Desarrollo

Durante el proceso de la auditoría que se lleva a cabo en las entidades, departamentos,
unidades, secciones, oficinas entre otras, del Sector Público, se deben comunicar oportunamente
los hallazgos a las personas comprometidas en los mismos, a fin que en un plazo fijado, presenten
sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente, para su evaluación oportuna y
consideración en el informe correspondiente. Para los efectos de este trabajo, los hallazgos de
auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades, identificadas como resultado de la
aplicación de los procedimientos de auditoría.
¿QUÉ ES UN HALLAZGO?
La palabra “hallazgo” tiene muchos significados y connotaciones, además transmite una
idea diferente a distintas personas. En auditoría: se les emplea en un sentido crítico y se refiere a
cualquier situación deficiente y relevante que se determine mediante procedimientos de auditoría
sobre áreas críticas. Surgen de un proceso de comparación entre “lo que debe ser” y “lo que es”. El
término hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis del significado e
importancia de los hechos y otra información, y las recomendaciones y disposiciones resultantes, es
decir, un hallazgo es la base para una o más conclusiones, recomendaciones y disposiciones pero
éstas no constituyen parte del mismo.
REQUISITOS BÁSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORÍA
Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría:
·

Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicación formal.

·

Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo.

·

Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.

·
Basado en una labor de auditoría suficiente para respaldar las conclusiones
resultantes.
·

Convincente para una persona que no ha participado en la ejecución de la auditoría.

Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. La cantidad de
labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio
profesional del auditor. Es importante que la presentación del hallazgo no conduzca a conclusiones
erróneas y que su contenido esté plenamente justificado por la labor de auditoría efectuada.
FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA
Los auditores que participen en el equipo de auditoría, deben estar capacitados en las
técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista para hacer
juicios y llegar a conclusiones. Los factores que se deben tener en cuenta son los siguientes:

·
Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o se
efectuó la transacción bajo examen y no aquellas existentes al momento de efectuar el examen.
·
La índole, complejidad y magnitud de las operaciones que se están evaluando.A pesar
de que el auditor siempre está interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe
criticarse cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no
significa que no se informará a la administración de la entidad sobre asuntos importantes, junto
con las recomendaciones y disposiciones para lograr mejoras.
·
La necesidad de someter el hallazgo potencial o un análisis honesto y crítico.La
práctica de hacer el papel de “abogado del diablo” es muy útil para identificar puntos débiles en los
hallazgos potenciales. Por lo tanto, el auditor debe observar normas muy altas de objetividad y
estar en guardia para evitar hallazgos que requieren gran inversión de tiempo y esfuerzo al tratar
de desarrollarlos adecuadamente, sin alcanzar buenos resultados.
·
La labor de auditoría debe ser lo suficientemente completa para presentar una base
sólida para las conclusiones, disposiciones y recomendaciones y para poder demostrar claramente
su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede asumir que
otros aceptarán las conclusiones, disposiciones y recomendaciones simplemente porque el auditor
las manifiesta.
·
Diferencias de opiniónAl ejercer las facultades discrecionales, los funcionarios de la
entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo. No deben criticarse
tales decisiones si parecen estar basadas en consideraciones adecuadas de los hechos disponibles
en el momento. Tampoco debe criticárselas solamente porque el auditor tiene una opinión distinta
acerca de la naturaleza de la decisión que debía haber sido tomada.
·
No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los funcionarios de la entidad.En estas
circunstancias, las conclusiones, disposiciones y recomendaciones deben basarse en los resultados
o el efecto de la decisión en cuanto al programa, operaciones, gastos, entre otros, de la entidad.
PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA
El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes pasos:
1) Identificar la condición o asuntos deficientes, según se les mida en comparación con
criterios aceptables, que generalmente son formas demostradas de hacer mejor las cosas. Algunos
criterios aceptables pueden ser los establecidos por las directivas o políticas de la empresa, y si
éstos no han sido establecidos por el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo
cuidado.
2) Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las operaciones
implicadas.
3) Determinar las causas de la deficiencia.

4) Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida.
5) Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.
6) Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados, que
pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.
7) Determinar las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada.
8) Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que permitan
introducir mejoras. La labor efectuada, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en el
desarrollo de los hallazgos deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles
de trabajo, conforme se va efectuando la labor.
Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparación del informe esté en
proceso. El desarrollo total de un hallazgo exige que se informe al titular o máxima autoridad de la
entidad. Todo el proceso de desarrollo de un hallazgo requiere la acumulación de información
apropiada para informar adecuadamente de acuerdo con las normas, características y
requerimientos básicos de la auditoría.
1) Identificar la condición deficiente y su comparación con los criterios establecidos. Este
paso incluye la comparación de operaciones reales con los criterios o requerimientos establecidos,
ya sea en forma de reglamentos, normas técnicas, normas de rendimiento, presupuestos
operativos, políticas o directivas del nivel superior de la entidad.
2) Identificación de las líneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad con
respecto a los asuntos deficientes. Es necesario identificar a las personas directamente
responsables de las condiciones deficientes y los niveles más altos de responsabilidad para saber
con quién debe discutirse el problema y a quién debe dirigirse las comunicaciones pertinentes.
3) Determinar las causas de la deficiencia. Resulta de vital interés identificar y
comprender las causas de una deficiencia si se pretende revisarla en forma imparcial y
eficazmente, para sugerir acciones correctivas efectivas. Debe averiguarse por qué tuvo lugar la
situación adversa, por qué sigue existiendo y si han establecido procedimientos internos para
evitarla o si aquellos establecidos han sido ineficaces o mal implantados. En oportunidades al
comprender la causa de la deficiencia, se pueden identificar otros problemas que requerirán ser
revisados durante la auditoría.
4) Determinar si la deficiencia es aislada o muy difundida. Esta determinación es
necesaria para:
·
Llegar a las conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de la
deficiencia. Esto es esencial en el esfuerzo por alentar a los funcionarios de la empresa a tomar
medidas correctivas. También para decidir sobre el nivel jerárquico apropiado para comunicar el
hallazgo.

·
Emitir recomendaciones o deposiciones apropiadas para que se tomen acciones
correctivas. Si el auditor está convencido de que la condición está muy difundida y es probable que
vuelva a ocurrir, debe recomendar a la entidad que tome las medidas necesarias para impedir
errores similares en el futuro, tanto como identificar y, si es posible, remediar los errores
anteriores. Las pruebas de auditoría deben ser suficientes como para mostrar si la condición está
muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las acciones necesarias para
determinar la extensión total de la deficiencia. Aunque un tipo específico de deficiencias o
irregularidades no sea frecuente o no esté muy difundido, los casos individuales pueden ser en
ocasiones lo suficientemente importantes, por su naturaleza, magnitud, o peligro potencial como
para requerir su desarrollo total. Así, una condición adversa percibida en un programa
relativamente nuevo puede no estar muy difundida aún, pero podría tener implicaciones o
posibilidades importantes si no se le elimina oportunamente.
5) Establecer la importancia del hallazgo identificando los efectos negativos que genera
la deficiencia. Deben considerarse completamente los efectos o importancia del hallazgo. El
auditor debe considerar no sólo el resultado inmediato, sino los efectos colaterales, intangibles u
otros, tanto reales como potenciales. Cuando sea posible, debe determinarse los efectos
financieros o la pérdida causada por una deficiencia identificada.
6) Obtener opiniones de los funcionarios y entidades directamente relacionadas. Una
realidad de los resultados de la labor de auditoría es la imparcialidad de la que debe estar
revestida, la cual se logra mediante el análisis objetivo de las operaciones, y principalmente de la
discusión de las deficiencias con los funcionarios encargados, para obtener sus comentarios u
opiniones, de ser posible debidamente documentados. Al obtener las opiniones de los funcionarios
se acumula información importante difícil de conseguir directamente de los archivos de la entidad;
además, se logran validar los resultados de la auditoría durante el proceso de ejecución y permite
presentar el informe del estudio bajo una perspectiva equitativa e imparcial.
7) Determinar las conclusiones de auditoría con base en la evidencia acumulada. Con
base en toda la evidencia de auditoría desarrollada a través de condiciones, criterios, causas,
efectos, comentarios de los funcionarios de la entidad y otra información, el auditor debe llegar a
conclusiones concretas sobre cada componente calificado como área crítica a ser incluida en el
informe de auditoría.
8) Determinar las acciones correctivas, disposiciones y recomendaciones. Los hallazgos y
conclusiones normalmente deben estar seguidos con recomendaciones y disposiciones a los
funcionarios responsables para corregir las deficiencias determinadas o evitar su reaparición. No
siempre se puede recomendar específicamente las acciones que eliminarán un defecto. La función
básica de auditoría es identificar las deficiencias y prácticas a ser corregidas o fortalecidas. La
administración de la entidad es responsable de tomar las medidas pertinentes. Por otra parte, el
estudio del problema por el auditor generalmente será lo suficientemente amplio como para
permitir hacer sugerencias constructivas acerca de las medidas correctivas apropiadas que se
deben tomar. Dichas recomendaciones o disposiciones deben dar como resultado un

fortalecimiento de los procedimientos o prácticas seguidas para evitar la reaparición de la
deficiencia. Debe considerarse siempre, sin embargo, el costo de la aplicación de las medidas
recomendadas en relación con los beneficios. Es conveniente traer a colación lo que se establece en
el Artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, N° 37.347
de fecha, lunes 17 de diciembre de 2001, y que reza entre otros aspectos, que las máximas
autoridades, los niveles directivos, y gerenciales de los organismos públicos que no acaten las
recomendaciones que contengan los informes de auditoría o de cualquier actividad de control,
comprometen su responsabilidad administrativa.
ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA
Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de
mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe
grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditoría, que son los
siguientes: ·
CONDICIÓN
·

CRITERIO

·

CAUSA

EFECTO CONDICIÓN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es.Este término se refiere al
hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviación debe ser
demostrada y sustentada con evidencias.
CRITERIO: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser.Es la norma o
estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la
convicción de que es necesario superar una determinada acción u omisión de la entidad, en
procura de mejorar la gestión.
CAUSA: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió?Es la razón fundamental por la cual
ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación
requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las
recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la condición. Las causas deben
recogerse de la administración activa, de las personas o actores responsables de las operaciones
que originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en
el momento de la discusión del informe, en el sentido de que después puedan ser negadas por los
responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un
conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.
EFECTO: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia
entre lo que es y lo que debe ser.Es la consecuencia real o potencial cuantitativa o cualitativa, que
ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la
administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y
cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.

ANÁLISIS SOBRE PREMISAS BÁSICAS DE LOS ATRIBUTOS
El siguiente esquema es aplicable al considerar las premisas básicas en las que se basan los
hallazgos de auditoría:
a)

Si CRITERIO es igual a CONDICIÓN no hay CAUSA ni EFECTO

b)

Si CRITERIO difiere de CONDICIÓN si hay CAUSA y EFECTO

c)
Si hay CAUSA deberá existir RECOMENDACIÓN y deberá existir cuantificación
del EFECTO si es posible.
CONDICIONES MÁS COMUNES
1)
2)

Los criterios no se aplican o logran.
Los criterios se están aplicando o logrando parcialmente.

CRITERIOS TÍPICOS
a)
·

Disposiciones por escrito:
Leyes y reglamentos.

·
Instrucciones en forma de planes estratégicos, manuales, directivas, procedimientos,
acuerdos, circulares y otros similares. Objetivos, políticas y metas.
b)

Sentido común.

c)

Experiencia del auditor sobre la materia de estudio.

d)

Opiniones independientes de expertos.

e)

Prácticas comerciales prudentes.

f)

Instrucciones escritas.

g)

Experiencias administrativas.

h)

Prácticas generalmente observadas.

i)

Indicadores de gestión.

j)
Índices de desempeño de años anteriores o de entidades comparables bajo
circunstancias iguales.
CAUSAS TÍPICAS
a)

Falta de capacitación.

b)

Falta de comunicación (sistema de información deficiente).

c)

Falta de conocimiento de los requisitos.

d)

Negligencia o descuido.

e)

Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.

f)

Consciente decisión o instrucción de desviarse de las normas.

g)

Falta de recursos humanos, materiales o financieros.

h)

Falta de buen juicio o sentido común.

i)

Falta de honestidad.

j)

Inadvertencia de beneficios potenciales.

k)

Falta de esfuerzo e interés suficiente.

l)

Falta de supervisión adecuada.

m)

Falta de voluntad para cambiar.

n)

Institución defectuosa o desactualizada.

o)

Falta de delegación de autoridad.

p)

Auditoría interna deficiente.

q)

Acentuada concentración de autoridad.

Aquí, es conveniente aclarar que no es que las causas deben ser escritas tal como se están
exponiendo en causas típicas, lo cual sería ya agregar juicios de valores por parte de los auditores,
y realmente esto es trabajo ya de los abogados en materia de procedimientos administrativos. No
obstante, tales causas le permitirán al auditor situarse en las posibles respuestas a ser dadas por la
administración activa.
EFECTOS TÍPICOS
a)

Pérdida de ingresos potenciales.

b)

Gastos indebidos.

c)

Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.

d)

Control inadecuado de recursos o de actividades.

e)

Inseguridad en el cumplimiento del trabajo.

f)

Desmotivación del personal.

TABULACIÓN DE LOS HALLAZGOS
La tabulación de los hallazgos es para identificar aquellos que se relacionan con el mismo
tema, con el fin de agruparlos o, de ser el caso, integrarlos en uno solo.
SELECCIÓN DE HALLAZGOS IMPORTANTES
Cuando se han tabulado los hallazgos, es decir, integrado por temas similares, se procede a
identificar los que tienen mayor importancia para la parte auditada.
REDACCIÓN DE HALLAZGOS FINALES
Tomando en consideración los atributos antes mencionados (condición, criterio, causa,
efecto), se procede a la redacción de los hallazgos. Para efectos de una presentación más detallada
de cómo deben ser redactados los hallazgos de auditoría, seguidamente presentaré unos cuadros
que ayudarán a la comprensión y orientación de la redacción de cada uno de los atributos que
deben contener éstos, de manera tal que sea entendible por el usuario del informe.
El Cuadro N° 1 se refiere a la Condición, esta debe responder a ciertas preguntas que
permiten ubicar con mayor precisión el problema.

CUALES SON LAS CLASES O TIPOS DE HALLAZGOS EN UNA AUDITORIA#2
Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión debencomunicarse a la
entidad, ya que representan deficiencias importantes quepodrían afectar en forma negativa su
capacidad para registrar, procesar,resumir y reportar información financiera, de acuerdo con las
aseveracionesefectuadas por la gerencia en los estado financieros. Pueden referirse adiversos
aspectos de la estructura de control interno, tales como: ambiente decontrol, sistema de
contabilidad y procedimientos de control.(Contraloría General de la República, MANUAL DE
AUDITORÍAGUBERNAMENTAL - MAGU - 1998)(Arriba)
Un hallazgo de auditoría es el resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopiladafrente a los criterios de auditoría.La verificación del cumplimiento real de la norma y del
sistema, nos obliga a buscar evidenciasobjetivas. Estas evidencias deben ser evaluadas siguiendo
los criterios de auditoría previamentedefinidos, para obtener los hallazgos.Estos se pueden
categorizar de la siguiente manera :No Conformidad : Incumplimiento de un requisito, que puede
ser de la propia norma o del Sistemade Gestión de la Calidad de la organización, o de los requisitos
del cliente. Este tipo de desviaciónafecta a la conformidad del producto o servicio y deben
ser resueltas de manera inmediata.Desviación : Son incumplimientos como los anteriores pero que
no afectan a la calidad delproducto o servicio. Se trata de fallos no sistemáticosObservación

:Se trata de un hallazgo que no incumple ningún requisito de la norma, o del que nose tiene una
evidencia objetiva.

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