DOCUMENTACIO Y ARCHIVO
- 1. Ministerio Público del Ecuador MINPEC Agosto de 2008 DR WASHINGTON PESANTES MINISTRO FISCAL GENERAL DE LA NACION Dra Patlova Guerra DITRCTORA XXXXXX
- 2. Agenda Dra Patlova Guerra Diagnóstico Posibles Escenarios Conclusiones © 2008 MINPEC
- 3. Diagnóstico Dra Patlova Guerra El Ministerio Público del Ecuador - trabaja con el sistema Actual(Sistema Automático de Trámite Judicial Ecuatoriano), es un sistema cliente servidor que maneja base de datos relacionales : Como ejemplo mencionaremos a las Cortes de Justicia. El sistema SATJE cubre las siguientes áreas manejadas por la CSJ: SORTEOS (Todas las áreas) CIVIL PENAL NIÑEZ Y ADOLECENCIA (Pago de Pensiones) Se dejan por fuera del sistema las siguientes áreas: FISCAL LABORAL INQUILINATO TRANSITO CONTENCIOSO Y ADMINISTRATIVO NO SE SI VA ESTA PARTE DEL DIAGNOSTICO © 2008 MINPEC
- 4. Diagnóstico Actualmente no se encuentran digitalizados los archivos, por lo que es necesario implementar un proceso de digitalización de documentos. Al no poseer documentación digitalizada, no se maneja un sistema de Gestión Documental por lo que es necesario el manejo de la documentación física. El sistema Actual trabaja con una BDD local en la Corte Superior de Justicia (Guayaquil), no se cuenta con datos en línea de otros distritos. Además es necesario fortalecer el sistema en lo referente a controles y seguridades. (NO EXISTE AUDITORIA) Puede ingresar cualquier usuario y realizar cambios en la BDD, de lo cual no existen registros en tablas de auditoría en la actualidad. NO SE SI VA ESTA PARTE DEL DIAGNOSTICO © 2008 MINPEC
- 5. Posibles Escenarios Luego de analizado el diagnóstico y revisada la información, se puede n presentar los posibles escenarios de implementación por fases de una solución informática: Fase 1 Digitalización parcial de documentos e implementación del sistema documental. (Modelo en 1 Distrito o Localidad). - 4 meses. Fase 2 Fortalecimiento del Sistema Actual, digitalización total de documentación y fortalecimiento del Sistema documental (manejo de 0 papeles).-12 meses Fase 3 Implementación a nivel nacional de la solución completa. -18 meses © 2008 MINPEC
- 6. FASE 1 A corto plazo se puede realizar en una Fiscalía Distrital, la digitalización de parte de la documentación que reposa en los archivos pasivos y principalmente activos, lo que permitiría la implementación de un sistema documental que vaya trabajando a la par con el Sistema actual manejado por el Ministerio Publico . La generación del sistema documental se la realizará desde 0 y podrá ser desarrollado totalmente bajo una plataforma web, solución que vaya acorde con las tecnologías que se vienen manejando en la actualidad. La aplicabilidad que tendría el gestor documental estaría acorde con todas las áreas que maneja actualmente en el Ministerio Público, incluyendo los departamentos que no cubriría el Sistema Actual?. © 2008 MINPEC
- 7. FASE 1 - Digitalización En la primera fase cubriremos todos los procesos en la digitalización de documentos: captura, manipulación, mantenimiento, custodia y recuperación; así como la capacidad de integrar todos los documentos digitalizados con el software de gestión documental y el Sistema Actual. Además, todo el proceso de digitalización estará protegido por herramientas de control que garantizan la seguridad y fiabilidad de la digitalización masiva. En esta fase se planea la digitalización de una parte de la documentación, que tendrá que ser determinada previamente con un levantamiento de información documental, se podría empezar con el archivo activo de los años más recientes. © 2008 MINPEC
- 8. FASE 1 - Digitalización El tratamiento de las imágenes se realizaría utilizando los filtros y funciones adecuadas para conseguir la máxima calidad de la misma (limpieza de fondo, reconstrucción de carácter, alineamiento, limpieza de bordes). Las imágenes digitales se pueden almacenar en la BDD del Sistema Documental, que de acuerdo a su crecimiento y número de documentación ingresada puede funcionar con un arreglo de discos más robusto, con respaldos en discos CD-R o DVD creando de esta forma la Biblioteca Informativa Virtual del Ministerio de Justicia, lo que garantiza su conservación en óptimas condiciones. Ejemplo: Para archivar 300.000 hojas se necesita un espacio de 80 m2 aproximadamente, mientras que si el mismo número de páginas se encuentra en un archivo digitalizado se necesitaría de 18 Gb. de espacio en el disco. © 2008 MINPEC
- 9. FASE 1 - Sistema Documental El Sistema Documental propuesto en esta primera fase, estaría totalmente relacionado con el Sistema Actual utilizado por el Ministerio Público. Se proporcionará una herramienta para compartir, distribuir y gestionar la documentación del MINPEC en formato digital, contribuyendo así a: Mejorar la gestión de la información y el conocimiento Automatizar procesos administrativos Reducir costes Además la implantación del Sistema Documental contribuirá a optimizar los recursos informáticos y de sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos de acuerdo a criterios corporativos y operativos del MINPEC Implementado con tecnología web el sistema facilitará el acceso simultaneo de usuarios desde lugares distintos a documentos compartidos, incrementando la productividad de los equipos de trabajo colaborativo. © 2008 MINPEC
- 10. FASE 1 - Sistema Documental Beneficios de la Implementación El acceso instantáneo a la documentación del MINPEC elimina desplazamientos, reduce tiempo de consultas y tareas de archivo. Ahorro de espacio físico, minimiza el problema de localización física y almacenamiento de documentos. Evita la duplicidad de documentos, fotocopias innecesarias, reenvíos por fax. Control de la distribución, seguridad y conservación de los documentos físicos mientras que en el día a día se manejan las versiones electrónicas de los mismos. Reducción de tiempo en la búsqueda y localización de documentos Reducción de costes de administración y almacenamiento Facilita la implantación de medidas de seguridad de los documentos. Desaparición de tareas manuales monótonas y de escaso valor añadido. Centralización de la base de datos documental Rapidez y agilidad en el acceso a la información compartida Evita la manipulación y deterioro de los documentos físicos Mejora de la imagen del MINPEC Contribuye a la conservación del medio ambiente © 2008 MINPEC
- 11. FASE 1 – Diagrama de Funcionamiento © 2008 MINPEC
- 12. Luego de concluida la primera fase, el Ministerio Público debe contar con el recurso humano, técnicamente capacitado para dar soporte a todos los procesos manejados en esta fase y en las posteriores. La trasferencia tecnológica que se dictará al personal asignado por el Ministerio Público, debe ir acorde con los desarrollos realizados en cada fase del proyecto de Solución Informática. FASE 1 – Capacitación y Transferencia Tecnológica © 2008 MINPEC
- 13. FASE 2 Luego de implementada la fase 1 se puede continuar con un fortalecimiento del sistema Actual, que logre su total aprovechamiento, teniendo ya interconectado el sistema de gestión documental, se pueden implementar varios controles que le permitan al Ministerio Público un manejo más seguro de su información. Además se tienen que diseñar nuevos módulos que cubran por completo las necesidades de la MINPEC, en las áreas que no están sistematizadas en la actualidad: © 2008 MINPEC
- 14. FASE 2 También se procederá a la digitalización Total de la documentación requerida por el Ministerio Público, con el fin de contar ya con una información consolidada. Se implementa el modelo de manejo de 0 papeles en el Ministerio Público, mejorando el sistema de gestión documental y cubriendo todas las necesidades y requerimientos del cliente. Manejo de archivo con códigos de barras y captura de documentación con OCR. © 2008 MINPEC
- 15. FASE 2 En esta fase también se puede implementar las auditorías al sistema, que actualmente no lo manejan, se establecería un módulo de auditoría total que incluya al sistema Actual y al sistema de gestión documental. Se integrarán los sistemas Actual y Gestión Documental con la página Web existente del Ministerio Público y de ser necesario se puede desarrollar una página web nueva. Implementación de una sala situacional que les permita revisar de manera gerencial, todas las estadísticas que se emitan, tanto del Sistema Actual como del Sistema de Gestión Documental, además de permitir el seguimiento al sistema de auditorías con responsabilidad de procesos, esto con la finalidad de visualizar el desenvolvimiento de cada uno de los usuarios del Ministerio Público. © 2008 MINPEC
- 16. FASE 3 Dra Patlova Guerra Tomando como referencia la solución completa diseñada para el Ministerio Público (Fiscalía Distrital), se procede a la implementación a nivel nacional de la solución propuesta. © 2008 MINPEC
- 17. Se manejará una BDD consolidada a nivel nacional del Ministerio Público, un solo aplicativo funcional y se mantendrán los archivos Pasivo y Activo, totalmente digitalizados El manejo de la Solución Informática podría estar bajo el control del Ministerio Público de una manera gerencial, que les permita mantener el control de la operatividad y funcionalidad técnica de los operadores del Ministerio y así poder sugerir a sus máximos representantes sobre la operatividad de su personal. FASE 3 Dra Patlova Guerra © 2008 MINPEC
- 18. Una Fiscalía Distrital, puede funcionar como un modelo para la posterior implementación de la solución completa a nivel nacional. Se puede trabajar también la posibilidad de este modelo de implantación y desarrollo, implementarlo en otra localidad que no cuente con un Sistema, por ejemplo en Bolívar o Cotopaxi , lugares en que se maneja la información de manera manual. Al trabajar en una localidad que no maneje ningún tipo de sistema, el impacto será menor para los usuarios finales y luego de probar el funcionamiento de la solución a nivel local, se puede proceder a la masificación. El beneficio que tendrá el Ministerio Público, luego de implementado el proyecto va a ser de gran impacto con la comunidad, ya que se mejorará el servicio de cara al cliente. Conclusiones Dra Patlova Guerra © 2008 MINPEC
- 19. Gracias por su atención DR WASHINGTON PESANTES MINISTRO FISCAL GENERAL DE LA NACION Dra Patlova Guerra DITRCTORA XXXXXX