Etapas básicas de proyectos empresariales

Cómo Gestionar y Planiﬁcar un Proyecto en la Empresa6
Etapas básicas del proyecto1.3.
A lo largo de este manual se desarrollarán las cuatro etapas de un proyecto
empresarial. Éstas son el análisis de previabilidad o nacimiento, la planificación,
el desarrollo, y la valoración y evaluación de un proyecto empresarial.
Análisis de previabilidad o nacimiento del
proyecto empresarial
1.3.1.
Ésta es una etapa que podemos denominar exploratoria, ya que desarrollaremos
distintas técnicas de generación de ideas y de identificación de oportunidades
de negocio.
Las ideas y oportunidades deben ser evaluadas para decidir si continuaremos
o no con las mismas. Por esta razón, podemos definir esta etapa como análisis
de previabilidad.
Una idea no tiene por qué conducir a una oportunidad de negocio, pero no es
menos cierto que si hay coincidencia entre idea y oportunidad, el proyecto puede
ser viable.
Antes de comenzar el proyecto hay que analizar si la idea
es una oportunidad de negocio y si reúne las condiciones
para desarrollar un plan de negocio.
Todo negocio depende de su correcta adecuación al
mercado. Conocer la evolución y tendencia de la demanda
de los clientes potenciales es prioritario.
Debemos cuestionarnos si existe un nivel de demanda
suficiente y si los clientes potenciales estarán dispuestos
a pagar por esos productos.
Para verificar que la idea es una oportunidad, hay que analizar el mercado, testar
la idea y evaluar algunos elementos, como la innovación que aporta, el coste
de su implantación, la competencia existente, la protección legal, los recursos
para materializar la idea, y el entorno (cambios políticos, sociales, económicos
o demográficos).
Importante
La oportunidad debe tener como base una necesidad no satisfecha.

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Planificación del proyecto empresarial1.3.2.
Si, una vez hecho el análisis de previabilidad, la idea de negocio es viable,
procederemos a realizar el plan de negocio, que incluye la viabilidad técnica,
económica, organizativa y de marca, así como un plan de actuación, en el que
se reflejan las acciones para poner en marcha el proyecto.
El plan tiene que ser completo y está compuesto por un conjunto de apartados
que están interrelacionados, cuya cuantificación, en términos monetarios, viene
dada por el plan de viabilidad económica. El análisis económico nos mostrará si
el proyecto es viable (los ingresos cubren los gastos) o rentable (los ingresos son
superiores a los gastos y generan beneficio).
El plan de negocio es útil para observar la viabilidad, ya que previamente nos
ofrecerá criterios para decidir si seguimos o no con el proyecto, y también para
tener información sobre los productos o servicios, clientes, competencia y modelos
de organización.
Existen numerosos formatos para su presentación. Aunque posteriormente
se desarrollará de manera pormenorizada, en esta unidad de introducción al
proyecto empresarial nos vamos a referir a cinco apartados, que son el estudio
de mercado, el plan de marketing, el plan de producción, organización y recursos
humanos, el plan de viabilidad económico financiera, y la puesta en marcha.

� Estudio de mercado:
El estudio de mercado es una etapa básica en el proyecto empresarial. No
podemos considerar nuestros productos o servicios sin tener en cuenta a los
clientes, ya que en última instancia, todas nuestras acciones se encaminarán
a ellos. Analizar quiénes son esos clientes, cuáles son sus necesidades, deseos,
demandas y expectativas, y cómo responder a todo ello es el objetivo prioritario
del estudio de mercado a realizar.
El análisis interno es muy útil, ya que ofrece la ventaja de poder redefinirse
con posterioridad, lo que nos permite adaptarnos de manera más óptima
al mercado.
No es casualidad que la investigación de mercado y el plan de marketing los
tengamos que hacer con anterioridad a la organización interna y a los recursos
humanos, ya que estos últimos tendrán que adaptarse a las necesidades del
mercado. Está claro que el mercado no se adaptará a la empresa.
Los diferentes aspectos que hay que valorar son:
- Producción: estudio de las características del producto o servicio,
proceso de producción, aspectos tecnológicos, materias primas y capa-
cidad de producción.
- Marketing: previsión de algunos aspectos como penetración en el mercado,
cartera de productos, precio, coste, calidad, imagen de los productos o
marca, distribución, logística, y sistema de información de marketing.

- Financiación: necesidad de una inversión inicial, además de considerar
las inversiones posteriores, los desfases de tesorería que se pueden producir,
la capacidad crediticia, etc. Básicamente hay dos tipos de recursos, los
propios y los ajenos.
- Organización general: forma de estructuración del personal.
El análisis externo consiste en el estudio y obtención de información del
mercado al que irá dirigido la empresa.
Se pueden establecer dos ámbitos de actuación:
• Macroentorno. Entorno en el que se desarrolla la empresa. Es importante
señalar que está compuesto por factores demográficos, económicos, tec-
nológicos, políticos, legales y socioculturales.
Podremos encontrar información en diferentes fuentes; destacamos
las siguientes: Instituto Nacional de Estadística, Instituto Nacional de
Consumo, Centro de Investigaciones Sociológicas, Eurostat, Registro
Mercantil Central, Agencia Tributaria, Instituto de la Pequeña y Mediana
Empresa, Seguridad Social e Instituto Nacional de Empleo.
• Microentorno. Mercado en que operará la empresa. Destacan cuatro
elementos:
Clientes y
consumidores
Se trata de determinar los clientes potenciales, que
pueden ser los consumidores finales o las empresas.
Interesa saber de los clientes potenciales algunos
aspectos,comoquiénesson,dóndeestán,quénecesitan
y qué demandan, qué mejoras desearían respecto a los
productos que ahora ofrece la competencia y en qué
basan sus decisiones de compra.
Competencia
Hay que centrarse sobre todo en las empresas que
ofrecen los mismos productos que se van a desarrollar
y que están orientados a la población objetivo. Hay
que preguntarse quiénes son, dónde están, qué, a
quién y cómo venden, qué ventajas tienen, y cuáles
son sus puntos fuertes y débiles.

Intermediarios
Si los productos no se van a vender directamente al
cliente,senecesitarárecurriradistribuidores,mayoristas,
etc. Hay que identificarlos y saber cómo trabajan.
Proveedores
Influyendemaneradirectaenlacalidaddelosproductos
o servicios de una empresa. Se debe identificar a los
que ofrezcan ventajas competitivas.
� Plan de marketing:
Una vez se ha estudiado el mercado y se conoce la situación del sector, las
tendencias de futuro, los clientes potenciales, sus expectativas y la compe-
tencia, es el momento de elaborar el plan de marketing.
El plan de marketing debe estar basado en las conclusiones del estudio de
mercado; en él se establecen estrategias y acciones que utilizaremos en el
lanzamiento al mercado.
Las políticas de marketing deben servir para explotar la oportunidad de
negocio y aprovechar las posibles ventajas competitivas de nuestros productos
o servicios. Para ello es necesario definir unos objetivos claros y precisos, y
un plan de acción que permita alcanzar los objetivos propuestos.
• Objetivos:
Sobre la base de los resultados del estudio de mercado se establecen unos
objetivos claros, que se intentarán cumplir a través del plan de marketing.
Debemos tener en cuenta que supongan posibilidades de éxito, que nos
diferencien de la competencia y que coincidan con las necesidades del
mercado, con lo que se espera y valora ante ese tipo de productos.
Los criterios para la definición de objetivos son los siguientes: deben tener
un horizonte a medio y largo plazo; es conveniente que se determinen por
fases o etapas; deben ser claros, concretos y precisos; deben ser cuantitativos
y cualitativos; hay que establecer prioridades e incluir en la definición de
cada objetivo la descripción de una situación futura deseable.
• Estrategias:
Definir estrategias es una de las primeras decisiones que se han de adoptar
para alcanzar los objetivos empresariales. Las estrategias definidas en el
plan de negocio van a conformar los primeros pasos en el mercado: el

lanzamiento de la actividad, la imagen de la empresa y de los productos
o servicios, la forma en la que vamos a introducirnos en el mercado y el
posicionamiento inicial.
• Posicionamiento:
Es el lugar que una empresa o producto ocupa en el mercado, desde la per-
cepción de clientes, proveedores y otras empresas. No se trata tanto de una
posición objetiva «donde está la empresa», como subjetiva «como y donde
la ven», es decir, la percepción que se tiene de ella y de sus productos.
Un adecuado planteamiento de posicionamiento deberá resaltar las carac-
terísticas más valoradas por los clientes, dirigirse a todos los que influyen
en la percepción que los clientes tendrán de la empresa y los productos,
así como alcanzar o superar en alguno de los aspectos más valorados a su
competidor de éxito.
• Acciones:
Las políticas y acciones clave de marketing se denominan marketing
mix, que tradicionalmente está asociado a los cuatro puntos del
marketing: producto, precio, distribución y comunicación.
La política sobre el producto constituye, sin duda, el punto de partida de
cualquier estrategia de marketing una vez definido el posicionamiento.
El producto o servicio es lo que condiciona la identidad de la empresa y,
por tanto, de las ventas.
Las decisiones sobre el producto incluyen aspectos como la definición del
producto o servicio desde el punto de vista de las necesidades del cliente
objetivo (utilidad, ventajas); la cartera de productos o servicios, que
determina el número y la forma de agruparlos, su homogeneidad y su grado
de complementariedad, además de poder indicar las ventajas competitivas;
la diferenciación del producto, que señala una serie de características que
convierten al producto o servicio en algo único y diferente con respecto
a los demás. También incluyen las marcas, modelos y envases que
permiten identificar los productos o servicios y diferenciarlos de los de la
competencia; cuando se trata de servicios, la marca es la única herramienta
inicial de identificación, por lo que su importancia se multiplica. Y, por
último, el desarrollo de servicios relacionados, como la instalación del
producto, el mantenimiento, la garantía o la financiación.

El precio es un instrumento determinante en el ámbito de la competencia.
Cuanto más liberalizado está un mercado, más importante es el precio
como instrumento de venta. De ahí que la fijación de precios de comer-
cialización de productos y servicios forme parte del marketing.
Entre las características de mayor incidencia del precio cabe destacar
que éste tiene importantes efectos psicológicos sobre el mercado, por
ello debe estar de acuerdo con el valor percibido por el cliente. A su
vez, el precio es, con frecuencia, el único factor conocido de compra
manifiesta, se convierte en un indicador importante de calidad, prestigio
u oportunidad de compra. Además, el precio es decisivo para generar
beneficios o pérdidas dado que tiene que cubrir los costes de la empresa
y el margen o beneficio empresarial.
Para fijar el precio se deben calcular los costes directos de producción o
de prestación de servicio, sumar los costes fijos de funcionamiento de la
empresa y el margen o beneficio esperado y comparar con los precios de
la competencia.
Por su parte, la distribución se refiere al modo en que se hacen llegar los
productos o servicios de la empresa hasta sus clientes.
El plan de marketing debe definir la estrategia de distribución y su aplica-
ción. Tiene que precisar los canales de distribución (además de justificar
su elección), debe concretar también la localización y la dimensión de
los puntos de venta, e incluirá la logística (transporte, almacenamiento,
gestión de pedidos e inventarios, embalaje, etc.) y la estrategia de las
relaciones con el canal de distribución, esto es, que la cooperación con
intermediarios agregue valor a la empresa y a sus productos.
Otra de las herramientas de marketing con mayor incidencia en las estrate-
gias de posicionamiento es la comunicación, puesto que va a condicionar
las posibilidades de éxito y de supervivencia de la empresa.
Toda la estrategia de comunicación que se va a definir en el plan de
marketing debe apoyarse en una definición de la imagen de la empresa.
Ambas deben orientarse a obtener el mejor posicionamiento y, por tanto,
a posibilitar el logro de los objetivos estratégicos.
La imagen de la empresa es la traducción pública de su identidad. Si se
ha optado por un modelo de plan de marketing basado en estrategias de
posicionamiento, la imagen y las acciones de comunicación deben ser
coherentes con el posicionamiento deseado.

Una vez definida la imagen, se deben reflejar en el plan el resto de estrate-
gias y acciones de comunicación y marketing que desarrollará la empresa.
No es necesario utilizar todas, sólo aquellas que mejor se adecuan al tipo
de empresa. En el plan se deben recoger al menos las que se utilizarán en el
lanzamiento de la empresa: publicidad, marketing directo, venta personal,
relaciones públicas y promoción de ventas.
� Plan de producción, organización y recursos humanos:
El plan de producción y los procesos que conlleva es la parte más específica
del plan de negocio de cada empresa, ya que las diferencias no sólo estarán
en el sector de actividad económica, sino también en el tipo de producto o
servicio y en las innovaciones o mejoras que la empresa introduzca.
En este apartado se presenta una guía sobre el proceso productivo del negocio.
Si el plan se va a presentar externamente, no es conveniente incluir especi-
ficaciones técnicas cuando el producto que se va a desarrollar es de carácter
tecnológico, innovador o incorpora claras mejoras. Esta misma recomendación
puede aplicarse a las empresas de servicios si incorporan procedimientos
altamente innovadores que supongan un cambio sustancial sobre lo existente
en el mercado.
En el plan de producción se deben tener en cuenta las siguientes cuestiones:
• Procedimientos: el plan debe fijar los pasos o fases en los que se elabora
el producto o se presta el servicio. Cuanto más definido y documentado
esté el proceso, más posibilidades hay de detectar a tiempo los errores o
defectos, de subsanarlos y de introducir mejoras.
• Agregar valor al cliente: se deben revisar los procedimientos y procesos
de los productos o servicios desde la perspectiva del cliente. La finalidad
es eliminar aquellos aspectos que no valoren al cliente y ralenticen el
proceso, y agregar las características que el cliente puede echar en falta.
El modelo organizativo hace referencia a la estructura, los puestos y funcio-
nes, los cauces de comunicación interna y de toma de decisiones, el estilo de
dirección, el modelo de gestión de los recursos humanos, etc. Es un aspecto
fundamental del negocio y condiciona los procesos de producción y, por tanto,
la calidad del producto. La atención al cliente, la percepción que éste tendrá
de la empresa, su imagen e identidad también dependen de ello.

Entre los elementos que condicionan el modelo organizativo que se va a
adoptar destacan el volumen de negocio previsto inicialmente, la capacidad
financiera para afrontar el gasto inicial de personal contratado, el sector de
actividad, la complejidad o no de la producción (productos tecnológicos,
servicios muy especializados, etc.), la venta directa al cliente o a través de
intermediarios o distribuidores, la competencia existente, y el tipo de clientes
y el valor que le den al servicio y atención recibidos.
En el plan debe constar tanto la estrategia de recursos humanos, como la
definición de funciones o puestos y los perfiles con los que se cubrirán desde
la puesta en marcha.
El apartado de recursos humanos debe concretar el modelo organizativo
con los puestos y funciones a desarrollar, los perfiles de conocimiento y
competencias necesarias, y el estilo de coordinación o dirección.
� Plan de viabilidad económico financiera:
El plan de viabilidad económico es la concreción en cifras de las acciones
planteadas en el resto del plan de negocio, valorando los costes derivados
de las acciones del plan de marketing y de los planes de producción y de
organización de los recursos humanos.
Es importante mencionar que de este análisis se pondrán de manifiesto las
necesidades de inversión y financiación (cuantía necesaria, instrumentos de
financiación previstos, etc.).
� Puesta en marcha, valoración y evaluación:
El plan de acción y lanzamiento de la actividad servirá para planificar los pasos
que se deberán seguir en el proceso de puesta en marcha del proyecto.
El plan de acción no es únicamente un plan de trabajo como conjunto de acti-
vidades y tareas que se van a realizar, sino que estas actividades y tareas están
dirigidas a la consecución de unos objetivos previamente definidos. Cuándo
y cómo se realizará cada actividad responde a una determinada estrategia, a
decisiones tomadas tras un análisis de mercado y de datos económicos.
Los objetivos pueden ser a corto y a largo plazo, y es importante diferenciarlos
según sean, por ejemplo, anuales o bianuales. Es conveniente plasmar por
escrito dichos objetivos, así como las acciones para el logro de los mismos.
Tan importante como la fijación de los objetivos, resulta la redefinición de los
mismos a través de un proceso de control que compare los resultados obtenidos

con los resultados previstos. El control de la gestión es un complemento indis-
pensable para la planificación.
Para elaborar el plan de lanzamiento es necesario hacer una buena planifi-
cación. Las gestiones y trámites necesarios (legales, administrativos, con los
organismos públicos, con las entidades financieras...) se tienen que realizar
en primer lugar. Una vez hechas todas estas formalidades hay que resolver
todo lo referido a infraestructura, logística y proveedores. Además, en caso
de que se vaya a contratar personal, hay que hacer la selección y decidir los
tipos de contrato para hacer coincidir la contratación y el alta en la seguridad
social con el inicio de la actividad.
Resueltos todos los aspectos administrativos, el lanzamiento de la actividad
de la empresa debe dirigirse al mercado, a los potenciales clientes. Este lan-
zamiento estará previamente definido en el plan de marketing elaborado.
Desarrollo del proyecto empresarial1.3.3.
En esta fase de desarrollo, es preciso plantearse la cuantía económica del proyecto,
esto es, definir el capital necesario para su financiación y las distintas fuentes
que cubrirán esa financiación.
Esta fase se tratará de modo pormenorizado en la unidad 4 de este manual, por eso,
de momento, sólo señalaremos que es necesario partir de un control presupuestario
y de un análisis exhaustivo de las distintas inversiones que serán necesarias.
Valoración y evaluación del proyecto empresarial1.3.4.
Esta última fase de valoración implica medir la rentabilidad de la inversión
que estamos realizando. Se traduce en una serie de cálculos y estudios que nos
llevarán a identificar el provecho o beneficio de seguir con nuestro proyecto
empresarial, o, por el contrario, nos alertarán del peligro de seguir con él.
Para una valoración y una evaluación seria y veraz, será necesaria toda la informa-
ción que se pueda recabar. Esto implica que no sólo hay que estudiar la viabilidad
del proyecto, sino también la viabilidad de los inversores principales.
Esta fase se expondrá más detalladamente en la última unidad del presente
manual.

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