Buenas practicas en Microsoft Teams
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El documento presenta una serie de consejos y buenas prácticas para utilizar Microsoft Teams de manera efectiva en el teletrabajo y la colaboración en equipo. Se destacan aspectos como la configuración de equipos y canales, la gestión de reuniones, el uso de archivos, y recomendaciones de comunicación, todo con el objetivo de optimizar el trabajo a distancia. Además, se menciona la importancia de las integraciones y funcionalidades de Teams para mejorar la productividad en el entorno digital.
Buenas practicas en Microsoft Teams
- 1. Buenas prácticas y tips de Microsoft Teams Guillermo Tato guillermo.tato@raona.com
- 2. Todos los webinars 10 consejos para el éxito en el teletrabajo, con Carles Salido miércoles, 25 de marzo Office 365, quick tour de sus herramientas, con Guillermo Tato jueves, 26 de marzo Microsoft Teams Quick Deployment, con Oscar Salobreña viernes, 27 de marzo ¿Qué es y qué puedo hacer con Microsoft Teams?, con David Bernal lunes, 30 de marzo Aprende de los expertos. Buenas prácticas y Tips de Microsoft Teams, con Guillermo Tato martes, 31 de marzo Gobierno de Microsoft Teams. El NO gobierno no es una opción, con Ángel Carrillo miércoles, 1 de abril ¿Cuándo usar Teams, SharePoint, OneDrive o Yammer?, con Luis de Barrio jueves, 2 de abril ¿Cómo gestionar eventos con las herramientas de Office 365?, con David Bernal viernes, 3 de abril 7 consejos para realizar reuniones online altamente efectivas, con Magda Teruel lunes, 6 de abril PowerPlatform, el desarrollo ágil de aplicaciones de negocio, con Jordi Domenech martes, 7 de abril
- 3. 2 ¿Qué es Microsoft Teams? BIENVENIDO A TEAMS Microsoft Teams es una aplicación de comunicación y colaboración para equipos que permite a todos los miembros acceder a todas las conversaciones, reuniones, archivos y notas en un mismo lugar, de una forma abierta. CONVERSACIONES CONOCIMIENTO REUNIONES OTRAS HERRAMIENTAS DOCUMENTOS TAREAS DOCUMENTOS TAREAS
- 4. ¿Por qué usar Teams? Conversaciones de equipo Comunícate al momento y mantén a todo el mundo informado. Hub de trabajo en equipo Proporciona a tu equipo acceso rápido a la información que necesitan. Customizable Adapta tu espacio de trabajo para incluir el contenido y aplicaciones que tu equipo necesitará en el día a día
- 5. Teams, el centro del Digital Workplace Teams es la tendencia imperante y apunta a ser el actor más importante en los próximos años Microsoft está haciendo un gran esfuerzo para que integrar aplicaciones, bien sean de su propio ecosistema, como las de desarrolladores externos, como las de nuestra compañía sea algo sencillo. La cantidad de mejoras que salen día a día es abrumadora. Cada vez hay más opciones, más acciones más posibilidades… Los desarrollos de SharePoint se pueden integrar nativamente y comparten framework de desarrollo con Teams. Desarrolla para SharePoint pero pensando en Teams. El SDK de Teams permite integrar, de una manera relativamente sencilla, otras aplicaciones, aplicando single-sign-on siempre que estén federadas vía ADFS y Azure AD Online.
- 6. 1 También existe para iOS y Android. Y a través del navegador web desde la página principal de Office 365. Microsoft Teams desde cualquier dispositivo 2 3 Descargarse la aplicación de escritorio desde https://teams.microsoft.com/downloads
- 7. 4 Canales Haga clic para ver los archivos, conversaciones sobre ese tema, departamento o proyecto. Barra de navegación Navega entre las últimas notificaciones, chats, equipos, reuniones y archivos Encuentra tus apps Haz clic par encontrar y organizar tus app personales Únete o crea un equipo Empieza una conversación App store Explora o buscaraplicaciones que puedes agregar a Teams BIENVENIDOALAINTERFAZDEMICROSOSFTTEAMS Filtrar por palabra clave Configuración perfilBuscar archivos, personas, app... Canales Haga clic para ver los archivos, conversaciones sobre ese tema, departamento o proyecto. Barra de navegación Navega entre las últimas notificaciones, chats, equipos, reuniones y archivos Encuentra tus apps Haz clic par encontrar y organizar tus app personales Únete o crea un equipo Empieza una conversación App store Explora o buscaraplicaciones que puedes agregar a Teams BIENVENIDOALAINTERFAZDEMICROSOSFTTEAMS Filtrar por palabra clave Configuración perfilBuscar archivos, personas, app...
- 8. Al crear un nuevo equipo Asegúrate de que no exista un equipo ya creado o similar ¡Menos es más! Nombre del equipo Antes de elegir el nombre del equipo, piensa en un nombre claro y conciso. Luego no se puede cambiar. Incluye tu unidad de negocio o prefijo de departamento (en mayúsculas). A continuación añade el nombre del equipo o proyecto Administradores Asigna al menos 2 administradores. Canales Por defecto tienen uno, “General” que no puede ser renombrado, seamos cuidadosos no creemos canales en exceso. Miembros Agrega a todos los miembros del equipo Bienvenida y Champion Comienza con un mensaje de bienvenida, con un mensaje claro de colaboración, y asigna a un “Champion”. Herramientas Elige las herramientas que vas a utilizar y agrega las en cada pestaña de cada canal. Ej: • Archivos y estructura • Planner • Wiki (adjuntar enlaces, noticias, información relevante al canal) • OneNote • Documentos clave • Enlaces externos Configuración Configura el equipo con lo que se puede y lo que no se puede hacer previamente. Ej: • Se puede utilizar Memes o Stickers • Autorizar o no a invitados a crear, modificar y actualizar canales • Administra etiquetas Creando un nuevo equipo Antes de crear equipos y agregar a los miembros es recomendable seguir estos pasos.
- 9. No sobre invites a las personas a tus teams Si tu equipo no está trabajando en entregables y es más informativo, da a los invitados la opción de unirse o no. Envia un código de unión y deja que ellos decidan. Sigue los canales importantes Configura las notficaciones de los canales que sean más importantes para ti y entérate de todo lo que ocurre. Utiliza los estados como hábito diario Utiliza los estados para que no te interrumpan si estas ocupado con una entrega. “Disponible”, “Ausente”, “Vuelvo enseguida”, “Ocupado”. Utiliza las ayudas y shortcuts Pulsa / o @ sobre el buscador para obtener la lista de comandos. Accediendo a /ayuda podrás ver todos los contenidos de ayuda de teams. Configura las notificaciones y la privacidad Tanto si recibes demasiadas como demasiados pocas. Comprueba la configuración de alertas en la app de escritorio y móvil. Presta atención a la privacidad. Decide quién puede hablar contigo siempre. Marcadores Utiliza los marcadores para poder tener almacenados los mensajes más importantes o aquellos que quieres leer más tarde Buenas Prácticas generales Teams para la colaboración interna: evita el correo Usa el correo electrónico para un comunicación externa mas formal. Enviar enlaces en lugar de archivos adjuntos Aprovecha la capacidad de co-editar documentos, enviá el enlace al documento en lugar de ir enviando borradores El botón me gusta El icono del botón me gusta no equivale a una emoción. Utilízalo como equivalente de “lo tengo”, “suena bien” y “está bien”. Esto ahorra múltiples respuestas innecesarias y molestas . Las reacciones El pulgar hacia arriba es bueno para reconocer un mensaje. El amor, la risa, la sorpresa y la ira probablemente deberían reservarse para mensajes y bromas menos formales. Crea solo los equipos necesarios Realiza una búsqueda para asegurarse de que no exista un equipo que satisfaga necesidades. Si no, asegúrese de hablar con el grupo para asegurarse.
- 10. Los canales en Teams son como carpetas. Es una forma de separar arbitrariamente los temas que tratará tu equipo. Cada canal tiene su propio repositorio de archivos, manteniendo los temas de cada canal separados y organizados. No cambies el nombre de un canal sin avisar. Cambiar el nombre de los canales resulta confuso. Simplifica el número de canales. Utiliza para empezar una estructura básica y permite que evolucione orgánicamente. Es común terminar con demasiados canales, lo que genera confusión sobre dónde publicar. Mantén el canal general para temas que no se ajusten a otros canales. Necesitas tener un espacio misceláneo. El Canal General es un lugar conveniente para eso. Reenvía correos electrónicos a los equipos. Cada canal tiene una dirección de correo electrónico. Reenvíe cualquier correo electrónico externo que requiera discusión a un canal y solicite la entrada allí. Solo responda por correo electrónico una vez que se haya logrado el consenso en los equipos. Los archivos cargados en los canales se almacenan en sharepoint. Consulte la sección Archivos a continuación para obtener mucha más información útil sobre cómo trabajar con archivos en Teams. Privacidad del canal. Es posible mantener la privacidad del equipo en función de los distintos canales. Configura las preferencias al crear un nuevo canal. Edita los nombres de las pestañas Para que entren en tu panel inicial, cuanto mas cortos mejor. Ordena tus equipos y utiliza la opción de Ocultar Realizando drag’n’ drop sobre el listado de equipos, podemos ordenarlos para que mostrar en la parte superior aquellos que utilizamos más. Cuando un equipo deja de tener interés para nosotros, podemos ocultarlo o abandonarlo Archiva los equipos cuando termine el proyecto El equipo queda en modo lectura y solo se podrán agregar o quitar miembros. Equipos y Canales
- 11. @Menciona para llamar la atención Mencionar es equivalente a colocar a alguien en el campo Para de un correo electrónico. No lo uses en exceso. Borra después de insertar @ para eliminar apellidos o información extraña A veces se incluyen títulos de trabajo, ubicaciones o Invitado en los nombres de los usuarios, desperdiciando espacio. Y a veces solo quieres ser informal con tus compañeros. No mencione un equipo o canal si no es necesario A nadie le gustan más las notificaciones de las que necesitan. La urgencia es comparable a la de un correo electrónico. No esperes una respuesta inmediata incluso si mencionas a alguien en una conversación. Utiliza el ! botón para marcar un mensaje como importante. Usa líneas de asunto No enviarías un correo electrónico sin un asunto, ¿verdad? Las líneas de asunto hacen que las conversaciones sean más fáciles de encontrar. Usa memes y gif en función de la cultura de la empresa. Ocupan espacio, y no a todos les gustan, ¡y puede que no seas tan divertido como crees! Mantén un canal específico para cosas divertidas. Conversaciones A continuación presentamos algunos consejos para mantener las cosas organizadas, fáciles de seguir y limpias. Confundir inciar una conversación con responder Son campos diferente, no comiences una nueva conversación cuando tenias la intención de responder. No envíes archivos por mail o chat Envia enlaces y no documentos adjuntos en los mensajes, para poder coeditar. Mensajes Urgentes o importantes Utilizar ! cuando se requiere una respuesta/observación inmediata o urgente.
- 12. Teams es un excelente lugar para trabajar en archivos solo o simultáneamente con compañeros de trabajo. Los archivos viven en un sitio de SharePoint creado con su equipo. Aunque parezca Teams, realmente estás usando SharePoint. Los archivos deben ocupar menos de 15 gb. ¡Ese es el límite! Límite a tres niveles de carpetas de profundidad. No solo es lo recomendable, sino que hay un límite de caracteres en la longitud de la ruta de la carpeta. Sincronizar archivos para acceso sin conexión. Instala OneDrive para tener acceso sin conexión integrado directamente en Windows Explorer y MacOS Finder. Puedes ver tus archivos directamente en sharepoint Cuando esté en la pestaña Archivos, haga clic en Abrir en SharePoint para acceder a los archivos. Archivos y carpetas pueden tener sus propios permisos. Puedes compartir archivos y carpetas con otras personas de SharePoint. Mover archivos de un Equipo o Canal a otro Esto garantiza que no perderás el historial de versiones de los archivos. Si realizas un simple movimiento de arrastrar y soltar, el archivo en la nueva ubicación se considera una copia completamente nueva del original. El lugar donde cargas archivos es importante. Si carga un archivo en la pestaña Archivos en un canal, se guarda en SharePoint. Pero, si carga un archivo en un chat privado, el archivo se guarda en OneDrive del cargador y se comparte automáticamente con todos en el chat. CUIDADO CON LOS PERMISOS A NIVEL DE ARCHIVO PUEDEN VOLVERSE DIFÍCILES DE ADMINISTRAR RAPIDAMENTE Archivos
- 13. Los equipos y los canales son excelentes para las discusiones a nivel de equipo, pero a veces solo necesitas que un experto responda una pregunta técnica. Ahí es donde entra el chat privado. El chat privado es similar a cualquier otra aplicación de mensajería instantánea como Skype o WhatsApp. Anlca a tus contactos más usuales Accede de esta forma a tus chats más habituales Chat privado para preguntas de alta prioridad. El chat privado de Teams es equivalente a cualquier otro servicio de mensajes instantáneos. Úsalo de esa manera. Mantén conversaciones ad hoc. Si la discusión comienza a tomar decisiones comerciales, tráela nuevamente a un canal. El trabajo no debe completarse en el chat privado. Agregar participantes a un chat Puedes agregar miembros a un chat para crear grupos de chat. Puedes dar nombre a grupos de chat. Un nombre de tema o grupo específico puede hacer que el chat sea más fácil de encontrar y mantener a todos en el tema. Presta atención al estado de disponibilidad de su colega. Si ves que está fuera de la oficina, tu comentario probablemente pueda esperar hasta que regrese. Actúa en consecuencia. Comparte tu escritorio y realiza videollamadas Sin necesidad de crear una reunión, se pueden realizar videollamadas y compartir escritorio Agrega pestañas a un chat Añade acceso directo a un archivo, a una aplicación o a un sitio web. Los archivos cargados en el chat se guardan en OneDrive. El archivo se carga automáticamente en la carpeta Archivos de chat de Microsoft Teams en OneDrive de la persona que lo carga y se comparte automáticamente con todos en el chat. Chat Privado
- 14. Teams es más que una aplicación de chat. Es también el lugar en el que poder realizar audio y vídeo conferencias. A continuación explicamos algunos consejos sobre cómo maximizar el potencial de las reuniones desde Teams Elegir un moderador Por usos y costumbres el que convoca es el moderador, pero si no lo asume elige a un moderador para mantener las reuniones organizadas. Siempre ten una agenda del día. Reuniones efectivas Programar reuniones desde el canal Cuando programes una reunión y quieras invitar a todo el equipo, usa la opción de seleccionar un canal donde reunirse. De esta forma, todo lo que ocurra en la reunión quedará registrado y almacenado en el canal. Usa el video si la conexión a internet lo permite Es recomendable usar la webcam para realizar reuniones más personalizadas, siempre y cuando la conexión lo permita. El uso de video mejora la comunicación y hace que la reunión sea mucho más efectiva. Mantén el micrófono silenciado si no estás hablando Nadie quiere oírte toser o escuchar a tu perro ladrando. Silencia a los demás en la llamada si el ruido de fondo es un problema Mucha gente se olvidará de silenciar sus micrófonos. Si no lo hacen ellos, hazlo tú. Utiliza el modo grabar, pero pregunta si puedes antes de usarlo Los vídeos pueden ser útiles para que personas que no han podido acudir a la reunión puedan enterarse de lo ocurrido. Las grabaciones de las reuniones se publicarán automáticamente en el chat del canal (siempre y cuando la reunión se haya programado desde el canal). Usa el desenfoque de fondo para evitar distracciones Tú no puedes ver lo que ocurre detrás de ti pero el resto sí. Evita situaciones comprometidas. (ej: casa o café).
- 15. Teams es más que una aplicación de chat. Es también el lugar en el que poder realizar audio y vídeo conferencias. A continuación explicamos algunos consejos sobre cómo maximizar el potencial de las reuniones desde Teams Reuniones efectivas Compartir pantalla Si es necesario, puedes utilizar la opción de compartir pantalla, para que todos los asistentes a la reunión puedan ver el mismo documento a la vez y poder trabajarlo conjuntamente Pizarra Utiliza la pizarra para realizar bocetos y poder crear contenidos de forma colaborativa. Puedes acceder a la pizarra desde el botón de compartir. Agrega a usuarios externos a la compañía a la reunión Puedes agregar a cualquier usuario externo a la sesión. Solo es necesario que compartas con él el enlace de Teams para que se pueda conectar. El enlace aparecerá en la convocatoria que realices via Teams o Outlook. Si la reunión ya ha empezado y quieres agregar a un externo, puedes acceder al enlace de la reunión en la sección de “detalles de la reunión”
- 16. Usa el chat para compartir recursos e información durante las reuniones sin causar distracciones Es útil compartir sitios web, direcciones o contactos mientras otros están hablando. Estos chats son parte del canal, con lo que todo el mundo podrá acceder a ellos después de la reunión, sin interrumpir la llamada. Reuniones Integra otras aplicaciones a Teams Puedes trabajar desde Teams utilizando otras aplicaciones tanto como aplicaciones Microsoft, más Aplicaciones o alguna aplicación web de uso cotidiano. Crea y comparte el acta de reunión en el momento Accede a la opción de notas de la reunión para poder tomar notas de los temas tratados mientras se lleva a cabo la reunión. Estas notas se podrán realizar de forma colaborativa entre todos los asistentes de la reunión. Las notas de la reunión aparecerán en el canal. (Siempre y cuando la reunión se haya programado desde el canal).
- 17. RaonaEnginyersSLraona.es Raona_es raona Guillermo Tato guillermo.tato@raona.com ¡Gracias! Más webinars en nuestro perfil de Linkedin