Auditoria
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1) La auditoría procesal evalúa la eficiencia de los sistemas de gestión de una entidad para medir si cumplen con los objetivos de manera efectiva. 2) Incluye el examen de las operaciones para evaluar la gestión y hacer recomendaciones de mejora. 3) Analiza la eficiencia global de las funciones operativas como planificación, ejecución y control para mejorar la gestión.
Auditoria
- 1. UNIDAD # 1 CONCEPTOS GENERALES DE AUDITRIA • CONCEPTO GENERAL DE AUDITORIA Es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficiencia y eficacia de una organización. Es una revisión metódica, periódica e intelectual de los registros, tareas y resultados de la empresa, con el fin de diagnosticar el comportamiento global en el desarrollo de sus actividades y operaciones. • CLASIFICACION Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Auditoría externa: es realizada por auditores totalmente ajenos a la empresa, esto permite que el auditor externo utilice su libre albedrío en la aplicación de los métodos, técnicas y herramientas con las cuales hará la evaluación de las actividades y operaciones de la empresa que audita. Auditoría interna: es realizada por un auditor que labora en la empresa donde se realiza la misma. Objetivos generales de la auditoría Realizar una revisión independiente de las actividades, áreas o funciones especiales de una institución, a fin de emitir un dictamen profesional sobre la razonabilidad de sus operaciones y resultados. Hacer una revisión especializada, desde un punto de vista profesional y autónomo, del aspecto cantable, financiero y operacional de las áreas de una empresa. Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y lineamientos que regulan la actuación de los empleados y funcionarios de una institución. Dictaminar de manera profesional e independiente sobre los resultados obtenidos por una empresa y sus áreas, así como sobre el desarrollo de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos y operaciones. • PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS DEL CONTROL • Principio de garantía del objetivo. El control debe contribuir a la consecución de los objetivos mediante la verificación oportuna de las discordancias con los planes para
- 2. emprender la acción correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones que deban aplicarse par conseguir los objetivos. • Principio de definición de los estándares. El control debe basarse en estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se establecen con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de quien debe responder por la tarea y permite emprender una acción de control más fácil y segura. • Principio de excepción. Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto más concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvíos y excepciones, más eficientes serán los resultados de este control. El administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes que por las situaciones relativamente normales. • Principio de acción. El control sólo se justifica cuando indica disposiciones capaces de corregir los desvíos detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas disposiciones deben justificar la acción de control, que generalmente implica cierta inversión de tiempo, personal y otros elementos más. Este principio también se halla correlacionado con el costo del control. Cuando éste es mayor que costo ocasionado por los desvíos de la situación controlada, no se justifica el control. El control es una acción eminentemente utilitaria y pragmática: sólo debe realizarse cuando vale la pena. • AUDITORIA EXTERNA VS AUDITORIA INTERNA
- 3. • CARACTERISTICAS DEL AUDITOR Un buen auditor debe caracterizarse por ser entre, otras cosas, diplomático, paciente, buen comunicador, buen juez, disciplinado, imparcial, trabajador, con mente abierta, honesto, analítico, curioso, interesado, con carácter resistente, profesional y entrenado. Ya se ha dicho que el trabajo del auditor es el comunicar. Para hacerlo bien debe asegurarse de que no existen obstáculos a la comunicación. Esto lo hace de la siguiente forma: Buscando el lugar y momento oportuno en el entorno en que está trabajando. Siendo paciente y amable bajo toda circunstancia. Siendo puntual. Estando preparado, determinado, siendo directo, decisivo y preciso. Metiéndose en el trabajo. Dando buenos juicios, un sentido de la proporción y estando preparado para hacer algunas concesiones. Siendo consciente de las relaciones interprofesionales y de los problemas potenciales que puede ocasionar.
- 4. UNIDAD # 2 PROCESO DE AUDITORIA • PLANEACION La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos: Características particulares de la empresa. Finalidad de los trabajos Secuencia de su desarrollo Estimación de tiempos, para estimación de cada trabajo Determinación del personal que intervenga Determinación de las técnicas que se utilizarán Determinación de medios materiales Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará. La información se captará por medio de los manuales de organización y operación, catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etc. Todo esto con el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración del programa específico de revisión. Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran madurez en los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan aspectos técnicos
- 5. especializados, contar con técnicos especializados a nivel de asesoría, para comprender el problema y obtener resultados concretos. • EXAMEN Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio. El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participará en la auditoría, planteando el objetivo y alcance del estudio. En dicha presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoría, indicando que el resultado que arroje la revisión, cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada. En esta etapa (examen) es en donde se aplican las técnicas de investigación (encuesta de opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos, a saber. En cuanto a técnicas de investigación las más utilizadas y aceptadas son. Encuestas: -cuestionarios -entrevistas *estilos *técnicas Interpretación de documentos -verificación -observación • EVALUACION Terminada la investigación, el auditor procederá a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden: -Concentración de los datos obtenidos en la investigación
- 6. -Clasificación de los datos -Evaluación de resultados -Determinación de la solución Concentración de los datos obtenidos en la investigación: El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificación. Clasificación de los datos obtenidos: La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones. Evaluación de los resultados: Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el párrafo anterior, así como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución. Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que éste puede repercutir positiva o negativamente, según el caso , en las operaciones de la empresa, así como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relación con la misma. • INFORMES DE AUDITORIA Informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo.
- 7. Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo. La presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes requisitos: -Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. -Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la acción correspondiente. -Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado. -El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos, tales como: gráficas, instructivos, formas, etc. • SEGUIMIENTO 1. Planeación 1.1Objetivo: determinar las áreas afectadas del organismo que requieren de una revisión detallada, para dar prioridad a la problemática de mayor relevancia a nivel de resultados 1.2 Alcance: abarca todas las áreas que estructuran al organismo 1.3 Programa particular: se formulará con base a una investigación 1.1Objetivo: Profundizar en cada área mediante el análisis y evaluación constructivo de su funcionamiento, con relación a las funciones de la administración. Plantean las alternativas de solución por cada observación detectada. 1.2. Alcance: solamente las áreas que como resultado del diagnóstico presenten problemática de trascendencia 1.3Programa particular: se diseñará con base en las áreas problema 1.1. Objetivo: corroborar la solución de la problemática detectada en la auditoría, como resultado de la implantación de las recomendaciones.
- 8. 1.2. Alcance: Aquéllas áreas donde se detectaron observaciones y se plantearon recomendaciones de solución. 1.3. Programa Particular: se elabora de acuerdo a los resultados de la auditoría 2. Examen 2.1. Puestos tipo que comprende: desde el primer nivel, hasta niveles intermedios de supervisión 2.2. Técnicas y medios a utilizar: Técnicas de investigación: Encuestas con: *cuestionarios *entrevistas Observación directa: *Investigación documental *De hechos y registros -Cuestionarios de diagnostico adjetivo -Carpeta de papeles de trabajo 2.1. Puestos tipo que comprende: Desde el primer nivel hasta el último puesto tipo que abarque el o las áreas a auditar 2.2 Técnicas y medios a utilizar: -Análisis funcional -Análisis operacional -Análisis de la actitud -Análisis de la productividad
- 9. -Análisis de la demanda -Análisis de las condiciones de trabajo 2.2. Técnicas y medios a utilizar: -Técnicas de investigación -Guías de seguimiento administrativo -Carpeta de papeles de trabajo 3. Evaluación 3.1. Pasos de la etapa de evaluación: -Comprobación y análisis de la información captada -Jerarquización de observaciones -Evaluación de observaciones de acuerdo a la guía 3.1. Pasos de la etapa de evaluación: -Comprobación y análisis de la información captada -Jerarquización de observaciones -Evaluación de observaciones -Discusión de observaciones 3.1 Pasos de la etapa de evaluación: Comprobación y análisis de los beneficios, resultados de las recomendaciones sugeridas -Jerarquización de observaciones -Evaluación de las observaciones 4. Presentación
- 10. 4.1. Informe de diagnóstico 4.1. Informe de auditoría 4.1 Informe de seguimiento
- 11. UNIDAD # 3 AREAS DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS • AUDITORIA PROCESAL Es la auditoria de la gestión, evalúa la eficiencia. Es el tipo de auditoría que mide la eficiencia de las salidas de los sistemas que posibilitan la gestión de un ente (en especial del sistema de gestión), utilizando como elemento sensor básicamente pautas doctrinarias de eficiencia. Ha recibido otros nombres, tales como: Auditoria gerencial, auditoria administrativa, auditoria de operaciones o auditoria operacional. La auditoria operativa consiste en el examen de algunas o todas las operaciones llevadas a cabo por el ente o por alguna(s) de sus unidades operativas, con el propósito de evaluar la eficacia de su gestión y formular recomendaciones para su mejoramiento. Como en cualquier auditoria, en la operativa deben existir un sujeto (el auditor), una acción (el examen del objeto) y un producto principal (el informe resultante del examen). Y también deben estar presentes un propósito, un objeto y un sensor. La definición del elemento sensor provoca las mayores diferencias entre las caracterizaciones de auditoría operativa que han formulado los autores: es razonable que haya diferentes definiciones de auditoría operativa basadas en la característica del sensor, pues la palabra “operativa” no define al sensor sino al objeto de examen ==> dado un mismo objeto, podría haber múltiples auditorias operativas que persigan propósitos diversos y que, por lo tanto, se basen en el empleo de sensores distintos. Ejemplo: si el sensor son las “directivas de la gerencia” el examen de transacciones se dirige a determinar si se han respetado dichas directivas. Definición de auditoría procesal (Coloma): “Es la clase de auditoría que tiene por objetivo evaluar el grado de eficiencia que tienen los sistemas que posibilitan la gestión u operatoria del ente. Está orientada básicamente a la evaluación del sistema de gestión, pero puede abarcar todos los otros sistemas de la organización(objetivos, políticas, estructura, información y control), en cuanto ellos contribuyen a dicha gestión. No debe ser tampoco confundida con una simple evaluación del control interno, ya que su fin no es evaluar solo las actividades de control del ente sino la eficiencia global de las distintas funciones operativas, tanto en sus aspectos de planificación y ejecución como de comunicación y control.”
- 12. • AUDITORIA FUNCIONAL/DEPARTAMENTAL La auditoria analizara si los gerentes de línea están siendo responsables en materia de RRHH, así como si se cumple con los procedimientos y políticas establecidas al respecto. También se verificara si cumple con las reglas en general y, especialmente, con las disposiciones legales. a) Auditoria de la función de administración de recursos humanos: El comienzo de la auditoria consiste en verificar el trabajo que realizan los miembros del Departamento de recursos humanos. b) Auditoria de las funciones de personal de los gerentes en línea: Como se señalo, la función de los recursos humanos no se realiza exclusivamente en el departamento de R.H; por este motivo, la colaboración de los gerentes de línea es fundamental para que todo marche correctamente. c) La auditoria a nivel de satisfacciones de los empleados: El departamento de recursos humanos debe velar por la consecución de los objetivos de la organización armonizándolos con los objetivos de los empleados. Si estos pueden no cumplir sus objetivos, se mostraran insatisfechos, surgirán conflictos que dan lugar al ausentismo laboral, elevadas tasas de rotación, entre otros. Esta situación afectara al clima de trabajo, lo que acabara afectando negativamente a la productividad. • OTRAS AREAS • ¬ Auditoria de Negocios o de Proyectos • ¬ Auditoría de la Construcción • ¬ Auditoría de Calidad • ¬ Auditoría de Ecología • ¬ Auditoría con base a Disposiciones de Protección al Consumidor
- 13. • INDICADORES DE EFICIENCIA DE ARH Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema de un contexto de interpretación. INDICADORES DE LIDERAZGO: ¬ Cualitativos: Forma en la que el liderazgo constituye una conducta que guía y provee el soporte necesario a la organización. ¬ Cuantitativo: Personal que adopta el estilo de liderazgo / Total del personal INDICADORES DE LA COMUNICACIÓN ¬ Cualitativos: Medida en que constituye un medio para transmitir información con un significado comprensible. ¬ Cuantitativo: Canales de comunicación utilizados / Canales de comunicación establecidos. INDICADORES DE MOTIVACIÓN: ¬ Cualitativos: Grado en que la motivación que ofrece la organización representa la facultad para transmitir energía para sostener y dar sentido al esfuerzo del personal. ¬ Cuantitativo: Personal que recibe incentivos / total de personal INDICADORES DE GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO: ¬ Cualitativos: Forma en que la organización ha logrado establecer núcleos de trabajo productivos.
- 14. ¬ Cuantitativo: Grupos de trabajo / Áreas de la organización INDICADORES DE MANEJO DE ESTRÉS Y CONFLICTOS: ¬ Cualitativos: Capacidad de resolución de situaciones cuyas causas generan consecuencias que afectan al clima organizacional. ¬ Cuantitativo: Personal con estrés / Total del personal Conflicto /áreas de la organización. CRITERIOS INDICADORES • Cantidad Número de empleados Rotación y número de ingresos Índice de accidentes y trabajo y enfermedades, etc. • Calidad Métodos de reclutamiento y selección Resultados de formación y adiestramiento Funcionamiento de la evaluación del desempeño, etc. • Tiempo Integración del personal nuevo Promedio de permanencia en la organización de los empleados Tiempo en cubrir las vacantes, etc. • De costo directo e indirecto de la rotación del personal Costo directo e indirecto de los siniestros laborales Costo de los beneficios sociales Relación costo beneficio de la formación y adiestramiento.
- 15. • EXAMEN Y EVALUACION DE LOS INDICADORES UNIDAD # 4 AREAS DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS