Auditoria Informacion

AUDITORÍA
DE LA Metodología para la auditoría de información
Bruno Contreras
INFORMACIÓN

Introducción

 La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los
recursos informativos de Biblioteca. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de
la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de
mejora. Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una
auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades
de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a
cabo y las relaciones con el entorno.
 El punto capital ante el que se enfrenta el auditor es que su labor venga respaldada
completamente por la dirección del Sistema de Bibliotecas. Sin este apoyo cualquier
medida que adoptemos fracasará irremediablemente. Hay que tener presente que el
principal problema es que la información tiende a ser acaparada por los miembros de la
organización como si se tratase de un recurso a atesorar. Ante esto, se deben diseñar
políticas de intercambio informativo de manera que la liberación de la información se
vea compensada de alguna forma.
 El ámbito de la auditoría es identificar el uso, los recursos y el flujo de la información.
Para esto, deberemos identificar y conocer cuáles son los recursos informativos de los
que la organización dispone, qué uso se hace de ellos y los resultados que se obtiene,
de qué equipamiento se dispone y quién lo tiene, el coste, el valor que aporta a la
organización y qué tipo de personal desempeña estas funciones.
 La planificación de la auditoría debe estar completamente ajustada, de manera que
debe de darse un acceso adecuado a las personas y a los documentos, además de
darse un acuerdo sobre los métodos de gestión y de presentación de la investigación.

Metodología para la auditoría de información

 Inventario físico. Es el proceso de
identificación y categorización de los
recursos de información de biblioteca.
Es una fotografía de lo que la unidad posee
en términos de recursos de información en
el último año de análisis.

Recursos de información

Fase 1 Fase 2 Fase 3


 Mapificación de la información (Infomap).
Constituye una forma gráfica de representar
los recursos de información que hay en la
biblioteca y las interrelaciones entre éstos.
El mapa de recursos indica hasta qué punto
los recursos de información son básicos, de
qué modo se encuentran posicionados: en el
ámbito geográfico, departamental, técnico.
Cómo interactúan, quién los utiliza, quién es
el responsable.

Mapificación de la información


 Análisis de las necesidades de
información. Tiene como finalidad
principal determinar qué información
requieren los usuarios y la dirección
de la biblioteca para desarrollar sus
actividades y alcanzar los objetivos.

Análisis de las necesidades de información

Encuestas Entrevistas Reuniones


 Gráficos de procesos y flujos de
trabajo. Los gráficos de procesos junto
con los flujos de trabajo pueden
constituir una buena herramienta de
trabajo en el ámbito de las auditorías
de la información.

Esquema para auditar la accesibilidad al web de
biblioteca, sus servicios y recursos

WEB
De
BIBLIOTECA

Análisis Análisis Análisis
Análisis
automático gramaticales estructura
manual
de la página formales encabezados

Informe Informe Informe Informe

Informe Informe
auditoría auditoría
rápido completo

Referencia

 El texto de la presentación pertenece al autor del blog www.documentalistaenredado.net

 Esquema Henczel

Los análisis de las necesidades constituyen
la antesala de las auditorías de la
información, el esquema propuesto para
llevar a la organización de la gestión de
información a la gestión del conocimiento así
lo plantea, al tomar como primera etapa el
análisis de las necesidades de los usuarios.

Bajo el prisma de la auditoría de la
información, Henczel los define como un
proceso por medio del cual los usuarios de
la información se encuestan sobre cuáles
son las fuentes o servicios de información
que requieren para el desempeño de su
trabajo, como se muestra en la figura

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