Access

 Microsoft Access es un programa sistema de gestión
de base de datos relacional creado y modificado
por Microsoft para uso personal en pequeñas
organizaciones. Es un componente de la suite
Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete
"básico". Una posibilidad adicional es la de crear
ficheros con bases de datos que pueden ser
consultados por otros programas. Dentro de un
sistema de información, entraría dentro de la
categoría de gestión, y no en la de ofimática, como
podría pensarse. Este programa permite manipular
datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas
y columnas), realizar cálculos complejos con
fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de
gráficas.

 La pestaña Archivo es especial y como tal,
está destacada con un fondo rosado. Al
contrario que el resto de pestañas, no
despliega una ficha típica de la cinta de
opciones con herramientas para modificar
el documento, sino que despliega un menú
con acciones relativas al propio
archivo: Guardar Imprimir, Abrir... En
versiones anteriores se encontraban en el
botón Office.

 La opción Información que Nuestra
información de la base de datos abierta
o Reciente que muestra un listado de las
últimas bases de datos utilizadas. Al
hacer clic en una de estas opciones, se
coloreará con un color rosado intenso,
para que sepamos que se trata de la
opción activa.

 Para crear una tabla de datos tenemos
que hacer clic en la pestaña Crear. En el
grupo Tablas podremos seleccionar estas
opciones:

 El botón Tabla abre la Vista Hoja de
datos, consiste en introducir directamente
los datos en la tabla y según el valor que
introduzcamos en la columna determinará
el tipo de datos que tiene la columna.
 Vista diseño es el método que
detallaremos en esta unidad didáctica

 Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible
con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los
datos almacenados en la lista o tabla con otras personans
con acceso al mismo sitio.
 Desde el grupo Plantillas también podemos acceder
a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de
entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con
sus datos

 En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía
no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha
asignado un nombre por defecto Tabla1).
 A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las
columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para
cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y así
sucesivamente.
 En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas
(General y Búsqueda) para definir las propiedades del
campo, es decir, características adicionales de la columna
que estamos definiendo.
 Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos
da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer,
por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la
primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el
recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de
datos determina la clase de valores que admitirá el campo


 Vamos rellenando la rejilla definiendo
cada una de las columnas que
compondrá la tabla:

 Para guardar una tabla, podemos:
 Ir a la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar.
 O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra
de Acceso Rápido.
 Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado,
aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

 Escribir el nombre de la tabla.
 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
 Si no hemos asignado clave principal
antes de guardar la tabla, nos aparece
un cuadro de diálogo avisándonos de
ello, y preguntándonos si queremos que
Access cree una, si le decimos
que Sí nos añade un campo de tipo
autonumeración y lo define como clave
principal. Si le decimos que No se
guarda la tabla sin clave principal ya
que una clave principal en una tabla es
conveniente pero no obligatorio.

 Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su
definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar
una columna que ya existe, borrar una columna, etc.)
tendremos que realizar una modificación en su diseño:
 Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a
modificar, en el caso de que no lo estuviera.
 Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar
en el Panel de navegación, seleccionar Vista Diseño en el
menú contextual:

 Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la
unidad temática anterior.
 Para modificar la definición de un campo, posicionar el
cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones
necesarias.
 Para añadir un nuevo campo:
 Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.
 O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer
clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el
nuevo campo se insertará delante del que estamos
posicionados.
 Para eliminar un campo:
 Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la
pestaña Diseño.
 O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo
haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté
remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
 Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos
almacenados en el campo también desaparecerán.
 Por último, guardar la tabla.

 Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada
de datos y para controlar los valores que los usuarios
pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una
máscara de entrada para un campo Número de
teléfono que muestre exactamente cómo debe
introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
 Access dispone de un Asistente para máscaras de
entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y
al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una
vez activada dicha propiedad.
 Si deseas más información sobre la personalización
de máscaras de entrada haz clic aquí
 Título
 Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos
que se visualice la cabecera del campo

 Para crear relaciones en Access 2010 deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base
de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.

 En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás
este botón en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño >
grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones,
si estamos en la Vista Hoja de datos.
 Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él
deberemos
 indicar qué tablas queremos relaciona

 Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación
haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.
También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.
 Hacer clic sobre el botón Agregar.
 Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las
tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones.
 Hacer clic sobre el botón Cerrar.
 Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas
añadidas en el paso anterior.

 Para crear la relación:
 Ir sobre el campo de relación de la tabla
principal (en nuestro caso código
paciente de la tabla Pacientes).
 Pulsar el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastrar hasta
el campo codigo paciente de la tabla
secundaria (Ingresos).
 Soltar el botón del ratón.

 Consultas de selección.
 Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran
aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios
especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar
los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la
consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se
llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la
memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
 Consultas de acción.
 Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios
tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de
datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más
adelante.
 Consultas específicas de SQL.
 Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de
Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como
por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán en este
curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es
objeto de este curso.

 Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de
tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes
campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBEdefinimos la
consulta.
 Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
 Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a
continuación, más adelante iremos profundizando en la explicación:
 Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los
casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de
la tabla y también puede ser un campo calculado.
 Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil
cuando definamos consultas basadas en varias tablas.
 Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
 Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no
aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar
el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en
el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren sólo los coches
vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el
campo marca, porque sería repetitivo y no aportaría información
adicional.
 Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de
búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que
aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado
por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y
(AND) y O (OR).
 O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

 Podemos Guardar la consulta
 haciendo clic sobre el botón de la barra
de Acceso Rápido,
 o bien, seleccionando la opción Guardar dla
pestaña Archivo .
 Si es la primera vez que guardamos la consulta
aparecerá el cuadro de diálogo para darle un
nombre.
 Se puede poner cualquier nombre excepto el de
una tabla ya creada.
 A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.
 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .

 Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de
formularios.
 El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios >
botón Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:

 En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los
campos que queremos incluir en él.
 Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable
superior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una
consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario
sobre ella.
 A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario
haciendo clic sobre el campo y pulsando el botón o simplemente
haciendo doble clic sobre el campo.
 Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se
quita de la lista de campos seleccionados.
 Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el
botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el
botón .
 Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el
botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

 o bien, Modificar el diseño del formulario, si
seleccionamos esta opción aparecerá la
vista Diseño de formulario donde podremos
modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

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