Dossier EVM 2009
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Este documento presenta los servicios de una empresa de gestión de proyectos tecnológicos e I+D. La empresa se especializa en proporcionar servicios de project management, captación de financiación, innovación abierta, análisis de negocios, software y formación. Ofrece sus servicios tanto a organismos públicos como a empresas privadas en proyectos de base tecnológica e I+D+i. Su visión es ayudar a sus clientes a ser más competitivos transformándose en organizaciones en red mediante el diseño y construcción de redes de
Dossier EVM 2009
- 1. u Presentación de empresa
- 2. Eficacia en gestión de proyectos de base tecnológica e I+D+i para organizaciones públicas y privadas. evm = proyectos + eficaces, + valor añadido, resultados + medibles. u 1. Resumen ejecutivo. Pero, ¿Por qué fallan en la entrega muchos pro- u Índice. yectos? u 1.1. introducción. Las causas más usuales tanto en el sector público 1 Resumen ejecutivo ..................................................................................................................................................... 2 En el panorama europeo, la relación entre la Adminis- como en el privado suelen ser la falta de liderazgo directi- 1.1 Introducción ............................................................................................................................................. 2 tración Pública y el Project Management, bien sea interna vo, requerimientos mal definidos o incompletos y proble- 1.2 Sobre nosotros ............................................................................................................................................. 3 o externa a través del “outsourcing”, es un hecho con im- mas de comunicación entre los agentes del proyecto. Sin 1.3 Misión ....................................................................................................................................................................... 5 portantes raíces estratégicas que, en España, todavía está embargo, la causa número uno por la que fallan los pro- 1.4 Visión ....................................................................................................................................................................... 5 por suceder. El aumento de la competitividad en España yectos suele ser la falta de adopción de una metodología 1.5 Compromiso social ....................................................................................................................................... 5 no sólo debe producirse en el ámbito de la empresa pri- formal en proyectos. vada, sino también en el de la administración, mejorando Sin la adopción de una metodología adecuada o un 2 servicios .............................................................................................................................................................................. 5 sus procesos de gestión y aumentando la rentabilidad de marco de desarrollo, la mayoría de equipos de proyecto 2.1 Project Management .................................................................................................................................... 5 las inversiones en I+D. empiezan a construir entregables antes de que su alcan- 2.2 Financiación ....................................................................................................................................................................... En el mundo anglosajón la relación entre Administra- ce y objetivos estén claramente definidos. No se tienen 6 ción Pública y Project Management hace tiempo que fun- procesos estructurados para acometer las tareas del pro- 2.3 Innovación abierta ........................................................................................................................................ 6 ciona en beneficio mutuo. Las leyes, las prácticas tradicio- yecto, y suelen errar a la hora de gestionar el tiempo, los 2.4 Análisis de negocios ..................................................................................................................................... 6 nales, las mentalidades profesionales y las percepciones costes, la calidad, los riesgos, las incidencias y los cam- 2.5 Software ...................................................................................................................................................................... 6 académicas están todas integradas en esta modalidad bios dentro del proyecto. Podemos llegar a pensar que 2.6 Formación ........................................................................................................................................................................ 7 profesional que lleva a la obtención de óptimos resultados es inevitable que en cada proyecto se generen cambios económicos. en el alcance, retrasos en los hitos de entrega, pobre ca- 3 Proyectos ................................................................................................................................................................................. 7 Con todo, en la Administración esa vocación gestora lidad en los entregables o falta de satisfacción por parte 3.1 Proyectos de base tecnológica ..................................................................................................................... 7 es inevitable sea cual sea el lugar. La diferencia estriba en del cliente en el resultado. Para nosotros la respuesta es 3.2 Proyectos de I+D+I ....................................................................................................................................... 7 que mientras en otros países es una ciencia conocida y simple: usando una metodología estándar de gestión que 3.3 Tipología de proyectos .................................................................................................................................. 9 aceptada como beneficiosa, con lo cual los servicios se englobe un conjunto de procesos definidos, repetitivos y externalizan, en España son los propios funcionarios los estructurados para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar pro- 4 clientes ................................................................................................................................................................................... 9 que han asumido este rol de gestores de proyecto. yectos, se pueden alcanzar los objetivos marcados de 4.1 Organismos públicos .................................................................................................................................... 9 manera eficiente. 4.2 Empresas ........................................................................................................................................................................ 9 1 EVM - Project Management EVM - Project Management 2
- 3. 1 2 3 4 5 estuDio PRevio / PReventA DeFiniciÓn / ventA PLAniFicAciÓn Y LAnZAmiento ejecuciÓn Y seGuimiento cieRRe Y tRAnsFeRenciA CRITERIO DE EVALUACIÓN oRGAniZAciÓn (PRoYecto) mAtRiZ ResPonsABiLiDAD PRePARAciÓn PRePARAciÓn PRoPuestA PRePARAciÓn PRoject mAtRiZ mAtRiZ FAse FAse ejecuciÓn tRAnsFeRenciA DeL PRoYecto soLicituD FAse DeFiniciÓn cHARteR ResPonsABiLiDAD ResPonsABiLi. PLAniFicAciÓn seGuimiento seRvicio mAtRiZ ResPonsABiLi. DeFiniciÓn PLAnteAmiento PRoYecto ALcAnce DeL RevisiÓn PRoPuestA ALcAnce evALuAciÓn De PRoYecto PRoYecto PLAn LA PRoPuestA oRGAniZAciÓn PRoYecto (PRoPuestA) RevisiÓn DeFiniciÓn ActA De WBs DeFiniciÓn PRoYecto cieRRe cieRRe ReGistRo inciDenciA PLAn De RecuRsos cALenDARio ReGistRo temPoRAL GestiÓn cAmBio seLecciÓn ListA PRoY. PLAniFicAciÓn cAtÁLoGo ejecuciÓn De PRoYectos seLeccionADo ALto niveL RiesGos cALenDARio PRoYecto ReGistRo RecuRsos RiesGo PLAn cALenDARio CRITERIO DE SELECCIÓN De cALiDAD ReGistRo Hitos AcePtAciÓn entReGABLes PLAn De PLAniFicAciÓn PRoYecto FoRmAciÓn GestiÓn AcePtAciÓn De RiesGos AnÁLisis De LA DeFiniciÓn sAtisFAcciÓn PLAniFicAciÓn PLAn De PLAn De estuDio PRoYecto iniciAL comunicAciÓn estuDio PResuPuesto PRueBAs evoLutivo econÓmico PReLiminAR PRoYecto PLAn PLAn De PRoYecto Reuniones AutoRiZAciÓn APRoBAciÓn APRoBAciÓn APRoBAciÓn Lecciones PRoYecto FAse FAse FAse APRenDiDAs APRoBAciÓn APRoBAciÓn APRoBAciÓn APRoBAciÓn teRminAciÓn De LA FAse DescRiPciÓn De LA FAse DescRiPciÓn De LA FAse PLAn DeL De LA FAse inFoRme De ResuLtADos PRoYecto PRoYecto PRoYecto seGuimiento PRoYecto ¿Qué es realmente un proyecto? - Los proyectos son únicos en su naturaleza: Un proyecto es un esfuerzo único para producir un Cada proyecto emprendido es diferente al último, conjunto de resultados claramente especificados en tiem- lo que no implica que ciertas actividades opera- po, coste y calidad. cionales a veces obliguen a desarrollar procesos repetitivos (idénticos). DeFiniciÓn Y PLAniFicAciÓn - Tienen un calendario definido: Se cuenta con una De PRoYectos fecha de inicio y otra de finalización en la que el producto o servicio producido debe satisfacer a un seRvicio, PRoceso ineFiciente determinado requisito del cliente. “situAciÓn ActuAL” - Tienen un presupuesto aprobado: El proyecto cuenta con la asignación de recursos financieros necesarios para el cumplimiento de los resultados esperados por el cliente. iDeAs De mejoRA - Tienen recursos limitados: Al inicio de cada pro- yecto, existe un acuerdo sobre las cantidades de materiales, equipamientos o mano de obra con los que contará el proyecto. PRoYecto - Existe un elemento de riesgo. Todos los proyectos llevan asociado un elemento de riesgo y por tanto la asunción de un riesgo empresarial. CREACIÓN DE OFICINAS DE PROYECTOS, REDACCIÓN DE PLIEGOS - Nacen para lograr una mejora en la organización. DE CONTRATACIÓN, PLANES DE COMUNICACIÓN, RIESGOS... El propósito de un proyecto está generalmente ligado a una posibilidad de mejora detectada. ejecuciÓn, contRoL, u 1.2. sobre nosotros. evm colabora en el diseño y la construcción de redes de valor, logrando que sus clientes sean seGuimiento Y cieRRe De EVM es una firma de ingeniería en innovación que PRoYectos busca situarse como un referente en la adopción de solu- ciones en la Dirección Integral de Proyectos (DIP) para seRvicio, PRoceso mejoRADo organizaciones empresariales y Administraciones Públi- más competitivos, transformándose en verda- cas, apoyándose en el uso intensivo de las Tecnologías de “situAciÓn FutuRA DeseADA” deras organizaciones en red. 3 EVM - Project Management
- 4. u 2. seRvicios. u 2.3. innovación abierta. La innovación es uno de los motores clave para alcan- u 2.1. Project management. zar la sostenibilidad económica, la evolución y el crecimien- - Project and Portfolio Management. to de cualquier organismo. Esto nos obliga a dirigir nuestros - Metodologías en Project Management. esfuerzos a saber cómo se innova y cómo se gestionan los - Implantación de Oficinas de Proyectos (PMO). procesos de innovación. - Management Outsourcing. Existe un nuevo modelo de innovación, aplicado por ciertas empresas con éxito, donde surge la necesidad de u 2.2. Captación de financiación. abrir los procesos de innovación y combinar tecnologías y Para el desarrollo de nuestros servicios, nuestros clien- conocimiento desarrollados interna y externamente, con el tes necesitan un soporte financiero con el que poder aco- objetivo de crear mayor valor añadido y ser cada vez más meter los proyectos deseados. EVM ofrece los servicios de competitivas. captación y gestión de financiación para los proyectos dise- A este respecto, Henry Chesbrough, director ejecutivo ñados en colaboración con nuestros clientes. y profesor del Center for Open Innovation de la Haas School Aunque la principal razón para conseguir ayudas of Business de Berkeley, Universidad de California, ha acu- económicas es financiar los proyectos, también hay otros ñado un nuevo término, Open Innovation, para referirse a beneficios menos tangibles como el hecho de mejorar la un nuevo paradigma organizacional que influye no solo en imagen corporativa de su empresa y la oportunidad de co- cómo se gestionan las innovaciones sino en otras áreas es- operar con los mejores institutos de investigación y empre- tratégicas de la organización. sas innovadoras. La irrupción de la innovación abierta trae consigo la La concesión de fondos por parte de los Organismos aparición de dos fenómenos: Públicos que habilitan líneas de ayudas para las distintas áreas de inversión que vienen siendo subvencionadas, con - El aumento del potencial creativo en el proceso de carácter general, en todas las Comunidades Autónomas innovación interno de la empresa (nuevas tecnologías, creación de empleo, calidad e inver- - El aumento de la complejidad del proceso, ya que sión...), sigue un proceso definido que conocemos como el se intenta capturar valor externo a través de recur- ciclo de vida de un expediente de subvención, para el que sos internos infravalorados, o a través de recursos EVM presta un servicio integral o parcial dependiendo de externos que no están integrados en el proceso de las necesidades de sus clientes. innovación. El personal de EVM ha participado en propuestas a los siguientes órganos y convocatorias: Este nuevo enfoque tiene como idea central concebir la innovación como un sistema abierto en el que tanto agen- • Programas Europeos: tes internos como externos a la organización participan en - FrameWork Program, Programa Marco (FP7). dicho sistema. De esta manera se convierte en la antítesis - e-Content. del modelo tradicional de innovación, donde se seguía un - Competitiveness and Innovation Program. proceso lineal en el que las actividades de I+D desarrolla- • Programas Nacionales: das en el seno de la organización daban como resultado evm identifica, capta y gestiona el soporte financiero de sus proyectos. - CDTI - Proyectos de Investigación Industrial Concertada, un prototipo, que posteriormente se llevaba al mercado en forma de producto o servicio final para su posterior distri- - Desarrollo e Innovación Tecnológica (PID.) bución y venta. - Planes Estratégicos Individualizados del Programa TecnoEuropa. EVM le ofrece asesoramiento en el proceso de aper- la Información y Comunicación (TIC) y en los estándares y u 1.4. visión. tura de su sistema de innovación, dándole a conocer los - Proyectos en Cooperación europea (EUREKA). metodologías internacionales en Project Management, EVM es una empresa dinámica e innovadora en su mercados de intermediación que más éxito tienen a nivel - Proyectos de Modernización Administrativa Local principalmente el PMBok del Project Management Institu- campo de actuación, que contribuya al fomento y desa- nacional e internacional y la manera de obtener un mayor (eModel) te (PMI). rrollo profesional del Project Management, ofreciendo el - Plan Avanza rendimiento económico a sus políticas de I+D+i. mejor servicio y las mejores herramientas posibles, a la - Avanza I+D: Proyectos de Investigación Aplicada el sector principal de actividad de la empresa es sociedad en general y al ámbito de instituciones en par- y de Desarrollo Tecnológico. u 2.4. Análisis de negocios. la gestión de proyectos de base tecnológica e ticular, para que los fondos públicos obtengan el mayor - Avanza Pyme. El Análisis de Negocios (BA Business analysis) es el i+D+i para organizaciones públicas y privadas. aprovechamiento posible. - Avanza Proyectos Tractores. conjunto de tareas, conocimiento y técnicas requeridas para - Avanza Contenidos Digitales. identificar las necesidades de negocio y determinar las me- Nos especializamos en la captación de financia- 1.5. compromiso social. - Avanza Servicios Públicos Digitales. u jores soluciones a los problemas del mismo. Normalmente, ción para proyectos innovadores, así como en EVM garantiza su compromiso social destinando el - CENIT. dichas soluciones incluyen el desarrollo de componentes apoyar a nuestros clientes en cada una de las fa- 0,7 % de su facturación anual a proyectos de cooperación • Programas Autonómicos: Ayudas autonómicas para la fi- de sistemas, pero muchas veces consiste en la realización ses que componen el ciclo de vida del proyecto. internacional colaborando actualmente con la Asociación nanciación de proyectos de I+D: de una mejora de procesos o un cambio organizativo. Grupo Ceiba de Guatemala. - Canarias: Ayudas de la ACIISI. EVM cuenta en su plantilla con expertos en análisis - Cataluña: Ayudas del CIDEM. de negocios y BPM (Business Process Management). u 1.3. misión. - Comunidad Autónoma Madrid: Ayudas del IMADE. EVM tiene como misión colabo-rar con las organiza- - Galicia: Ayudas del IGAPE. u 2.5. software. ciones públicas y privadas en la creación de valor en sus - Andalucía: Ayudas del IDEA. La dirección y gestión de proyectos necesita de so- estrategias corporativas a través de la mejora continua en - Navarra: Ayudas del Gobierno de Navarra. luciones tecnológicas que ofrezcan una buena comunica- la gestión de sus proyectos, aplicándo para ello estánda- - País Vasco: Ayudas del SPRI. ción entre la dirección, los miembros de los equipos de res y metodologías en Project Management. • Programas Provinciales proyecto y los clientes, además de una gestión documen- 5 EVM - Project Management EVM - Project Management 6
- 5. tal singular que responda a su modelo metodológico.La Los proyectos de base tecnológica suelen ser planifi- finalidad del software de dirección de proyectos es au- cados para introducir cambios organizativos. tomatizar el mayor número de procesos definidos por la Estos cambios suponen asumir importantes riesgos organización, así como proporcionar herramientas de me- para muchos de nuestros clientes o usuarios, pudiendo ser dición y control durante el seguimiento de la ejecución del estos poco receptivos aunque los cambios supongan una proyecto, reduciendo el tiempo administrativo empleado y actualización tecnológica de herramientas y técnicas. Aten- facilitando la información clave necesaria acerca del esta- der por tanto, al lado técnico y organizativo del proyecto do de cada proyecto, programa y portfolio. resulta vital para la entrega con éxito del proyecto. Definir EVM ofrece servicios de implantación, integración el valor organizativo medible del proyecto (MOV*) ayuda a y parametrización de diferentes soluciones hasta la puesta entender el grado de éxito de un proyecto no sólo teniendo en producción y capacitación de las personas implicadas en cuenta si ha sido entregado en tiempo y coste. en cada nivel de gestión. Algunas de las soluciones sobre las que EVM posee mov conocimientos avanzados, o incluso donde es partner ofi- cial para el territorio nacional son: ALcAnce secuenciAs FAses cALenDARio • Project Management Software. - One Point. tAReAs RecuRsos - Daptiv (Referral Partner). - Dot Project. PResuPuesto - Project Open. estimAciÓn - Open Proj. temPoRAL - Liquid Planner. - Teamwork. • Project Management 2.0. El MOV del proyecto debe: - To do’s. - Ser Medible - Time Tracking. - Añadir valor a la organización - Wikis. - Verificable - Mapas mentales. - Task Management. EVM da soporte para definir el marco metodológico de desarrollo que debe definir el MOV de cada proyecto u 2.6. Formación. de base tecnológica. La dirección de proyectos es una doctrina que ofrece una clara perspectiva sobre el valor del proyecto, su grado u 3.2. Proyectos de I+d+I. de complejidad, la carga de trabajo, los riesgos asociados y la identificación permanente de las prioridades, convirtién- entoRno dose en una vía para asegurar el éxito de los proyectos y cientÍFico tecnoLÓGico dar satisfacción a los clientes, inversores o la dirección. Los cursos que ofrece EVM Project Management de- OBSERVACIÓN SEÑALES ben permitir que cada participante puede avanzar partiendo de los conocimientos más básicos sobre los fundamentos de la dirección de proyectos y alcanzar las certificaciones ReALiZAciÓn De LA viGiLAnciA tecnoLÓGicA internacionales en project management como PMP del PMI, o PDP de IPMA. iDentiFicAciÓn Actualmente, EVM ofrece en modo online a través del uso de la Plataforma Moodle un curso de Introducción a la BÚsQueDA, tRAtAmiento, vALiDAciÓn Dirección de Proyectos. seÑALes PReviAs vALoRAciÓn u 3. PRoYectos. entoRno De meRcADo u 3.1. Proyectos de base tecnológica. estRAteGiA Desafortunadamente, las evaluaciones y estudios que De LA emPResA se realizan sobre el éxito de los proyectos de base tecnoló- ResuLtADos De LA gica no son tan satisfactorios como se pudiera pensar. A lo viGiLAnciA tecnoLÓGicA largo de estos años se han conseguido mejoras basadas en • ACCIONES DERIVADAS: la aplicación de estándares en gestión de proyectos. - AnticiPAciÓn - nuevAs oPoRtuniDADes La entrega de este tipo de proyectos es más que soft- ware o hardware, la aplicación de estándares en project - ReDucciÓn De RiesGos - LÍneAs De mejoRA - PRoGResos ReQueRiDos evm crea valor en su estrategia corporativa para management va más allá de unos gráficos espectaculares mejorar su competitividad a nivel nacional - innovAciÓn IMPACTO EN LA - cooPeRAciÓn usando un software de gestión de proyectos. Podemos ORGANIZACIÓN construir un sistema que técnicamente es un éxito pero • NUEVOS ENTORNOS DE INTERÉS que organizativamente es un fracaso. PARA LA oRGAniZAciÓn e internacional. 7 EVM - Project Management
- 6. El proceso de I+D+i, tomando como base el modelo - No existe una consideración global sobre el ciclo in- - No perder de vista los riesgos asociados. de la norma UNE 166002 sobre Gestión de la I+D+i, inten- versor. - Utilizar indicadores de avance y estado de los pro- ta representar la complejidad e incertidumbre que implica - Se carece de una metodología estandarizada co- yectos. un proceso de I+D+i, y la relación entre la innovación y las ordinada por la Oficina de Programas y Proyectos. - Motivar a los equipos proporcionando una visión actividades de investigación y desarrollo. - No existe la figura del project manager. del producto final y la importancia de su participa- EVM Project Management se convierte en su mejor - La transparencia en la gestión repercute altamente ción en el proyecto. aliado para gestionar sus proyectos de I+D+i interviniendo sobre los clientes-ciudadanos. como agente catalizador y dinamizador entre los procesos • Beneficios: externos e internos de la organización. • Soluciones: Los beneficios tangibles más importantes a corto Una Administración Pública orientada hacia la nueva plazo de la aplicación de estándares en Dirección de Pro- u 3.3. tipología de proyectos. gestión de lo público es una administración que conoce yectos son: • Proyectos en Colaboración con Administraciones Públicas. la demanda social de la ciudadanía y, de acuerdo con ella EVM ha participado en el diseño, planificación, eje- utiliza la planificación estratégica según la prioridad de - Le permiten concentrarse en el negocio. cución, seguimiento y cierre de: sus actuaciones y ha asignado recursos para ejecutarlas, - Acorta el tiempo de salida al mercado de los pro- así mismo ha definido los indicadores de gestión que per- ductos y servicios. - Proyectos para el desarrollo de Administración Elec- mitirán hacer su seguimiento. - Le permite facilmente el cálculo del ROI. trónica. Este es un enfoque orientado a objetivos y gestiona- - Extiende una metodología común en la organización. - Proyectos para el desarrollo del M-government. do por proyectos que únicamente puede establecerse a - Proyectos para el desarrollo de la TDT. través de las herramientas informáticas de gestión de pro- - Planes estratégicos para el desarrollo de la Sociedad yectos, resolviendo la problemática en los proyectos de la de la Información. administración que se enfocan hacia el ciudadano. - Planes estratégicos de Comunicación Digital. Una Administración Pública moderna está orientada - Gestión de la Innovación en las Administraciones Pú- hacia la calidad y conoce y aplica sus conceptos. blicas. - Marketing Político a través de las TIC. • Beneficios: - Proyectos Web 2.0, Administración 2.0, Open Go- Las técnicas de dirección y administración de pro- vernment yectos aplicadas a la Administración Pública aportan, en- - Proyectos de Organización de Eventos de base tec- tre otros: nológica - Proyectos de Cooperación Internacional - Corrección de las desviaciones respecto al obje- tivo final. • Proyectos en Colaboración con Empresas - Asegurar la viabilidad económica y la comprensión EVM ha colaborado con diferentes empresas en las fa- social del proyecto. ses de diseño, planificación y captación de financiación de: - Mejor definición de los objetivos y asignación de recursos internos y externos. - Proyectos de I+D+I. - Mejora continua de los procesos y aseguramiento - Proyectos de E-Business. de la calidad. - Proyectos Web 2.0. - El ciudadano siente confianza cuando la gestión es - Innovación Abierta (Open Innovation), Modelos de transparente. Negocios Abiertos (Open Business). - Análisis de Negocio (BA), Análisis de Procesos (BPM) u 4.2. empresas. - Gestión de la Innovación en la empresa. Los proyectos de base tecnológica e I+D+i se vuel- ven cada vez más críticos para el éxito de las organiza- u 4. cLientes. ciones. Por ello no se puede subestimar la importancia de entregar este tipo de proyectos en plazo y con los obje- u 4.1. organismos públicos. tivos cumplidos, ya que aseguran el rápido retorno de la La Administración, como nivel más cercano a la ciu- inversión. dadanía, se enfrenta al reto de mejorar la calidad de los servicios que presta y de incrementar su eficacia y efi- • Problemática: ciencia. Para conseguirlo, debe repensar y cambiar el mo- Habitualmente en la ejecución de proyectos de base delo organizativo tradicional. La aplicación de técnicas tecnológica nos encontramos con que: de gestión por proyectos en la Administración está muy relacionada con el inicio de una etapa de modernización - Cuesta reconocer los problemas. del sector público y la introducción de nuevos conceptos - Se trabaja contra reloj y con presupuestos muy alrededor de la gestión pública. ajustados. - Los recursos deben estar muy especializados. • Problemática: - Se da una resistencia a la actualización. Por lo general los proyectos en la administración se encuentran sumidos en un cambio de gestión y participa- • Soluciones: ción en el que: Las mejores prácticas indican que la estrategia a se- - Existe dificultad para articular equipos multidiscipli- guir pasa por: nares. - Reconsiderar las prioridades al principio del proyecto. Nuestro negocio es el éxito de sus proyectos. 9 EVM - Project Management