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MÓDULO 2 CONTROL INTERNO Y RIESGOS DE AUDITORÍA Docente: CPC. Paulino Donaire Chávez DIPLOMADO DE AUDITORÍA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

CONTENIDO DEL MÓDULO 2.1 Ley de Control Interno. 2.2 Normas de Control Interno. 2.3 Evaluación del Sistema de Control Interno. 2.4 Memorando de Control Interno.

2.1 LEY DE CONTROL INTERNO Tiene por objeto establecer las normas para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior, contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales. Secretaría de Gestión Pública LEY N° 28716

2.1 LEY DE CONTROL INTERNO Sistema de Control Interno Conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado. Estableciéndose sus componentes: El Ambiente de Control; La Evaluación de Riesgos; Actividades de Control Gerencial; Actividades de Prevención y Monitoreo; Sistemas de Información y Comunicación; Seguimiento de Resultados; y, Compromisos de Mejoramiento.

Implantación – Objetivos A cargo de las Entidades del Estado, cuyos objetivos son: Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía; así como la calidad de los servicios; Preservar los recursos y bienes del Estado; Cumplimiento de la normativa legal vigente. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información; Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales; Rendir cuenta de los actos de gestión y del uso de recursos. Corresponde al Titular y funcionarios responsables de los órganos directivos y ejecutivos, la aprobación e implantación de sistemas adecuados. 2.1 LEY DE CONTROL INTERNO

2.2 NORMAS DE CONTROL INTERNO Constituyen lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, personal, obras, sistemas de información y de valores éticos, entre otras. El propósito es promover una adecuada administración de los recursos públicos. Titulares, funcionarios y servidores según su competencia, son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de CI en función de las actividades y volumen de operaciones. Es obligación de los titulares la emisión de normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura, funciones y procesos que desarrolla. R.C. 320-2006-CG

2.2 NORMAS DE CONTROL INTERNO OBJETIVOS : Servir de marco de referencia para la emisión de la respectiva normativa institucional, así como para la regulación de los procedimientos administrativos y operativos derivados de la misma. Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades. Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades. ÁMBITO DE APLICACIÓN : Las NCI se aplican a todas las entidades comprendidas en el ámbito del SNC, mediante la supervisión de los titulares de las entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces. Estas normas no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislación, ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos, así como otras normas que se encuentren vigentes. Su aplicación contribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades.

2.2 NORMAS DE CONTROL INTERNO LIMITACIONES : El funcionamiento del control interno depende del factor humano, pudiendo verse afectado por un error de concepción, criterio, negligencia o corrupción. Se hace necesario la capacitación del personal para el logro de los objetivos previstos. Pero si dicho personal no realiza su labor para el cumplimiento de los procesos o decide ignorarlo resultará ineficaz todo esfuerzo desplegado. Otro factor limitante podría resultar la falta de recursos a fin de implementar el sistema de manera adecuada. Siendo necesario evaluar los costos de los controles en relación al beneficio a obtener. Además algunos factores internos ó externos podrían afectar el sistema de control interno, es el caso de los cambios organizacionales.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL El establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. 1.1 Filosofía de la dirección 1.2 Integridad y los valores éticos 1.3 Administración estratégica 1.4 Estructura organizacional 1.5 Administración de recursos humanos 1.6 Competencia profesional 1.7 Asignación de autoridad y responsabilidades 1.8 Órgano de Control Institucional

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.1 Filosofía de la dirección Comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la ética, así como una clara determinación hacia la medición objetiva del desempeño, entre otros. Apoyo al control interno y logro de objetivos. Evaluación y supervisión contínua del CI. Delimitación de autoridad y responsabilidad. Aportes del personal para mejora de los procesos. Adecuada comunicación, integración de actividades. Confianza para la retroalimentación.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.1 Filosofía de la dirección Ejemplo: La cadena peruana Mifarma incursionó con una filosofía innovadora de trabajo, poniendo un plan estratégico apostando por la calidad del servicio, englobando factores como contar con personal comprometido con la empresa y los clientes. Implementó varias medidas orientadas al servicio cordial; viene realizando importantes inversiones en la capacitación del personal y brindar servicio todo el año. Cuenta con muchos locales en Lima y en provincias, asignando consultas médicas gratuitas y otros servicios para los clientes. Su arraigo se concentra en los sectores B, C y D, encontrando el cliente precios cómodos y calidad de servicio.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.1 Filosofía de la dirección Ejemplo: El Programa Agrícola Altoandino tiene como misión combatir la pobreza en las zonas rurales del país, impulsando estrategias y actividades que permitan mejorar los ingresos y la calidad de vida de las comunidades rurales. Básicamente radica su intervención en muchas comunidades que requieren de apoyo para impulsar el desarrollo de sus actividades principales. La Visión: Convertirse en un estamento que permita el fomento productivo rural, impulsando acciones en consenso con las familias del sector rural. La filosofía propende a convertir a las comunidades en actores principales de sus zonas y convertirse en polos de desarrollo, mejorando la calidad de vida de los ciudadanos en estos ámbitos geográficos.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.2 Integridad y valores éticos La integridad y valores éticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestión. El titular o funcionario designado y demás empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores éticos establecidos en la entidad. Incorporar principios y valores como parte de la cultura organizacional. Pensamientos acordes con la naturaleza de lo que debe ejecutarse. Predisposición al cambio. Actos significativos actuando con el ejemplo: trato cordial, justicia en las decisiones.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.3 Administración estratégica Las entidades del Estado requieren la formulación sistemática y positivamente correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control efectivo, de los cuales se derivan la programación de operaciones y sus metas asociadas, así como su expresión en unidades monetarias del presupuesto anual. Elaboración de Planes Estratégicos y Operativos. Análisis de los resultados alcanzados. Convencimiento de la ciudadanía, de los usuarios del manejo de una Entidad. El Ministerio de Salud como ó rgano conformante del Poder Ejecutivo, cuenta con instrumentos de gesti ó n que permiten orientar el accionar del Sector, como los Lineamientos de Pol í tica Sectorial 2002-2012, que se ven traducidos en Objetivos Estrat é gicos con un horizonte de 5 a ñ os (2002-2006) contenidos en el Plan Estrat é gico Sectorial Multianual (PESEM) y Plan Estrat é gico Institucional (PEI), documentos que est á n pr ó ximos a cumplir su ciclo y que ser á n evaluados de acuerdo a la normatividad vigente. Los objetivos de Desarrollo del Milenio sintetizan las metas cuantitativas y los objetivos del monitoreo del desarrollo humano que deben ser alcanzados en el per í odo 1990 - 2015, y constituyen programas acordados por todos los pa í ses y principales instituciones del mundo dedicadas al desarrollo, es decir un conjunto de objetivos sencillos pero de gran envergadura que cualquier persona, puede comprender y apoyar sin dificultad. Desde su aprobaci ó n, los objetivos han impulsado los esfuerzos sin precedentes por responder a las necesidades de los m á s pobres del mundo .

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.3 Administración estratégica Alta dirección Gerencias / Jefaturas Personal/ Servidores Plan Estratégico Institucional Plan Táctico Institucional Plan Operativo Institucional PRESUPUESTO

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.4 Estructura Organizacional El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de su misión. Determinación de la estructura organizativa, previo análisis. Normas, procesos de programación de puestos y contratación de personal necesario. Adquisición de bienes y servicios requeridos. Se hace necesario fortalecer la organización de carácter matricial a fin de adoptar decisiones oportunas, fortaleciendo los proyectos a desarrollar, lograr personal proactivo, los aportes son importantes y reducir los riesgos. VERSUS Organización con modelo antiguo Organización matricial con resultados

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.5 Administración de los recursos humanos Es necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio a la comunidad. El elemento humano es fundamental. Definir políticas y procedimientos adecuados que garanticen la correcta selección, inducción y desarrollo del personal. Condiciones laborales adecuadas, promoción a la capacitación, evaluación de desempeño. Personal idóneo para el cargo; rotación conforme a sus habilidades.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.5 Administración de los recursos humanos Para una apropiada selección de personal, deben establecerse las políticas de personal, en materia de reclutamiento , selección, inducción y calificación de méritos.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.6 Competencia profesional El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las entidades del Estado. Conocimiento, capacidades y habilidades. Nivel de competencia requerido. La competencia es la capacidad de una persona para desarrollar una misma función productiva en diferentes contextos de trabajo, desplegando sus conocimientos, experiencia, destreza y actitudes, sustentados en los resultados logrados.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.6 Competencia profesional Un personal competitivo: No se deja llevar por impulso emocionales y de momento. Analiza la situación encontrada y propone alternativas de solución. Escucha atentamente, y responde conservando la calma. Control el estrés con efectividad. Consulta, realiza coordinaciones para adoptar la mejor decisión. Evalúa in situ los problemas que se hayan presentado.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.7 Asignación de autoridad y responsabilidad Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, así como establecer relaciones de información, niveles y reglas de autorización, así como los límites de su autoridad. El personal debe conocer sus funciones y la autoridad asignada al cargo que ocupan. Cada funcionario o servidor es responsable de sus actos y debe rendir cuenta. La delegación de autoridad no exime a los funcionarios y servidores de la responsabilidad conferida.

NORMAS GENERALES - AMBIENTE DE CONTROL 1.8 Órgano de Control Institucional La existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente unidad orgánica especializada denominada OCI, que debe estar debidamente implementada, contribuye de manera significativa al buen ambiente de control. No sólo evalúa los procesos, sino debe identificar las necesidades u oportunidades de mejora en la organización. Área profesional que contribuye con sus recomendaciones para adoptar los correctivos pertinentes. Analiza las problemáticas. Debe estar adecuadamente implementado, contar con el personal apropiado. Contar con recursos necesarios para realizar labor proactiva.

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS Abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos. 2.1 Planeamiento de la administración de riesgos 2.2 Identificación de los riesgos 2.3 Valoración de los riesgos 2.4 Respuesta al riesgo

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 Planeamiento de la administración de riesgos Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que pueden impactar en una entidad impidiendo el logro los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos. Un evento es un incidente derivado de fuentes internas o externas. De ser positivo, es oportunidad, de ser negativo constituye el riesgo . El riesgo es la posibilidad de que un evento ocurra y afecte los objetivos de la entidad. El planeamiento comprende: actividades de identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo; y, documentación de los riesgos.

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 Planeamiento de la administración de riesgos Objetivos estratégicos Objetivos tácticos Objetivos operativos Operaciones Salvaguarda Cumplimiento Información Ética Rendición de cuentas

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.2 Identificación de los riesgos En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnología.

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.2 Identificación de los riesgos FACTORES EXTERNOS: Desarrollo tecnológico. Cambio de las necesidades y expectativas del usuario. Competencia. Nuevas legislación y regulaciones. Catástrofes naturales. FACTORES INTERNOS: Afectación del proceso de sistemas de información. Calidad del personal contratado. Métodos de entrenamiento y motivación. Modificación en las responsabilidades. La naturaleza de las actividades. Acceso del personal a los activos. Grupos de trabajo con labor ineficaz.

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.2 Identificación de los riesgos Clasificación del Riesgo Riesgos Estratégicos: Asociada con la forma en que se administra la entidad. Riesgos Operativos: Relacionada con la parte operativa y técnica de la entidad. Riesgo Financieros: Relacionadas con el manejo de los recursos de la entidad. Riesgos de cumplimiento: Asociadas con la capacidad de la entidad para cumplir con las normas vigentes, contractuales, y su compromiso con la comunidad usuaria. Riesgos de Tecnología: Asociada con la capacidad de la entidad para que la tecnología satisfaga las necesidades actuales y futuras y ser el soporte adecuado.

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.2 Identificación de los riesgos Posibles riesgos Entidad: ABC Responsable: Nº Riesgos identificados TIPOS DE RIESGOS Estratégico Operativo Financiero De cumplimiento De tecnología 1 Recorte del presupuesto asignado X 2 Cambio de gestión de la entidad X 3 Obras ejecutadas parcialmente X 4 Deficiencias del SIC de obras X 5 Pagos en exceso X 6 Valorizaciones en exceso X 7 Adicionales sin sustento X 8 Expedientes técnicos no aprobados X 9 Información insuficiente X 10 Insuficiente soporte informático X TOTAL 2 2 2 2 2

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.3 Valoración de los riesgos El análisis o valoración de los riesgos le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias. Identificar y medir ¿Cuál es su frecuencia? PROBABILIDAD ¿Qué es lo que puede ocurrir? EVENTO ¿En cuánto nos afectará? IMPACTO

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.3 Valoración de los riesgos CRITERIOS DE EVALUACIÓN PROBABILIDAD: Se deben establecer las categorías a utilizar y su descripción, con el fin que al aplicar la escala se mida a través de ella la posibilidad de ocurrencia de los riesgos: PROBABLE: Muy frecuente materialización del riesgo o se presume llegará a concretarse., POSIBLE: Es frecuente materialización del riesgo o se presume que posiblemente se podrá materializar. IMPROBABLE: Es poco frecuente la materialización del riesgo o se presume que no llegará a materializarse. IMPACTO: Se debe establecer las categorías y su descripción, de las consecuencias de la materialización de los riesgos,: LEVE: Si el hecho a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidad. MODERADO: Si el hecho llegara a presentarse tendría medio impacto o efecto en la entidad. CATASTRÓFICO: Si el hecho llegara a presentarse tendría alto impacto o efecto en la entidad.

NORMAS GENERALES - EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.4 Respuesta al riesgo La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación coto-beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. Es necesario de advertirse un riesgo: Evitarlo. Reducirlo o mitigarlo. Transferirlo o compartirlo. Aceptarlo. Por ello es importante administrar las contingencias, a fin de reaccionar en forma oportuna y adecuada.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 Procedimientos de autorización y aprobación Comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad , contribuyendo a asegurar el cumplimiento de éstos. 3.2 Segregación de funciones 3.3 Evaluación costo - beneficio 3.4 Controles sobre acceso a recursos y archivos 3.5 Verificaciones y conciliaciones 3.6 Evaluación de desempeño 3.7 Rendición de cuentas 3.9 Revisión de procesos, actividades y tareas 3.10 Controles para las TICS 3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 Procedimientos de autorización y aprobación La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de los proceso, actividades o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo. La autorización para la ejecución de los procesos debe ser dada por personas con autoridad. Instrucciones por escrito y de conocimiento al personal. Los procedimientos de autorización deben estar documentados y comunicados. La aprobación es el acto de dar conformidad o calificar positivamente los resultados de los procesos, actividades y tareas.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.2 Segregación de funciones En los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.2 Segregación de funciones Es fundamental asignar responsabilidades a diferentes personas que integran un proceso y que cumplen una función específica. Siendo necesario considerar lo siguiente: Autorización Procesamiento Revisión Control Custodia Registro de operaciones Archivo de la documentación Ejemplos: Un ajuste contable sin el sustento documentario y legal pertinente. Se deja de cobrar el arriendo de inmuebles, a pesar de la existencia de un contrato. Se pierden los procesos legales por inacción. Ampliación contractual sin sustento técnico y legal. Los casos involucran una labor conjunta con la participación del personal en sus diversas fases.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.3 Evaluación costo - beneficio El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo – beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos, entre otros. Selecciona solo dos Rápido Barato Bueno

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.3 Evaluación costo - beneficio Actividades de control: Son las acciones de respuesta identificadas en la evaluación de riesgos ó aquellas que serán necesarias para implantar dichas acciones. Costo: Se miden aquellas acciones o situaciones por la implantación de una actividad de control y que finalmente medirán si es factible. Beneficio: Acciones o situaciones favorables que se originarán por la implantación de las acciones o actividades de control, lo que a su vez evidenciará su conveniencia. Valor: Importe o indicador que permitirá valorar las acciones o situaciones que se presentarán ante la implantación de las acciones o actividades de control. Resultado: Es la diferencia ente el costo y el beneficio. Evaluación Costo - Beneficio Actividades de control Costo Beneficio Resultado Acciones Valor Acciones Valor

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.4 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.5 Verificaciones y conciliaciones Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior. Las verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes deben realizarse en forma periódica para determinar y corregir cualquier error ú omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos. También debe realizarse verificaciones y conciliaciones entre los registros de una misma unidad, así como con las distintas unidades de la organización y con fuente de terceros.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.5 Verificaciones y conciliaciones Conciliación de saldos Los saldos de cuentas que representan disponibilidad de recursos (caja y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados de cuenta. Los saldos de cuentas que representan acreencias ú obligaciones de la entidad (es el caso de cuentas por cobrar / cuentas por pagar), contra los registros contables. Los saldos individuales pueden reconfirmarse con los acreedores o deudores, según corresponda. Los saldos de cuentas que representan existencia de bienes de consumo o bienes de capital, contra los inventarios físicos. Las cuentas de enlace deben conciliarse cruzando cifras con la información de las entidades involucradas; y evidenciar su resultado en actas de conciliación suscritas por ambas partes. Los desembolsos recibidos por préstamos así como por el servicio de la deuda pública, deben ser confirmados por los organismos involucrados. Las recursos entregados en calidad de convenio para ejecución de obras. Los bienes recibidos en calidad de donación, y su distribución.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.6 Evaluación de desempeño Se debe efectuar una evaluación permanente de la gestión tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.7 Rendición de cuentas La entidad, los titulares, funcionarios y servidores públicos están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales, así como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deberá brindar la información y el apoyo pertinente.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados. Actividad Entradas Salidas Controles Mecanismos

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas Procedimiento de liquidación de contrato PROVEEDOR RECEPCIÓN Y TRÁMITE DOCUM. AREA RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Inicio Entrega en el Área de Recepción y Trámite Documentario, C/Pago, O/C ú O/S y la G/R respectiva Factura G/R O/C y O/S Verifica que los datos de la entidad indicados en los documentos se encuentran debidamente consignados Registra el sistema de trámite documentario, los C/P y los remite al área que efectuó la recepción Verifica los conceptos y montos comparándolos con el contrato Es conforme? Devuelve a Logística Da VºBº al C/P y remite el Acta de Conformidad luego de recepcionar los bs. O ss. No Sí Toma acciones correctivas Efectúa el trámite de pago Fin

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.9 Revisión de procesos, actividades y tareas Los procesos, actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos. Este tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento de control interno.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.9 Revisión de procesos, actividades y tareas Contratación de Personal Capacitación Desplazamiento Registro de personal Asistencia y Permanencia Establecer procedimientos para: convocatoria, evaluación, selección de postulantes. Desarrollar un programa permanente de capacitación interna y externa. Documentar que el tipo de capacitación esté en relación directa con el puesto que desempeña el personal. Documentar que las capacitaciones estén en base a los procesos de evaluación. Establecer procedimientos para difundir los conocimientos adquiridos en la capacitación. Desarrollar procedimientos para permutas, destaques, traslados, reubicaciones y otras acciones de personal, debidamente justificadas. Establecer registros, donde se consignen la información de todo el personal nombrado o contratado. Establecer procedimientos donde la unidad orgánica encargada, verifique si la información presentada por el personal en copia simple reúne los requisitos de veracidad y legalidad pertinentes. Establecer en sus respectivos reglamentos un horario establecido para el personal. Desarrollar políticas para el control de permanencia asignando la responsabilidad a los jefes de cada unidad orgánica, quienes supervisen el personal a su cargo, y haciendo cumplir efectivamente las funciones asignadas.

NORMAS GENERALES – ACTIVIDADES DE CONTROL 3.10 Controles para las TICS Las TICS abarcan datos, sistemas de información tecnología asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad, debiendo estar diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas.

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Son los métodos, procesos, canales, medios y acciones que , con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales. 4.1 Funciones y características de la información 4.2 Información y responsabilidad 4.3 Calidad y suficiencia de la información 4.4 Sistemas de Información 4.5 Flexibilidad al cambio 4.6 Archivo institucional 4.7 Comunicación interna 4.8 Comunicación externa 4.9 Canales de comunicación

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.1 Funciones y características de la información La información es resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento reuniendo las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión. Información Información Información ¿? ORGANIZACIÓN Entorno Confiabilidad Oportunidad Utilidad

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.2 Información y Responsabilidad La información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna.

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.3 Calidad y suficiencia de la información El titular o funcionario debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Se debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno. Información Mecanismos Diseñar Evaluar Implementar Confiabilidad Calidad Suficiencia Pertinencia Oportunidad

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.4 Sistemas de información Los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello, deberá ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas. TRANSPARENCIA Toma de decisiones Estrategia Interdependencia Sistema de información

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.5 Flexibilidad al cambio Los sistemas de información deben ser revisados periódicamente, y de ser necesario, rediseñados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias. REVISIÓN PERIÓDICA Mejora Rediseño Deficiencias Cambios en: Objetivos y metas Estrategias Programas Cambio

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.6 Archivo institucional El titular o funcionario debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento.

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.7 Comunicación interna Es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo, debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.8 Comunicación externa Debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta, y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la entidad. ORGANIZACIÓN Confianza Proveedores Clientes Usuarios Ciudadanía

NORMAS GENERALES - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.9 Canales de comunicación Son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de distribución formal, informal y multidireccional para la difusión de la información. Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos, actividades y tareas.

NORMAS GENERALES - SUPERVISIÓN El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello, la supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. Prevención y monitoreo Seguimiento de Resultados Compromisos de mejoramiento Prevención y monitoreo Monitoreo oportuno Reporte de deficiencias Seguimiento Medidas Correctivas Autoevaluación Evaluaciones independientes

Funcionario del Estado Conservación de nuestra naturaleza G R A C I A S Y É X I T O S

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