Cuestionario de Control Interno.doc
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Este documento contiene un cuestionario sobre los procedimientos y controles internos de una empresa. El cuestionario incluye preguntas sobre quién es responsable de tareas como preparar asientos contables, recibir pagos, pagar facturas, manejar cuentas por cobrar, realizar inventarios, comprar activos y aprobar transacciones financieras. También incluye preguntas sobre si la empresa mantiene al día sus registros contables, concilia sus cuentas mensualmente y tiene segregación adecuada de funciones.
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- 1. 1 INFORME DE CARÁCTER GENERAL Se considera información de carácter general, aquella que se solicita con el propósito de identificar claramente la razón social de la empresa que se somete a la revisión de una auditoría externa, así como para conocer alguna otra información que puede ser importante para el auditor, como la siguiente: Nombre del cliente :_________________________________________________________ Domicilio :_________________________________________________________ Teléfono :_________________________________________________________ Facsímil :__________________________________________________________ Responsable por :__________________________________________________________ el cliente Contacto inicial :__________________________________________________________ Fecha de la oferta :__________________________________________________________ Período que se Debe cubrir :__________________________________________________________ Dirección a que debe enviarse el informe :___________________________________________________________ Tipo de auditoría :___________________________________________________________ Informe especial :___________________________________________________________ Copia del informe :___________________________________________________________ Forma de pago :___________________________________________________________ Responsable de pago :___________________________________________________________ Fecha de inicio :___________________________________________________________ Fecha límite para Entrega del informe :_________________________________________________________
- 2. 2 Fecha de la revi- sión inicial :__________________________________________________________ Personas que Brindan la informa- ción :__________________________________________________________
- 3. 3 IDENTIFICACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS Nombre asignado Nombre del funcionario Puesto que ocupa
- 4. 4 ASPECTOS CONTABLES Y GENERALES Responsable 1. ¿Quién prepara los asientos de diario? __________ 2. ¿Quién revisa y aprueba los asientos de diario? __________ 3. ¿Quién pasa los asientos al libro mayor? __________ 4. ¿Quién prepara los estados financieros? __________ 5. ¿Quién analiza las cuentas de gastos? __________ 6. ¿Quién prepara otros informes para la Gerencia? __________ OBLIGACIONES RESPECTO A LOS INGRESOS 7. ¿Quién recibe el dinero en efectivo? __________ 8. ¿Quién registra los ingresos en efectivo? __________ 9. ¿Quién prepara el depósito diario? __________ 10. ¿Quién hace el depósito en el bando? __________ 11. ¿Quién afecta las cuentas por cobrar? __________ 12. ¿Tiene otras funciones contables la persona que recibe dinero? __________ OBLIGACIONES RESPECTO A LOS EGRESOS 13. ¿Quién prepara los cheques? __________ 14. ¿Quién revisa y refrenda los cheques? __________ 15. ¿Quién cancela los justificantes de los cheques? __________ 16. ¿Quiénes firman los cheques? __________ 17. ¿Quién custodia los cheques expedidos? __________ 18. ¿Quién maneja los estados bancarios antes de la conciliación? _________ 19. ¿Quién efectúa la conciliación bancaria? __________
- 5. 5 20. ¿Quién mantiene el control de los formularios en blanco? __________ 21. ¿Quién efectúa la distribución contable? __________ 22. ¿Quién aprueba la distribución contable? __________ 23. ¿Quién aprueba el pago? __________ OBLIGACIONES RESPECTO A LAS CUENTAS POR COBRAR 24. ¿Quién tiene asignado las funciones de manejo de las cuentas de los Clientes? _________ 25. ¿Quién conserva las facturas pendientes de cobro _________ 26. ¿Quién compara las facturas pendientes de cobro contra el saldo de las cuentas en forma periódica? _________ 27. ¿Quién autoriza la concesión de crédito? _________ 28. ¿Quién autoriza el balance de saldos de las cuentas de los clientes con el auxiliar? _________ 29. ¿Quién mantiene el control específico par las mercaderas dadas en consignación? _________ 30. ¿Quién autoriza la cancelación de las cuentas incobrables? _________ 31. ¿Quién autoriza los límites de los créditos y bonificaciones o los descuentos? _________ 32. ¿Quién confirma los estados de cuenta con los clientes? _________ 33. ¿Quién realiza los análisis por antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar? _________ 34. ¿Quién verifica que no sobrepase el límite de crédito establecido? _________ 35. ¿Quién supervisa los cobros a los clientes? _________ 36. ¿Quién envía las comunicaciones del saldo a los estados de cuenta a los clientes? _________ 37. ¿Quién verifica la información de los estados de cuenta de los clientes? _________
- 6. 6 38. ¿Quién investiga las diferencias que planteen los clientes? _________ OBLIGACIONES RESPECTO A LOS DOCUMENTOS POR COBRAR 39. ¿Quién mantiene en custodia los documentos por cobrar? __________ 40. ¿Quién tiene a su cargo el registro de los documentos por cobrar? __________ 41. ¿Quién realiza el balance mensual de los documentos con sus registros auxiliares? __________ 42. ¿Quién prepara los análisis por antigüedad de saldos de documentos con y cuentas por cobrar? __________ 43. ¿Quién supervisa el cobro de los documentos y cuentas por cobrar? __________ 44. ¿Quién anota los pagos parciales de los clientes en los documentos? __________ 45. En caso de que se renueven documentos, ¿quién lo autoriza? __________ OBLIGACIONES RESPECTO A LOS ADELANTOS Y LOS PRESTAMOS A LOS EMPLEADOS 46. ¿Quién autoriza los préstamos a los empleados? ___________ 47. ¿Quién revisa que las garantías a los préstamos sean adecuadas? __________ 48. ¿Quién verifica el ingreso periódico por el pago de esos préstamos? ___________ OBLIGACIONES RESPECTO A LAS INVERSIONES EN VALORES 49. ¿Quién autoriza las operaciones con valores? __________ 50. ¿Quién lleva el registro analítico de las inversiones? __________ 51. ¿Quién lleva el registro de la custodia de los títulos? ___________ 52. ¿Quién tiene acceso a los títulos? ___________ 53. ¿Quién verifica el ingreso del principal y los intereses? __________ 54. ¿Quién concilia la existencia física contra la cuenta de mayor? ___________ Responsable OBLIGACIONES RESPECTO A LA EXISTENCIA DE MARCADERIA Y SIMILARES
- 7. 7 55. ¿Quién es el responsable por la custodia de los inventarios? __________ 56. ¿Quién realiza recuentos periódicos de las existencias? __________ 57. ¿Quién inspecciona los registros de la bodega? __________ 58. ¿Quién supervisa la valuación del invierno? __________ 59. ¿Quién determina bienes fuera de uso o de lenta realización? __________ 60. ¿Quién recibe la mercadería que ingresa? __________ 61. ¿Quién mantiene el control de los seguros contra incendio y otros? __________ OBLIGACIONES RESPECTO A LA PROPIEDADA, LA PLANTA Y EL EQUIPO 62. ¿Quién autoriza la compra de los activos fijos? __________ 63. ¿Quién indica el monto que se destina a las mejoras, las adiciones o las reparaciones? __________ 64. ¿Quién es el responsable de la toma física de los inventarios en forma periódica? ___________ 65. ¿Quién mantiene en resguardo los títulos de propiedad de los bienes? ___________ OBLIGACIONES RESPECTO A LOS PASIVOS 66. ¿Quién aprueba los préstamos bancarios? ___________ 67. ¿Quién está facultado para suscribir en nombre de la empresa los documentos por pagar? ___________ 68. ¿Quién recibe los estados mensuales de los acreedores? ___________ 69. ¿Quién revisa los estados mensuales de los acreedores? ___________ 70. ¿Quién mantiene el registro par las cuentas pendientes de pago? ___________ 71. ¿Quién autoriza el aprovechamiento de los descuentos por pronto pago? ___________ 72. ¿Quién autoriza los envíos
- 8. 8 73. ¿Quién revisa que los envíos estén respaldados por las respectivas ordenes de compra? ___________ 74. ¿Quién realiza la recepción del detalle de la mercadería recibida? ___________ 75. ¿Quién maneja las órdenes de compra pendiente? ___________ 76. ¿Quién autoriza las devoluciones de venta? ___________ OBLIGACIONES SOBRE LAS COMPRAS 77. ¿Quién verifica la corrección aritmética de las facturas? __________ 78. ¿Quién es el responsable de emitir y autorizar las órdenes de compra? __________ 79. ¿Quién aprueba las facturas por compras en cuanto a cantidades, precio, descripción de la mercadería, etc? __________ 80. ¿Quién expide avisos de recibo de los materiales o las mercaderías? __________ 81. ¿Quién es el responsable de tramitar faltantes de mercaderías? __________
- 9. 9 IDENTITIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL I. CONTABILIDAD GENERAL Y DIVERSOS Condiciones ideales En la ejecución del trabajo deberá existir una adecuada separación de funciones, de manera tal que ningún empleado tenga la posibilidad de iniciar y terminar una transacción sin la debida comprobación y revisión por parte de los funcionarios competentes. Los registros contables deben estar completos y al día. Deben existir descripciones escritas de las políticas contables y de los procedimientos en uso. Los reportes financieros y de operación deben representar en forma precisa y oportuna un panorama general de la empresa. Procedimientos ¿Emplea el procedimiento El cliente? N/A SI NO 82. ¿Se mantienen al día los libros de contabilidad mayor, diario e inventario? ____________________ 83. ¿Se suman y comparan en forma mensual la cuentas de mayor con el balance? ____________________ 84. ¿Se mantienen los registros auxiliares necesarios? ____________________ 85. ¿Se concilian mensualmente los registros auxiliares? ____________________ 86. ¿Requieren los asientos de diario la aprobación de un funcionario capacitado al efecto? ____________________ 87. ¿Existen una adecuada segregación de funciones, espe- cialmente en lo relativo al manejo de la contabilidad y el control de activos. _____________________ 88. ¿Existe un catálogo de cuentas completo y actualizado? ____________________ 89. ¿Existe un manual de contabilidad que incluya reponsabili- dades por puestos y procedimientos de trabajo? ____________________ 90. ¿Están protegidos físicamente los registros contables? ____________________ 91. ¿Está limitado el acceso a los registros contables? ____________________
- 10. 10 92. ¿Se han suscrito “afianzamientos” para el personal de confianza? ____________________ 93. ¿Se preparan oportunamente los firmes financieros y de operación? ____________________ 94. ¿Se utilizan los presupuestos? _____________________ 95. ¿Se revisa frecuentemente la cobertura de seguros sobre activos? ____________________ 96. ¿Existe registros para cuentas bancarias inactivas? ____________________ II. PAGOS Condiciones ideales Debe utilizarse cheque-comprobante prenumerado para todo desembolso. Debe mantenerse control físico y numérico sobre los formularios en blanco y los cheques expedidos. Las firmas deben ser mancomunadas y debidamente autorizadas por el organismo superior, revisadas y actualizadas periódicamente. Preferentemente se utilizará protectora de cheques. Todo cheque que se presente para ser firmado, deberán tener el sello “cancelado con cheque No….y fecha”, en el momento de firmar el cheque. El personal que realiza los pagos no debe tener relación con los ingresos de caja. 97. ¿Son pasadas las facturas directamente a la contabilidad y sellada las copias con la palabra “duplicado”? ___________________ 98. Al procesar facturas: ¿Se cotejan los datos contra las copias aprobadas de orden de compra? ___________________ ¿Son verificados todos los cálculos, sumas, descuentos, etc.? ___________________ ¿Están claramente indicados en las facturas los puntos anteriores? ___________________
- 11. 11 ¿Revisa y aprueba la distribución contable y el pago un empleado responsable? ___________________ 99.¿Es efectuado todo pago con cheque? ___________________ 100.¿Se utilizan secuencialmente los cheques prenumerados? ____________________ 101.¿Es adecuado el control físico de los cheques en blanco? ___________________ 102.¿Son preparados los cheques por empleados independientes de aquellos que aprueban la documentación? ____________________ III. INGRESOS Condiciones ideales La función de recepción del efectivo se lleva a cabo con el menor número de personas posible. Quienes reciben dinero no tienen acceso a los registros contables. Los ingresos en efectivo son principalmente cheque y se depositan intactos diariamente. La recepción del efectivo puede comprobarse con otros registros llevados por separado. Personal independiente de la caja prepara periódicamente conciliaciones de los registros analíticos de entradas de caja con las copias de las fichas de depósito, cuentas por cobrar, cuentas de control de efectivo, etc. Procedimientos ¿Emplea el procedimientos el cliente? N/A SI NO 103. ¿Son confrontadas las facturas o comprobantes de ingreso contra los reportes de ventas? _____________________ 104.¿Contienen los recibos toda la información necesaria para identificar claramente la transacción? _____________________ 105.¿Existe garantía de que todos los ingresos ganados se persiban realmente? _____________________ 106.¿Se preparan recibos de caja y se adjuntan los datos pertinentes? _____________________ 107.¿Se asientan en los libros los ingresos de caja por personas ajenas a quienes realizan funciones de recibo de dinero? _____________________
- 12. 12 108.¿Se depositan los ingresos intactos diariamente? _____________________ 109.¿Existen controles físicos adecuados sobre los ingresos de caja? _____________________ 110.¿Está segregada la función de caja general del manejo de libros auxiliares y mayor? _____________________ IV. CAJA CHICA Condiciones ideales Los fondos de caja chica se manejan sobre la base de un fondo fijo con un individuo responsable de este. Los fondos de caja chica se encuentran separados de cualesquiera otros fondos. Existen límites adecuados respecto a las sumas que se pueden entregar para los desembolsos. Los egresos están amparados por comprobantes aprobados previamente, prenumerados y escritos con tinta. Los justificantes por gastos realizados se verifican y se inutilizan con el sello “Cancelado con Cheque No……y fecha”, cuando se reembolsa el fondo. Se practican arqueos a la caja chica en forma sorpresiva y frecuente. Procedimiento ¿Empleado el procedimiento el cliente? N/A SI NO 111. ¿Es el custodio del fondo un empleado separado de la custodia de los fondos pendientes de registrar, de las entradas y salidas de efectivo y de las cuentas por cobrar? ____________________ 112. ¿Se tiene un fondo fino con un monto razonable? ____________________ 113. ¿Se utilizan formas prenumeradas con tinta? ___________________ 114. ¿Se llenan las formas prenumeradas con tinta? ___________________ 115. ¿Se deja constancia en la forma prenumerada de la aprobación de un funcionario responsable? __________________ 116. ¿Se revisan los comprobantes de respaldo de los desem-
- 13. 13 bolsos antes de reembolsar el fondo? ___________________ 117. ¿Se expiden los cheques de reembolso a nombre del custodio? ___________________ 118. ¿Existe un límite para desembolsos? ___________________ 119. ¿Se practican periódicamente arqueos? ___________________ V. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A. Cuentas por cobrar 120. ¿Se mantienen registros individuales para cada cliente? ___________________ 121. ¿Se concilian mensualmente los saldos de registro auxiliar con la cuenta de mayor? ____________________ 122. ¿Se efectúa periódicamente el análisis por antigüedad de saldos? ____________________ Procedimiento ¿Empleado el procedimiento el cliente? N/A SI NO 123. ¿Se revisan adecuadamente las cuentas malas? ___________________ 124. ¿Están autorizadas las cancelaciones por cuentas malas? ___________________ 125. ¿Se mantienen provisiones adecuadas para cuentas dudosas? ___________________ 126. ¿Son debidamente autorizados los ajustes a las cuentas por cobrar? ___________________ 127. ¿Se envían estados de cuenta a los clientes? ___________________ 128. ¿Se elaboran los estados de cuenta y revisan por personas que no tengan acceso a los registros de efectivo, o que no estén relacionadas con las cuentas de los clientes? ___________________ 129. ¿Impide el control existente sobre esos estados de cuentas que sean interceptados? __________________ 130. ¿Se respetan los límites de crédito establecido? __________________ 131. ¿Se atienden oportunamente las observaciones de los clientes respecto a sus estados de cuentas? ___________________
- 14. 14 B. Documentos por cobrar 132. ¿Se mantiene un registro individual para cada deudor? __________________ 133. ¿Se concilian mensualmente los registros auxiliares contra la cuenta del mayor? __________________ 134. ¿Requieren la aprobación previa de un funcionario específico la aceptación, las condiciones, la renovación, la extensión, la cancelación y la devolución de las garantías? __________________ 135. ¿Son los registros analíticos de documentos manejados por empleados independientes de la custodia física de estos? __________________ 136. ¿Se efectúan periódicamente arqueos y se concilian los resul- tados con los controles de documentos por cobrar y las garan- tías respectivas, por personal independiente de las funciones de de custodia y de registro? __________________ 137. ¿Es conferida la responsabilidad de la custodia de los documentos y de las garantías a empleados específicos? __________________ 138. ¿Se preparan periódicamente conciliaciones de los intereses devengados, provenientes de los documentos, con los registros analíticos y las tasas de interés? __________________ 139. ¿Se envían periódicamente estados de cuentas a los deudores?__________________ 140. ¿Se realizan las anotaciones por abonos en el documento de garantía? ___________________ 141. ¿Se mantiene un adecuado control de los documentos vencidos, no pagados? ___________________ 142. ¿Se aprueban debidamente las cancelaciones por cuentas malas? ___________________ 143. ¿Están limitado el acceso a los documentos? ___________________ VI. VALORES NEGOCIALES 144. ¿Es conferida la autorización para las compras, las ventas, las transferencia y los cambios de tales activos a un funcionario responsable? ___________________ 145. ¿Se mantienen registros analíticos, que incluyan la información que se anota seguidamente sobre la evidencia del derecho de
- 15. 15 propiedad? ___________________ Fecha de adquisición e importe o costo de la compra Acciones, Importe y números de identificación Nombre con que aparece registrado (Indicar si es al portador). Localización física Garantía, (si se trata de un título representativo de créditos) Tasas de interés o dividendos, fecha de vencimiento y de recepción del efectivo. 146. ¿Está la evidencia de la propiedad de las inversiones controlada físicamente? ___________________ 147. ¿Se encuentran los documentos debidamente endosados a nombre de la compañía en caso de que no hayan sido emitidos originalmente a su nombre? ___________________ VII. EXISTENCIA 148. ¿Están todas las existencias bajo el control de un responsable? __________________ Procedimiento ¿Emplea el procedimiento el cliente? N/A SI NO 149. ¿Se amparan con requisición los envíos a los cliente y las transferencias entre departamentos? __________________ 150. ¿Se mantienen libros con el registro del movimiento en almacenes, incluyendo cantidades y valores? __________________ 151. ¿Se realizan periódicamente recuentos de la mercadería, que permitan comprobar las cantidades en existencia según los registros? __________________ 152. ¿Se conservan archivadas la hojas originales de los levanta- mientos físicos de inventarios? __________________ 153. ¿Se verifica, por parte de algún responsable, qué mercadería tienen poco movimientos? ____________________ 154. ¿Se verifica la valoración del inventario? ____________________ 155. ¿Se envía mercadería en consignación? ____________________
- 16. 16 156. ¿Se mantienen registros apropiados de la mercadería en consignación? _____________________ 157. ¿Se encuentran las bodegas en buenas condiciones físicas? ____________________ VIII. PAGOS ANTICIPADOS 158. ¿Se han definido con claridad las partidas que se pueden diferir? ____________________ 159. ¿Se sigue un criterio consistente en lo que corresponde a las compras de bienes o servicios que puedan se clasificados como diferido? ____________________ 160. ¿Está debidamente autorizado el procedimiento de amortización de los pagos anticipados? _____________________ 161. ¿Existe un sistema para la revisión periódica de los seguros, en cuento a su vigencia y monto? ____________________ 162. ¿Se considera que los cargos representan realmente partidas diferidas? ____________________ 163. ¿Es correcto el saldo que representan las partidas diferidas? IX. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 164. ¿Se aprueban por el sistema de autorizaciones los desembolsos aplicables al activo fijo? 165. ¿Se específica en la autorización el monto que se asigna a mejoras, adiciones o reparaciones? _____________________ 166. ¿Se toman inventarios y se comparan con los registros contables? ______________________ 167. ¿Se revisan esos inventarios y se comparan con los registros contables? ______________________ 168. ¿Se analizan y corrigen las discrepancias que se determinan? ___________________ 169. ¿Tiene la empresa terrenos que no se usan? ____________________ 170. ¿Se tiene establecido un procedimiento claro para disponer de activos fijos sobrantes, desechados o en desuso? ____________________
- 17. 17 171. ¿Se desprecian o amortizan los bienes? _____________________ 172. ¿Se resguardan apropiadamente los títulos de propiedad? _____________________ X. OTROS ACTIVOS El control interno para otros activos está en función específica de las partidas que existan en cada compañía. No obstante, como criterio general, deberán verificarse los siguientes aspectos: Su correcta contabilización. El sistema utilizado en la amortización de los activos (si es aplicable), así como el monto de la amortización y la consistencia del sistema. La existencia real de los activos y de ser posible su confrontación con la documentación de respaldo. XI. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A. Cuentas por pagar 173. ¿Han sido las compras debidamente autorizadas? _____________________ 174. ¿Es apropiado el sistema imperante para la colocación de pedidos, la recepción de artículos, la verificación de facturas y su pago? _____________________ 175. ¿Se verifican las facturas en sus operaciones aritméticas, tanto horizontales como verticales? ______________________ Procedimientos ¿Empleado el procedimiento el cliente? N/A SI NO 176. ¿Se aprovechan y controlan los descuentos por pronto pago? ____________________ 177. ¿Existe un sistema de autorizaciones para realizar ajustes a la cuentas por pagar? ___________________ 178. ¿Se concilian mensualmente los registros auxiliares? ___________________ 179. ¿Se reciben periódicamente los estados de cuentas de los acreedores? ___________________ 180. ¿Requieren el endeudamiento el visto bueno del personal autorizado al efecto? ___________________
- 18. 18 181. ¿Se han otorgado garantías hipotecarias? ___________________ 182. ¿Existe alguien expresamente facultado par suscribir los documentos por pagar? ____________________ 183. ¿Recibe la empresa estados mensuales de los acreedores? ____________________ 184. ¿Se revisan los estados mensuales de los acreedores y se comparan con los registros contables? ____________________ 185. ¿Existe algún tipo de garantías para las cuentas acreedoras? ____________________ 186. ¿Facilita el control de cuentas por pagar su pago oportuno? ____________________ 187. ¿Se mantiene registro de obligaciones contingentes? ____________________ 188. ¿Se hacen provisiones en los registros, por conceptos de obligaciones con los trabajadores, según la legislación laboral y los contratos de trabajo? _____________________ XII. PASIVO DE LARGO PLAZO 189. ¿Existen un adecuado sistema de autorizaciones par contraer obligaciones de largo plazo? _____________________ 190. ¿Se mantiene un adecuado registro par las diferentes obligaciones? _____________________ 191. ¿Se concilia mensualmente el registro par las diferentes obligaciones contra la cuenta de mayor? _____________________ 192. ¿Se encuentran consignadas en registros oficiales las obligaciones que lo requieran? _____________________ 193. ¿Se requiere firma mancomunada para la firma de títulos que amparen pasivos de largo plazo? ______________________ 194. ¿Se mantienen un adecuado control respecto al pago de intereses? _______________________ XIII. CAPITAL CONTABLE 195. ¿Se encuentran los certificados de acciones debidamente custodiados? ________________________
- 19. 19 196. ¿Se firman los certificados de acciones al momento de venderlas? _________________________ 197. ¿Se mantiene un adecuado control respecto al pago de los dividendos? _________________________ 198. ¿Se mantiene un registro especial de los dividendos no retirados? _________________________ 199. ¿Se concilian periódicamente el número de acciones en circulación con el saldo de la cuenta de control, en cuanto al número de acciones? ________________________ 200. ¿Se valoran apropiadamente los activos recibidos como aporte de capital? ________________________