Programa de gestión documental
- 1. CUESTIONARIO GESTIÓN DOCUMENTAL UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIDBA III SEMESTRE GRUPO 3 ADRIANA MARCELA VEGA DURÁN Describa los pasos para la creación de un programa de gestión documental en cualquier área de su empresa u organización debe presentar un diagrama general del proceso. La explicación general puede hacer si quiere mediante un mapa conceptual, cuadro sinóptico. Sea creativo PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASISTENCIA DE GERENCIA Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes procesos, elaborados en diagramas de flujo, para la Asistencia de Gerencia. 1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL INICIO Elabora el Documento. Remitirse a: ¿Conoce la normativida Tabla de Retención Documental aprobada por el comité d que aplica de archivos de la Empresa. a éste N Ley 594 de 2000. www.archivogeneral.gov.co. S La Asistente de Gerencia, procede a elaborar los documentos y a conservarlos depende a la T.R.D. en todos sus soportes. Los expedientes se señalizan y/ o se elabora un rótulo, según el soporte ¿Es objeto de Ver T.R.D. y proceder a la eliminación de conservación? documentos, mediante una Acta de eliminación. NO SI
- 2. Ver T.R.D. y calendario de transferencia Documental de la Empresa. FIN 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INICIO La Asistencia de Gerencia, recepciona los documentos que llegan para el Gerente General. La Secretaria registra y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los documentos que llegan, con un número de radicado y firma el recibido para el mensajero. FIN 3. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS INICIO La Secretaria es la responsable de la organización de archivos de gestión. Y todos aquellos documentos objeto a transferencia Documental al Archivo Central. ¿Se Remitirse a: organizan de acuerdo Tabla de Retención Documental aprobada por el comité a la T.R.D.? N de archivos de la Empresa. S
- 3. La secretaria observa y aplica la T.R.D. y procede a clasificar la información de acuerdo al nivel de conservación La Secretaria ordena los expedientes en carpetas de yute, teniendo en cuenta que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva rotulación. ¿Es objeto de Transferencia documental? FIN NO SI La secretaria, elabora el inventario documental, relacionando la documentación a transferir (Ver T.R.D.) La secretaria, se comunica con las personas especializadas del Archivo Central, (Ver calendario de transferencia documental) y programa la respectiva transferencia. FIN 4. TRAMITE DE DOCUMENTOS INICIO La Secretaria recibe la documentación para el respectivo trámite. ¿Amerita trámite? FIN N S
- 4. Por medio de la Gerencia, la Secretaria da trámite a las órdenes del gerente, de acuerdo a los documentos recepcionados. FIN 5. CONSULTA DE DOCUMENTOS INICIO La secretaria se remite al Archivo Central, para corroborar información y solicita los documentos por medio electrónico. Teniendo en cuenta y verificando la respectiva transferencia. El Archivo Central verifica la información, y procede a realizar la búsqueda de la información. El Archivo Central responde a la solicitud, y procede a prestar la información solicitada. FIN