Asistente Administrativa/o Contable

Asistente
Administrativa/o Contable
Capacitador
Ing. Vicente F. Almeida M.

Introducción
Imagen y protocolo
Concepto de servicio y atención
Técnicas de servicio y atención

Introducción
• El principio del servicio
• Filosofía del servicio
• La cultura del servicio
• Ciclo del servicio

Concepto de servicio
y atención
• Elementos que facilitan la atención
• La comunicación verbal
• La comunicación del leguaje corporal
• Procedimientos de atención cliente
• La atención telefónica

Técnicas de servicio y atención
• Contacto cara a cara
• Relación con el cliente
• Correspondencia
• Reclamos y cumplidos
• Instalaciones

Técnicas de imagen y protocolo
Técnicas de expresión
Técnicas de redacción
Técnicas sociales y éticas

Una secretaria o asistente administrativa que
trabaja para una empresa o institución es
quien desempeña diferentes actividades y es
responsable de ejercer eficientemente todas
las acciones pertinentes.
Técnicas de secretariado
Funciones

Funciones
• Recibir documentos
• Atender llamadas telefónicas
• Atender visitas
• Archivar documentos
• Realizar cálculos elementales
• Informar todo lo relativo al departamento
del que depende

• Tramitación de expedientes
• Actualizar agendas telefónica, direcciones y
reuniones
• Poseer conocimientos de administración
pública.
Funciones

• Tener conocimiento del manejo de
maquinaria de oficina, calculadoras,
copiadoras, ordenadores personales o
computadores.
• Amplios conocimientos en cuanto al
protocolo institucional y empresarial
Funciones

Concepto
Clasificación
Técnicas
Técnicas de manejo

Técnicas de archivos
• Introducción
• Conceptos de archivos
• Características
• Clasificación:
• Permanentes o maestros, de movimiento, de
maniobra o trabajo

Clasificación
• Simples o estructurales o según su función
a. Archivos permanentes:
• Constantes
• De situación
• Históricos

b. Archivos de movimiento
c. Archivos de maniobra o transitoria
Según sus elementos:
1. Archivo de entrada
2. Archivo de Salida
3. Constantes
Clasificación

4. De Situación
5. Históricos
6. Archivos de Movimiento o Transacciones
7. Archivos de Maniobra o Transitorios
8. Archivo de Programa
9. Archivo de Texto
Clasificación

Accesos
• Se refiere al método utilizado para acceder a los
registros de un archivo prescindiendo de su
organización. Existen distintas formas de acceder
a los datos:
• Secuenciales
• Directo
• Por índice
• Dinámico

• Secuenciales; los registros se leen desde el
principio hasta el final del archivo.
• Directo; cada registro puede leerse / escribirse de
forma directa solo con expresar su dirección en el
fichero por él numero relativo del registro o por
transformaciones de la clave de registro en él
numero relativo del registro a acceder.
Accesos

• Por Índice; se accede indirectamente a los
registros por su clave, mediante consulta
secuenciales a una tabla que contiene la
clave y la dirección relativa de cada
registro, y posterior acceso directo al
registro.
Accesos

• Dinámico; es cuando se accede a los archivos en
cualquier de los modos anteriormente citados.
La elección del método esta directamente relacionada
con la estructura de los registros del archivo y del
soporte utilizado.
Accesos

• Acceso Secuencial. Exige el tratamiento de
elemento, para esto es necesario una
exploración secuencial comenzando desde el
primer momento (Pascal permite este acceso)
• Secuenciales: archivo de texto que debe ser
leído del principio hasta el final.
Tipos de Acceso

• Acceso Directo. Permite procesar o acceder a
un elemento determinado y referencia
directamente por su posición en el soporte de
almacenamiento (Turbo Pascal permite este
acceso.
Tipos de Acceso

• Aleatorios: es un archivo con registros de un
mismo largo. Un programa puede accesar
directamente cualquier registro sin tener que
leer los registros previos.
Tipos de Acceso

• Binarios: es un archivo que lee byte por byte
sin asumir ninguna estructura.
Los archivos Binarios no son un nuevo tipo de
archivo, pero si una nueva forma de manipular
cualquier tipo de archivo. Las técnicas de
archivo binarios permiten leer o cambiar
cualquier byte de un archivo.
Tipos de Acceso

• Son herramientas extremadamente potentes,
pero como toda herramienta potente debe
manejarse con cuidado
• Entre otras características, a las técnicas de
archivo binario no les preocupa los caracteres
EOF intercalados (Control+Z = Chr$(26)) que
pueda tener un archivo.
• Ejemplo Open NombreArchivo for Binary as
#NumeroArchivo.
Tipos de Acceso

Instrucciones para manejar archivos
• OPEN: reserva un espacio del buffer para la
data que moverá entre el programa y los
archivos. La estructura es:
•
OPEN filespec FOR
{Append|Binary|Input|Outuput|Random} As
#filenumber
Tipos de Acceso

• Por ejemplo:
• OPEN "C:WindowsAddrBook.ini" FOR
Input As #1
• Filespec: Es la localización de archivo en el
que se trabajará, incluyendo usualmente el
drive y path.
• "C:WindowsAddrBook.ini"
• {Append| Binary| Input| Outuput|
Random} El programador tiene que
seleccionar uno.
Tipos de Acceso

• Binary y Random se utiliza para archivos
binarios y aleatorios. Append, Input y Output
son usados con archivos secuenciales. Un
archivo secuencial no puede ser abierto para
leer y escribir simultaneamente. Output es
usado para escribir en el archivo.
Tipos de Acceso

• Input es usado para leer del archivo. Append
es usado para colocar data al final de un
archivo exitente.
• #filenumber: es necesario asignar un número
al archivo. El número puede estar en el rango
de #1 a #511 y es usado por Visual Basic para
identificar el archivo.
Tipos de Acceso

• CLOSE: para cerrar un archivo. La estructura es:
• CLOSE #filenumber
• Por ejemplo:
• CLOSE #1
• WRITE: envia data del programa al archivo
secuencial. La estructura es:
WRITE #filenumber, [OutputList]
Tipos de Acceso

• Por ejemplo:
• WRITE #1, UserName, UserCompany,
SerialNumber
• WRITE es la operación opuesta al INPUT. Las
expresiones en el OutputList son separadas por
comas. WRITE inserta comillas y comas a la
data que envia al archivo.
• INPUT: lee data delarchivo. La estructura es:
• INPUT #filenumber, InputList
Tipos de Acceso

• Por ejemplo:
• INPUT #1, UserName, UserCompany,
SerialNumber
• Declaración y asignación de archivos
• La declaración de un archivo con tipo se
efectúa con la ayuda de las palabras
reservadas file
Tipos de Acceso

Tipos de Accesos
• El procedimiento de asignación es idéntico
al utilizado anteriormente.
• Ejemplo:
• Type
• datos = record
• clave : integer;
• nombre : string[30];
• puesto : string[20];
• sueldo : real;

• estado : boolean;
• {trueactivo,false baja lógica}
• end;
• Var
• archivo:file of datos;
• begin
• Assign(archivo,'empleado.dat');
Tipos de Acceso

Importancia de contabilidad
Principios Contables
Contabilidad Computarizada
Sistemas contables

Importancia
• La contabilidad es una técnica que se
ocupa de registrar, clasificar y
resumir las operaciones mercantiles
de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados.

Los 14 principios contables generalmente
aceptados (P.C.G.A.) son:
1. Equidad
2. Ente
3. Bienes Económicos
4. Moneda
5. Empresa

6. Valuación
7. Ejercicio
8. Devengado
9. Objetividad
10. Realización

11.Prudencia
12.Uniformidad
13.Materialidad
14.Exposición

Contabilidad
Computarizada
Mónica 8.5
Herramientas
• Anexos Transaccionales ATS
• Facturación electrónica
• Multibodega
• Ventas

Herramientas
• Números de serie para productos
• Números de lotes y fechas de espiración
• Cambio de cualquier reporte
• Base de datos en SQL Server
Contabilidad
Computarizada

Sistemas contables
1. El ciclo contable
2. Libros obligatorios
a. libro de inventario
b. libro diario
c. libro mayor
3. Libros Auxiliares
4. Técnicas de uso para libros

“Las empresas líderes son
manejadas por asistentes
administrativas líderes”

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