ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOSS
- 1. CONTENIDO LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y SU ORIGEN 1.1. La importancia de la función de compras 1.2. Consideraciones y tipos de compras 1.3. El proceso de compras - abastecimientos 1.4. Compras y la estrategia competitiva 1.5. La ética en las compras
- 2. 1.1. La importancia de la función de compras Las compras bien planeadas deben redituar a la empresa ahorros en efectivo, en su liquidez, y en la fluidez del capital. Bajo un sistema organizado, las compras le representan a la empresa una buena administración, negociando plazos de pago, descuentos, oportunidad de uso y otros beneficios. (Coral, 2014) Hoy en día por la variedad de productos, competitividad, calidad, precio, mercadotecnia, es importante ser un observador nato para comprar lo que conviene a la empresa.
- 3. 1.1. La importancia de la función de compras La eficiencia entra en juego pues la calidad y el ahorro de la empresa son importantes, es por eso que se debe de tener una constante actualización en proveedores y productos. El departamento de compras debe de tener bien definidas sus funciones, pues no debe ser subjetiva su ejecución sino orientada a los fines de le empresa. Incluso la ética toma un rol importante para no tener preferencia por “algún conocido proveedor” sino que siempre se busque ser efectivos y eficientes en la empresa.
- 4. 1.1. La importancia de la función de compras La importancia de la selección de proveedores es vital, incluso sería importante que el departamento de compras tenga bien definidos los criterios para la selección de los mismos; La empresa necesita de insumos, materia prima, componentes y refacciones para su funcionamiento, sin los cuales no podría lograr la producción y distribución de sus productos. (Coral, 2014)
- 6. 1.2. Consideraciones y tipos de compras Al margen de que la organización sea pública o privada y de que produzca bienes o servicios o ambos, su misión, visión y estrategias, tamaño, número de plantas, ubicación, capacidad financiera y reputación son factores que influyen en sus opciones y decisiones de suministro (Johnson, 2012). Según (Coral, 2014) es importante conocer las consideraciones de las compras, pues estás siempre deben tener una razón de ser siguiendo los objetivos de la empresa, es por eso que se basa en esos tres principios básicos:
- 7. 1.2. Consideraciones y tipos de compras Calidad es base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de las razones por las que él decida y que ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de un producto, que son: lugar, tiempo y precio. Cantidad Factor muy especial, por las razones siguientes: 1.El espacio de almacén. 2.la cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar 3.Mientras más es el volumen el precio debe bajar. El precio este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro.
- 8. 1.2. Consideraciones y tipos de compras Tipos de compras son Especiales Anticipadas Temporales Rutinarias Cíclicas De urgencia De oportunidad De acuerdo a los tipos de compras, busca tu concepto y 5 ejemplos de 1 tipo de compra asignado.
- 9. 1.3. El proceso de compras- abastecimientos Dentro de las compras y abastecimientos que efectúan las empresas nos encontramos con una gran variedad de este tipo de actividad, tanto para el abastecimiento de las materias primas y componentes como las que se necesitan para cumplir con las actividades de producción, así como las de administración de la empresa. (Coral, 2014) Como toda actividad de administración, compras tiene un objetivo general y varios objetivos específicos, podemos detallar: el objetivo general es adquirir los recursos materiales que necesitan la organización de la mejor calidad y al mejor precio. Y dentro de los objetivos específicos encontramos, la reducción de costos, comprar al mínimo precio, servicio, la responsabilidad del área de compras, controlar los convenios y el control de los tratados comerciales con los proveedores.
- 10. 1.3. El proceso de compras- abastecimientos Ejemplo 1: Empresa de manufactura (Fábrica de muebles) Identificación de la necesidad El área de producción informa que se están agotando las tablas de madera. Solicitud de compra (Requisición) Se llena una solicitud de compra con la cantidad, tipo de madera y especificaciones. Selección de proveedores El área de compras contacta a tres proveedores y solicita cotizaciones. Evaluación y selección Se elige al proveedor con mejor precio y tiempos de entrega aceptables. Emisión de orden de compra Se genera una orden de compra y se envía al proveedor. Recepción de materiales El proveedor entrega las tablas. El almacén verifica que la cantidad y calidad sean correctas. Inspección y almacenamiento Se hace una inspección básica y luego se almacenan en el inventario. Pago al proveedor Una vez aprobado, el departamento de finanzas realiza el pago según los términos acordados.
- 11. 1.3. El proceso de compras- abastecimientos Ejemplo 2: Comercio minorista (Tienda de ropa) Detección de productos bajos en stock El sistema detecta que las camisas talla M se están agotando. Requisición automática El sistema envía una alerta al área de compras. Revisión de proveedores habituales Se consulta al proveedor con el que ya tienen convenio. Confirmación y orden de compra Se confirma disponibilidad y se emite una orden de compra. Recepción y verificación Las camisas llegan a la tienda y se revisa que sean del modelo y talla correcta. Registro en inventario y exhibición Se registran y se colocan en piso de venta. Pago Se realiza el pago al proveedor según lo pactado.
- 12. 1.3. El proceso de compras- abastecimientos Ejemplo 3: Sector salud (Hospital público) Reporte de insumos bajos (guantes, jeringas, etc.) Autorización de compra por parte de dirección Licitación o cotización entre proveedores autorizados Selección según normativa de compras públicas Entrega y verificación del lote médico Registro en almacén de insumos médicos Pago y archivo de documentos para auditoría
- 13. 1.4. Compras y la estrategia competitiva Compras y la estrategia competitiva se refiere a cómo la función de compras en una organización contribuye a generar ventajas competitivas sostenibles en el mercado. Implica alinear las decisiones de adquisición de bienes y servicios con los objetivos estratégicos de la empresa (como reducción de costos, innovación, calidad o diferenciación). Conceptos clave: 1.Estrategia competitiva: 1. Es el conjunto de acciones que una empresa toma para obtener una ventaja sobre sus competidores. 2. Según Michael Porter, existen tres estrategias genéricas: 1. Liderazgo en costos 2. Diferenciación 3. Enfoque o concentración
- 14. 1.4. Compras y la estrategia competitiva 2.- Función de compras como herramienta estratégica: •Ya no es solo operativa, sino clave en la creación de valor. •Aporta mediante la selección de proveedores estratégicos, gestión de riesgos, reducción de costos y aseguramiento de calidad. 3.- Compras y reducción de costos: •Ayuda a mantener la rentabilidad. •Uso de técnicas como compras en volumen, contratos a largo plazo, o licitaciones. 4.- Compras y diferenciación: •Permite adquirir materiales o servicios innovadores o únicos que mejoren el producto final. •Elección de proveedores que ofrecen tecnología exclusiva, calidad superior o servicios diferenciados.
- 15. 1.4. Compras y la estrategia competitiva 5.-Gestión estratégica de proveedores: •Crear alianzas estratégicas con proveedores clave. •Fomentar relaciones colaborativas y de largo plazo. 6.-Sostenibilidad y responsabilidad social: •Las compras también pueden apoyar estrategias verdes o éticas. •Elegir proveedores responsables mejora la imagen de la empresa Una empresa que busca liderar en costos puede negociar acuerdos globales con proveedores, reducir intermediarios y optar por manufactura en países con menores costos. Por otro lado, una empresa que busca diferenciarse elegirá proveedores premium que aseguren innovación, diseño exclusivo o componentes de alta calidad.
- 16. 1.5. La ética en las compras Ésta es un área de mucha importancia, pues sí se violan las buenas costumbres y la ética en las compras, se pueden ocasionar varios problemas, entre los que destacan: Sobornos Ésta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras, faltos de ética, y consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para asignar la orden de compra o pedido. Favoritismos. En algunas ocasiones el comprador o jefe de compras, faltos de ética, sin tomar en cuenta el cuadro comparativo, base de la decisión de compra, le otorga la orden de compra o pedido a cierto proveedor, qué en algunas ocasiones es un familiar o amigo o un proveedor, que siempre agradece la designación con algún obsequio. Aceptar invitaciones. Argumentó utilizado por vendedores corruptos y faltos de ética, qué para recibir la orden de compra o pedido, lo basan en invitaciones a comer, cenar o de otra naturaleza con la pretensión de ser el designado.