Elementos básicos de access 2010

 Vamos a ver cuáles son los elementos
básicos de Access 2010 para saber
diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenderemos cómo se llaman, dónde
están y para qué sirven. También
veremos cómo obtener ayuda, por si
en algún momento no sabemos cómo
seguir trabajando.
 Arrancar y cerrar Access 2010
 - Desde el botón Inicio damos clic en
el botón inicio y después en todos los
programas mara encontrar el Microsoft
Word 2010

 La pantalla inicial
 Al iniciar Access aparece una pantalla
inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así
conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso.


 Crear, abrir y cerrar una base de datos
 Crear una base de datos
 Para crear una nueva base de datos
debemos:
 Hacer clic sobre la opción Nuevo de la
pestaña Archivo
 .
 Se mostrarán las distintas opciones para
nuevos archivos en la zona de la
derecha. La opción Base de datos en
blanco es la que debe estar
seleccionada si queremos partir de
cero, aunque también podríamos partir
de una base existente o de una plantilla.
 Elijas la opción que elijas, un poco más a
la derecha verás un panel con una vista
previa y las opciones necesarias para
especificar el Nombre de
archivo y Ubicación de la nueva base de
datos.
 Para cambiar la ubicación establecida
por defecto (la carpeta Mis
documentos), haz clic en la pequeña
carpeta que hay junto a la caja de
texto .Se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo:

 El botón Tabla abre la Vista Hoja de
datos, consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y
según el valor que introduzcamos en la
columna determinará el tipo de datos
que tiene la columna.
 Vista diseño es el método que
detallaremos en esta unidad didáctica
 Listas de SharePoint consiste en crear un
objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrás compartir los datos
almacenados en la lista o tabla con otras
personans con acceso al mismo sitio.
 Desde el grupo Plantillas también
podemos acceder a Elementos de
aplicación, que permite crear una tabla
de entre las plantillas disponibles. Sólo
tendrás que rellenarla con sus datos.

 Si una vez creada una tabla, queremos
cambiar algo de su definición (por
ejemplo, añadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya
existe, borrar una columna, etc.) tendremos
que realizar una modificación en su diseño:
 Modificar el diseño de una tabla en Vista
Hoja de Datos
 La Vista de Hoja de datos se utiliza
normalmente para editar los datos que
contiene la tabla, aunque también
podemos modificar su diseño. Para abrir la
tabla en esta vista:
 Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista
Diseño:
 - Desde la pestaña Diseño o Inicio >
grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la
vista.
 - También desde el botón de la barra de
estado.
 La Vista Hoja de datos tiene un aspecto
como el siguiente:

 Cada campo de una tabla dispone de
una serie de características que
proporcionan un control adicional sobre la
forma de funcionar del campo.
 Las propiedades aparecen en la parte
inferior izquierda de la Vista Diseño cuando
tenemos un campo seleccionado.

 Tamaño del campo
 Para los campos Texto, esta propiedad
determina el número máximo de caracteres
que se pueden introducir en el campo.
Siendo por defecto de50 caracteres y valor
máximo de 255.
 Para los campos Numérico, las opciones
son:
 Byte (equivalente a un carácter) para
almacenar valores enteros entre 0 y 255.
 Entero para valores enteros comprendidos
entre -32.768 y 32.767.
 Entero largo para valores enteros
comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.

 En esta unidad veremos cómo relacionar
tablas y los diferentes tipos de
relaciones que pueden existir entre dos
tablas de una base de datos.
Si no sabes lo que es una relación en
bases de datos, te introducimos algunos
concepto
 Crear la primera relación
 Para crear relaciones en Access 2010
deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la
pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón
de Archivo > Información.
 Aparecerá el cuadro de
diálogo Modificar relaciones siguiente:
 En la parte superior deben estar los
nombres de las dos tablas relacionadas
(Pacientes y Ingresos) y debajo de éstos el
nombre de los campos de
relación (código paciente y codigo
paciente).

 el apartado anterior.
 Los otros asistentes nos permiten generar tiConsultas
de selección.
 Son las consultas que extraen o nos muestran datos.
Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen
los criterios especificados. Una vez obtenido el
resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podrá hacer o no según la
consulta
 Consultas de acción.
 Son consultas que realizan cambios a los registros.
Existen varios tipos de consultas de acción, de
eliminación, de actualización, de datos anexados y
de creación de tablas
 Consultas específicas de SQL.
 Son consultas que no se pueden definir desde la
cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que
definir directamente en SQL, como por ejemplo las
de Unión.
 Crear una consulta
 Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta
a crear.
 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la
pestaña Crear:
 Si haces clic en el botón Asistente para
consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
 El Asistente para consultas sencillas crea una consulta

 Para simplificar, veamos el caso de una consulta
basada en una sola tabla, una fila de una consulta
'no resumen' corresponde a una fila de la tabla
origen, contiene datos que se encuentran en una
sola fila del origen, mientras que una fila de
una consulta de resumen corresponde a un resumen
de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo
que va a originar una serie de restricciones que
sufren las consultas de resumen y que veremos a lo
largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no
permite modificar los datos del origen.
 En el ejemplo que viene a continuación tienes un
ejemplo de consulta normal en la que se visualizan
las filas de una tabla de oficinas ordenadas por
región, en este caso cada fila del resultado se
corresponde con una sola fila de la tabla oficinas,
mientras que la segunda consulta es una consulta
resumen, cada fila del resultado se corresponde con
una o varias filas de la tabla oficinas.
 Una consulta de resumen se define haciendo clic
sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño.


 Introducción
 Se define una consulta de referencias
cruzadas cuando queremos
representar una consulta resumen con
dos columnas de agrupación como
una tabla de doble entrada en la que
cada una de las columnas de
agrupación es una entrada de la
tabla.

 La consulta quedaría mucho más
elegante y clara presentando los datos
en un formato más compacto como el
siguiente:
 Observa que una de las columnas de
agrupación (empleado) sigue
definiendo las filas que aparecen (hay
una fila por cada empleado), mientras
que la otra columna de agrupación
(mes) ahora sirve para definir las otras
columnas, cada valor de mes define
una columna en el resultado, y la
celda en la intersección de un valor de
empleado y un valor de mes es la
columna resumen, la que contiene la
función de agregado (la suma de
importes).

 Las consultas de acción son consultas que permiten realizar
cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas
consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los
registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar
nuevos registros o eliminar registros.
 . Consultas de creación de tabla
 Las consultas de creación de tabla son consultas
que almacenan en una nueva tabla el resultado de una
consulta de selección.
 Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas
intermedias, las creamos para una determinada tarea (por
ejemplo para almacenar el resultado de una consulta
compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en
varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las
borramos.
 Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.
 Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los
datos a grabar en la nueva tabla.
 Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:
 Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:
 Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos
(opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla
en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la
opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del
archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la
tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso
es más cómodo buscar la base de datos con el
botón Examinar....

 Los formularios sirven para definir
pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.
 En esta unidad veremos cómo crear un
formulario, manejarlo para la edición
de registros y cambiar su diseño.
 . Crear formularios
 Para crear un formulario tenemos
varias opciones.
 Podemos acceder a todas ellas desde
la pestaña Crear:
 Navegación te permite crear un
formulario dedicado a la
navegación, que simula la estructura
típica de menús de una página web.
Podrás elegir entre seis diseños distintos.
 Para elegir el origen (tabla o
consulta), lo seleccionamos del
desplegable superior. Si queremos
sacar datos de más de una tabla lo
mejor es crear una consulta
previamente que convine los datos y
luego crear el formulario sobre ella.

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