Domingo19 2010
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El documento presenta un resumen del proyecto "Sistema de Control de docentes de la Institución educativa “Mariscal Cáceres”". Actualmente la información de los docentes se almacena de forma ineficiente en hojas de Excel, lo que dificulta su búsqueda y uso. El proyecto busca desarrollar un sistema en Microsoft Access para almacenar y gestionar de forma ordenada la información de los docentes, mejorando la eficiencia y reduciendo errores. Se realizará un análisis previo y se implementará el sistema en 6 meses
Domingo19 2010
- 1. Listas enlazadas Autor:ARIAS COPAJA, JAIROCOMPUTACION E INFORMATICAV-DIURNO <br />GENERALIDADES<br />Titulo del proyecto<br />Sistema de Control de docentes de la Institución educativa “Mariscal Cáceres” <br />Autores<br />Arturo José Ticona Cano<br />Betty Andrea Ninaja Poma<br />Carmen Rosa Quenta Castillo<br />Jairo Arias Copaja<br />Antecedentes<br />La Institución educativa “Mariscal Cáceres” Nivel Secundario, tiene una gran cantidad de información sobre alumnado, docentes, y documentación pertinente, la cual poco a poco ha ido siendo sistematizada.<br />En la actualidad toda la información de alumnos está almacenada en el sistema SIAGIE, y la documentación de la institución se encuentran en archivos correspondientes, pero con respecto a la información que se maneja de los docentes que laboran en dicha Institución ya que falta un sistema que podría ser quizá parecido al sistema SIAGIE, pero para docentes.<br />El \" Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa (SIAGIE)\" se da uso para entregar las nóminas de matrícula y actas de recuperación. La documentación emitida por el sistema tiene valor oficial y la responsabilidad de su contenido la asume la Dirección de la I.E. Este Sistema es prácticamente un almacén de documentación.<br />PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA<br />Definición el problema Principal<br />Actualmente la información de los docentes son manejados sólo por dos personas (Secretarias) de los diferentes niveles (Primario y Secundario) dejando de lado al docente encargado de OBE y los docentes encargados de cada área, al igual que al Director y Sub Director de los distintos niveles, por ello la información se maneja de la siguiente manera:<br />Cuando alguien desea una información de algún docente tiene que dirigir hasta secretaria para poder hallar dicha información. Si no se encuentra a disposición esta información por diversos motivos, ésta debe de ser buscada e indagada en toda la institución habiendo pérdida de tiempo.<br />La información se encuentra en archivos de Microsoft Office Excel, si bien es cierto que en este archivo se puede almacenar información, no puede ser impresa, ya que tiene un parámetro de longitud para la impresión y los datos del docente no están adecuadamente organizadas para la impresión de información de cada docente, pues los datos se encuentran mal distribuidos.<br />Cuando se adquiere información de uno o varios docentes, la información debe de ser impresa en varias hojas pues esta información no está muy bien organizada, haciendo un degaste de la impresora al igual que de los cartuchos de tinta de la misma.<br />La información impresa en hoja, muchas veces se extravía o se daña, por ello se vuelve a imprimir y relativamente cada cierto tiempo se va desechando hojas que podrían ser útiles para otro tipo de información.<br />Como no se cuenta con un sistema que contenga toda la información del docente, la información se encuentra dispersa entre otras informaciones, lo cual hace que se lleve con dificultad la búsqueda de tal información y a causa de ello lleva mucho más tiempo atender cualquier requerimiento de información sobre un docente que labore en la Institución Educativa en caso de que se desee hacer algún documento en secretaría.<br />Por todos los puntos tratados anteriormente, se determina como problema principal el ineficiente almacenamiento de información de docentes.<br />Justificación de las necesidades de desarrollo<br />Importancia<br />La elaboración de este sistema para docentes, favorecerá en gran magnitud a la rapidez de acceso a dicha información así como la mayor rapidez al elaborar documentación que tenga relación con el docente, por ende una reducción de tiempo, observando mejoras con respecto al orden de la información y fluidez de documentación.<br />Reducirá los gastos de materiales, ya que no se imprimirá información no deseada, solo la requerida en caso estrictamente necesario, viendo gran mejora.<br />Aportes<br />Algunos de los aportes que conllevará a la implantación de este sistema son los siguientes:<br />El personal que con anterioridad ocupaba gran parte del tiempo en la búsqueda de información de docente para hacer un documento, tendrá tiempo disponible para poder realizar otras actividades.<br />Innovación y sistematización a un 20% de la información que se encuentra actualmente dispersa.<br />Las información no solo podrá ser hallada en secretaría, siendo la información más factible.<br />Objetivo General<br />Mejorar la eficiencia de los procedimientos para llevar el control y manejo de información del docente con la implantación del Sistema de información en la Institución Educativa “Mariscal Cáceres”<br />Objetivos específicos<br />Consolidar la red del personal encargado de manejar el sistema, que asegure los flujos de información para la sostenibilidad del sistema.<br />Simplificar el uso de información del docente.<br />Cumplir con las necesidades corrientes y proponer mejoras de acuerdo con las necesidades de la Institución y la evolución de la tecnología.<br />Reducir errores en el control de información del docente.<br />Delimitación, Alcance o Cobertura.<br />Limitación<br />Se realizó una investigación preliminar porque se necesitó identificar qué tipo de expectativas y necesidades tiene el personal encargado de manejar la información de docente, para que de acuerdo a esto se pueda crear la estrategia de calidad en el manejo correspondiente.<br />El sistema por implementarse sólo funcionará en la institución educativa Mariscal Cáceres y no se interconectará con otras Instituciones Educativas, cada dato se almacenará en Microsoft Access 2003 ya que en la institución cuenta como mínimo de hardware con una Pentium III.<br />El tiempo estimado para la realización del proyecto es de 6 meses, el primer mes para el análisis, poder detectar los errores del sistema que cuentan en un documento de Excel; y los dos meses siguientes para el diseño del sistema.<br />Alcance o Cobertura <br />El sistema de información a desarrollar está orientado al personal encargado como secretarias, subdirectores, coordinador de OBE, entre otros que son las personas encargadas del manejo y uso de información del docente.<br />DESCRIPCIÓN DE LA ESTRATEGIA<br />Para poder analizar sistema, nos basaremos en el Lenguaje Unificado de Modelado (LUM) o (UML, por sus siglas en inglés, Unified Modeling Lenguage)<br />Es un “lenguaje modelado” para especificar o para describir métodos o procesos. Se utiliza para definir un sistema, para detallar los artefactos en el sistema, documentarlo y construir. El uso de UML permite integrar con mayor facilidad en el equipo de desarrollo a nuevos miembros y compartir con otros equipos la documentación. <br />El ciclo de vida del sistema de información será orientado a objetos, empezando por los requisitos y acabando en el sistema funcionando, proporcionando así una visión completa y coherente de la producción de sistemas. El enfoque que toma es el de un ciclo de vida interactivo, el cual permite una gran flexibilidad a la hora de adaptarlo a un proyecto y a un equipo de desarrollo específicos. El ciclo de vida está dirigido por casos de uso, es decir, por la funcionalidad que ofrece el sistema a los futuros usuarios del mismo. Así no se pierde de vista la motivación principal que debería estar en cualquier proceso de construcción de software: el resolver una necesidad del usuario/cliente.<br />ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DEL SISTEMA<br />Factibilidad Operativa<br />Por lo deficiente e ineficaz que resulta trabajar con un documento en Excel, el personal está de acuerdo con la implantación del sistema de información en la institución educativa “Mariscal Cáceres”. Además están a disposición de poder capacitarse para el manejo de dicho sistema.<br />Otro punto, es la permanente labor del personal, sin sufrir cambios constantes de personal; lo que evitará problemas en el uso del sistema en un futuro cercano.<br />En conclusión, si hay factibilidad operativa. ---- Anexo (Cuestionario)<br />Factibilidad Técnica<br />Actualmente la mayoría de oficinas en donde se desean instalar el sistema, cuentan con:<br />1 CPU<br />Placa integrada<br />1GB de RAM DDR2<br />Disco duro de 230<br />Chipset Intel<br />Procesador de 800 MHz<br />1 teclado <br />1 mouse<br />1 Quemador LG<br />1 monitor CRT<br />Mueble para computadora<br />1 impresora HP<br />Aproximadamente tres oficinas cuentan con parlantes de audio<br />Una de las oficinas cuenta con una computadora Pentium III (placa integrada - reforzada), con una lectora de CD, Monitor CRT, teclado, mouse, impresora HP y mueble para computador<br />Para proceder a implantar Sistema de Control de docentes de la Institución educativa “Mariscal Cáceres” , son necesarios los siguientes requisitos:<br />COMPONENTESREQUERIMIENTOS (ACCESS 2003)Equipo y ProcesadorPentium 233-megahertz (MHz) o procesador superior. Se recomienda Pentium III.Memoria128 megabytes (MB) de RAM o superior.Disco Rígido180 MB de espacio disponible en el disco rígido (el uso del disco rígido variará dependiendo de la configuración; las opciones personalizadas de la instalación pueden requerir más o menos espacio de disco.)La instalación opcional de archivos cache (recomendado) requiere un espacio adicional en el disco rígido de 200 MB.Sistema OperativoMicrosoft Windows 2000 con Service Pack 3 (SP3) o posterior; o Windows XP o posterior.PantallaSuper VGA (800 × 600) o monitor con una resolución superior.<br />Como hemos podido observar, los requerimientos solicitados para poder realizar la implantación del sistema propuesto, está al alcance de la empresa ya que la misma cuenta con las herramientas de software y hardware necesarios.<br />Factibilidad Económica<br />Material de consumoDescripciónCantidadUnidad Costo TotalPapel (hoja A4)mediociento12.0012.00Tinta impresora 2 (1 a color y 1 negro)cartucho de tinta15.0015.00Otros útiles1global50.0050.00Total S/.77.00Total $27.06Alquiler de EquipoDescripciónCantidadUnidad Costo TotalComputadora2unidades90.00180.00Impresora1unidad49.0049.00Total S/.229.00Total $80.46Impresión/Fotocopia/InternetDescripciónCantidadUnidad Costo TotalImpresión80unidades0.2016.00Fotocopia100unidades0.1010.00Internet3meses17.0051.00Total S/.77.00Total $27.06Energía Eléctrica / TeléfonoDescripciónCantidadUnidad Costo TotalLuz3meses10.0030.00Teléfono50minutos0.3015.00Total S/.45.00Total $15.81ServiciosDescripciónCantidadUnidad Costo TotalAnálisis de sistema3meses70.00210.00Diseño de sistema3meses70.00210.00Programador (2)3meses70.00420.00Total S/.840.00Total $295.15<br />COSTO DE CAPITALEntrenamiento del personalDescripciónCantidadUnidad Costo TotalCapacitación11personas20220,00Total S/.220,00Total $77,30EquipoDescripciónCantidadUnidad Costo TotalComputadora7unidades90,00630,00Total S/.630,00Total $221,36COSTO ANUAL DE OPERACIONESMantenimiento de softwareDescripciónCantidadUnidad Costo TotalOperatividad del sistema1anual40,0040,00Total S/.40,00Total $14,05Energía Eléctrica DescripciónCantidadUnidad Costo TotalEnergía eléctrica (Pc)12meses10,00840,00Total S/.840,00Total $295,15<br />EVALUACIÓN ECONÓMICO DEL PROYECTODESCRICIÓNP.U. en $P. TOTAL en $COSTO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Material de consumo27,06 Alquiler de Equipo80,46 Impresión/Fotocopia/Internet27,06 Energía Eléctrica / Teléfono15,81 Servicios295,15 Sub Total 445,54COSTO DE CAPITAL Entrenamiento del personal77,30 Equipo221,36 Sub Total 298,66Total 744,20COSTO ANUAL DE OPERACIONES Mantenimiento de software14,05 Energía Eléctrica 295,15 Sub total 309,21Total Depreciación 10% 22,14<br />BENEFICIOS1555750118110Beneficios47625220345AspectosReducción tiempo (meses / año)Reducción material (cantidad / año)Reducción costo ($. / año)Servicios administrativos0,1 1440,00Material de consumo 0,2180,00TOTAL 0,10,21620,00TOTAL $569,22<br />ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIASAÑO01234Ingresos569,22739,99961,981250,581625,75Costos de operación 309,21401,97522,56679,33883,12I renta bruta260,01338,02439,42571,25742,63Depreciación 22,1428,7837,4148,6363,22II Renta Bruta237,88309,24402,01522,62679,40III Utilidad Neta237,88309,24402,01522,62679,40<br />UTILIDADAÑOInversiónNeto($)Utilidad actualizada ($)0-744,20 1 237,88132,15429062 309,24171,80057783 402,01223,34075124 522,62290,34297655 679,40377,4458694<br />VAN :inversión + Utilidad ActualizadaVAN :$. :450,88<br />TASA INTERNA DE RETORNO(TIR)PRIMER AÑO220,257151SEGUNDO AÑO265,1243485TERCER AÑO319,1311602CUARTO AÑO356,9546873QUINTO AÑO462,3899698 VAN AL 8 %879,66 PRIMER AÑO169,9126594SEGUNDO AÑO157,7760408TERCER AÑO146,5063236CUARTO AÑO136,0415862QUINTO AÑO126,3243301 VAN AL 40%-7,64<br />TIRTDI+DT (VTM/DV)40,0% <br />TIR > i entonces el proyecto es factibleTIR > 8 % entonces el proyecto es factible<br />RECUPERACIÓN DE INVERSIÓNAÑOUTILIDAD NETAUTILIDAD ECONÓMICA0..1237,88237,882309,24547,123402,01949,134522,621471,755679,402151,15<br /> dc2 años547,12abX744,203 años949,13 <br />c=(a/b)*d2,49<br />La inversión se recuperará en 2 años 6 meses<br />RELACION BENEFICIO / COSTO<br />B/CBENEFICIO569,22COSTOS DE OPERACIÓN309,21DEPRECIACION22,14B/C1,72<br />B/C >1 entonces es proyecto es factibleB/C >1.72 entonces el proyecto es factible<br />PLAN GENERAL DE PROYECO<br />División del proyecto en actividades<br />Planificación del Proyecto<br />Observaciones.<br />Formulación de Preguntas.<br />Entrevista.<br />Análisis de Información.<br />Confrontación de Ideas.<br />Definición del Problema.<br />Definición del Objetivo.<br />Estudio de Factibilidad<br />Factibilidad operativa.<br />Factibilidad Técnica.<br />Factibilidad Económica.<br />Evaluación de Factibilidad.<br />Realizar análisis de costos y beneficios.<br />Requerimientos del Sistema<br />Recolección de información requerida del sistema.<br />Análisis de información para los requerimientos del Sistema.<br />Organización de Información<br />Definir los Requerimientos.<br />Análisis de las necesidades del Sistema<br />Información de necesidades del sistema.<br />Determinación de la prioridad de datos.<br />Definición de capacidad de Información del Sistema<br />Diagramas en UML<br />Descripción de cómo funcionara el Sistema<br />Definición de la clase de Atributos y comportamiento.<br />Diseño del sistema <br />Diseño de Entrada de Datos y controles.<br />Diseño de Procedimientos<br />Diseño de Salida de Datos<br />Diseño de Interfaz<br />Diseño de Captura de Datos<br />Desarrollo del Sistema<br />Codificar entrada de Datos.<br />Codificar proceso de almacenamiento de Datos.<br />Codificar el proceso de consulta de Datos.<br />Codificar salida de información<br />Integrar el programa.<br />Prueba del sistema<br />Realizar Pruebas de Sistema Integrado<br />Implantación del Sistema<br />Elaborar manual del sistema.<br />Instalar el Sistema<br />Capacitación al personal<br />Iniciar la marcha del sistema.<br />Evaluación del Sistema<br />Evaluar el Impacto de Operacional.<br />Evaluar el Impacto Organizacional.<br />Evaluar la opinión de los Usuarios.<br />Ver Posibilidades de Mejora.<br />Asistencia al Sistema.<br />Administración de operatividad en los miembros de equipo<br />Observaciones.ANALISTAFormulación de Preguntas.Entrevista.Análisis de Información.Confrontación de Ideas.Definición del Problema.Definición del Objetivo.Factibilidad operativa.Factibilidad Técnica.Factibilidad Económica.Evaluación de Factibilidad.Realizar análisis de costos y beneficios.Recolección de información requerida del sistema.Análisis de información para los requerimientos del Sistema.Organización de InformaciónDefinir los RequerimientosInformación de necesidades del sistema.Determinación de la prioridad de datos.Definición de capacidad de Información del SistemaDiagramas en UMLDescripción de cómo funcionara el SistemaDefinición de la clase de Atributos y comportamiento.Diseño de Entrada de Datos y controles.DISEÑADORDiseño de ProcedimientosDiseño de Salida de DatosDiseño de InterfazDiseño de Captura de DatosCodificar entrada de Datos.PROGRAMADOR Y DISEÑADORCodificar proceso de almacenamiento de Datos.Codificar el proceso de consulta de Datos.Codificar salida de informaciónIntegrar el programa.Realizar pruebas de integración.Realizar Pruebas de Sistema IntegradoElaborar manual del sistema.<br />Instalar el SistemaANALISTA, DISEÑADOR Y PROGRAMADORCapacitación al personalIniciar la marcha del sistema.Evaluar el Impacto de Operacional.Evaluar el Impacto Organizacional.Evaluar la opinión de los Usuarios.Ver Posibilidades de Mejora.Asistencia al Sistema.<br />Cronograma de actividades<br />Nombre de TareaDuraciónComienzoFinA2 días25/10/2010 09:0026/10/2010 19:00B2 días27/10/2010 09:0028/10/2010 19:00C6 días29/10/2010 09:0005/11/2010 19:00D4 días08/11/2010 09:0011/11/2010 19:00E3 días12/11/2010 09:0016/11/2010 19:00F1 día17/11/2010 09:0017/11/2010 19:00G1 día17/11/2010 09:0017/11/2010 19:00H4 días12/11/2010 09:0017/11/2010 19:00I3 días12/11/2010 09:0016/11/2010 19:00J3 días12/11/2010 09:0016/11/2010 19:00K3 días17/11/2010 09:0019/11/2010 19:00L3 días22/11/2010 09:0024/11/2010 19:00N4 días17/11/2010 09:0022/11/2010 19:00O4 días23/11/2010 09:0026/11/2010 19:00P4 días29/11/2010 09:0002/12/2010 19:00Q2 días03/12/2010 09:0006/12/2010 19:00R3 días17/11/2010 09:0019/11/2010 19:00S4 días07/12/2010 09:0010/12/2010 19:00T3 días13/12/2010 09:0015/12/2010 19:00U7 días12/11/2010 09:0022/11/2010 19:00V2 días23/11/2010 09:0024/11/2010 19:00W3 días23/11/2010 09:0025/11/2010 19:00X3 días26/11/2010 09:0030/11/2010 19:00Y3 días01/12/2010 09:0003/12/2010 19:00Z3 días06/12/2010 09:0008/12/2010 19:00AA3 días09/12/2010 09:0013/12/2010 19:00BB3 días14/12/2010 09:0016/12/2010 19:00CC8 días01/12/2010 09:0010/12/2010 19:00DD8 días06/12/2010 09:0015/12/2010 19:00<br />Nombre de TareaDuraciónComienzoFinEE6 días09/12/2010 09:0016/12/2010 19:00FF7 días17/12/2010 09:0027/12/2010 19:00GG4 días28/12/2010 09:0031/12/2010 19:00II5 días03/01/2011 09:0007/01/2011 19:00JJ6 días10/01/2011 09:0017/01/2011 19:00KK4 días10/01/2011 09:0013/01/2011 19:00LL5 días14/01/2011 09:0020/01/2011 19:00MM7 días21/01/2011 09:0031/01/2011 19:00NN7 días01/02/2011 09:0009/02/2011 19:00OO6 días01/02/2011 09:0008/02/2011 19:00PP4 días01/02/2011 09:0004/02/2011 19:00QQ7 días07/02/2011 09:0015/02/2011 19:00RR20 días16/02/2011 09:0015/03/2011 19:00<br />