CPP IDL 2 GESTION DOCUMENTARIA DIGITAL.docx
- 1. pág. 1 GESTIÓN DOCUMENTARIA DIGITAL CASO PRACTICO PROPUESTO IDL2 Elaborado por: ❖ Diego Lazo Nifler Adilson. ❖ Palomino Campos Britney Alely ❖ Chura Pozo Maby Esther. ❖ Quispe Ttito Emma Yolanda ❖ Puerta Jiménez Fransinet. ❖ Choque Ismodes, Fisher Walter. ❖ Torres Ventura Yudith Felicita Solicitado por: Lisbeth Guadalupe Illanes Barreto Huancayo, 2022
- 2. pág. 2 DEDICATORIA Al creador de todas las cosas, el que nos ha dado fortalezas para continuar cuando a punto de caer hemos estado; por ello, con toda la humildad de nuestros corazones, dedicamos primeramente nuestro trabajo a Dios. A nuestros padres por el apoyo incondicional que nos brindan para poder continuar con nuestra formación profesional y poder contar con ellos en momentos difíciles que son de vital importancia para poder llegar a la cima y alcanzar nuestros objetivos trazados.
- 3. pág. 3 Índice CAPÍTULO I 4 I. Análisis de la Organización de Documentos……………………………………04 II. Análisis de la Descripción Documental………………………………….………06 III. Análisis de la Selección Documental………………………………………..…..09 IV. Análisis de la Conservación de Documentos……………………………….….12 V. Análisis de los Servicios archivísticos……………………………………….….13 VI. Diagnóstico Situacional de la Gestión Archivística…………………………….14
- 4. pág. 4 I.ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. La organización de documentos es el proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de La Casa del Estilo S.A., con la finalidad de tener un archivo organizado y de fácil acceso a la información. CLASIFICAR La clasificación de documentos es la acción de separar o dividir los documentos, respetando las unidades orgánicas. ORDENAR El ordenamiento de documentos es la acción de unir y relacionar los documentos por un sistema conveniente (alfabético, numérico, cronológico o mixto). SIGNAR La signatura de los documentos es la acción de asignar al documento una codificación para su debida identificación. PASOS: PASO 01: Para clasificar los documentos debemos conocer y leer las funciones y procedimientos de las Áreas correspondientes, revisar los reglamentos, normativas que detallan procedimientos y otras actividades de su competencia. Paso 02: Identificar cuáles son documentos de archivo y separar los documentos que no lo son (fotocopias informativas, normas legales, entre otros). Identificamos lo siguiente: 1) 01 folder de Políticas y Objetivos 2) 07 archivadores de Manuales. 3) 08 archivadores de Procedimientos. 4) 14 archivadores de Formatos (Cotizaciones, Solicitudes, Guías, etc.) PASO 03: Para ordenar los documentos de archivo debemos hacerlo de la siguiente manera:
- 5. pág. 5 ORDEN NUMÉRICO La numeración empieza desde el 001 hasta el número final que corresponda por cada año, identificando cada archivador u otra unidad de archivamiento, la gerencia y subgerencia de haber una, código de Documento y fechas.
- 6. pág. 6 PASO 04: Debemos colocar las unidades de archivamiento de izquierda a derecha en los gaveteros o estantes, respetando el orden de los mismos según el sistema que se ha utilizado. II. ANÁLISIS DE LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. La descripción documental es la elaboración o proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el para ello, se utilizan instrumentos descriptivos como inventarios, guías y catálogos que son medios que permiten conocer, localizar y controlar los documentos que produce una unidad orgánica. ¿cómo describimos los documentos de archivo? ARCHIVOS DE GESTIÓN En los archivos de gestión la secretaría o la encargada de esa área es la que realiza la descripción documental que emite y recibe en su oficina. Ejemplo: La tesorería emite comprobantes de pago. La encargada de archivos tiene la labor de registrar en un inventario por cada año en un libro Excel de base de datos que detallen los datos más importantes de cada comprobante de pago
- 7. pág. 7 Registro de comprobantes de pago de (C/P) 2021 Nº de Factura Proforma Nombre Fecha Monto F095- 00237878 814057618 TEXTIL SAN ROMAN SAC 01/11/2021 S/.580.00 F005-31524 84131603 HIRETEX PERÚ 01/10/2021 S/.218.00 F095-001246 813463009 TEXCOPE S.A 27/12/2021 S/.899.00 ARCHIVOS DE PERIFÉRICOS Estos archivos están a cargo de un técnico en archivo, que realiza la descripción documental, utilizando los datos que lo ayuden a conocer, controlar y ubicar los documentos que le fueron transmitidos. Ejemplo: El asistente administrativo elabora un inventario en el archivador de comprobantes de pago 2021 que fueron transferidos en enero del 2022 y se encuentran en el estándar de la sección C destinado a la tesorería que previamente envió el registro de comprobantes de pago. Estándar Categoría Unida d Unidad de archivador Fechas Observación Archivador C - 01 C/P FACTURA 21 Facturas del mes de octubre 01/10/202 1 al 31/10/202 1 La factura F005-31524 está duplicada. Archivador C- 02 C/P FACTURA 14 Facturas del mes de noviembre 02/11/202 1 al 30/11/202 1 Archivador C- 03 C/P FACTURA 18 Factura del mes de diciembre 08/12/202 1 al 31/12/202 1 La factura F001-048 tiene datos incorrectos .
- 8. pág. 8 ARCHIVO CENTRAL O DESCENTRALIZADO El especialista en archivo realiza la descripción documental, utilizando los datos que lo ayuden a controlar y ubicar los documentos que le fueron transferidos por el archivo de gestión. A éste sólo tiene acceso el personal que pertenece al área de gestión documental y cualquier consulta debe hacerse con la autorización y el debido acompañamiento de los responsables del área, este archivo es el que contiene la información. Ejemplo: Un especialista de archivo central realiza la descripción documental utilizando los datos que le ayuden a controlar y ubicar los documentos que fueron transferidos en febrero de 2022 se encuentra en la sección C archivador de color verde, destinado para el asistente administrativo /tesorería. Color de archivad or Sección Estándar Categoría Unida d Unidad de archivador Fechas Observación Verde C-2021 Archivador C -05 C/P FACTURA 10 Facturas del mes de octubre 01/10/2021 al 31/10/2021 La factura F005-31524 está duplicada. Verde C-2021 Archivador C- 06 C/P FACTURA 14 Facturas del mes de noviembre 02/11/2021 al 30/11/2021 Verde c-2021 Archivador C- 07 C/P FACTURA 20 Factura del mes de diciembre 08/12/2021 al 31/12/2021 La factura F001-048 tiene datos incorrectos.
- 9. pág. 9 III. ANÁLISIS DE LA SELECCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar los plazos de conservación y las disposicionesfinales en base a los cuales se elaborarán las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos. ¿Por qué es importante la selección documental? Una mala práctica en este campo, ha producido en algunas ocasiones la eliminación prematura de documentos (con dolo o sin él), y en otras, acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, entre otros. Transferencia de documentos: Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa unidad. La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo. PASO 1. Ponerse en contacto con el Archivo General para acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentación. Es aconsejable que la Unidad Administrativa cumplimente el formulario: Hoja de previsión de transferencia de documentos.
- 10. pág. 10 PASO 2. PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR: REVISAR LOS DOCUMENTOS: Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobará que no falta ningún documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental. Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética...) de los documentos. ROTULACIÓN DE LAS CARPETAS EN CAJAS. En la rotulación se debe considerar lo siguiente: ❖ Número de identificación de la caja dentro de la transferencia, a lápiz (esta numeración será correlativa y se corresponderá con el número asignado en la Hoja de transferencia de documentos). ❖ Unidad /Centro o Servicio ❖ Nombre de la serie documental que contiene. ❖ Año/s: primera y última fecha de la documentación contenida en la caja. REDACCIÓN DE LA HOJA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. El responsable del Archivo de oficina complementa tres copias de la hoja de transferencia de documentos. Dos copias se enviarán al Archivo y la tercera quedará en poder de la oficina correspondiente para su control e información interna. PASO 3. FORMALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA. Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo General la fecha de traslado. El traslado de los fondos documentales al Archivo General es responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente. El Archivo General realizará a continuación las siguientes tareas: Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia y la documentación recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja será devuelta a su remitente para subsanar los errores detectados. Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y sellada por el Archivo General, como confirmación de que la transferencia ha sido
- 11. pág. 11 realizada, en la que se incluirá la signatura topográfica que se le haya adjudicado en el Archivo. Esta asignatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una consulta o préstamo de documentación al Archivo General. Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS La eliminación de documentos es la acción mediante la cual el Archivo General autoriza la eliminación de documentos innecesarios cuyo periodo de retención ha concluido, no debiendo conservarse en la Entidad. pasos para realizar una eliminación de documentos en el Archivo central o archivo desconcentrado PASO 1. Identificación de los documentos de archivo a eliminar. Se identifican las series documentales de valor temporal que hayan cumplido el periodo de retención de acuerdo a normativa. PASO 2. Clasificar la documentación a eliminar. Los documentos a eliminar deberán ser clasificados (separados) de la documentación que no será eliminada. PASO 3. Ordenación interna de los documentos a eliminar y conteo de folios. Los documentos a eliminar deberán ser ordenados de forma cronológica para registrar las fechas extremas (fecha inicial y fecha final) y conteo de folios para su posterior registro en el Acta de Eliminación Documental. PASO 4. Diligenciamiento del Formato de Acta de Eliminación Documental. Se realizará el diligenciamiento del formato de Acta de Eliminación Documental, consignando en este toda la información solicitada y anotando la justificación de la eliminación, firmada por el respectivo encargado de la Unidad y funcionario responsable de la elaboración del Acta. PASO 5. Eliminación de documentos: El encargado realizará la eliminación de los documentos haciendo uso de la máquina cortadora de papel y deberá constatar con el Formato de Acta de Eliminación la documentación que se está eliminando, y registrará la fecha y firma del responsable de la eliminación definitiva del documento.
- 12. pág. 12 PASO 6. Archivo de las actas de eliminación documental aprobadas. El encargado realizará el archivamiento de todas las actas de eliminación de documentos, según lo establecido en las Tablas de Retención Documental. IV. ANÁLISIS DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. INTRODUCCIÓN: Estamos viviendo en medio de la edad media digital, en consecuencia, toca a los bibliotecarios, archiveros y trabajadores estadísticos, hacerse cargo de la “tradición” de conservar la historia y patrimonio documental de nuestros tiempos de ahora. Tanto en el sector público, como en el privado, se coincide en que hace falta conservar datos y documentos necesarios para el funcionamiento diario, para documentar y probar actos, para cubrir las necesidades propias y de terceros. DESARROLLO: La Empresa La Casa del Estilo S.A decidió conservar documentos FISICOS Y DIGITALES lo cual procederemos a preparar la transferencia a otros niveles de archivo y de esta manera lograr la conservación. Mantener la integridad (física y digital) del soporte y del texto de de los documentos a través de medidas de preservación. La Empresa La Casa del Estilo cuenta con armarios de madera, colocamos los documentos de archivo de forma organizada en archivadores. Teniendo en cuenta: SOPORTE TEMPERATURA HUMEDAD RELATIVA (%) Papel 15-21 45-65 Microformas 18-20 30-40 Magnético 14-18 40-50 Fotografía a color 10-18 25-35 CONCLUSIONES: Se analizó la necesidad de aplicar estándares en los diferentes formatos digitales, así como el adecuado almacenamiento, que tienen un papel esencial para la preservación del patrimonio físico y digital
- 13. pág. 13 V. ANÁLISIS DE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS. En el contexto archivístico la atención a los documentos de archivo y a los archivos como custodios de dichos documentos, exige una doble gestión a partir de una clara distinción sustentada en actuaciones, planificaciones y funciones propias. La gestión documental atañe por igual a todos los documentos públicos de cualquier administración sin distinción alguna entre documentos administrativos y documentos históricos. Es un proceso continuado que empieza en la concepción de los documentos y no termina en la entrada de los archivos históricos, sino que continua. Es cierto también que no todas las organizaciones son conscientes de la importancia de la gestión documental y la ignoran empezando por no reconocer a los archiveros y pensando que los archiveros son un lujo. Pero a pesar de esto el archivero desde el archivero, puertas adentro, ha de plantearse una gestión documental que ciertamente no traspasa. En estos casos las gestiones digitales de documentos empiezan a partir del ingreso de los documentos que se ha de gestionar a partir de las funciones archivísticas reconocidas con vistas siempre a la rentabilidad y servicio de los documentos que es el objetivo último de cualquier modalidad de gestión documentaria. Ventajas de utilizar los Servicio Archivísticos ⮚ Gestionar la información para clasificar, ordenar y conservar los documentos de nuestra empresa ya que es vital importancia y se debe conservar en una base de datos. ⮚ Facilita el acceso a dichos documentos para hacer uso de los mismos cuando se lo solicite. ⮚ Este sistema puede ser fundamental para el desarrollo de la empresa CASA ESTILOS. ⮚ También nos ayuda a optimizar recursos y acelerar los ritmos de trabajo. ⮚ Este formato permite ampliar el número de canales a través de las cuales el acceso es más eficaz a la información. Desventajas de la Gestión Archivística ⮚ Esta medida supone una inversión esto quiere decir que se debe realizar un desembolse económico para la empresa. ⮚ También se debe invertir en un sistema de seguridad rigoroso y con un alto nivel de seguridad.
- 14. pág. 14 ⮚ Podría producirse una brecha en la seguridad para nuestra empresa CASA ESTILOS y todos los datos de la empresa y clientes quedarían al descubierto. ⮚ Se debería guardar la información en otro dispositivo para garantizar que esté protegido la información, de esta manera en caso de catástrofe o incendio la otra copia seguiría intacta. V. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA. El Diagnóstico Situacional Archivístico, es la primera etapa en la organización de un archivo donde se establecen los procedimientos metodológicos, se analiza y determina la situación y los problemas archivísticos de una empresa. Por ejemplo, podemos medir: inventarios físicos, inventarios electrónicos, planes de mejoramiento archivístico, fondos, servicios, entrevistas, procesos y procedimientos archivísticos. Primera etapa. Diagnóstico Situacional Archivístico Esta primera etapa, nos permite explorar cuál es la situación y la problemática de un archivo. Por medio del diagnóstico situacional archivístico podemos conocer la institución, su origen, la organización administrativa, la organización de los archivos de gestión, los trámites y gestiones administrativas, las clases y tipos documentales que se producen, etc.
- 15. pág. 15 Al iniciar considerar los siguientes criterios: 1. Identificamos los objetivos, políticas y reglamentos de la empresa. 2. Identificamos las funciones, actividades y tareas del organismo y la documentación que se genera por cada una. 3. Conocemos la gestión administrativa, las normas, procedimientos y los trámites que se siguen. 4. Conocemos la documentación que produce y utiliza la empresa. 5. Identificamos el sistema de clasificación, ordenación, descripción, selección, eliminación y transferencia de los documentos. 6. Identificamos los tipos y series documentales. 7. Elaboramos el flujo documental. 8. Elaboramos instrumentos descriptivos. 9. Evaluamos las condiciones físicas de los documentos. 10.Evaluamos la selección y eliminación de la documentación de acuerdo con los plazos y las modalidades establecidas por la institución. 11.Describimos los factores externos e internos del local de archivo. (Medidas y características del mobiliario, equipos en cada uno de los archivos de gestión y central) Segunda Etapa. OBJETIVOS del Diagnóstico Situacional Archivístico Los objetivos son los enunciados claros y precisos de las metas que se desea conseguir a través del diagnóstico situacional archivístico. Los objetivos se dividen en generales y específicos. Los objetivos generales son aquellos que tienen fines globales del diagnóstico archivístico y los objetivos específicos señalan los problemas particulares que se desea corregir. Tercera Etapa. Conociendo la Empresa. ● Conocemos la historia de la institución. (Creación, funciones y actividades) ● Conocemos la organización administrativa. (Organigrama). Evaluar los diferentes organigramas que han tenido, lo cual servirá para evaluar los cambios que han tenido en el tiempo. ● Conocemos la misión, objetivos, funciones y actividades de la institución. Con ello nos permitirá conocer la gestión administrativa, sus normas, procedimientos y trámites. ● Conocemos a los trabajadores para crear un ambiente agradable de trabajo y de confianza. ● Conocemos la infraestructura.
- 16. pág. 16 Cuarta Etapa: Motivación y concientización: Velamos por la concientización de la importancia de tener un archivo (Archivo Central) ● Motivamos al personal de la importancia y beneficios que tiene una buena organización de los fondos documentales. ● Dominamos los conceptos básicos de archivos para ir motivando y concientizando al personal. ● Aplicamos un plan de marketing archivístico que debe ser: claro, preciso y directo. ● Contamos con Mucha empatía. BIBLIOGRAFÍA http://www.essalud.gob.pe/archivo-central-del-seguro-social-de-salud-essalud-4/ https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-7-procesos-de-la-gestion-documental- en-empresas-y-organizaciones/ https://youtu.be/BfoooZ86IJ0