Sistema de información para las compras y abastecimiento

Sistema de información para las
compras y abastecimiento.

Consideración original de la compra: antes de adquirir
un articulo, se debe decidir si debe o no comprarse, a
que precio, de que calidad y rendimiento, en que
calidad, y en que momento.

Origen de la requisición de compras: cuando
se decide comprar algo, esta decisión es
transmitida por medio de una requisición
previamente autorizada, la cual puede tomar
la siguiente forma:
• Una tarjeta de re orden.
• Requisición de rutina.
• Memorando.
La requisición o solicitud de compras, dan
origen a una compra, por lo cual se hará un
compromiso, se determinara un grado de
calidad, cantidad y fecha de entrega.

Determinación de las fuentes posibles: la función de compras tiene la
función de hacerse cargo de la adquisición, basándose en conocimientos
y experiencias con los proveedores, para determinar el proveedor que
ha de surtir el orden, para esto el representante de compras debe
comunicarse en forma verbal o escrita con el proveedor y solicitarle una
cotización.

Selección de la fuente: elegir que proveedor confiara la
orden, dependiendo de las condiciones que este
otorgue, como calidad precio, crédito y servicio.

Trafico de rutas: se selecciona el método mas
económico y confiable para transportar la mercancía, en
caso de que el proveedor no preste el servicio.

Emisión de la orden de compras: cuando se llega
a un arreglo con el proveedor todos los acuerdos
tomados deben de registrarse claros y completos
en la orden de compra, de manera que este
represente una obligación contraída por la
compañía y por el proveedor; por lo general esta
impresa con las condiciones particulares del
comprador, estándares, consideración de
aprobación del proveedor. El objetivo principal de
la orden de compra es establecer los acuerdos
con el proveedor, las cuales servirán para
informar a los departamentos las condiciones
con que se llevo a cabo la compra y la entrega.

Rastreo y abastecimiento de la compra:
La palabra rastreo se refiere a revisar con l proveedor el
cumplimiento de su obligación y asegurar la entrega al
tiempo. Esta actividad es molesta, pero es una
necesidad que de satisfacciones en el momento de
recibir la mercancía justo a tiempo, esta activad se
puede reducir el riesgo eligiendo un proveedor
reconocido antes de otorgar la concesión.

Recepción e inspección: recibir el material solicitado
(examen físico), para determinar si llego lo que se
estableció en la orden de compra, lo hace el personal de
auditoria, almacenamiento y manejo de materiales.

Verificación de facturas y pagos:
función realizada por el
departamento de contabilidad y
consiste en examinar la
veracidad de lo facturado, si esta
en orden se procede a pagar al
proveedor. Las facturas requieren
de tres verificaciones:
• Verificar por medio de los
documentos de recepción
cisoide con lo entregado.
• Confrontar la orden de compra
que los precios se haya
respetado.
• Comprobar su corrección
matemática.

Control de material e inventarios: controla la variedad y la
existencia de los materiales, se lleva acabo por medio del
departamento de almacenaje o de compras. El control de materiales
pretende asegurar el abastecimiento suficiente, en caso de reordena
se debe tomar en cuenta la capacidad del almacén y las condiciones
económicas de compra.
El control de inventarios influye de forma decisiva en la eficiencia del
abastecimiento, como también del estudio del departamento de
compras

Análisis del valor e
investigación de las
compras: busca el
perfeccionismo de las
compras, persigue la
mejor manera de
procurar materiales y
abastecimientos, se
debe establecer lo
que se debe de
comprar, a que
precio, porque razón,
cuales son las otras
alternativas, cuales
son los mejores
métodos de
adquisición, etc.

Administración de las compras: organiza y supervisa que se cumplan las
actividades y las responsabilidades propias de las compras, la administración
tiene la obligación de mantener informado al personal, sobre los objetos y de
conservar relaciones de trabajo amistosas, con el propósito de obtener su
cooperación para el logro de todo lo prefijado.

Disposiciones de sobrantes y desperdicios de los materiales: existen tres
formas que el departamento de compras debe tomar en cuenta para
disponer del material.
1. Que sea reutilizado por otro factor de la empresa.
2. Que sea devuelto al proveedor.
3. Que se destine para la venta de compradores de materiales usados.

Auditoria periódica del departamento de compras: las auditorias
las realizara el departamento de contabilidad o de auditoria
interna, tiene como objetivo supervisar los procedimientos
seguidos durante el proceso de operación de abastecimiento y en
caso de existir desviaciones aplicar medidas correctivas.

Requerimientos básicos para las compras: la cantidad de
personal y los requerimientos físicos del departamento de
compras , no solo depende del tamaño y la complejidad de la
empresa, sino también de la importancia que para la
organización represente la función de compras. Un grupo
especializado debe formular un archivo para guardar
documentación de compra.
El agente de compras necesita sistemas de información que
faciliten la comunicación.
El departamento de compras trabaja conjuntamente con el
departamento de producción por lo cual es importante
operaciones eficientes.
La función de compras incluye el proceso de decidir y detallar
que habrá que comprar, en que cantidades, en que momento
de que fuentes y por cuales procedimientos, así como
decisiones mediante las requisiciones de compra, su
autorización, envió de las ordenes, tramitación, recibir
artículos, y el pago delas facturas.

Sistema de información para las compras y abastecimiento

1) Elementos de la compra:
a) comprador: (demandante, departamentos de compras, área de
compras, encargado de compras) es el responsable de satisfacer la
necesidad de abastecimiento según la requisición. persona que
conoce la existencia de necesidades, cuando un departamento o
una persona pertenece a la organización, realiza una requisición de
compra y la envía a el encargado de compras. Para cumplir su
objetivo realiza investigaciones con los proveedores, analiza
cotizaciones, sigue políticas y principios establecidos por la
administración de la empresa.

b) vendedor: persona que ofrece, a quien le piden los
productos o prestación de servicio. Espera por parte del
comprador una orden o pedido de compras para estudiarla
y decidir si se puede o no satisfacerla de acuerdo a las
condiciones del comprador.

c) Objetivo o servicio: es elemento conocido como
mercancía, producto, articulo, material o insumo susceptible
de comprarse, que provoca que se establezca una relación
entre el comprador y el vendedor, ya que el comprador
requiere de dicho objeto o servicio a cambio de otro bien o
dinero.

2. La Requisición: (solicitud de compra) da origen al
proceso de compra, se debe verificar para
comprobar que los bienes o servicios solicitados
sigan los lineamientos, procurando evitar
improvisaciones.
a) Formas: puede ser un documento que describa
el pedido de algún material que se utilice
constantemente o bien también puede ser en
forma de memorando sobre un articulo que rara
vez se ocupe.

a) Elementos:
1. Principales: que se confirme la compra por una
persona autorizada, descripción analítica de los
artículos para evitar malos entendidos y la fecha
para la cual se necesitan los materiales.
2. Accesorios: numero de folio, volumen y
cantidad de los artículos, fecha que se efectúa la
requisición, sección y persona que expide la
requisición, persona que la autoriza, nombre y
domicilio del proveedor, tipo de transporte (ruta
o lugar donde se recibirá), condiciones de
entrega, cotización y otras especificaciones que
el departamento solicite.

c) Fines: conocimiento del departamento de
compras de que existe la necesidad de
abastecimiento, poder indagar el mejor
proveedor y elegirlo, encontrar el producto o
servicio adecuado y llevar el control de las
requisiciones.
d) Tipos:
1. Requisición de materiales: surge con el limite
establecido.
2. Requisición de utilización continua: cuando se
necesita un abastecimiento interrumpido, sin
tomar en cuenta los máximos y mínimos.

3. La cotización y su análisis.
A. Cotización y formato.
La solicitud debe de contener:
a) Numero de artículos solicitados.
b) Descripción analítica y especificaciones de las
características de los productos.
c) Lugar y transporte de entrega.
d) Tiempo de entrega.
e) Fecha para revisar la cotización.
f) Anotación del precio, cantidad y plazo de entrega.
g) Datos impresos en el formato estándar.
h) Condiciones del pago y otras.
El formato debe realizarse por duplicado y el original para el
comprador

B) Análisis: el objetivo es encontrar un mejor fuente de
recursos para la empresa, para logarlo se debe considerar
planes y estudiar las fuentes posibles así como seleccionar la
mas conveniente. El análisis comienza cuando se determina
la compra, su valor y la justificación para su utilización.
Después de realizar el análisis se procede a hacer la compra
por medio de una cotización. Para evitar posibles errores se
debe de realizar una relación de aspectos a considerar como:
1. Factores de costo: precio del articulo, costo de transporte,
contribuciones, condiciones de liquidación.
2. Fecha en la que se requiere la entrega del articulo.
3. Factores característicos de los productos como el
volumen, calidad, detalles, etc.
4. Consideraciones legales como garantías y realizar las
compras de acuerdo con las leyes correspondientes.

c) Factores a considerar en el análisis:
1. Numero de proveedores suficientes, que sean
competitivos y confiables.
2. Tamaño de las instalaciones de los proveedores.
3. Ubicación de proveedores, el mas cerca de las
instalaciones para ahorrar el costo de transporte.
4. Comunicación entre los proveedores y los compradores.
d) Técnicas del análisis: observar la cotización como un
todo y después separar las partes integrantes
relacionándolas con las demás. Otra técnica es la de
tormenta de ideas que consiste en tener diversas
cotizaciones y ponerlas a disposición de todos aquellos que
pudieran opinar e intercambiar criterios y enfoques sobre
la cotización.

4. Pedido u origen de la compra: documento que sirve
como herramienta para adquirir productos o servicios
destinados a satisfacer las necesidades de la compañía en el
cual se expresan los aspectos para tomar la decisión de
adquisición. El siguiente paso es formular el contrato, en donde
haya mutuo acuerdo de las dos partes. La orden de compra
debe estar perfoliada en forma consecutiva.
a) Fines de la orden de compra:
1. Comprobante del que el proveedor acepto la
responsabilidad de abastecimiento.
2. Proporcionar informes a la sección de contabilidad.
3. Preparativos de recepción.
4. Información para el departamento que controla la calidad
del producto.
5. Aviso al departamento que realiza la requisición.

b) Requisitos de la orden de compra: el formato de orden e
compra debe ser realizado de manera clara, correcta y descriptiva,
para que el proveedor pueda interpretar fácilmente los datos:
1. Identificar al solicitante, por medio del nombre de la persona
física o moral que solicita, reconocerlo por numero de folio.
2. Especificar que departamento recibirá el pedido anotando las
iniciales de la persona encargada.
3. Nombre y domicilio del proveedor.
4. Lugar de la recepción de los artículos así como la descripción
para llegar a la dirección en la que se recibirá el pedido.
5. Monto en efectivo, crédito, plazo tipo de transporte, cargo del
flete, etc.
6. Fecha de transporte.
7. Estipulaciones sobre las cantidades, descripción de artículos,
precios, reglas de facturación, embarque, precio y estipulación
de cancelaciones.
8. Firma de la orden de compra por parte del comprador.

c) Aspectos a considerar en el pedido:
1. Legales: al establecerse un contrato se genera
una responsabilidad entre el comprador y el
vendedor, es recomendable que el contrato se
realice por escrito y que cuente con todos los
requisitos antes mencionados.
2. Administrativos: emitir lineamientos para que las
compras se realicen de la mejor manera,
revisando la orden ya aprobada, que contenga
justificación, origen de compra y recepción de los
artículos. La aceptación de la orden de compra la
manda el proveedor al solicitante, con la firma
del responsable..

5. Convenio de la compra o abastecimiento: acuerdo
entre dos individuos llamados vendedor y comprador, referente
a la compraventa de un bien o servicio, así como todas las
condiciones de compra y pago; el convenio debe realizarse por
escrito y por un tiempo determinado para asegurar la
adquisición. El contrato tiene validez cuando es aceptado y
autorizado por un funcionario competente, que en el convenio
se estipulen responsabilidades para que el oferente y el
demandante entregue el articulo en las condiciones acordadas y
se pague el precio por el bien y por ultimo que se realice
conforme a la ley.
1. Estipulaciones: precisan la responsabilidad de las dos partes,
las sanciones que se harán los acreedores de cada una de las
partes, transcribir las instrucciones previstas y transcribir las
posibles anomalías que puedan surgir en el convenio cuando
no se este de acuerdo con los bienes, perdida roturas, etc.

2) Tipos de convenio:
a) Precio fijo: es el mas conocido para adquirir un bien o
servicio.
b) Costo adicionable: el precio pactado puede variar durante
la entrega del un bien o la prestación de un servicio.
c) Convenio abierto: se establece por cada bien o servicio a
un año corto u otro plazo.
d) Convenio condicional: se hace una estipulación ya sea por
el comprador o para el vendedor (aseguramiento de la
mercancía)

6. Seguimiento de ordenes de compra:
Si el departamento de compras no termina con la expedición de la orden de
compras se debe verificar que ha recibido el pedido y que le han quedado
entendidos los aspectos de precio, calidad, etc., además de vigilar la
secuencia del pedido hasta que el proveedor entregue la mercancía. Otro
método para controlar las ordenes de compra es por medio de unas tarjetas
llamadas de avance, controlan un grande numero de ordenes. El principal
objetivo del seguimiento, es conseguir que la entrega se realice con
conformidad con el plazo fijado en la orden de compra y las condiciones
acordadas.
a) Pasos para el seguimiento de la orden de compra.
1. llevar el control de ordenes, que aun no han sido surtidas por parte de los
proveedores.
2. Si la fecha de cumplimiento se realizara próximamente se debe de
confirmar a los oferentes, para ver si la mercancía ya ha sido enviada.
3. En caso de que exista un problema de que el proveedor no pueda enviar la
mercancía se debe tomar la decisión de esperar o elegir otro proveedor.
4. El encargado del almacén comunicara al departamento de compras que el
pedido se ha recibido.
5. La sección de compras pedirá la colaboración de los demás
departamentos en caso de que surja algún problema como de precio,
calidad, cantidad, etc.

b) Conclusión del seguimiento: el departamento
de control de calidad, ha emitido o su dictamen
o análisis correspondiente, en el caso de los
materiales, también el departamento de
ingeniería o mantenimiento, han dado su
opinión, dictamen atreves de la forma
correspondiente o de un memorando.

7. Terminación de la compra o abastecimiento:
Sucede cuando:
a) Se han recibido los bienes o servicios y se ha satisfecho las
necesidad de abastecimiento.
b) Los bienes ya están siendo utilizados o el servicio se esta
prestando por parte de los proveedores.
c) Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio
pactado entre el comprador y el vendedor.

Persona o
departamento
solicitante.
Requisición de compra.
Depto. Compras.
Recaba
cotizaciones.
Elabora cuadro
comparativo
Orden de compra.
Proveedor.
Surte pedido.
Entrega en el almacén
del cliente.
Aseguramiento de
calidad.
Aprobación.si no
Inventario.
Informe de entrada
Contabilidad.
Cheque o deposito.

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