Sist. y proc. administrativos
- 1. República Bolivariana de Venezuela I.U.P “Santiago Mariño” Sistemas y Procedimientos Administrativos Ing. Diógenes Rodríguez Sistemas y Procedimientos Administrativos Elaborado por: María Virginia Martínez 17.285.212 Sección: 1 A Ing. Sistemas Octubre del 2013
- 2. Introducción Para llevar el orden dentro de una organización o empresa, es necesario establecer objetivos y trabajar conjuntamente para poder lograr dichos objetivos. Dentro de la administración existen una serie de pasos a seguir para poder llevar a cabo las metas planteadas de la manera más eficaz posible. Una empresa se encuentra dividida en departamentos los cuales a su vez trabajan para un mismo fin aunque realizando tareas diferentes. Cada una de estas tareas forma parte del proceso administrativo comenzando desde la Dirección o Gerencia que es quien establece lo q va a hacerse y como va a hacerse. Se debe tener en cuenta que cada etapa o fase del proceso administrativo juega un papel fundamental y se requiere de mucha eficiencia para lograr los objetivos propuestos. El campo de los Sistemas y Procedimientos Administrativos es parte integral del trabajo de cada ejecutivo dentro de una organización, esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra las actividades de subordinados tiene en su trabajo una responsabilidad inherente por los sistemas y procedimientos que emplean él y sus subordinados, el cómo hacen las cosas, las formas y medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de trabajo empleados. Los sistemas y procedimientos es un campo de actividades que pudiera clasificarse como un elemento del proceso administrativo.
- 3. De la Ley Orgánica de Procedimientos Disposiciones Fundamentales. Administrativos. Titulo 1. Capitulo II. De los Actos Administrativos. Artículo 7. Se entiende por acto administrativo, a los fines de esta ley, toda declaración de carácter general o particular emitida de acuerdo con las formalidades y requisitos establecidos en la ley, por los órganos de la administración pública Un acto administrativo es todo acto dictado por un Poder Público, Jerarquía de los Actos Administrativos Artículo 14. Los actos administrativos tienen la siguiente jerarquía: decretos, resoluciones, órdenes, providencia y otras decisiones dictadas por órganos y autoridades administrativas. Artículo 15. Los decretos son las decisiones de mayor jerarquía dictadas por el Presidente de la Republica y, en su caso, serán refrendados por aquel o aquellos Ministros a quienes corresponda la materia o por todos, cuando la decisión haya sido tomada en Consejo de Ministros. En el primer caso el Presidente de la Republica, cuando a su juicio la importancia del asunto lo requiera, podrá ordenar que sea refrendado además, por otros ministros. Artículo 16. Las resoluciones son decisiones de carácter general o particular adoptadas por los ministros por disposición del Presidente de la Republica o por disposición especifica de la ley. Las resoluciones deben ser suscritas por el ministro respectivo. Cuando la materia de una resolución corresponda a más de un ministro, deberá ser suscrita por aquellos a quienes concierna el asunto. Artículo 17. Las decisiones de los órganos de la Administración Pública Nacional, cuando no les corresponda la forma de decreto o resolución, conforme a los artículos anteriores, tendrán la denominación de orden o providencia administrativa. También, en su caso, podrán adoptar las formas de instrucciones o circulares. Contenido de los actos administrativos. Artículo 18. Todo acto administrativo deberá contener:
- 4. 1. Nombre del Ministerio u organismo a que pertenece el órgano que emite el acto. 2. Nombre del órgano que emite el acto. 3. Lugar y fecha donde el acto es dictado. 4. Nombre de la persona u órgano a quien va dirigido. 5. Expresión sucinta de los hechos, de las razones que hubieren sido alegadas y de los fundamentos legales pertinentes. 6. La decisión respectiva, si fuere el caso. 7. Nombre del funcionario o funcionarios que lo suscriben, con indicación de la titularidad con que actúen, e indicación expresa, en caso de actuar por delegación, del número y fecha del acto de delegación que confirió la competencia. 8. El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendrá la firma autógrafa del o de los funcionarios que lo suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podrá disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampada por medios mecánicos que ofrezcan garantías de seguridad. Nulidad de los actos administrativos. Artículo 19. Los actos administrativos serán absolutamente nulos en los siguientes casos: 1. Cuando así este expresamente determinado por una norma o constitución legal. 2. Cuando resuelvan un caso precedentemente decidido con carácter definitivo y que haya creado derechos particulares, salvo autorización expresa de la ley. 3. Cuando su contenido sea de imposible o ilegal ejecución. 4. Cuando hubieren sido dictados por autoridades manifiestamente incompetentes, o con prescindencia total y absoluta del procedimiento legalmente establecido. Artículo 20. Los vicios de los actos administrativos que no llegaren a producir la nulidad de conformidad con el artículo anterior, los harán anulables. Recepción de documentos Capitulo IV. De la Recepción de Documentos. Artículo 44. En los Ministerios, organismos y demás dependencias públicas se llevara un registro de presentación de documentos en el cual se dejara
- 5. constancias de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los administrados, así como de las comunicaciones que puedan dirigir otras autoridades. La organización y funcionamiento del registro se establecerán en el Reglamento de esta Ley. Artículo 45. Los funcionarios del registro que reciban la documentación advertirán a los interesados de las omisiones y de las irregularidades que observen, pero sin que puedan negarse a recibirla. Artículo 46. Se dará recibo de todo documento presentado y de sus anexos, con indicación del número de registro que corresponda, lugar, fecha y hora de presentación. Podrá servir de recibo la copia mecanografiada o fotostática del documento que se presente, una vez diligenciada y numerada por los funcionarios del registro. Publicación y Notificación de los Actos Administrativos Título III. Del Procedimiento Administrativo. Capitulo IV. De la Publicación y Notificación de los Actos Administrativos. Artículo 72. Los actos administrativos de carácter general o que interesen a un número indeterminado de personas, deberán ser publicados en la Gaceta Oficial que corresponda al organismo que tome la decisión. Se exceptúan aquellos actos administrativos referentes a asuntos internos de la administración. También serán publicados en igual forma los actos administrativos de carácter particular cuando así lo exija la ley. Artículo 73. Se notificara a los interesados todo acto administrativo de carácter particular que afecte sus derechos subjetivos o sus intereses legítimos, personales y directos, debiendo contener la notificación el texto íntegro del acto, e indicar si fuere el caso, los recursos que proceden con expresión de los términos para ejercerlos y de los órganos o tribunales ante los cuales deban imponerse. Artículo 74. Las notificaciones que no llenen todas las menciones señaladas en el artículo anterior se consideraran defectuosas y no producirán ningún efecto. Artículo 75. La notificación se entregara en el domicilio o residencia del interesado o de su apoderado y se exigirá recibo firmado en el cual se dejara
- 6. constancia de la fecha en que se realiza el acto y del contenido de la notificación, así como del nombre y cedula de identidad de la persona que lo reciba. Artículo 76. Cuando resulte impracticable la notificación en la forma prescrita en el artículo anterior, se procederá a la publicación del acto en un diario de mayor circulación de la entidad territorial donde la autoridad que conoce el asunto tenga su sede y, en este caso, se entenderá notificado el interesado quince (15) días después de la publicación, circunstancia que se advertirá de forma expresa. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (Consultado el 10/10/13 1:45 pm) El proceso administrativo y sus elementos Un proceso es el conjunto de pasos o etapas para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina correctamente. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción o también como: el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionen y forman un proceso integral. Es un proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevara a una mejor consecución de los objetivo, en un período más corto y con una mayor productividad, es decir, son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa. Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. La mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social. En la administración dinámica se tienen las siguientes fases: 1. Planeación: que se refiere a ¿Qué es lo que se quiere hacer?, ¿Qué se va a hacer? 2. Organización: ¿Cómo se va a hacer? 3. Dirección: Verificar que se haga. 4. Control: ¿Cómo se ha hecho?
- 7. Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con 7 elementos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Investigación. Planificación. Coordinación. Control. Previsión. Organización. Comando. Koontz y O’Donnell define el proceso administrativo con 5 elementos al igual que Fayol los cuales son: 1. 2. 3. 4. 5. Planificación. Designación de personal. Control. Organización y, Dirección. http://bugy-bucio.blogspot.com/2007/08/proceso-administrativo.html?m=1 (Consultado el 10/10/13 a las 5:32 pm) Miner define el proceso administrativo con 5 elementos: 1. 2. 3. 4. 5. Planificación. Organización. Dirección. Coordinación. Control http://uproadmon.blogspot.com//2007/08/proceso-administrativo.html?m=1 (Consultado el 10/10/13 a las 5:35 pm) Departamento de Sistemas y Procedimientos La unidad de sistemas y procedimientos, es la unidad departamental dentro de la organización que se encarga de conocer todos los problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan de la adecuación de los diversos sistemas formales a los objetivos determinados por la dirección superior, y proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean. Apoyándose en las técnicas específicas corrientes, por propia iniciativa, por encargo de algún sector directivo o dentro de un plan general de trabajo. Las funciones inherentes al área de sistemas y procedimientos son las que se detallan a continuación:
- 8. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Estudio de la estructura. Análisis de las funciones. Estudio de los procedimientos. Diseño de formularios. Redacción de manuales. Ordenamiento de oficina. El empleo del Departamento de Sistemas y Procedimientos, ayuda a la empresa en su Dirección, a emplear el criterio adecuado y adquirir de esta forma la eficiencia necesaria y adecuada para ello. http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-y-Procedimientos/422526.html (Consultado el 10/10/13 a las 6:45 pm)
- 9. Conclusiones En toda organización es necesario trabajar conjuntamente para lograr los objetivos propuestos. Así mismo es indispensable seguir los pasos o etapas del proceso administrativo, ya que el fallo en alguna de ellas indica o conlleva al fallo general de las metas planteadas. Se deben conocer los aspectos legales de acuerdo a la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, la cual indica la forma en que se establecen los actos administrativos necesarios para la organización y por lo tanto su desempeño más óptimo.
- 10. Referencias Electrónicas http://www.tsj.gov.ve/legislacion/lopa.html. (Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos) http://bugy-bucio.blogspot.com/2007/08/proceso-administrativo.html?m=1 http://uproadmon.blogspot.com//2007/08/proceso-administrativo.html?m=1 http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-yProcedimientos/422526.html