Definición de control interno
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El documento describe varios aspectos clave del control interno relacionados con el manejo de efectivo y cuentas bancarias, incluyendo la segregación de funciones, selección y capacitación de empleados, conciliaciones bancarias periódicas, y establecimiento de procedimientos escritos para garantizar la protección de los activos de la organización.
Definición de control interno
- 1. Sistema conformado por un conjunto de procedimientos que interrelacionadas entre si, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.
- 3. Entrenamiento, Eficiencia y Moralidad del Personal Sistemas de contabilidad Catálogo de Cuentas Estados Financieros Organización Supervisión y Vigilancia
- 5. Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos recaerá en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella
- 6. Debe existir una adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operación. Por ejemplo: el cajero no debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles y deben ser desempeñadas por distintas personas.
- 7. Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia y economía en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe ser desempeñado por una persona que posea título profesional y la experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad.
- 8. Consiste en la verificación periódica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la corrección en las operaciones. Por ejemplo: comparar con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos.
- 9. Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial aquellos empleados que desempeñan cargos de responsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta medida permitirá entre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de la administración; erradicar la idea de que “hay empleados indispensables” y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.
- 10. Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales, deberán estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una pérdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. Por ejemplo: el cajero, los cobradores, los pagadores, el bodeguero, etc.
- 11. Las instrucciones al personal para el desempeño de sus funciones deberán darse por escrito, en forma de descripción de cargos. Esto contribuye a que los empleados cumplan más eficientemente con su trabajo, por cuanto las órdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse.
- 12. Deberán utilizarse formas prenumeradas e impresas para la documentación importante. Por ejemplo: recibos, órdenes de compra, facturas, comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almacén, etc. Asimismo, se mantendrá un control físico sobre el uso y las existencias de dichas formas, las cuales deberán conservarse en estricto orden numérico.
- 13. El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores por medio del fondo fijo de caja chica.
- 14. 1. Para así evitar: Pérdidas por fraudes, negligencias (robos). Uso ineficiente (desperdicio).
- 15. 2. Administrativa Contable Financiera Además localizar errores Decisiones
- 16. 3. Sobre bases más seguras 4. Evaluación de desempeño
- 18. Plan de organización y procedimientos Medidas relacionadas con la eficiencia operacional Observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
- 19. Plan de organización Procedimientos relacionados principal Para salvaguardia de los activos de la empresa La confiabilidad de los registros financieros.
- 20. a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración. b) Se registren las operaciones como sean necesarias c) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes.
- 21. Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.
- 22. - Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja. - En cada operación de caja deben intervenir por lo menos dos personas. - Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad.
- 23. - El trabajo de empleados de caja será de complemento no de revisión. - La función de registro de operaciones de caja será exclusiva del departamento de contabilidad.
- 24. - Evitar o prevenir fraudes de caja. - Promover la eficiencia del personal de caja. - Proteger y salvaguardar el efectivo en caja.
- 25. - Descubrir malversaciones. - Localizar errores de caja. - Detectar desperdicios y filtraciones de caja. - Obtener información administrativa contable oportuna de la cuenta de caja.
- 26. : A) Cobros por ventas de contado directo. B) Cobros por ventas de contado C.O.D (cobro o devolver) en plaza. C) Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza. D) Cobros por ventas a crédito en plaza. E) Cobros por ventas a crédito fuera de plaza.
- 27. Cobros a empleados y deudores. Entradas diversas a caja. Creación de un fondo fijo de caja. Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa. Afianzamiento del personal de caja.
- 28. Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de la cuenta de Bancos, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son: Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.
- 29. Fianzas. El personal que maneja las cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar posibles desfalcos por malos manejos. Firmas mancomunadas. Los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir.
- 30. Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente. Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.
- 31. Revisar que lo que este en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo mismo. Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.