Diseodeun sistemadeinformacion
- 1. V. DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION: Diseño del sistema El diseño de un sistema de información produce los elementos que establecen cómo el sistema cumplirá los requerimientos identificados durante el análisis del sistema. A esta etapa se le conoce también con el nombre de Diseño Lógico. El primer paso en el diseño de sistemas es identificar los informes y las salidas que el sistema producirá; a continuación los datos específicos de cada uno de éstos se señalan, incluyendo su localización exacta sobre el papel, la pantalla de despliegue o cualquier otro medio. El diseño también describe los datos calculados o almacenados que se introducirán. Los datos y los procedimientos de cálculo se describen con detalle. Se seleccionan las estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento, como son discos o cintas magnéticas o papel. Los procedimientos deben de mostrar cómo se van a procesar los datos y cuales van a ser la salidas. Los documentos que contiene las especificaciones del diseño se pueden representar por medio de los diagramas, tablas y símbolos especiales. El último paso del diseño detallado es pasar la información al grupo de programación que se inicie el desarrollo del software. El diseño de sistemas es un proceso altamente creativo que en gran medida puede ser facilitado por lo siguiente: 1. Definición sólida del problema. 2. Descripción del sistema existente. 3. Conjunto de requerimientos del nuevo sistema. Por definición, diseño significa hacer un mapa, planear o arreglar las partes en un todo que satisfaga los objetivos involucrados. El diseño de sistemas requiere principalmente la coordinación de actividades, los procedimientos de trabajo y la utilización de equipo para alcanzar los objetivos organizacionales.
- 2. El patrón de diseño de sistemas sigue una técnica iterativa. El diseño de sistemas es un proceso creativo en el que el analista repite a través de varias actividades o procedimientos de trabajo, uno a la vez, investigando mentalmente a través del proceso completo. el analista debe tener en cuenta dos puntos importantes: 1. Resuelva un problema a la vez. No se confunda al querer resolver muchos problemas a la vez. 2. Su nuevo sistema debe concordar con los objetivos y metas generales del área bajo estudio y la empresa en sí. En resumen, entonces, los puntos a seguir cuando se diseña un nuevo sistema son: 1. Examine todos los datos posibles. 2. Concéntrese y piense en forma creativa. 3. Proporcione diferentes entradas, salidas, operaciones, controles y técnicas de procedimiento. 4. Primero evalúe los procedimientos más importantes. 5. Examine las diversas alternativas. Otra consideración en la fase de diseño es el control que se debe ejercer desde el sistema. Algunos controles se determinarán por medio de diferentes parámetros de sistemas tales como las aplicaciones y las entradas. Probablemente se necesite diseñar ciertos controles de calidad. Por ejemplo, todas las entradas deben preparase en forma consistente para mantener la confianza del sistema y evitar posibles errores en los procedimientos. Las especificaciones de diseño describen las características del sistema, sus componentes o elementos y la forma en que estos aparecerán ante los usuarios. Para muchos usuarios, el éxito de un sistema está relacionado con la creencia que tengan sobre sí el sistema tiene las características adecuadas. Los componentes de un sistema de información descritos durante el análisis de requerimientos, son el punto principal del diseño. Los analistas deben diseñar los siguientes elementos: 1. Flujos de datos: Movimientos de datos hacia, alrededor y desde el sistema. 2. Almacenes de datos: Conjuntos temporales o permanentes de datos. 3. Procesos: Actividades para aceptar, manejar y suministrar datos e información. Pueden ser anuales o basadas en computadora. 4. Procedimientos: Métodos y rutinas para utilizar el sistema de información y lograr con ello los resultados esperados. 5. Controles: Estándares y lineamientos para determinar si las actividades están ocurriendo en la forma anticipada o aceptada, es decir, si se encuentran bajo control. Asimismo especificar las acciones que deben emprenderse cuando ocurren problemas o presentan circunstancias inesperadas. Puede incluirse un reporte sobre las excepciones o procedimientos para la corrección de los problemas. 6. Funciones del personal: Las responsabilidades de todas las personas que tienen que ver con el nuevo sistemas incluyendo los usuarios, operadores de computadora y
- 3. personal de apoyo. Abarca todo el espectro de componentes del sistema, incluso desde la entrada de datos hasta la distribución de salidas o resultados. A menudo, las funciones del personal se establecen en forma de procedimiento. Desarrollo del software A menudo los especialistas de sistemas se refieren a esta etapa como el Diseño Físico, en contraste con el Diseño del sistema que se conoce como el diseño lógico. Los desarrolladores pueden instalar o modificar software que se haya comprado (software comercial), o pueden escribir nuevos programas diseñados a la medida; la decisión depende del costo de cada una de las opciones dadas, el tiempo y disponibilidad de los programadores. Los programadores de software son también responsables de la documentación del programa y de incluir los comentarios que expliquen cómo y porqué se utilizó cierto procedimiento. La documentación es esencial para probar el programa y darle mantenimiento una vez que se ha puesto en marcha. El DISEÑO GENERAL DE SISTEMAS El diseño de sistemas se refiere a la formulación de especificaciones para el nuevo sistema o subsistema propuesto, de manera que satisfaga los requisitos determinados durante la fase de análisis. Finalmente el diseño de sistemas vendrá a ser una presentación detallada del informe de terminación del análisis de sistemas. El diseño de un sistema de información puede descomponerse en especificaciones físicas y lógicas. El diseño lógico representa los componentes del sistema y sus relaciones mutuas, como aparecerían ante los usuarios. Muestra lo que la solución sistemática hará en contraposición con el modo como lo es en la actualidad implantada físicamente. Describe las entradas y salidas, las funciones de procesamiento a realizar, los procedimientos de negocios, los modelos de datos y los controles. El diseño físico es el proceso de traducción del modelo lógico abstracto a un diseño técnico específico para el nuevo sistema. Produce las especificaciones reales para el hardware, software y bases de datos físicas, medios de entrada/salida, procedimientos manuales y controles específicos. Proporciona las especificaciones que transforman el diseño lógico abstracto en un sistema de funciones de personas y máquinas. Cuando el analista esté listo para comenzar a diseñar el nuevo sistema, ya deben estar establecidos ciertos elementos. Debe hacer una definición del problema, información general de antecedentes sobre el área bajo estudio, una idea aproximada de las interacciones
- 4. dentro del área de estudio y con otras áreas, un buen entendimiento del sistema actual, y un conjunto de requerimientos para el nuevo sistema. Definiciones de diseño de sistemas. El diseño puede definirse como el acto de delinear, planear, bosquejar y disponer muchos elementos separados, reuniéndolos en un conjunto viable y unificado. Mientras que en la fase de análisis de sistemas se responde a preguntas tales como ¿qué esta haciendo el sistema? Y ¿qué debería hacer para satisfacer las necesidades de los usuarios?, La fase de diseño se ocupa de ¿cómo debe desarrollarse el sistema para que pueda satisfacer esas necesidades?. Durante el proceso de diseño, el analista plantea soluciones alternativas y finalmente determina cuál es la mejor. La fase de diseño es de naturaleza técnica, hasta el punto de que el analista debe responder esta pregunta "¿Cómo vamos a hacerlo?". Por otra parte, el diseño también es un arte creativo, hasta el punto de que el analista se pregunta continuamente: ¿qué ocurrirá si...? y ¿por qué no?. El diseño es una solución: la conversión de los requerimientos en formas que los satisfagan. El diseño determina el éxito del sistema. A través del diseño, los analistas de sistemas pueden tener gran influencia sobre la efectividad del usuario, ya sea para el manejo de transacciones o par la administración de la organización. Algunos diseños son más efectivos que otros. Mientras que análisis de sistemas describe lo que un sistema debe hacer para satisfacer los requerimientos de información, el diseño de sistemas muestra cómo el sistema debe de satisfacer este objetivo. El diseño de sistemas de información es el plan general o modelo para ese sistema. Como el plano de un edificio o una casa, tiene todas las especificaciones que dan al sistema su forma y estructura, el diseño de los sistemas de información es una tarea creativa que requiere de imaginación, sensibilidad al detalle y habilidades. Para diseñar un sistema, el analista debe conocer ciertos elementos relacionados con los siguientes aspectos. 1) Los recursos de la organización. 2) Las necesidades de información de los usuarios. 3) Las necesidades de otros sistemas. 4) Los métodos de procesamiento de datos, 5) Las operaciones con los datos. 6) Las herramientas del diseño. Para producir el diseño, el analista tiene que aplicar el razonamiento y la creatividad a los elementos mencionados.
- 5. Objetivos del diseño de sistemas de Información: El diseño de sistemas tiene tres objetivos. Primero, el diseñador de sistemas es responsable de la consideración de otras configuraciones de tecnología para llevar a cabo y desarrollar el sistema tal y como fue descrito por el análisis. Esto puede implicar análisis del desempeño de diferentes elementos de hardware y software capacidades de los sistemas, alternativas de redes y la transportabilidad del hardware de los sistemas. Segunda, los diseñadores son responsables por la administración y el control de la realización técnica de los sistemas. Las especificaciones detalladas de programación, la codificación de los datos, la documentación, pruebas y la capacitación, son todos responsabilidad del equipo de diseño. Además, los diseñadores son responsables del abastecimiento actual del hardware y el software que se necesita para el sistema. Tercero, el diseñador de sistemas detalla las especificaciones del sistema que darán las funciones identificadas durante el análisis de sistemas. Estas especificaciones deben tocar todos los componentes administrativos, organizacionales y tecnológicos de la solución de sistemas.
- 6. Especificar los Especificaciones detalladas de diseño que describen las elementos de diseño características de un sistema de información: entradas, salidas, lógico archivos y base de datos y procedimientos. Actividades de soporte Los resultados del empleo del sistema serán de ayuda para para la empresa. mejorar el rendimiento de la empresa Satisfacer las necesidades de los usuarios en términos de: Efectuar en forma correcta los procedimientos Satisfacer los apropiados. requerimientos de los Presentar en forma apropiada la información. usuarios. Proporcionar resultados exactos. Utilizar los métodos de interacción apropiados. Proporcionar confiabilidad total. Ingeniería humana favorable: El diseño ergonómico debe ser Fácil de usar. físicamente cómodo y contribuir a la efectividad y eficiencia del usuario. Proporcionar las Especificar los componentes y funciones con suficiente detalle especificaciones de para construir el software de aplicación. software. Ajustarse a los El diseño y sus especificaciones debe estar en concordancia con estándares de diseño las reglas prácticas establecidas para la organización. Etapas básicas del proceso diseño. En de la práctica, la aplicación del proceso de diseño es un esfuerzo repetitivo. A medida que el analista va considerando cada uno de los elementos del proceso, se ve obligado a revisar una y otra vez a reexaminar las estructuras y relaciones establecidas hasta el momento, y a modificarlas para satisfacer la nueva condición. La repetición continúa hasta que han sido consideradas todas las dimensiones del sistema propuesto y se formula la proposición final. Las etapas básicas del proceso de diseño pueden exponerse así: 1. Definir el objetivo del sistema. 2. Desarrollar un modelo conceptual. a) Identificar el resultado más importante del sistema. b) Señalar los datos específicos de entrada necesarios para obtener ese resultado. c) Describir las operaciones de procesamiento de datos, particularmente los algoritmos lógicos y de cálculo, que deben aplicarse a los datos de entrada para producir la información deseada.
- 7. d) Identificar los elementos de entrada que se pueden introducir una sola vez y quedar almacenados para usarlos en operaciones subsecuentes de procesamiento. e) Seguir efectuando los pasa a, b, c, d para cada resultado requerido y por orden de prioridad hasta haberlos considerado en su totalidad. f) Establecer un banco de datos que pueda sustentar al sistema en la forma más efectiva . 3. Aplicar restricciones. a) En base a las restricciones impuestas eliminar los casos extremos de entrada, salida y procesamiento. b) Señalar los diferentes puntos de control. 4. Definir las actividades de procesamiento de datos. a) diseñar los formatos de entrada y salida que mejor se adapten al diseño del sistema. b) Establecer los métodos de procesamiento y los puntos comunes de los datos. 5. Formular la proposición del diseño del sistema. Analizando específicamente las entradas, las salidas y las actividades de procesamiento por orden de su contribución al logro del objetivo general del sistema, el analista reduce al mínimo el tiempo necesario para llegar a una estructuración del diseño principal. Diseño Estructurado:
- 9. Diseño de las salidas: ( Diseño del sistema de informes y producción de documentos) El término salida, como es probable que el lector lo conozca, se refiere a los resultados e información generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresas datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema. Cuando diseñan la salida, los analistas deben de realizar lo siguiente: Determinar qué información presentar. Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresa y seleccionar el medio de salida. Disponer la presentación de la información en un formato aceptable. Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios. Para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, se requieren decisiones específicas tales como el empleo de formatos ya impresos cuando se preparan reportes, cuántas líneas planear sobre una página impresa o si se debe emplear gráficas y colores. La salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresan datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema. El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la salida está diseñado para que las personas encuentren que el
- 10. sistema es fácil de emplear. El termino salida se utiliza para denotar cualquier información, ya sea impresa o en una pantalla. Cuando los analistas diseñan la salida: Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de la información. Seleccionan los métodos para presentar la información. Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el sistema. Un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos: 1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o protecciones para el futuro. 2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias. 3. Iniciar una acción. 4. Confirmar una acción. El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del uso que se dará a la salida. En otras palabras, no se puede clasificar como buena una salida estéticamente atractiva o que haga uso de una nueva tecnología, a menos que satisfaga las necesidades de la organización y de sus usuarios. El propio proceso de diseño comienza cuando el analista de sistemas identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que se inicia durante la determinación de requerimientos). Aspectos importantes de las Salidas Cuatro preguntas, a las que debe darse respuestas en forma completa y apropiada, ayudan a los expertos de diseño de sistemas a comprender mejor lo que debe ser la salida de un nuevo sistema: ¿Quiénes Recibirán La Salida? El usuario, ¿forma o no parte de la organización?, Quizá los usuarios externos tengan requerimientos específicos que no se pueden cambiar y que dictan los requerimientos de contenido, formato y medio de presentación. Tal vez las organizaciones decidan presentar la misma información en forma diferente cuando ésta es enviada a los usuarios tanto externos como internos. ¿Cuántos Detalles Son Necesarios? Pocos detalles son necesarios para indicarle a alguien que renové una licencia de manejo (nombre, dirección, fecha de renovación, cuota y una identificación de la salida como aviso de renovación). Sin embargo, un informe trimestral de venta de ventas contiene muchos detalles con formatos diferentes que son de ayuda para trasmitir un mensaje (qué sucedió, cómo ocurrió y cuál fue el resultado) a todos los usuarios. Asimismo, la cantidad de datos también sugiere si deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.
- 11. ¿Cuántos Y Que Tan Frecuente Es La Salida? El calendario junto con la oportunidad de la salida, son guías específicas del diseño. Algunas salidas se producen con poca frecuencia y sólo cuando aparecen ciertas condiciones: la emisión del aviso de renovación de licencia puede ocurrir cada 4 años, la emisión de una notificación de pago sucede cuando el saldo de la cuenta está vencido. sin embargo, la organización puede requerir cada mes una salida que indique todas las licencias que deben renovarse el próximo mes, o una salida cada semana que señale todas aquellas cuentas cuyo saldo se venció durante la semana. ¿Qué Método Utilizar? ¿Debe ser impresa o presentada en pantalla? Los ejemplos anteriores muestran que la salida impresa se emplea con bastante frecuencia. Sin embargo, si un sistema da respuestas del tipo sí o no a las consultas, a menudo es apropiado presentar la respuesta en una pantalla, algunos sistemas emplean una salida de audio para informarles sobre un nuevo número telefónico o el cambio de éste. Diseño de entradas: ( Diseñar el sistema de recopilación de datos) Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos ingresarán al sistema para su procesamiento. Las características de diseño de la entrada pueden asegurar la confiabilidad del sistema y producir resultados a partir de datos exactos, o también pueden dar como resultado la producción de información errónea. Asimismo, el diseño de la entrada determina sí el usuario puede interactuar con el sistema de manera eficiente. El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. Algunos aspectos del diseño cambian, lo que depende si el sistema está orientado hacia lotes o en línea. Pero sin considerar el sistema, existen aspectos generales en la entrada que todos los analistas deben tener en cuenta. El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una transacción en una forma utilizable para su procesamiento, así como la entrada de éstos. La entrada de estos los datos se logra al instruir la computadora para que los lea ya sea de documentos escritos o impresos, o por personas que los escriben directamente en el sistema. Controles de la cantidad de entrada. Existen varias razones que explican porqué un buen diseño debe controlar la cantidad de datos en la entrada. Primero, las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas. Dado que los costos de la mano de obra son altos, los asociados con la preparación e ingreso de los datos también lo son altos. Disminuir los requerimientos de datos puede reducir los costos y ocurrir lo mismo con los costos de mano de obra. Segundo, la fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para llevar a cabo sus tareas. De hecho, la computadora quizá permanezca sin hacer nada durante el tiempo en que se preparan los datos y la entrada para su procesamiento. Al disminuir los requerimientos de la entrada, el analista puede
- 12. acelerar todo el proceso desde la captura de datos hasta que los resultados llegan a manos de los usuarios. Evitar Retrasos. Un retraso en el procesamiento, que es un resultado de las operaciones de preparación o de entrada de datos, recibe el nombre de cuello de botella. Evitar los cuellos de botella debe ser siempre uno de los objetivos que el analista persiga al diseñar la entrada. Evitar errores de datos. En cierto sentido la tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores. Es común encontrar en las operaciones de venta al por menor una tasa promedio del 3% de error en las operaciones de entrada de datos. Si el volumen de datos es de 10,000 transacciones por semana, entonces se presentarán aproximadamente 300 errores. A pesar de lo anterior, el analista puede reducir el número de errores al disminuir el volumen de datos que deben ingresarse por cada transacción. El analista también puede modificar las tasas de error de una operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos puede tener efectos sobre la incidencia de los errores. Otro aspecto del control de errores es la necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan. Las verificaciones y balances en los programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de entradas, también descubren errores en la entrada. Evitar pasos adicionales. Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación, o en el trabajo de entrada de datos, es algo que no se puede controlar. Cuando no es posible reducir el volumen de transacciones, el analista debe asegurar que el proceso sea lo más eficiente posible. El analista experimentado también evitará diseños para la entrada que traigan como consecuencia una mayor cantidad de pasos a seguir. El efecto que trae consigo ya sea añadir o quitar un paso cuando se alimentan los cheques al proceso bancario, será multiplicado muchas veces en el transcurso de un día de trabajo. Mantener la sencillez del proceso. Quizá el mejor consejo para los analistas es alcanzar todos los objetivos ya mencionados en la forma más sencilla posible. Claro está que al incluir tantos controles sobre los errores las personas puedan tener dificultades al emplear el sistema. En otras palabras. el control de los errores puede obstruir la tarea. El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo, proporcionarán métodos para el control de los errores. La simplicidad funciona y es aceptada por los usuarios. En contraste, cuesta trabajo que los usuarios acepten diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo. En consecuencia, es aconsejable evitar la complejidad cuando hay opciones más sencillas. Validación dela entrada. Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Sin embargo, siempre debe suponer que se presentarán errores. Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos. Es mucho más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes de hacerlo. De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que
- 13. alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez. Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseño de entradas. 1. Qué datos ingresan al sistema. 2. Qué medios utilizar. 3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos. 4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos. 5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores. 6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores. Las decisiones de diseño para el manejo de entradas, especifican la forma en que serán aceptados los datos para su procesamiento por computadora. Los analistas deciden si los datos serán proporcionados directamente, quizá a través de una estación de trabajo, o por el uso de documentos, como talones de venta, cheques bancarios o facturas, donde los datos a su vez son transferidos hacia la computadora para su procesamiento. Diseño de sistemas de Archivos: Los sistemas de información en las empresas están orientados hacia el uso de archivos y bases de datos. Los datos se acumulan en archivos que son procesados o mantenidos por el sistema. Las bases de datos acumulan los datos de las transacciones y otros tipos de archivos, y están diseñadas para compartir los datos para distintas aplicaciones. Es importante determinar su contenido y elegir un método para organizar los datos. Al mismo tiempo, si las aplicaciones propuestas utilizaran los recursos de la base de datos, el analista debe desarrollar los medios para interactuar con la misma. Las bases de datos permiten compartir los datos entre distintas aplicaciones. Además de la responsabilidad de diseñar archivos, determinar sus contenidos y elegir los métodos apropiados para organizar los datos, los analistas deben diseñar los medios de interacción con las bases de datos de la organización. En la mayoría de los casos, las bases de datos ya estarán disponibles y manejadas por el personal de administración de ésta. Cuando se diseña un sistema de información para el procesamiento de transacciones, a menudo el centro de atención es una entidad. Cuando los analistas y usuarios adquieren experiencia con el sistema de información y surgen nuevos requerimientos de la aplicación, la atención cambia: de ser capaz de recuperar un registro específico, a desarrollar la capacidad de relacionar los registros sobre distintas entidades. Es probable que cambien los requerimientos cuando las empresas quieren más información para las solicitudes de procesamiento. El diseño de archivos incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos de tipo histórico o información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño
- 14. de archivos, se encuentran las siguientes: Los datos deben incluirse en el formato de los registros contenidos en el archivo. La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contiene. La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (la estructura de almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa). No todos los nuevos sistemas de información requieren del diseño de todos los archivos utilizados por la aplicación. Por ejemplo, es probable que ya existan archivos maestros porque éstos son utilizados por otras aplicaciones existentes. Terminología Básica de Archivos: DATOS: Los elementos individuales de los archivos se llaman datos, también conocidos como campos. Cada dato se identifica por su nombre y tiene un valor específico asociado a él. REGISTRO: Un registro es el conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una entrada. BASES DE DATOS: Una base de datos es una colección integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que sean accesibles para múltiples aplicaciones. La interrelación de los registros se obtiene de las relaciones entre los datos, no de su lugar de almacenamiento físico. Los registros para distintas entidades se almacenan comúnmente en una base de datos (mientras que los archivos almacenan registros para una única entidad). Por ejemplo, en una base de datos de una universidad, se interrelacionan los registros de los estudiantes, cursos y profesores en la misma base de datos. Las bases de datos no eliminan la necesidad de archivos en un sistema de información. Los distintos tipos de archivos siguen siendo necesarios para capturar los detalles de los eventos y actividades de la empresa, para preparar reportes o almacenar datos que no están en la base de datos. El uso de los diagramas de estructuras de datos requiere que el analista haga preguntas importantes acerca de la entidad a describir: ¿Cuáles son los campos que identificarán de manera única una ocurrencia de la entidad? ¿Por qué medios se accesará la información acerca de la entidad? ¿Cuáles otros datos describen los atributos de la entidad? Diseño de especificaciones para programas: (Diseñar los programas de aplicación): Las especificaciones para programas son por sí mismas un diseño. Ellas describen cómo transformar las especificaciones de diseño del sistema (Salidas, entradas, archivos,
- 15. procesamiento y otras) en software de computadora. El diseño de software de computadora es importante asegurarse que: Los programas producidos lleven a cabo todas las tareas y lo hagan en la forma establecida. La estructuración del software en módulos permita su prueba y validación para determinar si los procedimientos son correctos. Las modificaciones futuras se puedan realizar en forma eficiente y con un mínimo de interrupción en el diseño del sistema. Un sistema será diseñado sólo una vez, pero será usado repetidamente y es muy probable que evolucione en la medida que cambien las necesidades de los usuarios. Estas observaciones añaden más importancia al diseño de software. Muchos sistemas de información, ya sea implantados en sistemas de cómputo grandes o pequeños, interactuan con las bases de datos que abarcan varias aplicaciones. Dada la importancia que tienen las bases de datos en muchos sistemas, su diseño es establecido y vigilado por un experto en el diseño de sistemas que tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener la base de datos. El analista proporciona: 1. Los datos que son necesarios de la base de datos. 2. Las acciones que tendrán efecto sobre la propia base (por ejemplo, la recuperación de datos, cambios en los valores de los datos o el ingreso de nuevos datos en la base). En algunas organizaciones existe una separación entre las responsabilidades del programador y las que tiene el analista. En otras, tanto los programadores como analistas comparten las responsabilidades. Diseño de procedimientos: (Diseñar el sistema de procesamiento de datos) Los procedimientos especifican qué tareas deben efectuarse al utilizar en sistema y quiénes son los responsables de llevarlas a cabo. Entre los procedimientos importantes se encuentran: Procedimientos para entrada de datos.Métodos para la captura de datos de las transacciones y su ingreso en el sistema de información. Procedimientos durante la ejecución. Pasos y acciones emprendidos por los operadores del sistema y, en ciertos casos, por los usuarios finales que interactúan con el sistema para alcanzar los resultados deseados. Procedimientos para el manejo de errores. Acciones a seguir cuando se presentan resultados inesperados. Procedimientos de seguridad y respaldo.Acciones para proteger al sistema y sus
- 16. recursos contra posibles daños. Diseño de controles Los analistas de sistemas también deben anticipar los errores que se cometerán al ingresar los datos en el sistema o al solicitar la ejecución de ciertas funciones. Algunos errores no tienen importancia ni consecuencias, pero otros pueden ser tan serios que ocasionarían la eliminación de datos o el uso inapropiado del sistema. Un buen diseño de sistema de información ofrecerá los medios para detectar y manejar el error, los controles proporcionan medios para: Asegurar que solo los usuarios autorizados tengan acceso al sistema 1. Garantizar que las transacciones son aceptables 2. Validar los datos para comprobar su exactitud 3. Determinar si se han omitido datos que son necesarios. Técnica HIPO: HIPO es otro método de uso común para desarrollar software de sistemas. HIPO es una abreviatura del nombre en inglés de la entrada-proceso-salida-jerarquica, método que fue desarrollado por IBM para sus sistemas operativos grandes y complejos. Propósito: La hipótesis en la que HIPO se basa es que es fácil perder la pista de la función deseada de un sistema o componente de un sistema grande. Esta es una razón por la que es difícil comparar los sistemas existentes contra sus especificaciones originales (y por lo tanto, porque pueden ocurrir fallas incluso en los sistemas técnicamente bien formulados). Desde el punto de vista del usuario, una sola función puede a menudo extenderse a varios módulos, por lo tanto, el interés del analista es entender, describir y documentar los módulos y su interacción de forma que se obtenga el detalle suficiente, pero que no se pierda de vista el panorama general. El diagrama HIPO son descripciones gráficas del sistema, en vez de prosa o narrativa. Ayudan a los analistas a responder tres preguntas guía: 1. ¿Qué hace el sistema o módulo (Se pregunta al diseñar el sistema). 2. ¿Cómo lo hace? 3. ¿Cuáles son las entradas y las salidas? Una descripción de HIPO para un sistema consta de una tabla visual de contenidos y los diagramas funcionales. Tabla visual de contenidos.
- 17. La tabla visual de contenidos (VTOC) muestra la relación entre cada uno de los documentos que conforma en paquete de HIPO. Está formada por un diagrama de jerarquía que identifica los módulos en un sistema mediante un número y en relación con los otros y da una descripción breve de cada módulo. Diagramas funcionales: Existe un diagrama por cada caja en el VTOC. Cada diagrama muestra la entrada y la salida, los procesos principales, movimientos de datos y puntos de control. Los símbolos de los diagramas de flujo tradicionales representan los medios, tales como cinta magnética, disco magnético y salida impresa. Los diagramas de HIPO son efectivos para documentar un sistema. También ayuda a los diseñadores y los fuerza a pensar cómo cumplir con las especificaciones y dónde hay que ligar las actividades y componentes. Sin embargo, se basan en un conjunto de símbolos especializados que requieren de explicación, una preocupación adicional si se compara con la simplicidad de, por ejemplo, los diagramas de flujo de datos. Los diagramas Hipo tienen su mayor fuerza en la documentación del sistema.