Proceso de compras (1)

C O M P L E J O E D U C A C I O N A L “ P A D R E N I C O L Á S ”
“ C entro de Innovación Educativa para el Desarrollo Emprendedor ”
Módulo Gestión em Aprovisionamiento Prof. Doris Caamaño Abello 3° Adm. “A” y “B”
Proceso de Compras
Como tú bien sabes las Empresas no son autosuficientes, éstas dependen de
terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las
Empresas necesitan materias prima, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un
sin número de insumos que provienen del ambiente exterior.
Como conclusión de lo anterior, puedes observar
que para que las Empresas inicien sus
operaciones, es necesario que los materiales e
insumos se encuentren disponibles y su
abastecimiento garantizado.
Concepto de Compra
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de
proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de
negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la
recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el
suministro de la adquisición.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen
características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a
continuación:
a. Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la
Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de
Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades
de la Empresa con sus proveedores.
b.Importancia de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento
normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en
la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a
quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economía y ganancias para la
Empresa.
c.Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades
también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica.
Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son:
La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus
ventajas o desventajas.
Para tu mayor comprensión te explicamos ambos tipos de organización.
1. Organización Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento,
sección o encargado de compras.
Las ventajas de este sistema son:
• Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en
grandes cantidades.
• Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
• Mayor especialización de los compradores.
• Organización de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
• Poca flexibilidad.
• No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la
empresa se encuentran geográficamente dispersos.
2. Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de
compras para atender sus necesidades específicas y locales.
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Las ventajas de este sistema son:
• Mayor conocimiento de los proveedores locales.
• Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la
Empresa.
• Agilidad en las compras.
Entre las desventajas más importantes se destacan:
• Permite un menor volumen de compra.
• No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
• Falta de esquematización en los procedimientos de compra
• Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
• Ausencia de compradores especializados.
El Ciclo de Compras
Como te habrás dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fácil de
realizar ya que se debe tener una organización adecuada y acorde a las necesidades
propias de ellas.
A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
• Análisis de las Solicitud de Compras.
• Investigación y Selección de Proveedores.
• Negociación con el Proveedor (seleccionado).
• Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
• Control de la Recepción del Material Comprado.
Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:
A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes nombradas.
1 Análisis de la Solicitud de Compra
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo
encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o
sección que requiera un determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del
material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para
su recepción entre otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar
al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del
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material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra,
Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal
modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las
compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un
fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez
un fichero de proveedores para cada tipo de material.
Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de materiales para
compra y ficha de historia de cada material.
2 Investigación y Selección de Proveedores:
Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes:
La Investigación y La Selección de los Proveedores.
La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los
materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de
compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener
claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de
ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico);
estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro,
como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias
de los clientes, etc.
Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e
insumos necesarios y que los venden.
Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de
datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los
abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita
enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los
datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas
telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que
pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es
aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel
que puede ser candidato para futuros abastecimientos.
La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los
proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una
buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio,
calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el
cumplimiento de plazos, etc.
Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la
referencia más importante en la selección de los proveedores.
La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite
verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de
selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la
comparación entre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de
los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será
el escogido para proveer el material requerido.
El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y cotizaciones de
materiales.
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Ahora bien, antes de continuar con el estudio de las siguientes etapas te
proponemos que realices la actividad:
3 Negociación con el Proveedor:
Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de
compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de
las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de
las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega,
deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del
proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al
proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella
se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de
un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El
comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones
contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente
informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa,
los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de
calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.
¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo
de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio;
cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.
Te presentamos un esquema de una orden de compra
4 Acompañamiento del Pedido (Follow-Up):
Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del
material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo
tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o
telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al
proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento
representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y
plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa
seguir, acompañar, fechar.
La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas
desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la
entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.
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5 Control de la Recepción del Material Comprado:
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras
recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción
del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y,
junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el
material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta
operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material.
Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a
la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o
Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de
las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de
trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y
cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios
en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de
materiales.
El Proceso de Venta
En el Proceso de Compras, determinaremos que éste es un ciclo constante de
aquellas empresas, que requieren de la obtención de bienes y servicios de otras
empresas (proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos
distribuir en las siguientes etapas:
• Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente.
• Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos.
• Revisión Posterior al Despacho Realizado (sí corresponde emisión de la documentación
para regularizar errores).
• Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la venta.
• A continuación analizaremos cada una de las etapas del Proceso de Ventas, sin antes de
que respondas la siguiente pregunta:
Explica ¿Qué es Venta?
Para complementar tu respuesta te entregamos una definición de venta:
Es un contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una cosa de
terminada a otro (comprador), obligándose este último a pagar una cantidad de dinero.
1 Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido emitida por el
cliente
Corresponde a la 1ª etapa del ciclo de venta la cual la podemos describir de la siguiente
manera:
Recepción de la Orden de Compra o Nota de Pedido: Ésta consiste en la operación que realiza
el Departamento de Ventas de una Empresa. Posteriormente se verifican todos los
antecedentes contenidos en ella, como: Nombre del cliente, R.U.T, Domicilio, Giro,
Descripción y Cantidad de los Materiales Solicitados, Valores Unitarios y Totales, Firma
Autorizada del Cliente.
2 Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos:
Es la 2ª etapa del ciclo de Venta y corresponde a la clasificación de las mercaderías
contenidas en cada uno de los ítems de la Orden de Compra o Nota de Pedido.
Una vez clasificadas y separadas las mercaderías, corresponde la emisión de la documentación
respectiva (Guía de Despacho, Facturas), para su posterior envío a las bodegas del cliente.
3 Revisión Posterior al Despacho Realizado
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Es la esta 3ª etapa y en el organismo de despacho de la Empresa proveedora,
se procede a revisar los despachos realizados y la documentación emitida a cada
cliente.
A veces se cometen errores que por los volúmenes de ventas y tiempo de despacho,
no se pueden detectar al momento, tales como: Envío de cantidades indebidas, cobro
de mayor o menor precio de ciertos productos, no consideración de descuentos
involucrados.
Los errores deben ser corregidos y para ello se hace necesario utilizar documentos
espacialmente diseñados para éstos, como Nota de Débito y Nota de Crédito. La
corrección de los errores en el Proceso de Venta, reviste gran importancia en los
sistemas de control e información de la Empresa.
4 Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la Venta:
Esta es la 4ª y última etapa del ciclo de ventas y consiste en recibir los valores
correspondientes a las facturas, por parte de los clientes.
El cliente cuando cancela una Factura de acuerdo a lo pactado, suele hacerlo en
efectivo, con cheque o vales a la vista, estos valores deben ser ingresados por Caja y
a la vez el Organismo de Cuentas, Cuentas de Clientes o Por Cobrar, debe registrar
dicho pago, a objeto de mantener los archivos respectivos al día y con la
información en forma oportuna.
PREGUNTAS PARA REVISION
1. ¿Por qué las empresas no son autosuficientes?
2. ¿Qué son insumos?
3. Defina compras.
4. Explique las funciones de compras.
5. Explique la importancia de compras.
6. ¿Cómo puede organizarse el organismo de compras?
7. Describa el sistema centralizado, sus ventajas y desventajas.
8. Describa es sistema descentralizado, sus ventajas y desventajas.
9. Explique el ciclo de compras.
10. Explique el análisis de órdenes de compras recibidas.
11. Defina Proveedor.
12. ¿Qué es investigación y selección de proveedores?
13. ¿Cuáles con los principales criterios de selección de los proveedores?
14. ¿Qué es pedido de compra?
15. Explique es término Follow-Up.
16. ¿Qué es control de la recepción del material comprado?
17. ¿Cuáles son las etapas del proceso de ventas? Defina cada una de ellas.
18. ¿Qué es venta?
EJERCICIOS
1. Diseñe una ficha de proveedores que contenga las principales informaciones que juzgue
necesarias para montar un banco de datos sobre proveedores.
2. Si tuviese que establecer criterios para la investigación y selección de proveedores, ¿cómo
los definiría?
3. Si tuviese que establecer criterios para negociar con los proveedores, ¿cómo los definiría?
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ACTIVIDAD PRÁCTICA
1. Formar grupos de 7 alumnos(as).
2. Cada grupo debe subdividirse en los siguientes roles de empresa:
- Fábrica
- Mayorista
- Distribuidor
- Minimarket
- Local de Abarrotes “Doña Juanita”
3. Cada alumno(a) debe hacerse cargo de investigar respecto del
listado, códigos y precios de cada rol que le corresponda.
4. Recordar que en el Ciclo de Compras hay varios documentos que
ya analizaron en el Módulo Gestión de Compraventas, tales como:
Cotización, Orden de compra, Guía de despacho, Factura, Boleta,
Nota de Crédito, Nota de Débito. Estos documentos deben ser
aplicados en este ciclo de compras.
5. Cada grupo debe entregar una carpeta con todo el ciclo de compras
en cada uno de los niveles, de acuerdo a guía revisada y analizada
con anterioridad.
6. Se evaluará:
- Diseño de Documentos
- Llenado de Documentos
- Ciclo de compras completo
- Orden y limpieza de sus documentos.
7. En el ciclo de compras deben utilizar todos los documentos antes
mencionados en el punto 4.
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