Administracion clase4

INGENIERIA EN SISTEMAS UMG/TOTO

2.8 CONTROL 2. - Tener suficiente información sobre la
naturaleza de la actividad que se quiera
controlar.
2.8.1 DEFINICION
3. - Recopilar la información que genera
Es la acción de examinar las actividades la actividad sujeta a control
desarrolladas por la empresa, en un
período de tiempo, con el objeto de 4. - Analizar la información obtenida y
verificar si éstas se están realizando de compararla con los datos que se
acuerdo a lo planificado. Es el tienen como referencia.
establecimiento de sistemas que
permitan detectar errores, desviaciones, 5. - Efectuar las correcciones necesarias
causas y soluciones de una manera
expedita y económica.
2.8.4 PROCESO DE
El control en sí es un costo, no es CONTROL:
productivo en términos de unidades
finales y por lo tanto, el control efectivo 1. - Control previo: Es el que se
será el que menos cueste en tiempo, realiza “antes” de la ejecución de una
dinero y esfuerzo. actividad

2.8.2 IMPORTANCIA 2. - Control Concurrente: Es el que
se realiza “durante” la ejecución de
Aunque la función de control por lo una actividad.
general es la última en la lista de las
funciones administrativas, es una de las 3. Control Posterior: Es el que se
responsabilidades básicas de un realiza “después” de la ejecución de
administrador. La importancia del control
una actividad.
se basa en el hecho de que la labor del
empresario consiste en lograr los
resultados en cada área funcional de la
empresa. Aunque es el personal el que 2.8.5 AREAS DE CONTROL
debe realizar el trabajo, corresponde al
administrador la responsabilidad de los Como se ha mencionado anteriormente,
resultados. Debe desarrollar y utilizar el el control implica un costo para la
sistema de control para asegurar el nivel empresa y por lo tanto debe ser lo más
deseado de logros; dicho sistema le eficiente y económico que sea posible.
permitirá saber en todo momento y sin Para esto, es necesario identificar los
contratiempos si el trabajo se está puntos en los que se debe aplicar el
realizando adecuadamente. control dentro de cada una de las áreas
funcionales de la empresa.
2.8.3 COMO REALIZAR UN
a.- Control en el Mercadeo
CONTROL EFECTIVO
Se examina si la empresa ha cumplido
1. - Tener claramente definidos los y la con los programas de ventas
metas objetivos por cada actividad establecidos, en el tiempo previsto y con
establecidas en la etapa de planificación los costos de promoción y publicidad
acordes a lo planificado.


b.- Control en la Producción 2.8.7 FORMAS DE CONTROL
Se verifica si la empresa ha producido la Existen diversas formas de control de las
cantidad establecida en el plan de cuales las más comunes son:
producción y ventas con las
especificaciones de calidad y costos a. Observaciones personales: Es la
previstos. visita personal del jefe al lugar donde se
efectúa la actividad a controlar. Tiene la
c.- Control de Personal ventaja de ir directamente a la fuente de
los hechos, lo que permite un juicio muy
El control de personal incluye elementos acertado de la situación.
directamente relacionados con el recurso
humano de la empresa tales como b. Informes verbales: El jefe reúne
ausentismos, quejas, reclamos, a sus subalternos y en una actividad de
sugerencias, etc grupo, en entrevista, o en discusiones se
dá cuenta del funcionamiento de las
d.- Control de las Finanzas diversas áreas de la empresa.
En esta área se controla el uso de los c. Informes escritos: El subalterno
recursos financieros de la empresa. Son efectúa un resumen escrito en el cual se
elementos de control las cuentas de relacionan las principales actividades
proveedores, clientes, caja y bancos y en que se han realizado en la empresa en
general, el movimiento de ingresos y determinado tiempo. Este informe se
gastos a través del tiempo. presenta al jefe o persona encargada del
control.
2.8.6 FACTORES A
CONTROLAR d. Informes estadísticos: Es la
información que se proporciona acerca
2.8.6.1 Calidad: del número de unidades producidas,
número de obreros utilizados, número de
horas extras trabajadas, cantidad de
Verifica que el producto obtenido en una
materia prima consumida u otro aspecto
actividad realizada, cumpla con todos los
que permite medir el volumen de
requisitos fijados para el mismo.
actividades de la empresa en un
determinado período.
2.8.6.2 Cantidad:

Verifica que se obtenga el volumen de
productos programados 2.8.8 CARACTERISTICAS DE
UN BUEN SISTEMA DE
2.8.6.3 Control de Costo: CONTROL
Verifica que toda actividad se realice con Un buen sistema de control debe tener
el costo que le ha sido asignado las siguientes características:
previamente.
a. Debe ser objetivo: Es decir, basarse
2.8.6.4 Control de Tiempo: en hechos y datos reales; no en
Verifica que toda actividad programada, suposiciones o rumores
se realice en el tiempo que ha sido
programada.


b. Debe ser económico: Un sistema PAUTAS GENERALES DE CONTROL
de control que sea más costoso que la A continuación se dan algunas pautas
actividad o el proceso que se controla que facilitan la realización de un control
resultará ineficiente para la empresa. efectivo:

c. Debe efectuarse a tiempo: El Tener claros los objetivos y las
control debe efectuarse en el momento metas establecidas en la etapa de
oportuno. Un sistema de control que planeación.
permita evitar determinados errores, será
el más eficaz para la empresa. Tener suficiente información sobre
la naturaleza de la actividad que
d. Debe ser impersonal: No debe se quiera controlar.
realizarse por la misma persona que
ejecuta la acción o el trabajo, puesto que Recolectar información que
puede dar origen a información genera la actividad sujeta a
distorsionada. control.

Analizar la información obtenida
e. Debe ser claro y preciso: El en el ejemplo 3 y compararla con
control no debe prestarse a los datos que se tienen como
interpretaciones dudosas o erróneas. referencia.
Debe especificar claramente la acción o
control a efectuarse. Efectuar las correcciones
necesarias


EJEMPLO 4

Don René Gutíerrez, es un empresario que ejerce un control administrativo eficaz. El nos
presenta a continuación el resumen de esta actividad:

Area Funcional MERCADEO PRODUCCION PERSONAL FINANZAS

Factores de
Control
El volumen de Se cumplió con el El personal fue El monto de
ventas fue programa de suficiente para recursos
CANTIDAD igual, inferior o producción cumplir con los calculados fue
superior a lo establecido? objetivos de suficiente para
programado? producción y financiar las
ventas previstos? operaciones de la
empresa?
La atención al La producción El personal Los recursos
cliente en todos cumplió las respondió a las financieros utiliza-
los aspectos especificaciones exigencias de dos son los que
CALIDAD del mercadeo de calidad responsabilidad, mejor responden
se está contempladas por habilidad y al fortalecimiento
cumpliendo la empresa? capacitación económico de la
eficazmente? necesaria? empresa?
El tiempo de la La producción Existe tiempo Los recursos
visita a los está disponible ocioso o exceso externos se están
TIEMPO clientes está para cumplir con de tiempo extra consiguiendo a
siendo em- los pedidos en el personal? los plazos más
pleado existente? convenientes
eficientemente para la empresa?
Los costos de Los costos de Los costos del El interés de los
promoción y producción reales personal se recursos exter-
COSTO ventas se comportaron comportaron nos conseguidos
respondieron al dentro de lo dentro de lo no representó un
programa previsto? previsto? alto costo para la
establecido? empresa?

EJEMPLO 5

EJEMPLO DE CONTROL MANUAL

NOTA DE MATERIAL RECHAZADO

DESTINO:

Proveedor Fecha de recepción del material Orden de compra No.
Inspeccionado por Fecha de inspección
Cantidad recibida Descripción del material
Cantidad rechazada Motivo del rechazo


APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS
A continuación deberá hacer un análisis del control administrativo que se realiza en su
empresa:

1. Describa en forma breve el tipo de control que realiza en las distintas áreas de su
empresa

a. Mercadeo

b. Producción

c. Personal

d. Finanzas

2. Describa cuáles son las deficiencias que usted ha detectado en el control de cada una
de las áreas de su empresa y formule las posibles soluciones.


2.9 DIAGNOSTICO Deficiencias internas y externas
producidas en el medio ambiente donde
ADMINISTRATIVO se realiza la actuación empresarial.
Es un estudio periódico que tiene como INTERNAS:
propósito fundamental detectar las - Objetivos confusos
causas y consecuencias dentro de los - .Inadecuada división del trabajo
problemas de organización y - Excesivo tramo de control
funcionamiento que afectan a la - Deficientes comunicaciones
empresa, con el objeto de encontrar las - Lenta toma de decisiones
alternativas de solución tomando en - Baja productividad
cuenta los recursos disponibles. - Insuficiencia funcional
- Crecimiento no programado
2.9.1 NATURALEZA
EXTERNAS:
Surge Como: - Avances científicos y tecnológicos
- Marco normativo gubernamental
- Una necesidad empresarial por - Cambios en cuadros dirigenciales de
resolver problemas que ocasionan Gobierno
crisis de toda índole. - Situaciones de mercado interno y/o
- Una necesidad empresarial para externo
resolver problemas de adaptación del
presente al futuro. 2.9.4 CONTENIDO DE UN
- Solución a problemas de
organización y funcionamiento
ESTUDIO SOBRE DIAG-
- Surge por la incapacidad del nivel de NÓSTICO ADMINISTRATIVO
dirección.
- Introducción
- Antecedentes
- Marco legal institucional
2.9.2 CARACTERÍSTICAS: - Descripción de la estructura técnico-
administrativa
Es un estudio, sistemático e integral que - Análisis de los objetivos, funciones y
debe aplicarse en forma periódica. atribuciones
- Descripción y análisis de los
2.9.3 ¿QUE INVESTIGAR procesos de trabajo
SOBRE LOS PROBLEMAS? - Descripción y análisis de las
relaciones internas-externas
- Descripción y análisis de las
Tomando como base las repuestas a las
perspectivas de desarrollo
situaciones que presentan las
- Conclusiones y recomendaciones
“instituciones públicas” se pueden
agrupar y clasificar los problemas
conforme el esquema siguiente: 2.9.5 TÉCNICA FODA

- Problemas de conducción superior Esta técnica permite poner en evidencia
- Problemas de organización y los factores internos y externos que
funcionamiento influyen en el ambiente empresarial y
- Problemas de recursos. que deben ser considerados,
inobjetablemente, por la persona cuya
función primordial es la coordinación de


los recursos de un organismo social, es oportunidades y riesgos (factores
decir, el administrador. Su aplicación externos), que ofrece el medio en el cual
desde el punto de vista empresarial, es se desenvuelve.
básica para la toma de decisiones y la
escogencia adecuada del curso de En otras palabras, se pretende
acción que deberá ejecutar, para el logro determinar una o más estrategias
de los objetivos establecidos. económicamente factibles y con niveles
de riesgo aceptables. En tal sentido, se
Las empresas para subsistir y debe examinar la complejidad y variedad
desarrollarse en el mercado, deben, en de las fuerzas del medio que deben ser
primera instancia, formular una estrategia tomadas en cuenta, así como las
viable como resultado de un cuidadoso dificultades que ofrece la correcta
análisis de las Fortalezas, evaluación de las ventajas y desventajas
Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la empresa.
de la empresa, es decir, tanto interno
como externo. La determinación de una Vea el siguiente esquema para un mejor
estrategia viable para una empresa, entendimiento.
debe iniciarse con la identificación de las

FORTALEZAS OPORTUNIDADES
(Características positivas) (Posibilidades positivas)

bajo costo de materia prima, no hay competencia,
capital de trabajo adecuado, política del gobierno,
conocimiento técnico, son favorables,
disponibilidad de repuestos capacitación del personal

¡ úsalas ! ¡ saca ventajas !

DEBILIDADES AMENAZAS
(Problemas presentes) (Posibilidad negativas)

diseño pobre, costos crecientes,
precio alto, competidores,
tamaño inadecuado, calamidades,
falta de conocimiento, escasez de materias primas
(teórico / práctico)
¡ esquívalas !
¡ elimínalas !


FODA: Un instrumento de análisis para - escasez del producto en el mercado
la toma de decisiones para las pequeñas - políticas del gobierno son favorables
empresas: - infraestructura favorable
- etc.
A continuación se listan unos ejemplos
de fortalezas, oportunidades, debilidades
y amenazas. DEBILIDADES:

FORTALEZAS: - escaso control sobre stocks
- falta de experiencia técnica del
- buena calidad empresario
- bajo costo de las materias primas - insuficiente control de la dirección de
- disponibilidad local de las materias la empresa
primas - mala administración del capital de
- capital propio o crédito accesible trabajo
- experiencia técnica en su producción - diseño pobre
(del dueño y operarios) - tamaño inadecuado
- local propio - ninguna promoción
- localización adecuada - precio alto
- empaquetado adecuado - bajo nivel de stocks para el período
- precio competitivo de ventas pico
- disponibilidad local de repuestos - etc.
- buena organización del proceso
productivo
- utilidad del producto/servicio AMENAZAS:
- posición adecuada en el mercado
- etc. - costos crecientes
- problemas en las relaciones
OPORTUNIDADES: interindustriales
- escasez de materia prima
- no existen productos de este tipo en - muchos competidores
el mercado - expectativas desfavorables respecto
- la demanda por productos similares a la legislación del gobierno
está creciendo - mercado no creciente
- información disponible sobre - plagio
tecnología, mercados, productos - entorno social desfavorable para
- productos similares dan beneficios mujeres empresarias, etc.


APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

1. - Elabore un diagnóstico de la situación de la empresa identificando:

a.- Fortalezas

b. Oportunidades

c. Debilidades

d. Amenazas

2. De acuerdo a su análisis explique cómo aprovechar sus fortalezas y oportunidades:


3. Qué puede hacer para hacer frente a las amenazas?

4. Qué puede hacer para fortalecer sus debilidades?


RESUMEN

La administración es un proceso que consiste en la asignación correcta de los recursos de
la empresa para alcanzar los objetivos por medio de la planificación, organización,
integración, dirección y control. Estos son los elementos del proceso administrativo.

La planificación es la etapa en la que se define qué hacer, cómo, cuándo, con qué y con
quién hacerlo.

Los aspectos fundamentales del proceso de planificación son:

- Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar
- Determinar las actividades que se deberán realizar para llegar a los objetivos
- Identificar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades
previamente establecidas.
- Programar las actividades en el tiempo que se deberán ejecutar
- Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades específicas
para desarrollar las actividades.

La organización consiste en establecer relaciones efectivas entre las personas de manera
que puedan trabajar juntas con eficacia, promoviendo la colaboración entre los miembros
del equipo de trabajo y, a la vez, creando áreas definidas de autoridad y responsabilidad.
Estas son fundamentales para una organización efectiva. Es importante hacer notar que
la autoridad se delega, la responsabilidad no.

Existen básicamente dos tipos de organización: La informal y la formal y que dentro de la
organización formal se pueden definir tres sistemas distintos, lineal o militar, en el cual
existe una única línea de mando. El funcional, en el cual la autoridad es compartida en
varios niveles y el de staff, en el que participan asesores con funciones técnicas
específicas.

Los aspectos fundamentales de la organización son:

- Subdividir el trabajo, la autoridad y la responsabilidad entre los trabajadores
- Establecer claramente los deberes de cada empleado
- Establecer claramente las áreas de autoridad y responsabilidad
- Proporcionar a los trabajadores los recursos necesarios para el desempeño de
su trabajo.

La integración, es el proceso mediante el cual se unen los esfuerzos de trabajo del
recurso humano con los otros recursos de la empresa, materiales y financieros, para
lograr obtener los objetivos planteados.

La dirección es la que se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso
humano para que desempeñen su trabajo con entusiasmo y confianza.

Los elementos de la dirección son el liderazgo, la motivación y la comunicación. El
liderazgo es la relación en la cual una persona (el líder) influye en otros (los trabajadores),
para que trabajen con buena disposición; por lo tanto, el líder deber ser una persona que
infunda respeto, seguridad, admiración y deseo de trabajar. Se pueden definir tres tipos


de líderes, autocrático que impone su voluntad; democrático que comparte opiniones y el
de acción libre o liberal que no asume responsabilidades.

La motivación, es la necesidad o impulso interno de un individuo que lo mueve hacia la
realización de sus labores, conciente de que está obteniendo beneficios y contribuyendo
al bienestar de su familia, de la comunidad y al desarrollo de la empresa.

La comunicación, es el intercambio de pensamientos, información, hechos, ideas,
opiniones o emociones entre dos o más personas, para lograr la confianza y
entendimiento mutuo y buenas relaciones humanas.

La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan, concuerden con
los planes establecidos y debe estar relacionado con las acciones. En otras palabras, se
refiere a una regulación de lo que está sucediendo en el momento.

El diagnóstico administrativo, es un estudio periódico que tiene como propósito
fundamental detectar las causas y consecuencias, dentro de los problemas de
organización y funcionamiento que afectan a la empresa, con el objeto de encontrar las
alternativas de solución tomando en cuenta los recursos disponibles

Para elaborar el diagnóstico administrativo, es necesario contar con la información
adecuada pues el mismo servirá de base para la toma de decisiones. Una de las técnicas
utilizadas es hacer un análisis de los factores internos y externos que puedan afectar el
desarrollo de las actividades de la empresa. Dentro de los factores internos, es necesario
analizar las fortalezas y debilidades de la empresa y dentro los externos, las
oportunidades y amenazas que se presentan en el entorno en el cual la misma se
desarrolla. Esta técnica es conocida como FODA –fortalezas, oportunidades, debilidades,
amenazas-.

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