Cómo crear un Centro de Excelencia de Automatización 2
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Este documento presenta las mejores prácticas para construir un Centro de Excelencia de Automatización, incluyendo establecer los cimientos, procesos y plantillas, y la infraestructura necesaria. También ofrece un ejemplo de cálculo de ROI y una demostración de las capacidades de una herramienta de automatización de procesos robóticos.
Cómo crear un Centro de Excelencia de Automatización 2
- 1. Construyendo su Centro de Excelencia de Automatización Parte 2: Infraestructura y procesos para un proyecto escalable de RPA
- 4. Soluciones innovadoras de Gestión de IT y Seguridad Proteja • Evaluación de riesgo • Anti-virus • Monitoreo de eventos de Seguridad • Gestión de Identidades y Accesos • Generación de reportes de cumplimiento • Servicios de Seguridad Gestionada • Servicios Profesionales de Seguridad • Transferencia Segura de Archivos (MFT) • Encriptación Automatice • Automatización de Procesos de Negocio (RPA) • Transferencia Segura de Archivos (MFT) • Automatización de flujos de trabajo (Job Scheduling) • Monitoreo de redes, infraestructura y aplicaciones • Monitoreo de Eventos y Mensajes • Monitoreo de performance • Gestión de Backups de Datos • Gestión y Monitoreo Remotos • Planificación de Capacidad • Gestión documental • Acceso a Datos Corporativos • Acceso a Datos Móviles • Análisis de Operaciones • Dashboards Ejecutivos y Generación de Reportes • Almacenamiento de Datos Informe
- 5. HelpSystems. All rights reserved. Agenda 1. Cimientos para la construcción de un Centro de Excelencia de Automatización 2. Mejores prácticas y plantillas 3. Ejemplo de ROI 4. Infraestructura 5. Demo 6. Preguntas y respuestas
- 6. HelpSystems. All rights reserved. Agenda 1. Cimientos para la construcción de un Centro de Excelencia de Automatización 2. Mejores prácticas y plantillas 3. Ejemplo de ROI 4. Infraestructura 5. Demo 6. Preguntas y respuestas
- 7. Antes de empezar… Noticia real: “He automatizado mi trabajo para simplificarlo y trabajar menos pero mi jefe no lo sabe, ¿debería decírselo?”
- 8. Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización Medir ROI Entrenamiento y habilitar NOC Mejores prácticas y templates Equipo Principal (core team) Seguridad y Auditoría MEDIR Y PROMOVER FORTALECER EQUIPOS EXCELENCIA DE PROCESOS INFRAESTRUCTURA PERSONAS CAPACIDADES HA/DR Gestión Capacidad Equipos Funcionales Comité de decisión Casos de negocio Área automatización Evangelistas
- 9. Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización Medir ROI Entrenamiento y habilitar NOC Mejores prácticas y templates Equipo Principal (core team) Seguridad y Auditoría MEDIR Y PROMOVER FORTALECER EQUIPOS EXCELENCIA DE PROCESOS INFRAESTRUCTURA PERSONAS CAPACIDADES HA/DR Gestión Capacidad Equipos Funcionales Comité de decisión Casos de negocio Área automatización Evangelistas
- 10. Resumen de la sesión anterior Designe una persona de contacto o project manager Filtre todas las peticiones a través de esa persona Comience hablando con los usuarios de todos los departamentos Busque procesos con impacto para automatizar Comience por 1 ó 2 procesos únicamente (quick win) Hable de ROI—ahorro de tiempo y dinero Reúna una lista de requerimientos Recuerde, este es un proyecto como cualquier otro
- 11. HelpSystems. All rights reserved. Agenda 1. Cimientos para la construcción de un Centro de Excelencia de Automatización 2. Mejores prácticas y plantillas 3. Ejemplo de ROI 4. Infraestructura 5. Demo 6. Preguntas y respuestas
- 12. Extrayendo o importando datos en Excel Procesando emails entrantes Copiando, pegando y dando formato Transfiriendo y procesando archivos Interactuando con sitios web Introduciendo datos en múltiples aplicaciones Generando reportes y hojas de cálculo Ejecutando tareas diarias y trabajos manualmente Moviendo datos entre diferentes formatos Monitorizando webs, redes y servidores ¿En qué consumen más tiempo los usuarios?
- 13. Extrayendo o importando datos en Excel Procesando emails entrantes Copiando, pegando y dando formato Transfiriendo y procesando archivos Interactuando con sitios web Introduciendo datos en múltiples aplicaciones Generando reportes y hojas de cálculo Ejecutando tareas diarias y trabajos manualmente Moviendo datos entre diferentes formatos Monitorizando webs, redes y servidores ¿En qué consumen más tiempo los usuarios? ¿Pero por dónde arrancar?
- 14. Candidatos para la Automatización Criterio Valor del criterio Peso Descripción 9 3 1 0 Ahorro de tiempo 24/7 crítico para la operación del negocio Horas de trabajo, importante para la operación Ahorra puntualmente tiempo a múltiples personas Ahorra puntualmente tiempo a un persona 10 Criticidad general del proceso para el negocio – desde un ahorro de tiempo individual hasta un elemento necesario para el crecimiento del beneficio Frecuencia >1000 100 a 1000 10 to 100 < 10 8 Número de instancias por mes Impacto Error Alto Medio Bajo Mínimo 7 Impacto en el negocio de un error ¿Impacta en cliente? Esfuerzo para Automatizar Alto Medio Bajo Mínimo 6 Urgencia Necesario inmediatamente 5 Ciclo de vida de la automatización Permanente Más de 6 meses Necesario temporalmente para una migración Uso único 4
- 15. Mejores Prácticas - Tareas y Flujos de Trabajo Plantilla de análisis de candidato a automatizar
- 16. ¿Hay alguna Automatización de Interfaz de Usuario? Aplicación interactiva Windows Sitios o aplicaciones web Aplicaciones Java Aplicaciones Terminal Telnet, 5250, 3270, SSH SAP UI Citrix/RDP Cada interacción de aplicaciones debe ser probada Analizando el proceso
- 17. ¿Hay alguna Automatización en segundo plano o desatendida? Transferencias de archivos por FTP Transferencias de archivos por red Monitorización de casillas de correo entrante Lectura y procesamiento de registros de bases de datos Dar formato en Excel, CSV, XML, JSON, etc. Datos o documentos de SharePoint Procesamiento e importación/exportación de datos Trabajos Batch o trabajos planificados Analizando el proceso
- 18. Estrategias de Automatización TAL COMO ES OPTIMIZADO PARA LA AUTOMATIZACIÓN PROCESO REVISADO Proceso MétododeAutomatización INTERACTIVO INTERACTIVO &BACK-END BACK-END Prueba de Concepto Automatización para productividad individual Alta frecuencia, automatización multi-persona Alto Volumen, misión crítica
- 19. ¿Qué porcentaje del proceso puede automatizarse realmente? Algunos procesos no pueden automatizarse completamente con un coste razonable Aplicar Pareto: 90/10 ¿El proceso será desatendido o requerirá intervención de personas? ¿Se puede automatizar la toma de decisiones? Divida el proyecto en fases Estableciendo expectativas
- 20. Analice previamente el proceso manual Intente eliminar macros de Excel Analice las ineficacias en el proceso actual Busque una oportunidad para re-construir el proceso con RPA No perpetúe el viejo proceso La Automatización no hará mejor un mal Proceso de Negocio
- 21. Audite periódicamente que todo va bien Auditoría de Personal y Procesos de Automatización Para clientes de Automate o aquellos interesados en impulsar la automatización Foco en Negocio (Six Sigma) Identifica y prioriza candidatos de automatización, maximiza la eficiencia FTE Reciba un reporte de asesoría, C&E completado, y documentación de flujos de trabajos existentes y recomendados Auditoría de Infraestructura y Mejores Prácticas de Automatización Para clientes de Automate interesados en optimizar su infraestructura Foco en la Infraestructura Asegura la preparación de la empresa, mejora el rendimiento y la escalabilidad Reciba un reporte de asesoría, recomendaciones, y ejemplos
- 22. HelpSystems. All rights reserved. Agenda 1. Cimientos para la construcción de un Centro de Excelencia de Automatización 2. Mejores prácticas y plantillas 3. Ejemplo de ROI 4. Infraestructura 5. Demo 6. Preguntas y respuestas
- 23. Cálculo simple ROI – Caso de negocio ANALISIS DE ROI DE AUTOMATIZACIÓN PROCESO #1: Proceso de validación y pago de facturas (accounts payable) Un importante ayuntamiento debe abonar las facturas a sus proveedores. El pago de la factura debe realizarse dentro de los siguientes 30 días por ley. Antes de hacerlo se deben validar que las facturas remitidas por los proveedores son correctas con varios controles que hoy se realizan manualmente: - Toda la información del proveedor es correcta (identificador, datos fiscales, etc.) - El tipo de impuesto aplicado es correcto. - Existe un presupuesto aprobado. - Otros aproximadamente 30 controles, previos a realizar el pago DESGLOSE DE COSTES - Realización manual del proceso Inputs PERSONAS Media de horas necesarias por persona y semana 16 horas Número medio de personas realizando la tarea 3 personas Coste/hora medio de las personas realizando la tarea 20,00 $ Ratio de reducción de intervención manual al automatizar el proceso 70 % ERRORES Media de errores manuales o retrasos / semana 1 errores Coste medio de error 1000,00 $ COSTES - Realización MANUAL Semanal Anual Coste en personal $ 960 49.920 $ Coste medio errores humanos / retrasos $ 1000 52.000 $ COSTE TOTAL ANUAL - MANUAL 101.920 $ COSTES - Proceso AUTOMATIZADO Semanal Anual COSTE ANUAL en personal - AUTOMATIZADO $ 288 14.976 $ Hardware + Licencias software + Implementación XXX XXX $ Horas hombre Errores humanos ¡ROI positivo antes del primer año!
- 24. Cálculo simple ROI Otros beneficios: Motivación: Las personas no quieren hacer tareas repetitivas con poco valor añadido. Se puede dedicar personas formadas a otros proyectos. Mejora de calidad y SLAs del proceso.
- 25. HelpSystems. All rights reserved. Agenda 1. Cimientos para la construcción de un Centro de Excelencia de Automatización 2. Mejores prácticas y plantillas 3. Ejemplo de ROI 4. Infraestructura 5. Demo 6. Preguntas y respuestas
- 26. Claves para seleccionar una herramienta Elija una herramienta muy fácil de usar Y con multitud de integraciones para ahorrar tiempo
- 27. Capacidades clave de la infraestructura Alta disponibilidad Roles de Seguridad y auditoría Balanceo de carga Consola operaciones Entorno(s) PRE
- 28. HelpSystems. All rights reserved. Agenda 1. Cimientos para la construcción de un Centro de Excelencia de Automatización 2. Mejores prácticas y plantillas 3. Ejemplo de ROI 4. Infraestructura 5. Demo 6. Preguntas y respuestas
- 29. Demo rápida
- 30. HelpSystems. All rights reserved. Agenda 1. Cimientos para la construcción de un Centro de Excelencia de Automatización 2. Mejores prácticas y plantillas 3. Ejemplo de ROI 4. Infraestructura 5. Demo 6. Preguntas y respuestas
- 31. ¿Preguntas?
- 32. Sesión personalizada ¿Le gustaría organizar una demostración personalizada o profundizar sobre RPA?
- 33. Guía “¿Qué es RPA?” Más recursos sobre RPA Portal de Automatización Robótica de Procesos https://www.helpsystems.com/es/soluciones/gestion-de- operaciones-de-it/automatizacion-robotica-de-procesos
- 34. En breve le enviaremos: • La grabación de este webinar • Nuestra próxima 2 sesión: • Casos reales de RPA: Proyectos exitosos de COEs de Automatización Jueves, 19 de septiembre Estamos llegando al final… ¡Gracias por su interés en nuestro webinar! • ¡Descubra Automate en acción! Solicite una demo.
- 35. >> Complete el formulario para solicitar una demo en vivo de Automate https://www.helpsystems.com/es /cta/demostracion-automate-plus Solicite una demo de Automate