejecutar tareas complejas.

Para definir una macro hacemos clic en el objeto de macros y pulsamos

Nos aparecerá la siguiente ventana:

Donde en la parte de la izquierda seleccionamos de una lista desplegadle la acción y
en la columna derecha el comentario. Así por ejemplo una macro que imprimiese el
Informe de alumnos de WORD, sería:

79

ACCESS

Conviene conocer la lista de acciones mas comunes utilizadas en las macros, así
como su descripción:
ACCIÓN DESCRIPCIÓN
CancelarEvento Cancela el evento que activó la macro.
Cerrar Cierra el objeto, con opciones de guardar los cambios.
CopiarObjeto Copia o reproduce el objeto.
CuadroMsj Muestra un Cuadro de diálogo de Windows, indicando un
mensaje, con un icono, sonido y botones estándar.
DesplazarTamaño Cambia la posición y tamaño del objeto.
DetenerMacro Termina la macro.
DetenerTodasMacros Termina la ejecución de todas las macros.
Eco Establece si deben de aparecer los mensajes de las macros.
EjecutarAplicación Ejecuta un programa..
EjecutarCódigo Ejecuta un procedimiento o módulo.
EjecutarComando Ejecuta un comando de un menú de Access.
EjecutarMacro Ejecuta una macro. Cuando termine continúa con la macro.
EjecutarSQL Ejecuta una consulta SQL.
EliminarObjeto Elimina un objeto.
EnviarObjeto Envía por correo.
EnviarTeclas Simula la pulsación de teclas y ejecuta las acciones que se
deriven de dicha acción.
EstablecerAdvertencias Indica si mostrar mensajes de confirmación ante acciones.
EstablecerElementoDelMenú Activa, desactiva, bloquea o desbloquea una opción de un
menú.
EstablecerValor Establece el valor contenido en un control de un formulario
o informe.
Guardar Guarda el objeto.
Imprimir Imprime el objeto.
IrAControl Lleva el enfoque a un control determinado.
IrAPágina Lleva el enfoque al primer control de la página especificada.
IrARegistro Lleva el enfoque a un registro indicado.
Maximizar Maximiza la ventana.
Minimizar Minimiza la ventana.
MostrarBarraDeHerramientas Muestra u oculta la barra de herramientas.
MostrarTodosRegistros Elimina los filtros aplicados y muestra todos los registros.

80

ACCESS

NuevaConsulta Efectúa una consulta.
RelojDeArena Cambia el aspecto del cursor del ratón a un reloj de arena.
RepintarObjeto Vuelve a Repintar el objeto en pantalla.
Restaurar Restaura ventana.
SalidaHacia Exporta datos de un objeto de la base de datos a formato
RTF u otro formato.
Salir Sale de Microsoft Access.
SeleccionarObjeto Permite activar objeto para ejecutar otra acción.
TransferirBaseDatos Permite importar o exportar objetos de bases de datos, así
como vincular tablas con bases de datos externas.
TransferirHojaCálculo Importa, exporta o vincula datos de una hoja de cálculo de
Excel.
TransferirTexto Importa, exporta o vincula los datos de un fichero de texto.

Además conviene tener en cuenta que cada acción de una macro tiene asociadas
una serie de tareas que podemos modificar en las propiedades de la parte inferior de la
ventana. Por ejemplo, si la acción, define abrir un Formulario, las propiedades o tareas
asociadas son:

Además de poder crear una gran cantidad de macros, también tenemos la
posibilidad de utilizarlas asociadas a multitud de objetos, y también asociadas a eventos de
los objetos, dotando así la base de datos de un cierto carácter automatización y de
personalización, y facilitando su utilización a usuarios menos expertos.

Los módulos (de Visual Basic) son también objetos de programación avanzada
que automatizan las tareas de Access. Sin embargo, dado que este libro está orientado a
cursos de corta duración (30 h.) y en ocasiones para usuarios novatos de Access,
utilizaremos únicamente macros para automatizar tareas.

81

ACCESS

Abra la base de datos COMERCIAL DE CASTILLA LA MANCHA y cree los
siguientes formularios:

CENTROS, que muestra en forma tabular y diseño Estándar, todos los campos

de la tabla CENTROS.

Los EMPLEADOS, que muestra en forma tabular y diseño Estándar, todos los

campos de la tabla EMPLEADOS.

ENCARGADOS, que muestra en forma tabular y diseño Estándar, todos los

campos de la tabla ENCARGADOS.

LOCALIDADES, que muestra en forma tabular y diseño Estándar, todos los

campos de la tabla LOCALIDADES.

SECCIONES, que muestra en forma tabular y diseño Estándar, todos los

campos de la tabla SECCIONES.

Las VENTAS, que muestra en forma tabular y diseño Estándar, todos los

campos de la tabla VENTAS.

CONSULTA de ventas y ganancias, que muestra en forma lista y diseño

Estándar, todos los campos de la Consulta CONSULTA de ventas y ganancias.
Cree los siguientes Informes:

CENTROS, que muestra por paso y en diseño Casual, todos los campos de la

tabla CENTROS.

EMPLEADOS, que muestra por paso y en diseño Casual, todos los campos de

la tabla EMPLEADOS. Ordenar de forma ascendente por empleados

ENCARGADOS, que muestra por pasos y en diseño Casual, todos los campos

de la tabla ENCARGADOS. Organizar de forma ascendente por Encargados.

82

ACCESS

LOCALIDADES, que muestra en formato tabular y en diseño Casual, todos los

campos de la tabla LOCALIDADES.

SECCIONES, que muestra por pasos y en diseño Casual, todos los campos de

la tabla SECCIONES.

VENTAS, agrupado por Idempleado, que muestra por pasos y en diseño

Casual, todos los campos de la tabla VENTAS. Ordenar en forma ascendente primero por
Idempleado y después por trimestre.

CONSULTA DE VENTAS Y GANANCIAS, que recoja información de la

consulta de ventas y ganancias. Agrupar, dar formato y ordenar según vuestro criterio.

Crear un Formulario en vista Diseño, pero sin utilizar ninguna base de datos y

denominar INICIO.
A dicho formulario le pondremos un fondo personalizado, utilizaremos BOTONES
DE ACCIÓN, para acceder a todos los formularios e informes creados previamente.
A los Informes le pondremos un Logotipo
o Cerrar la base de datos.

Cuestión:

¿Qué es una macro?.

83

ACCESS

Herramientas.

Conviene tener en cuenta algunas opciones del menú de Herramientas de Access,
como por ejemplo la corrección ortográfica, o en
Utilidades de la base de datos, tenemos la
posibilidad de convertir la base de datos actual a una
versión anterior, o una base de datos anterior a una
versión actual, o también tenemos la posibilidad de
compactar y reparar la base de datos.

En Opciones ... nos aparecerá una pantalla
con las siguientes pestañas (subpantallas) de
opciones de configuración: Ver, General,
Modificar/Buscar, Teclado, Hojas de datos,
Formularios/Informes, Avanzada y
Tabla/Consulta.

Sin embargo, tal vez una de las opciones más útiles es iniciar la base de datos con

un FORMULARIO DE INICIO, utilizando la opción Inicio ..., utilizando la siguiente
ventana de diálogo:

Teniendo la posibilidad de Mostrar un Formulario o Página como inicio de la base
de datos, así como la de ocultar herramientas o menús.

84

ACCESS

Práctica 1.6. Inicio de la base de datos.
Abrir la base de datos COMERCIAL DE CASTILLA LA MANCHA.

Poned un Botón de comando, un el Formulario inicio que cierre la base de
datos.

Configure la base de datos de forma que al inciar Microsoft Access, aparezca el
Formulario INICIO maximizado.


Volver a abrir la base de datos y comprobar que al iniciar se abre el formulario
INICIO.


85

Access

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