Conceptos básicos de excel parte 1

Conceptos básicos de Excel
Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”.
La hoja de cálculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma
interfaz de otros programas de la suite Office 2007, por lo tanto,
encontraremos el Botón de Office y la Cinta de opciones, organizada en
fichas y grupos.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

En ella se pueden distinguir las siguientes partes:

1. Barra de Inicio Rápido (Nueva característica en Office 2007)En ella se
pueden incluir más opciones dando clic en la fecha que aparecer a su derecha.

2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.

3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar
ycerrar).

4. Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de
presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas características en
Office 2007. Se dividen 8 fichas o etiquetas que son la clave para el
funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página,
Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos.Y si pulsamos cada una de
estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que cada una de
ellas comprenden. Por ejemplo, en la figura esta activa la opción “Inicio” en la
cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic
sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas; Siendo estas las
asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e
interlineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas;
y otros estilos y aplicaciones rápidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.

5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la
figura se ven todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha
“Inicio”.

6. Columnas de la hoja.

7. Filas de la hoja.

8. Celda activa.

9. Indica la celda activa

10 Asistente para funciones.

11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos
desplazarnosrápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al
libro.

12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido
dede forma lateral.

13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o
reducirel porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.

14. Controles para cambiar la vista de la hoja.

15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se
estárealizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa
estápreparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una
celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de
mayúsculas, bloqueo de números, etc.

ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

1) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican
con números. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.
2) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la
intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la
columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1.
3) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se
identifican con letras. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384
columnas.
5) Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa
(celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra
un asistente para insertar funciones.
6) Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro
que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada.

Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma
la forma de una cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es
muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una
planilla.
7) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si
hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta
podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos
más adelante.
8) Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007
presenta 3 hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar
más.

Otros conceptos básicos
- Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos
de un “rango”, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un
rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan
“hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2
celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más
adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor este
concepto.
- Alineación predeterminada de texto y números: de forma
predeterminada, los caracteres de texto se alinean a la izquierda, y los
números a la derecha. Excel reconoce como números a los números
enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados
en operaciones de cálculo

ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO
Para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo
deseamos hacer.

Para ello movemos el curso en dirección a donde queremos escribir, a través
de las flechas de movimiento del tablero o bien con el ratón.

Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y
escribimos: Nombre del Empleado

En la celda D4 escribimos Departamento

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el
tamaño de la columna no es suficiente para mostrar esta información.

Sin embargo podremos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el
límite entre las dos columnas C y D.

y nos aparecerá una especie de crucita con la cual podemos
incrementar el tamaño. Cuando nos aparece esta especie de cruz,
manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado comenzamos a mover el
ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado de la columna. Si
vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerá un recuadro que
mostrará la medida del ancho de la columna

Ahora si necesitamos cambiar el acho de una nos posicionamos en el límite
entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere
ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4

Luego pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos
movemos hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos,
hay un recuadro que muestra el tamaño (Alto) que se le va dando a la fila.

También podemos cambiar el tamaño de la visualización de la pantalla
de trabajo

1. Nos posicionamos en el botón Vista de la barra de herramientas

2. Buscamos la opción Zoom, que se utiliza para ajustar el tamaño de
visualización de la hoja de trabajo

3. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo
podemos seleccionar el 75%

Así podremos visualizar muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo,
pero la letra y los números que escribamos se verán más pequeños.

Conceptos básicos de Excel (2)

INSERTAR FILAS:

En Excel resulta útil la función de insertar filas y columnas, ya que nos puede
suceder que después de haber digitado una información nos piden que
anexemos otros datos que pueden ir en una o varias filas, o en una o varias
columnas. Explicaremos por lo menos dos formas de hacerlo:

1. Nos ubicamos en la fila 5, para
nuestro ejemplo, que es en la que
quisiéramos tener un nuevo espacio para
escribir los datos restantes.

2. Buscamos la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio

3. Seleccionamos Insertar filas de hoja o columnas de hojas según sea el caso

4. Ya tendremos una nueva fila insertada (para el ejemplo), o una nueva
columna insertada según la opción que hayamos escogido; en la cual
podremos ingresar la información que falta.

Y aquí sólo reta digitar la información

OTRA FORMA DE INSERTAR FILAS O COLUMNAS

1. Damos clic derecho sobreel número que
identifica la fila para nuestro caso la 5,
o en la columna (A, B, C, etc).ya que es en
la que quisiéramos tener un nuevo espacio para escribir los datos restantes

2. Damos clic con el botón izquierdo del mouse sobre la opción insertar

4. Ya tendremos una nueva fila insertada (para el ejemplo), o una nueva
columna insertada según la opción que hayamos escogido; en la cual
podremos ingresar la información que falta. Y aquí sólo reta digitar la
información

FORMATOS

Formato de Cantidades

Hay ocasiones en las que según los datos que contenga la hoja de cálculo,
específicamente cuando se trata de datos numéricos, por ejemplo cantidades
debemos utilizar separador de miles, o decimales, y en algunos casos símbolos
que identifiquen la moneda en la que se realiza el cálculo. Para dar éste
formato a las celdas, debemos proceder así:

a) Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. Para nuestro
ejemplo las cantidades.
b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón Inicio,
la opción para dar el estilo de miles.

Si además de esto debemos utilizar un símbolo que identifique la moneda.
Procederemos así (este procedimiento es otra opción también para cambiar el
formato de cantidades a los datos:

a) Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. Para nuestro
ejemplo las cantidades.
b) Damos clic derecho con el botón del mouse sobre los datos
seleccionados y de las opciones que se despliegan seleccionamos
formato de celdas, seleccionamos por ejemplo moneda; al frente
aparece la opción de símbolos y simplemente utilizando la fecha que
aparece al lado de esta última opción seleccionamos la que necesitemos
por ejemplo el símbolo de pesos, en el menú del lado derecho
también podemos seleccionar posiciones de decimales.

Operaciones de cálculo en Excel
Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con
los valores que tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel
identifique que estamos solicitando que realice un cálculo, toda fórmula debe
comenzar con el signo = (igual).

Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un
cálculo, tenemos que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son:

+  SUMA

-  RESTA

*  MULTIPLICACIÓN

/  DIVISIÓN

En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El
resultado será, por supuesto, 7; o referencias a las celdas que contienen los
valores, para éste último caso el resultado se modificará automáticamente
cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas
A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para
calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos
cualquiera de esos valores, el resultado se ajustará automáticamente a los
valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.

Cálculos combinados
Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de
cálculo, Excel resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un
determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemático de

separación en términos. De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67
que resulta de:

Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis
en la fórmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que
se encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es
4, que resulta de:

Uso de paréntesis

Se usan para agrupar e indicar el orden en que se ejecutarán las operaciones,
por ejemplo si tenemos la siguiente fórmula = (18+5)*4, el resultado será 92,
que resulta de:

= (18+5)*4
23
92

Orden de prioridad
El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que
encuentra en una misma fórmula es:

1º) Cálculos entre paréntesis
2º) Multiplicación y división
3º) Suma y resta

Cómo copiar fórmulas
Cuando necesitamos utilizar una misma fórmula en diferentes celdas, Excel te
ofrece la posibilidad de hacerlo de la siguiente manera:
1. Coloca el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la
celda (control de relleno) donde se encuentra la fórmula hasta que
cambie y tome una forma de crus ( )
2. Da clic y sin soltar el botón del ratón, selecciona las celdas donde
quieras copiar la fórmula

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