DocumentacióN De Un Sistema
- 1. Documentación de un SistemaMichelle Brenes
- 2. DocumentaciónLa documentación es un conjunto de elementos registrados sobre cualquier soporte que permita instruir o informar acerca de algo, en función de las necesidades específicas de aquellos que la utilizan.
- 3. Importancia:Constituye el respaldo formal de la información Es el elemento integrador que permite la apreciación unitaria y conjunta del sistema Facilita el conocimiento, interpretación, comprensión y divulgación del sistema Constituye un elemento imprescindible para el control interno en general y del sistema en particular; facilita el parámetro de referencia contra el cual se analizará y/o enjuiciará su comportamiento real Elimina los riesgos de dependencia con respecto a determinados individuos que conocen el sistema Es un elemento fundamental para la adecuada capacitación de los usuarios del sistema y facilita la comunicación con los mismos
- 4. Modelos de formularios utilizados para documentar los sistemas de información:Hoja de diseño de archivos o registrosÍndice de archivosHoja de diagramaciónHoja de diseño de salidas impresas y/o formulariosHoja de diseño de formatos de pantallaHoja de programaciónÍndice de programasTabla de decisiones y/o alternativasHoja de especificaciones del programa
- 5. La documentación básica necesaria de un sistema de información deberá contar con:
- 6. Carpeta de papeles de trabajo (análisis):Síntesis del documento de generación Presupuesto o plan de fijación de tareas Documentación del relevamiento detallado Formularios o comprobantes analizados Papeles de trabajo del análisis Estudio de factibilidad y diagnóstico
- 7. Carpeta de sistemas (diseño global):Fijación de los objetivos del sistema Descripción global del sistema Modelo lógico del sistema (DFD, diccionario de datos, especificación de la lógica) Diseño de entradas y salidas Normas y procedimientos para los usuarios (en operaciones de rutina, de respaldo, de emergencia, de recupero, de uso de back-up) Recursos materiales y humanos necesarios Estudio técnico-económico acerca de la posibilidad de procesar el sistema mediante el uso de un computador
- 8. Carpeta de programas (diseño detallado):Descripción detallista del programa Diagrama de lógica Descripción de entradas Descripción de salidas Descripción de archivos Tablas, cuadros de control de consistencia y parámetros utilizados Controles del programa sobre archivos y datos
- 9. Carpeta de operaciones:Normas de control de entradas, salidas y de procesamientos Normas de operación, de recupero, de back-up, de seguridad de archivos Cronograma de procesos Descripción de usuarios
- 10. Los elementos que conforman la documentación de los sistemas, pueden ser categorizados como:
- 11. Programas documentadores:Se puede documentar con procesadores de textoUn programa que se puede utilizar para diseñar y/o documentar es el Erwin.Un programa exclusivo para hacer o documentar manuales de usuarios es el Help WorkshopOtra manera de documentar la instalación y manejo de una aplicación es generando archivos en formato HTML (como una página Web).