OBSERVACIONES,RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES DE AUDITORIA
- 2. Se entiende por "observaciones de una auditoría" como el apartado del informe de auditoría que el auditor aprovecha para dejar constancia de las oportunidades de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle que haya observado y le parece relevante registrar
- 3. Propiedades de una observación de Auditoria Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoria consiste en considerar el proceso que seguimos para examinar cuidadosamente la información obtenida en el curso de la auditoria Consideramos que una observación de auditoria tiene los siguientes atributos: • Condición • Criterio • Efecto • Causa • Recomendación
- 4. Una observación de auditoria bien confeccionada no solo constará de estos cinco atributos, sino que será redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los lectores de nuestros informes no experimentarán ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que pensamos de lo hallado, cual es su efecto, por que sucedió y como consideramos que debe corregirse.
- 5. Condición (lo que es) Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o transacción. Refleja el grado que los “criterios” están siendo logrados. CRITERIO (lo que debe ser) “Lo que debería ser” el CRITERIO. Estos dos conceptos son los primeros dos atributos básicos de una observación de auditoria. El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaración de condición requiere de mucha experiencia y discernimiento
- 6. • El criterio varía enormemente según los objetivos de la auditoria • Tenemos un amplio margen para escoger no sólo el criterio mas adecuado sino también el grado de especificidad y modo de tratar al sujeto de auditoria en nuestro informe. • Claro está, cuando mas nos apartamos de las fuentes autorizadas externas para fundamentar nuestro criterio, mayor será la controversia provocada por nuestra observación de auditoria. • En estas situaciones es importante tener en cuenta que nosotros asumimos la carga y la obligación de convencer al lector de nuestro informe de la validez y cordura de nuestro propio criterio.
- 7. Efecto - ( la diferencia entre lo que es y lo que debe ser) Habiendo identificado la diferencia por el método de comparación, a continuación nos preguntamos, ¿Qué significa todo esto?. Hemos establecido una diferencia entre “lo que es” y “lo que debe ser”; pero, ¿Qué importancia tiene? ¿Cuál ha sido, o pudo haber sido el EFECTO de esta diferencia?.
- 8. Si el efecto es significativo, tendremos que informar. Si la diferencia carece de materialidad o significado práctico es posible que no tengamos nada que informar o dar a conocer; siendo recomendable discutirlo con la administración y conseguir que sea implementado durante la ejecución de la auditoria, en cuyo caso solo se incluirá como un comentario en nuestro informe final.
- 9. El efecto real o potencial es: 1. Cuantificable en dinero u otra unidad de medida. 2. Ineficiencia de los recursos humanos, materiales o financieros. 3. Violación de disposiciones generales. 4. Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados o lo mejor posible). 5. Gastos indebido. 6. Control inadecuado de recursos o actividades. 7. Inseguridad de que el trabajo se esté realizando debidamente. 8. Desmolarización del personal. 9. Atentar contra el logro de los objetivos de la entidad.
- 10. Causa (el porqué sucedió) Si el informe de auditoria (que no es un simple informe de errores sino mas bien un abrir de camino que conduzca a operaciones satisfactorias en el futuro) ha de ser constructivo, la observación de auditoria no podrá consistir en sólo los tres atributos, hasta aquí mencionados. Deberemos identificar y explicar las razones de la diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De modo contrario, ¿cómo puede iniciarse una acción correctiva apropiada?
- 11. Una observación de auditoria no encuentra plena expresión a menos que contenga información relativa a la causa de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la pregunta: ¿Que está ocasionando la existencia de este problema? 1. Falta de capacitación, comunicación o conocimiento de los requisitos. 2. Negligencia o descuido. 3. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas. 4. Falta de honestidad. 5. Falta de supervisión adecuada. 6. Falta de delegación de autoridad. 7. Auditoria en forma deficiente.
- 12. Recomendación Habiendo identificado la causa, el siguiente paso lógico es considerar el tipo de acción que deberá tener lugar para eliminar o reducir al mínimo la posibilidad de que se repita la situación que consideramos negativa En caso de no ser posible recomendar un método especifico o indicar el mejor método de lograr una acción correctiva, es apropiado formular una recomendación o sugerencia mas general para solucionar el problema.
- 14. Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución de los problemas para ayudar a la eficiencia de la administración. Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada.
- 15. Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor. Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo.
- 16. La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o funcionarios.
- 17. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Las recomendaciones del auditor serán presentadas en el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentación de las Conclusiones.
- 19. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.