Auditoria caja banco

CONTROL INTERNO EN
EL AREA DE CAJA Y
BANCO

Celorio Aguayo María
Jessenia
Chávez Fuentes Valeria
Monserrate
Medranda Ramos María
Fernanda
Mendoza Vinces Maritza

Debido a la volatilidad y riesgo inherente
de esta área empresarial, se hacen
imprescindible controles específicos. Así
pues lo controles internos que se definan
en el área de caja y banco se establecerán
para el alcance de una manera general, de
los siguientes objetivos:

 Objetivo 1.- Custodia y salvaguardia de los
fondos depositados y recibidos.
 Objetivo 2.- Exactitud de los registros.
 Objetivo 3.- Segregación adecuada de
funciones.
 Objetivo 4.- Operanding conforme a las
políticas y criterios establecidos por la sociedad.

La operativa de la caja estará relacionado
con los siguientes objetivos:
 Constitución del fondo de caja.
 Realización de pagos para sufragar
pequeñas cuantías de fondos.
 Reposición de fondos.
 Teniendo en cuanta lo expuesto con
anterioridad y su base a la consecución de
los objetivos especificados, se hace
necesario la implantación de los siguientes
procedimientos y puntos de control
interno:

a) Autorización
Los desembolsos que se efectúen a
través de los fondos de caja deberán
estar en todos los casos comprobados y
justificados.
b) Cancelación Justificantes
Los documentos justificantes que hayan
dado lugar a una transacción de caja
deberán ser cancelados para evitar su
reutilización o duplicación por descuido o
intencionalidad.

c) Cuantía de la caja
El nivel de los fondos de caja será coherente y
razonable con el volumen de gastos que se
liquiden periódicamente.
d) Fondo Fijo de caja
Se anticipará a la persona responsable de la caja,
una cantidad predeterminada y constante en
función del volumen de gastos.
e) Arqueos sorpresivos.
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo
aviso con el objeto de infundir una actualización
y control continuado de los fondos.

a) Libro de caja.
La gestión y control de caja se detallara a
través de un registro o ficha auxiliar, en
donde se anotaran todos los movimientos
de cobros y pagos.
b) Comprobación aritmética
Se deberá dejar constancia de la
comprobación de sumas , tanto en
documentos como en anotaciones de los
libros de auxiliares de trabajo diario.

c) Clasificación de los gastos.
La anotación de los gastos en los registros
contables de la caja deben estar imputados y
codificados conforme a la naturaleza de los
gastos.
d) Periodo contable correcto.
El registro de las anotaciones deberán
efectuarse en el periodo económico contable
al que corresponden.

a) Verificación de los fondos-conciliación.
La verificación y conciliación de los
fondos deberán ser efectuados o
ratificados por personas ajenas a la
encargada de la custodia de la caja.
b) Rembolsos – reposición de fondos.
La reposición de fondos debe autorizarse
pos persona ajena a la encargada de la
custodia de caja, obteniéndose así un
seguimiento continuado de los fondos.

Clasificación del gasto.
El registro, naturaleza, codificación y periodo en
el que se registran los gastos, debe ser
supervisado por la persona que se halla
responsabilizado de esta área, en ningún caso
será efectuado por el empleado encargado de la
custodia de la caja.
d) Registro
La persona encargada de la custodia, no debe
tener acceso o ser responsable de la
mecanización o realización de asientos contables,
con el objeto de evitar el encubrimiento de
salidas monetarias con asientos contables.
Gestión de cobros
El empleado de la caja no efectuara seguimiento
o gestiones de cobro de clientes

El supervisor del área de tesorería procederá a
efectuar revisiones periódicas que puedan
detectar el incumplimiento de alguno o algunos
procedimientos determinados por la sociedad
para la consecución de los objetivos.
Se definirán y establecerán políticas,
procedimientos y criterios por escrito, en el
área de caja los cuales serán aprobados
convenientemente por la dirección.

 Determinación del fondo fijo y su cuantía.
 Niveles de autorización en función de los
montantes de pagos y responsabilidades del
personal.
 Políticas y procedimientos de comprobación
de la exactitud de los registros.
 Establecimiento de políticas de arqueo de
caja y del soporte formal de dichos arqueos.

 Plan de verificaciones periódicas:
- revisión de las custodias de los fondos.
- Conciliación de los registros o auxiliares de caja
con contabilidad.
- comprobación de la existencia siempre de pagos
autorizados y justificados.
- comprobación de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones.

REFERENTE AL OBJETIVO 1:
CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen
control y mantenimiento de la operativa
desarrollada en los bancos se hace
indispensable la adopción de las siguientes
medidas:

 Elaboración periódica de conciliaciones bancarias de
todos y cada uno de los bancos con las cuentas
contables.
 Las conciliaciones bancarias debidamente
formalizadas y un análisis pormenorizado de las
mismas.
 Las conciliaciones bancarias serán supervisadas y
autorizadas, y en especial los cálculos aritméticos.
 Verificación de que los ingresos pendientes de
realizar en el banco detallados en las conciliaciones
bancarias, se abonan por el convenientemente con
posterioridad a la fecha de la conciliación.
 Se cuidará de evitar la existencia de emisión de
cheques firmados en blanco.
 La sociedad mantendrá las matrices de los cheques,
debidamente complementadas en relación a la
información, fecha, importe, concepto y
autorización.

 La sociedad deberá adjuntar a la matriz el
cheque original que haya sido anulado.
 Se hace aconsejable la necesidad de aprobación
de cheque y transferencias al menos por dos
firmas, mediante firmas mancomunadas.
 los cheques, talonarios de cheques y sellos-
maquinas de firmas deberán estar
suficientemente custodiados y así evitar su uso
fraudulento.
 Únicamente procederán a la autorización de
pagos aquellas personas que realmente tengan
potestad para ello.

 Los pagos de las remuneraciones al personal
se efectuarán mediante transferencias
bancarias.
 Existirá un seguro que cubra posibles
pérdidas, robos, malversación y/o fraude de
los fondos líquidos manejados por las personas
encargadas.
 Se deberán implantar procedimientos de
acción inmediata para desautorizar en los
bancos a las personas que dejen de mantener
relación con la sociedad.

Los procedimientos, políticas y criterios
establecidos por la sociedad deben estar
enfocados a la obtención de unos registros
contables correctos y fiables.
Con esta finalidad se implantarán los
siguientes procedimientos:
 Se anularán los documentos que sirvan de
soporte.
 Asignación de importes correctos a las
transacciones de pagos.

 Las transacciones bancarias deberán registrarse
en el periodo al que correspondan e imputarse
a la cuenta contable cuya naturaleza
corresponda a la transacción efectuada. La
correcta imputación al periodo dependerá de
si:
- El plazo de tiempo que transcurre desde la
recepción de cheques y/o dinero en efectivo y
el posterior ingreso en banco, es muy corto.
- Los ingresos se contabilizan en el momento
de recibirse la comunicación expresa del
ingreso.
- Los cheques y transferencias y archivos de
documentación de pagos contienen las fechas
reales del desembolso.

- Los pagos se registran con independencia del
momento en el que se cargan en el banco.
- verificación de justificantes de ingresos con
los registros detallados de salidas de cajas y de
las salidas monetarias del banco con entradas de
cajas.
- Análisis específico de cualquier anotación que
se efectúe en las cuentas contables de bancos
que sean contrarias a su naturaleza.
- Los cheques no se firmarán por la o las
personas responsables hasta que no se la
documentación apropiada.
- Comprobación de que los montantes
registrados en contabilidad coinciden con las
transacciones bancarias aprobadas y con los
montantes de ingresos recibidos.

La implementación y establecimiento y de
una jerarquía y organigrama funcional,
junto con un desarrollo individualizado y
segregado de funciones, colaborara al
cumplimiento de los objetivos. Asimismo
se conseguirá una disminución de la
posibilidad de errores no detectados. En el
área de bancos se debe considerar la
siguiente segregación de funciones:

 La custodia y mantenimiento del efectivo
debe estar segregado funcionalmente del
mantenimiento y mecanización contable.
 Arqueos periódicos por personas distintas.
 Establecer relaciones entre distintas personas
para el manejo del efectivo.
 Independencia de la sección o persona
encargada de cobros y de recepción de
cheques.
 Limitar el acceso a ingresos en efectivo.

 Segregación e independencia de las personas que
tienen a su cargo los cobros.
 Independencia de los empleados, encargados de
cobros/pagos con el de gestión y seguimiento de
clientes proveedores.
 L a baja de las cuentas incobrables deberá estar
autorizada, para evitar salidas encubiertas de
dinero.
 La apertura de nuevas cuentas bancarias
depósitos y transferencias deberá efectuarse
mediante autorización emitidas por personas
distintas a los encargados directos de tesorería.
 Las conciliaciones bancarias serán elaboradas por
el empleado responsable y aprobadas por el
supervisor correspondiente.

REFERENTE AL OBJETIVO 4
OPERANDING CONFORME A LA POLITICA
DE LA SOCIEDAD
Se establecerán y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el área de
bancos, con la conveniente aprobación por
parte de la dirección, referidos
fundamentalmente a:
 Autorizaciones en el uso y apertura de las
cuentas bancarias.
 Negociación, contratación y designación de
poderes con las entidades bancarias.
 Control de los cobros recibidos por correo y
custodia de los mismos.

 Selección de inversiones, políticas de
inversión y fuentes de financiación.
 Revisión, seguimiento y supervisión de
transacciones de tesorería.
 Utilización de técnicas y procedimientos para
evitar omisiones y errores:
- Conciliaciones periódicas de los saldos
bancarios.
- Confirmaciones de movimientos informados
por terceros.
- Verificaciones periódicas de la
documentación respaldo de los movimientos.

 Evaluación de saldos: análisis de
desviaciones, índice, etc..
 Programa periódicos de verificaciones y
revisiones del cumplimiento de las políticas y
funcionamientos utilizados por la entidad en
su operativa.

ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJAY
BANCO.
Como guía para la evaluación, estudios y
comprensión de la sistemática y
funcionamiento de los controles internos en
el área de caja y banco se detallan, de una
manera general, los siguientes cuestionarios
de forma separada por área:

CAJA
GENERAL:
1.-¿Existe un plan por escrito por escrito de las políticas
y procedimientos de control, supervisión y registro,
así como su grado de implantación?
2.-¿Existe un organigrama jerárquico y de
responsabilidades?
3.-¿Se han establecido documentos interno de
conciliación – verificación - supervisión- arqueo?
4.-¿Están incluidas todas las cajas en el balance de la
sociedad?
5.-¿Existe algún seguro contratado cuya cobertura
incluya los fondos de caja?

FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA.
1.- ¿Existe fondo fijo de caja ?
2.-¿Se efectúan arqueos sorpresivos de todas las
cajas de que se dispongan con el objeto de evitar
que los fondos del resto de cajas puedan sustituir
ingresos registrados no depositados?
3.-¿Se elaboran arqueos periódicos, dejando
evidencia escrita de los mismos y de su
conformidad?
4.-¿Están anulados los documentos que sirvieron
de soporte para el registro de los gastos?

5.-¿La persona encargada de la custodia de la caja,
realiza o tiene a su cargo la elaboración de
registros contables, evitando así, por ejemplo, la
consideración de incobrable un saldo de cliente
que se ha cobrado en realidad ?
6.-¿Se efectúan los reembolsos de caja únicamente
por cheques bancarios de la compañía?¿A nombre
de quien se gira el cheque de reembolso,
nominativo o al portador?
7.-¿Se efectúan cobros de clientes al contado por
caja? En caso afirmativo, ¿ Se gira en banco el
importe cobrado en efectivo en un plazo muy
breve de tiempo, con identificación del origen del
ingreso?

8.- ¿Mantiene el cajero un detalle de los
ingresos pendientes de realizar en el banco?
9.-¿El volumen de operaciones por caja es
coherente con la actividad y “modus
operandi” de la Sociedad?¿Y el saldo de caja?
10.-¿Existen posibilidades de que el responsable
de caja reciba directamente por correo pagos
de los clientes?

FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1.-¿Se efectúan verificaciones aritméticas de las
anotaciones globales de gastos de la misma
naturaleza? ¿Se deja constancia y evidencia
de estas verificaciones? ¿Se comprueban
aritméticamente los saldos arrastrados de los
libros de caja manuales o registros auxiliares
internos?
2.-¿Se realiza alguna supervisión en relación a
la imputación o codificación de la cuenta
contable?

3.-¿Se comprueba que los gastos reflejados
corresponden al periodo en que se
contabiliza?
4.-¿La documentación que soporta el registro
del gasto, esta girada a nombre de la sociedad
o identificada con algún gasto concreto para
un periodo o periodo concreto?
5.-¿Están registrados como ingreso en caja
todos los cheques bancarios de reembolso de
fondo emitido? ¿ En caso negativo, ¿Cómo se
identifica entre caja y banco este hecho?

6.-¿De efectuarse arqueos a una fecha distinta
al cierre de un periodo ¿ Queda constancia de
la comprobación del saldo o conciliación con
el mayor de la sociedad a esa fecha?
7.-¿Se efectúa el registro de todos los
comprobantes de pagos recibidos en la caja?
¿Y de los anticipos para gastos? En su caso
¿Cómo se identifican en los arqueos y en la
conciliaciones estas partidas?
8.-¿Coinciden los saldos mostrados en balance
con los registros auxiliares?

FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1.-¿Realiza el empleado encargado de caja alguna
de las operaciones siguientes?
 Conciliaciones bancarias y con clientes.
 Elaboración y mecanización de asientos
contables.
 Intervenir en operaciones crediticias y de
gestión con los clientes.
2.-¿Son una o varias personas las responsables
dela custodia de las cajas?

3.-¿Se recibe el correo por el responsable de
caja?
4.- La persona que maneja la caja ¿Prepara los
cheques de reintegro de los fondos?
5.-¿Realiza una única persona en el área de caja
los controles, supervisión y obtención de
evidencia de comprobación aritmética?

BANCOS
GENERAL
1.-¿Se encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias? ¿ Por quien? ¿Tienen
asignadas estas personas la responsabilidad
de autorizar aperturas de cuentas bancarias?
2.-¿Hay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o
muy pequeño, no tenga movimientos durante
el ejercicio o ejercicios anteriores?
3.-Las personas que aparecen con poderes en
las cuentas de los bancos ¿ Siguen trabajando
todas ellas para la Sociedad ?

4.-¿Existe establecida alguna política de
utilización o finalización de las cuentas
bancarias?
5.-¿Existen muchas cuentas bancarias abiertas?
En caso afirmativo ¿ Se debe a necesidades
operativas del negocio, a búsqueda de
relaciones bancarias o a falta de organización?
6.-¿Existe un organigrama jerárquico funcional
y de responsabilidades respecto a las personas
que intervienen en la supervisión, control,
mantenimiento, custodia, y registro y
conciliaciones bancarias ?

7.-¿Cómo se reciben los ingresos en la
Sociedad? ¿Por transferencia? ¿Por cheques?
¿En efectivo?
8.-¿Existe alguna política establecida por escrito
en cuanto a la forma de realizar los ingresos
recibos cada día ya sea en efectivo o cheques
entregados en mano o por correo?
9.-¿Existe un departamento de auditoria interna
en la sociedad que desarrolle funciones de
supervisión en el área de bancos?

CUSTODIA
1.-¿Se efectúan con regularidad las
conciliaciones bancarias?
2.-¿Existen partidas de conciliación antiguas sin
una explicación razonable y/o coherente? ¿ Y
cheques en circulación?
3.-¿Existen referencias de los cheques recibidos
pendientes de ingresar en banco con el
registro de “Ingresos pendientes de realizar” y
con los registros contables? ¿ Se mantienen
estos registros hasta que se depositan en los
bancos y se hacen efectivo los ingresos?

4.-La emisión de cheques ¿Se realiza al menos
mediante dos firmas de carácter
mancomunado?
5.-¿Se adjuntan los cheques anulados a las
matrices? ¿Se complementa la información de
los talonarios para facilitar el control de los
cheques?
6.-¿Se efectúa la reposición de fondos de caja
mediante cheques al portador?

EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1.-Los documentos formales que sirven de base para la
realización de pagos. ¿Son anulados con algún saldo en el
momento de efectuarse el pago?
2.-Se efectúan comprobaciones aritméticas de las liquidaciones
y pagos agrupados en un solo cheque?
3-¿Se verifica el pago aprobado con el importe del cheque o
transferencia realizado?
4.-¿Se analizan con especial atención partidas contrarias a su
naturaleza?
5.-¿Se verifica el montaje de ingresos con los registrado en
caja?¿Y el montante de salidas de banco con destino a
reposición fondos de caja y el registro por la misma cuantía?

6.-¿Se firman los cheques, sin que se disponga y se
adjunte la documentación que originaria la
deuda?
7.-¿Se efectúa una contabilización de los hechos
económicos acaecidos en el periodo al que
corresponden?
8.-¿Existe una demora importante en el tiempo
entre la recepción de los cheques y su ingreso en
el banco?
9.-Los anticipos recibidos de los clientes ¿Se
contabilizan sin retraso?¿Se ingresan en el banco
con celeridad?

10.-¿Se comprueban las operaciones aritméticas de
las conciliaciones bancarias aportadas?
11.-¿Se compara la exactitud de la fecha de la
documentación soporte con el periodo en el que
se registran los hechos económicos?
12.-¿Se registran todos los cheques al ser emitidos?
13.-¿Se comparan los montantes de las
conciliaciones bancarias con los saldos de los
extractos bancarios y con los saldos que se
encuentran registrados en la contabilidad?

SEGREGACION DE FUNCIONES
1.-¿Existe un detalle de segregación de funciones para
cada empleado del departamento de Tesorería o
grupo de empleados?
2.-Los empleados encargados del área de bancos
¿desarrollan alguna de estas funciones?
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier
tipo.
-Emisión de cheques.
-Seguimiento control y gestión de deudores o
acreedores.
-Elaboración de las conciliaciones bancarias y/o
recepción directa de la documentación bancaria.

3.-¿Están debidamente autorizadas las
transacciones bancarias?
4.-¿Se autoriza por persona ajena al
responsable de bancos la apertura de
nuevas cuentas bancarias?
5.-¿Se efectúan arqueos por sorpresa por
personas distinta al responsable de la
elaboración de los registros “Cobros
pendientes de ingresar a bancos”?
6.-¿Existe independencia entre las personas
que tienen autoridad para firmar cheque?

7.- Las personas que emiten cheques ¿elaboran
las conciliaciones bancarias?
8.-¿Existen limites o niveles diferenciados para
la aprobación de pagos en la función de la
cuantía?
9.-¿Están aprobadas todas las ordenes de
transferencia relacionadas con pago de
nominas?

SALVAGUARDIA
1.-¿Existen cheques en blanco firmados? ¿Quién
los tiene? ¿Con que finalidad? ¿Cómo se
controlan? ¿Cuántos son?
2.-¿Qué procedimientos existe implantado por la
sociedad para que las personas con poderes en
los bancos, una vez que dejen de prestar sus
servicios a dicha sociedad, les queden anulados
de forma inmediata?
3.-¿Existe un seguro para cubrir perdidas y/o robo
de dinero en metálicos o cheques?
4.-¿Esta fuertemente restringido el acceso a
cheques- tarjetas de créditos- sellos de
firmas,etc..?

EJEMPLOS
CASO PRACTICO DE CAJA.
La sociedad “x” se constituyo tan solo hace 3
meses. Su actividad se desarrolla en el ámbito
de “distribuidores de artículos de limpieza al
por mayor y al por menor”. Debido a su
reducido periodo de vida, el personal
trabajando para la empresa es el siguiente:
FUNCIONES
1 Socio Director Comercial.
1 Administrador Administración contable cajero.
1 Secretaria Administración ventas en local

La sociedad dispone de buenos contactos
comerciales a nivel individual como
intersocietario:
- La sociedad dispone de un pequeño almacén
en las mismas oficinas, efectuándose algunas
ventas al contado atendidas por la secretaria
y en ocasiones por el administrador.
- Constitucicion de la caja: Debido a la lejanía
del banco con el que se trabaja, el socio a
creado un fondo de caja de 1.500.000
unidades monetarias para efectuar las
siguientes operaciones:

- Pago al contado a algunos proveedores que lo
exigen a la entrega del pedido.
- Pago préstamo de 300.000 a la secretaria.
- Anticipos para viajes del socio.
- Pago kilometraje de la secretaria.
- Pago de gasto como correos, sobres, material
oficina, comidas, etc.…
El administrador recibe toda la correspondencia
de bancos, clientes y proveedores para su
contabilización, control y seguimiento.

Reposición de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de
que los cobros que se efectúen en las tiendas de
las oficinas, se ingresen en la caja de la sociedad
como reposición de fondos.
El socio entregara en ocasiones al administrador
cheques al portador para su cobro en ventanilla e
ingreso en la caja.
El administrador dispone de una caja fuerte en la
que guarda los cheques que recibe por correo y
los que le entrega el socio para reponer fondos.
Debido a que solo tiene al administrador y el
socio la llave de la caja fuerte, este no elabora un
detalle de los ingresos pendientes de realizar.

Arqueos de caja: El administrador efectúa algunos
arqueos de caja cuando dispone de tiempo y
comprueba la diferencia aproximada que tiene
el saldo contable con el de la caja.
Cancelación justificantes: El administrador
mantiene una carpeta con la documentación
pendiente de contabilizar, una vez registrada la
archiva directamente.
Agrupación de gastos: El administrador agrupa los
justificantes de taxis y restaurantes, sumando
dos veces los justificantes en una calculadora sin
tira de papel y efectúa un único asiento mensual
para cada uno de los gastos.
Debido a la etapa de promoción en la que se
encuentra la sociedad, los gastos de restaurantes
son elevados.

La sociedad ha conseguido algunos contratos muy
importantes de suministro de productos de
limpieza, por lo que se espera tener un
crecimiento muy elevado en ingresos.
Por este motivo, el socio ha decidido incorporar
en la plantilla a dos personas:
-Crontroller Director financiero.
-Ayudante administración.
El director financiero deberá organizar y preparar
los procedimientos y controles de la sociedad
con el objeto de mantener un control y
seguimiento de la actividad de la sociedad y de
la tesorería (para este ejemplo en concreto ,
ámbito de la caja).

Se pide :
Apuntar las soluciones y decisiones que
deberá adoptar l nuevo director
financiero- controller con el objeto de
mantener un seguimiento continuado de
los fondos de caja de la sociedad.

Una vez efectuada la toma de contacto con la
empresa, conocer su actividad y su mercado,
el controller se dispone a efectuar una
identificación de los procedimientos y los
controles existentes en la sociedad en relación
al ámbito de la caja motivo por el que se inicia
el trabajo:
a) Cuantía de la caja y operativa: Debido a la
distancia significativa de los bancos
existentes en el área, y la dificultad que
entraña el desplazamiento a los mismos, se
estima conveniente la existencia de una caja
con saldo importante hasta que se resuelva la
operativa y negociación con los bancos.

b) Salvaguardia de los fondos de caja: La
conclusión a la que llega el controller es
que los procedimientos actuales no
garantizan las salvaguardias de los fondos
de caja debido a:
1.- No existen políticas establecidas por
escrito para la realización de pagos ni
limitación de cuantías.
Se deciden adoptar las siguientes medidas:
-Los pagos a efectuar por caja deberán
reducirse a gastos corrientes y de
pequeña cuantía, inferiores a 10.000.

A los pagos a proveedores que exigen pagos al
contado, se les entregaran cheques bancarios
conformados. Con el objeto de solventar los
problemas de distancia con el banco, se fijan
dos pagos quincenales y así poder concentrar
las gestiones de pagos.
- Los pagos en efectivo que superen los 25.000,
deberán estar autorizados por el controller, y
los superiores a 50.000, por el socio.
Para dejar constancia del gasto y de su
aprobación se estampara en el documento el
sello siguiente:

Sociedad “x”
Autorización Pagos
Importe________
Conforme con factura ________ Factura ______
Autorizado por __________________________
2.-Los documentos son contabilizados y archivados
directamente, no se cancelan.
Se decide adoptar el criterio de sellar los
documentos de la siguiente forma:

De esta forma se consigue establecer los
procesos de:
- Codificación naturaleza del gasto.
- Registro
- Anulación del documento, evitando
duplicidad del registro voluntaria o
involuntariamente.

3.- No hay establecido un fondo fijo de
caja, aunque este pueda ser alto
eventualmente.
Se adopta la medida de reducir
inmediatamente el fondo de 1.500.000 a
750.000 debido a:
- Los pagos a proveedores se efectuara por
cheques conformados.
- De presentarse nuevos anticipos o créditos
al personal estos se entregaran mediante
cheques o transferencias bancarias.
- Los cheques de reembolso de fondos de
caja se emitirán nominativamente, nunca
al portador.

No obstante, si en el transcurso de uno o dos
meses se observara un acceso en el fondo fijo
de caja este será reducido.
Los ingresos que puedan producirse de ventas
al contado se anotaran en un registro
pendiente de ingresos en banco, pero no
deberán suponer de forma sistemática una
reposición de fondos de caja. Este registro
puede ser como sigue:

4.-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad
de los arqueos de caja efectuados por el
administrador.
Se decide adoptar las siguientes medidas:
- Arqueo diario de la caja de ventas y conciliación
con contabilidad a la peseta, con explicación en
su caso de las diferencias.
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo, con
explicación en su caso de las diferencias.
- El controller podrá efectuar arqueos sin previo
aviso con el objeto de poder confirmar la buena
marcha y aplicación de los controles y
procedimientos establecidos.
Los documentos que se constituirán como evidencia
y confirmación del arque serán los siguientes:

SOCIEDAD “X”
ARQUEO DE VENTAS
DIA ________
Saldo al inicio del día __________________
+ Ingresos por ventas del día ____________
- Ingresos depositados en bancos ________
- Reintegro a caja fondo fijo _____________
Saldo al final del día ____________________
Arqueo día ___________________________
Diferencia ____________________________
Observaciones Diferencia ________________
Fdo. Ayudante Administrativo V B El
Administrador.

SOCIEDAD “X”
CONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750.000
FECHA_________
Arqueo de caja (efectivo) ______________
+ Gastos justificados __________________
+ Anticipo gastos _____________________
Total _____________________
Total fondo fijo ________750.000________
Diferencia _________(a)-(b)____________
Observaciones diferencia: ______________
____________________________________
Fdo. Ayudante Administrativo V B El
Administrador

 5. No se elabora un registro especifico de
ingresos pendientes de realizar en banco en
relación a los cheques recibidos de clientes
guardados en la caja fuerte.
 Se adopta la decisión de elaborar por el
administrador un documento interno en el
que se registren los cheques en caja fuerte
pendiente de ingresar en el banco.
Para ello, se formalizara el documento que se
adjunta a continuación.

Con el objeto de reducir la documentación interna
de la sociedad y facilitar el control interno, se
procederá a efectuar una comunicación formal a
los clientes para que realicen sus pagos mediante
transferencia bancaria.
6. No existe un seguro de cobertura del riesgo de
robo o hurto del dinero en efectivo.
Se adopta la decisión de solicitar presupuestos a
diferentes compañías de seguros para cubrir este
tipo de riesgos.
c)Exactitud de los registros: No puede garantizarse
con los procedimientos actuales la exactitud de
los registros debido a:

1. No existe evidencia de la comprobación
aritmética de las agrupaciones de gastos.
Se decide adoptar la medida de adjuntar una
tira de papel de la calculadora con desglose,
de cada partida correspondiente a los
documentos que se adjuntan a dicha tira.
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los
documentos de arqueo de caja con el objeto
de garantizar la corrección aritmética y evitar
así la búsqueda de diferencias inexistentes
por error aritmético.

2. No se efectúa verificación –supervisión de la
correcta imputación del gasto a la cuenta
contable ni al periodo económico.
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones
globales por parte del controller sobres los
conceptos e imputaciones a las cuentas
contables.
Asimismo, se comunica por escrito la necesidad
de que en lo cierres mensuales no podrán
quedar en la carpeta de documentación
recibida, nada relevante pendiente de
contabilizar, al igual que en las operaciones
de caja.

d) Segregación de funciones: No existe una
segregación de funciones necesarias y
suficientes para garantizar el correcto
funcionamiento de los controles de la
sociedad.
Se adopta la decisión de asignar el siguiente
esquema de responsabilidades en el ámbito de
la caja.
SOCIO:
- Emitirá los cheques de reembolso de caja.
- Supervisara la gestión.

CONTROLLER:
- Establecerá los procedimientos y controles
pertinentes para asegurar un buen
seguimiento y gestión de la caja.
- Efectuara la supervisión de la correcta
aplicación de criterios contables de caja e
implantación correcta de los controles
prefijados.
- Podrá emitir en casos excepcionales cheques
por importe inferior a 50.000 para reembolso
de caja.
- Efectuara arqueos por sorpresa.

ADMINISTRADOR:
- Recibirá la correspondencia de clientes,
proveedores y bancos para su control de
recepción.
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a
proveedores que pudieran efectuarse en
metálicos.
- Aprobación de los arqueos de caja.
- Control de los cheques recibidos por correo,
pendiente de ingresos en bancos.
- Implantación de los controles comunicados
por escrito por el controller

AYUDANTE ADMINISTRACION:
- Visto bueno a la recepción de los cheques
pendientes de ingresar.
- Control del fondo fijo de caja.
- Elaboración de los registros contables(una vez
determinado el fondo fijo de caja,
conciliaciones de caja de ventas al contado,
ingresos pendientes de realizar, arqueos y
tendencias a la disminución del fondo fijo,
control de cobros y pagos de clientes y
proveedores)

SECRETARIA:
- Atención de las ventas al contado del almacén
de la oficina(se hacen necesario implantar
controles en el stock, en relación a esta
persona, si bien corresponde a otra área)
- Elaboración de los arqueos diarios de caja
ventas.

CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad “x” realiza cierre mensuales. Al 30 de
noviembre de xx, presente el siguiente extracto
bancario con los últimos cuatro movimientos.
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTE.
ZZZ CODIGO CTA.CLIENTE= 00000X FECHA:30/11/XX
TITULAR: SOCIEDAD X PAGINA: 1
_______________________________________________________________
_
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 2.000.000
29/11/XX CHEQUE XXX 30/11/XX 500.000 2.500.000
29/11/XX ABONO INT. C/C 30/11/XX 5.000 2505.000
30/11/XX IMPAGADOS 30/11/XX 505.000 2.000.000
30/11/XX INGRESO EFECTIVO 30/11/XX 1.000.000
SALDO A LA FECHA 3.000.000
___________________________________________________________________________________

Los extractos bancarios con los primeros movimientos
correspondientes al mes de diciembre son:
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTE
ZZZ CODIGO CTA. CLIENTE=00000X FECHA: 5/12/19XX
TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1
___________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3.000.000
03/12/XX CHEQUE XXXZ 01/12/XX 1.000.000 2.000.000
05/12/XX LUZ 05/12/XX 100.000 1.900.000
05/12/XX INT. DEPOSITO 05/12/XX 200.000 2.100.000
SALDO A LA FECHA 2.100.000
___________________________________________________________________

La sociedad mantiene en sus registros contables
un saldo al 30 de noviembre de xx de
5.000.000, en los que se incluyen los
siguientes apuntes contables entre otros:
- La sociedad recibió un cheque al 30/11/xx por
correo N. AAA como pago de una factura el
cual fue contabilizado el mismo día de la
recepción. Este fue ingresado en el banco el
15/12/xx .
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz
de importe 1.000.000 emitido el cheque el
26/11/xx.

- Estimación de intereses bancarios de un deposito a
largo plazo por 200.000, reconocidos el 30/11/xx.
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto
bancario, habían sido registradas a principios del
mes de diciembre.
La sociedad mantenía la cuenta bancaria conciliada
al cierre del mes de octubre.
Se pide:
- Preparar la conciliación bancaria al cierre del mes
de noviembre.
- Exponer a consideración que podría adoptar el
supervisor de la conciliación bancaria, en el
ámbito de el control interno, para aquellas
partidas que puedan entrañar algún tiempo
potencial.

SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD “X”
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F. CONTABLE F.BANCO CONCEPTO N. CHEQUE DEBE
HABER
SALDO CONTABLE 2.100.000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
26/11/XX 3/12/XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1.000.000
30/11/XX 5/12/XX - GASTOS DE LUZ +100.000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD:
5/12/XX 30/11/XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1.000.000
5/12/XX 29/11/XX - ABONO INTERESES C/C + 5.000
5/12/XX 29/11/XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500.000

F.CONTABLE F.BANCO CONCEPTO N. CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD :
<505.000>
5/12/XX 30/11/XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO:
30/11/XX 5/12/XX - INTERESES DEPOSITOS <200.000>
30/11/XX 5/12/XX - CHEQUES POR CORREO AAA <1.000.000>
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOS/BANCO
3.000.000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA
0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR: V B Y CONFORME FECHA: 01/12/XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA

Consideraciones del supervisor de la
conciliación
Una vez recibida y cumplimentada la
conciliación, el supervisor procede a efectuar
las siguientes consideraciones:
- Seguimiento de cheques emitidos para la
realización de pagos a acreedores:
El supervisor observa que el cheque xxxz de
1.000.000, contabilizado debidamente en el
momento de la emisión del cheque, esta
cargado por el banco a principio del mes
siguiente.
Como procedimiento de verificación cabe
efectuar la siguiente prueba:

- Solicitar la matriz de cheques del banco y
comprobar que el ultimo cheque emitido en el
mes de noviembre es el de N. xxxz.
- Ver el documento soporte a este pago (como
prueba de muestreo).
- Verificar que todos los cheques emitidos están
autorizados en la matriz, así como
debidamente cumplimentada la información
referente al concepto, cuantía y fecha.
- Efectuar la ratificación del cargo bancario del
cheque xxxz en los días próximos a su misión.
- Inexistencia de cheques de meses anteriores
en las partidas de conciliación.

Cheques recibidos por correo
Como partida de conciliación aparece una
disminución de saldos contables de 1.000.000
correspondiente al cheque N. AAAA enviado
por un cliente y recibido el 30/11/xx.
El supervisor procederá a solicitar por sorpresa,
el documento de “ingresos pendientes en
banco” y comprobar la inexistencia de otros
cheques a dicho documento. Al mismo
tiempo, y de forma igualmente sorpresiva, se
pondrá efectuar un arqueo con el objeto de
comprobar la exactitud de dicho documento.

Los documentos internos deberán estar
cumplimentados conforme a las políticas
establecidas por la sociedad.
Si bien el control esta siendo correcto, como
política contable, procede considerar que la
contabilización de los ingresos se llevara a
cabo cuando estos sean hechos efectivo por el
banco.
Se deberá de mantener en el documento de
“ingresos pendientes en bancos”, el control
de:

- Los cheques recibidos pendientes de ingresar.
- Los cheques recibidos, ingresados en banco
pero pendientes de abonar por el banco.
- Los cheques recibidos, ingresados y abonados
por el banco.
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de
contabilizar:
Se ha identificado en la conciliación la
existencia de un ingreso en efectivo de
1.000.000 (por ventanilla), sin contabilizar al
no tener conocimiento del mismo, al igual que
el ingreso de cheque xxxk por 500.000.

El supervisor solicitara al responsable del área de bancos
(no del contable), la identificación de las personas o
identidades que efectuaron el ingreso y operación
relacionada con este ingreso.
Como ingreso ya realizado, se propone una
contabilización o registro con una contra partida de
partidas pendientes de aplicación.
Impagados: Se solicita detalle de los clientes que han
originados el impagado y el motivo del mismo. Esta
información será cotejada con el departamento del
seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el
desfalco mediante la incorporación de cheques sin
fondos que pretendan encubrir pagos reales,
efectuados por clientes, extraídos del banco. Este tipo
de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen
seguimiento de clientes, falta de conciliaciones
bancarias y o por importes, en principio, no muy
relevantes susceptibles de regularizaciones.

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