ORGANIZACIÓN POR COMITÉS
- 1. Apuntes de la Materia: Gestión de la Educación Física II Maestro: Alejandro Peralta Mendívil Tema: El Comité Organizador Según el diccionario de La Real Academia de la Lengua Española, La palabra “comité”, proviene del francés comité, y éste a su vez del inglés, committee, y debemos de identificar con esta voz al grupo colegiado encargado de llevar a término algún asunto, propósito, negocio, actividad, acción, tarea y en general de gestionar lo necesario para la consecución de un proyecto, especialmente si lo hacen en representación de una colectividad que los eligió, como es el caso de el órgano dirigente de un partido político o representación laboral, académica, deportiva, etcétera. En algunas partes de Latinoamérica hace referencia también al local (edificio) en donde se reúnen y donde se desarrollan diferentes actividades de una organización. Los vocablos junta, comisión, jurado, corporación, consejo, delegación pueden ser utilizados como sinónimos de comité. Siguiendo a Fayol y sus funciones de la administración, una vez iniciada la fase de planificación, lo siguiente es constituir el "Comité Organizador", pieza clave y principal órgano gestor. Este grupo debe de estar compuesto por los personajes que políticamente, económicamente, socialmente, institucionalmente y profesionalmente deban de ser integrados a la organización para que aumente la viabilidad y el éxito del evento. Tradicionalmente la estructura básica de un comité organizador es: - Presidente. Vicepresidente. Secretario. Vocales y Coordinadores. En eventos mayores, se puede crear otros "Comités Independientes", que tienen su propia estructura (presidente, vicepresidente, secretario y vocales), y que se encargan de un determinado espacio dentro de la organización general. Estos comités dependen del "Comité Organizador Central" que es el órgano rector o cabeza principal del evento. Dependiendo del tipo de evento que se vaya a organizar y del tamaño del mismo se pueden crear diversos comi tés dependientes del comité organizador Central. Como es imposible hacer una referencia a todos ellos, vamos a dar algunos ejemplos de los más habituales:
- 2. 1. Comité Honorífico: Compuesto por autoridades de alto nivel, sobre todo con poder de autorización del patrocinio gubernamental ó privado. 2. Comité Ejecutivo: Generalmente compuesto por autoridades administrativas del área educativa, cultural y deportiva, se encarga de la toma de decisiones y resolución de problemas no técnicos durante la organización del evento. 3. Comité Financiero: Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etc. En definitiva, son los "contables" del evento, encargados de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos. También es conocido como "Comité de Cuentas". 4. Comité Técnico: Grupo de expertos, profesionales y peritos en la materia del evento que resolverán cualquier situación que requiera la opinión y la sapiencia de un experto. Podríamos citar otros muchos tipos de comité, pero seguramente podrían englobarse dentro de alguno de los descritos con anterioridad. Generalmente, la creación de comités dependientes del comité organizador central, dependerá de varios factores (como el económico), pero el principal será el tamaño e importancia del evento. A mayor tamaño e importancia, mayor número de comités o coordinadores encargados de las distintas aéreas del evento. En todos los casos, se deberán hacer reunione s periódicas con los comités, en conjunto o por separado, para evaluar las actividades, y para recoger propuestas, sugerencias ó cualquier situación que se considere pertinente dirimir. Esto no quita, para que los propios comités, envíen al comité organizador central informes periódicos sobre la evolución de sus actividades, con todos los detalles sobre cualquier tipo de sugerencia ó información . Los comités especializados, pueden solicitar reuniones con otros comités para coordinar labores que les sean comunes. Cualquier tipo de reunión de un comité especializado o de varios de ellos, deberá ser comunicada al comité organizador central, así como el resultado de la misma (la minuta de la reunión firmada por el Secretario deberá ser remitida al comité organizador).
- 3. Conclusiones Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la ejecución del mismo se lleve a cabo en forma fluida. • El equipo del emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el comité de organización del evento para el evento en cuestión. • El comité de organización del evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente. • El comité de organización del evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité técnico, el comité de alimentación y hospedaje, el comité de difusión, el comité de transporte, médico, de premiación, de ceremonias, etcétera. • El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el comité del evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido. • Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.