3. Artículo 209 C.N. Las entidades administrativas deben coordinar sus
actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado.
Artículo 269 C.N. En las entidades Públicas, las autoridades correspondientes
están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones,
métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que
disponga la Ley.
Artículo 1 Ley 87/93. El control interno se expresa a través de las políticas
aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas
entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa,
mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y
evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y
procedimientos, de sistemas de información y programación, de selección,
inducción y capacitación de personal.
4. ARTÌCULO 107 DE LA LEY 42/93. Se debe establecer un sistema de control de
inventarios, el cual periódicamente debe ser revisado y exigir a quienes tenga
a cargo el manejo de bienes o fondos, la constitución de Póliza de manejo.
RESOLUCION 03975 DEL 22 NOVIEMBRE DEL 2000. Por la cual se expide el
Manual de Manejo Administrativo de Los bienes de Propiedad de la Policía
Nacional.
5. Determinar mecanismos para ejercer el control legal y técnico de
los bienes.
Codificar y Clasificar los bienes.
Fijar la responsabilidad de los funcionarios que tienen bienes a su
cargo, en las etapas de administración, custodia y manejo.
Establecer métodos y procedimientos para la Confrontación física.
Seguimiento de Bienes desde el punto de partida hasta el punto de
llegada – con verificación de movimientos ò registros contables.
Definir las condiciones para retiro definitivo de bienes.
6. ELEMENTOS DE CONSUMO
Son los que se consume por el primer uso que se hace de ellos, o porque al
ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como
Unidad.
ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL ( Explosivos, Repuestos, Llantas)
ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL (Grasas, combustibles, Drogas)
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos y perecen por
deterioro total, obsolescencia, numero de horas de uso por razón de su
naturaleza.
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS SIN ROTULAR ( Armas y Accesorios, equipos).
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS REPARABLES (Armas y Accesorios, Equipos).
7. ACTIVOS FIJOS
De MAYOR valor
De MENOR Valor.
BIENES INMUEBLES
Son los que no se pueden mover de un lugar a otro, también son
aquellos elementos que por su uso, destino, o aplicación forman
parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo.
Edificaciones.
Tuberías.
Cableados.
Lotes.
9. ENTRADA DE BIENES
SE DEFINE COMO LA ACCION QUE DETERMINA EL INGRESO FISICO Y REAL DE
LOS BIENES AL ALMACEN O BODEGA, SEGÚN LA NATURALEZA DEL BIEN Y EL
MECANISMO DE ADQUISICION.
OBJETIVOS
Efectuar los registros matemáticos, contables y computarizados.
Conformidad de recibido a satisfacción.
Confrontación de las especificaciones de los bienes.
CLASES DE ENTRADAS
REMESA - COMPRA - REPOSICION
PRODUCCION DE ELEMENTOS - SOBRANTE S - COMPENSACION
POR RECONSTRUCCION DE EQUIPO - DEVOLUCION - DONACION
TRASPASO - APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES - NACIMIENTO DE
SEMOVIENTES.
10. SALIDA DE BIENES
Es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del Almacén, con
la respectiva orden de salida legal que identifica clara y detalladamente el
bien.
CLASES
SUMINISTRO - SUMINISTRO POR SUSTRACION.
CESION DE BIENES - POR VENTA DIRECTA.
POR TRASLADO DE BIENES - REMESA
11. BAJA DE BIENES
Proceso administrativo mediante el cual la entidad, retira definitivamente de
su patrimonio, los bienes y equipo de su propiedad.
CLASES
Salidas por merma, rotura, desuso o vencimiento.
Inservibles por uso - remate.
Desmantelamiento de máquinas y equipos.
Destrucción de inservibles y sacrificio de semovientes en malas
condiciones.
12. Artículo 48 Numeral 3 Ley 734/2000. Da lugar a que por culpa
gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del estado o a cargo del
mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de
particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón
de sus funciones.
A ninguna persona se le puede hacer firmar inventario de bienes que no
estén bajo su inmediato control o responsabilidad administrativa,
disciplinaria y fiscal por razón de los bienes de los cuales se hagan cargo y,
por lo tanto, serán responsables directa e individualmente por la pérdida,
daño, o deterioro de los mismos.
Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas naturales o
jurídicas, la firma en el comprobante es la de su representante legal o de la
persona que este autorizada legalmente para recibirlos, cumpliendo los
requisitos de anotar su documento de identidad y sello, si lo hubiere.
13. El almacenista no puede hacer firmar el comprobante de salida de
bienes del almacén por el destinatario mientras no le entregue todos
los bines que en él figuren, tampoco expedirle constancias de que
queda debiendo o que posteriormente le entrega determinados
elementos.
El Almacenista es el encargado de mantener actualizada las
novedades, movimientos y saldos de bienes en bodega, en servicio o
en poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta, por
dependencias y responsables.
Las personas que deban rendir inventario (31 diciembre de cada
año) que se encuentren en vacaciones, los elaborarán y rendirán
cuentas antes de salir a ellas.
14. ACTIVO. Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que
posee una persona natural o jurídica y que son fuente potencial de
beneficios.
COSTO HISTORICO. Constituido por el precio de adquisición o importe
original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el
ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los
bienes en condiciones de utilización o enajenación.
DEPRECIACION. Reconocimiento racional y sistemático del costo de los
bienes, distribuidos durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los
recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se
conserve la capacidad operativa del ente público.
PRECIO DE MERCADO. Es el valor que resulta de la interacción de las
fuerzas de la oferta y la demanda en el mercado.
15. REGISTRO CONTABLE. Asiento contable que debe ser realizado para
reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte el
ente público y atiende las normas generales de acusación y prudencia. Este
puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida
doble.
VIDA UTIL. Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de
utilidad para su propietario; el periodo de vida, podrá ser mayor o menor
que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.
INVENTARIO. Relación detallada de existencias materiales comprendidas
en el activo, la cual debe mostrar: Unidades de existencia, descripción y
referencias del producto o del activo, valor de compra, precio de venta, fecha
de adquisición, etc.
16. P á g i n a 1 d e 1
1 . A n a l i z a r d o c u m e n t o s
p a r a l a r e c e p c i ó n d e l b i e n
2 . R e c e p c i ó n d e l b i e n
5 . E n v i ó d o c u m e n t a c i ó n a
c o n t a b i l i d a d
N O
3 . I n f o r m a r q u e n o s e r e c i b e
4 . E j e c u t a r a c t i v i d a d
e n t r a d a d e b i e n e s
6 . A n a l i z a r r e q u e r i m i e n t o
S I
F L U J O G R A M A
M a c r o p r o c e s o : A D M I N I S T R A C I Ó N D E L O S
R E C U R S O S L O G I S T I C O S
P r o c e s o : A D M I N I S T R A R A L M A C E N E S
A c c i ó n o t a r e a q u e r e q u ie r e p r o c e d i m i e n t o :
E l a b o r ó :
E Q U I P O E S T A N D A R I Z A C I O N O G E S I
F e c h a d e e m i s i ó n : C ó d ig o :
R e v i s ó :
G R U P O A S E S O R D E O G E S I
F e c h a ú l t i m a a c t u a l i z a c i ó n :
0 8 / 0 9 / 2 0 0 4
E d i c i ó n N r o .
P O L I C Í A N A C I O N A L
A p r o b ó :
G R U P O D E S A R R O L L O O R G A N I Z A C I O N A L O G E S I
F e c h a d e P u b l i c a c i ó n : A r c h i v o :
¿ H a y
e x i s t e n c i a s ?
7 . E j e c u t a r a c t i v i d a d
s a l i d a d e b i e n e s
9 . E n v i ó s o p o r t e s a
c o n t a b i l i d a d
S I
N O 8 I n f o r m e d e n o
e x i s t e n c i a d e l b i e n
¿ C o r r e s p o n d e l a
d o c u m e n t a c i ó n y
e l e m e n t o s ?
17. POLICÍA NACIONAL
Macroproceso:
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
LOGISTICOS
Proceso:
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
Fecha de emisión: Código:
Revisó: Fecha última
actualización:
Edición Nro.
Aprobó: Archivo:
ACTIVIDAD
COMO
RESP
ONSA
BLE
DOCUMENTO RIESGOS ACIONES
PREVENTIVAS
SALE ENTRA
1.
Analizar
docume
ntos
para la
recepci
ón del
bien
Recibir la documentación de
la oficina de contratación
Se revisa que este completa
Si esta incompleta o mal
elaborada se oficia a la unidad
para que envíen los
documentos faltantes o
corrijan
ClClasificar la recepción de
elementos según resolución
No. 3975 del 22/11/00
Verificando lo estipulado en
el documento soporte contra
el bien o servicio, ya sea por:
compra, remesa, donación,
recuperación, incautación,
sobrante, transferencia,
producción, comodato,
nacimiento de semoviente
( con historia clínica y avaluó).
no Corresponde la
Documentación y
elementos se devuelve a la
unidad para su corrección
Técnico
Almace
nista y
supervi
sor del
contrat
o
Contrato, normas,
especificaciones
técnicas, registro
presupuestal, póliza de
garantía, copia,
aprobación póliza si la
hay, oferta, factura
La documentación
llegue incompleta, el
contrato no este
bien elaborado, o
que no sea del
almacén
Revisar la
documentación
y contrato en el
momento de
recepcionarlos
