EjemploProcedimientoAdministrativo.docx
- 1. 1. Unidad Administrativa: Subdirección de Tesorería 2. Título del Procedimiento: Emisión de cheques 3. Definición del Procedimiento. Derivado de la suscripción de contratos, servicios, compra de materiales y suministros, lo que genera una obligación de pago, la cual se puede realizar a través de la modalidad de cheque, siendo este un título de crédito de inmediato cobro a través del cual se genera una obligación de pago a un proveedor, contratista u otros, siendo necesario establecer los lineamientos y las medidas de seguridad para su adecuado control. Objetivos del Procedimiento. Elaborar los cheques correspondientes al pago de obligaciones que tiene el Instituto de Fomento Municipal con proveedores, contratistas, personal, transferencias entre cuentas, reposición de fondos rotativos, préstamos a las municipalidades, retenciones y cualquier otro tipo de pago contable y presupuestario. Contar con la documentación de respaldo correspondiente que soporte cada pago. Establecer la metodología y medidas de control para realizar los pagos de manera eficiente y oportuna. Normas del Procedimiento. 1. La documentación de soporte para la generación de un pago queda en custodia de las Áreas que a través del Sistema de Contabilidad Integrado actualmente tienen la opción de generar pagos, siendo el Área de Contabilidad y Ejecución Presupuestaria. 2. Adicional a la documentación de soporte que se genera en las Áreas indicadas en la norma anterior, se debe trasladar al Área de Tesorería documentación de soporte necesaria que respalde el pago y su futura fiscalización y/o revisión. 3. Adjunto a los expedientes de pago se debe trasladar fotocopia del CUR y el Formato de Solicitud de Autorización de Pago, con las respectivas firmas y sellos. 4. Todo cheque emitido debe contar con dos firmas mancomunadas, no importando el orden, teniendo actualmente los siguientes funcionarios
- 2. firmas registradas: Gerente Administrativo Financiero, Director Financiero, Supervisor Técnico de Tesorería y Supervisor Técnico de Contabilidad I. 5. Los cheques deben ser entregados únicamente a la persona y/o proveedor al que fueron emitidos, salvo casos en donde se puede autorizar de forma escrita a otra persona, presentando la debida documentación, que en este caso es el DPI. 6. En los casos de factura cambiaria, o donde se indique, previo a la entrega del cheque, se deberá solicitar el respectivo recibo de caja. 7. Todo cheque debe ser anotado en el libro de control correspondiente. 8. En los casos de entrega de cheques por préstamos otorgados a las municipalidades, se deberá solicitar el respectivo recibo de ingresos 7B1 autorizado por la Contraloría General de Cuentas en original, firmado por el Tesorero y Alcalde de la Municipalidad respectiva. 9. Los casos en los cuales se emitirá cheque, son los siguientes: Inversiones nuevas, reinversiones, Préstamos otorgados a las municipalidades, pago de retenciones, devolución de capital e intereses, constitución, ampliación y reposición de fondos rotativos, pagos de nóminas, anticipo a contratistas, devolución de garantía de contratistas, reposición de pagos entre otros.
- 3. Descripción del Procedimiento Procedimiento: Emisión de Cheques Inicia: Ejecución Presupuestaria y/o Área de Contabilidad Termina: Subdirección de Tesorería Unidad Responsable Puesto Responsable Paso No. Actividad Ejecución Presupuestaria y/o Contabilidad Secretarias de Áreas de Ejecución Presupuestaria y/o Contabilidad 1 Entrega de expedientes para emisión de cheque. (Copia de Cur, formato de Autorización de Solicitud de Pago y documentos que respalden el pago). Sub-dirección de Tesorería Secretaria 2 Recibe expediente de pago y traslada al Supervisor Técnico de Tesorería para revisión. Supervisor Técnico de Tesorería I 3 Revisa expediente e instruye para su registro en Sicoin-Web y luego traslada a Secretaria para el control respectivo. Secretaria 4 Recibe expediente y traslada al encargado de Emisión de Cheques y anota en control respectivo. Encargado de Emisión de Cheques 5 Recibe expediente y revisa, si está completo y correcto asigna No. de cheque en el Sistema, si está incorrecto e incompleto devuelve a secretaria para que remita al Área que lo trasladó, para que se atiendas las observaciones correspondientes. Encargado de Emisión de Cheques 6 Solicita las formas del cheque físico al Supervisor Técnico de Tesorería I, según los pagos generados en el Sistema. Supervisor Técnico de Tesorería I 7 Entrega formas de cheque según requerimiento del Encargado de cheques. Encargado de Emisión de Cheques 8 Recibe los cheques físicos y verifica la asignación con el Sistema. Encargado de Emisión de Cheques 9 Opera en Sicoin-Web e imprime cheque y listado de cheques emitidos.
- 4. Inicia: Ejecución Presupuestaria y/o Área de Contabilidad Termina: Subdirección de Tesorería Unidad Responsable Puesto Responsable Paso No. Actividad Encargado de Emisión de Cheques 10 Asigna y coloca claves de seguridad en el cheque físico. Encargado de Emisión de Cheques 11 Entrega los cheques y reporte al pagador de cheques, para la gestión de firmas respectivas. Pagador de cheques 12 Recibe cheques y reporte y gestiona firmas cheques. Pagador de cheques 13 Al tener los cheques firmados verifica, firmas y sellos. Pagador de cheques 14 Protege y clasifica cheques por proveedor en orden alfabético. Pagador de cheques 15 Entrega cheque al beneficiario, solicitando documento de identificación y requiriendo si procede el recibo de caja correspondiente y en los casos en donde no es el titular, la carta de autorización con respectiva copia de DPI de ambos. Pagador de cheques 16 Traslada reporte de cheques pagados y expedientes de pago al Encargado de Emisión de Cheques. Encargado de Emisión de Cheques 17 Verifica el listado de pagos efectuados y genera entrega en el sistema. Encargado de Emisión de Cheques 18 Archiva y finaliza el proceso.
- 5. Inicio Secretaria Área de Ejecución Prespuestaria y/o Contabilidad Secretaria Subdirección de Tesorería Supervisor Técnico de Tesorería I Encargado de Emisión de Cheques Pagador de Cheques 1 2 3 4 5 ¿Todo está correcto? 6 No 6 Si 7 Entrega formas de cheques según requerimiento de pagos a realizar 8 9 1