El Documento
- 1. El Documento - Concepto Del latín “docere”: enseñar Presentación de algo que, plasmado en un soporte físico permite que sea conocido por otros. Elemento material en el que se ha hecho visible o palpable una idea o un hecho.
- 2. SOPORTE FÍSICO Materiales que sirven como portadores de la información. Se pueden clasificar en: Tradicionales Epigráficos Paleográficos De nuevo tipo
- 3. Soportes epigráficos Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existen grabados y representaciones: La piedra La arcilla Los metales La madera La tableta de madera
- 4. Soportes paleográficos Relacionados con la paleografía, son resultado de un proceso de transformación del material escriptoreo: El papiro El pergamino El Papel Los Quipus
- 5. Caracteres externos e internos del DOCUMENTO Externos Medio Soporte Formato físico Calidad jurídica Tipo Internos Autor Origen funcional Contenido
- 6. ...externos: medio Formas empleadas para transmitir la información. Pueden ser: Textuales Gráficas Fotográficas Sonoras Audiovisuales
- 7. ...externos: soporte Configuración física del documento, materiales utilizados para su composición y manipulación: Tradicionales, el papel tiene la supremacía. De nuevo tipo, utilizan nuevos soportes y exigen un equipo intermedio para su lectura.
- 8. ...externos: formato físico Forma de presentación y dimensiones del documento: En los soportes tradicionales se refiere a las medidas y calidad del papel utilizado. En los soportes de nuevo tipo se refiere al programa utilizado, tamaño del archivo, etc.
- 9. ...externos: calidad jurídica Condición de originales y copias, en lenguaje diplomatístico se conoce como tradición documental. Se clasifican en: Borrador Original: Autógrafo Heterógrafo Copia simple Copia certificada
- 10. ...externos: tipo Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato físico, estructura informativa y soporte son homogéneos. Pueden ser: Simples Compuestos
- 11. ...internos: autor Persona o institución que produce el documento. Puede ser: Autor jurídico, se hace responsable mediante la firma. Autor material, elabora materialmente el documento. Autor científico, quien redacta el documento aunque no lo firme.
- 12. ...internos: origen funcional Razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce. Se clasifican en: Públicos Privados
- 13. ...internos: contenido Se identifica con la información, es decir, el mensaje o noticia que transmite el documento. El asunto o tema del que trata.
- 14. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO Documento es aquel que contiene una información, de cualquier fecha, forma o soporte físico, producido o recibido por cualquier persona natural o jurídica y por cualquier institución pública o privada en el ejercicio de su actividad, con exclusión de las obras de creación e investigación editadas o impresas.
- 15. Cualidades intrínsecas del documento archivístico Nacen del proceso de las actividades llevadas a cabo. Son testimonio material de las funciones. Se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Cada documento responde a una actividad concreta. Son ejemplares únicos y originales.
- 16. VALORES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO Los documentos tienen dos valores básicos: Valor primario Valor secundario
- 17. Valor primario Aquel con el cual nace o el fin para el cual se produjo, son prueba de las actividades desarrolladas. Valor administrativo Valor jurídico Valor Legal Valor fiscal y contable Valor informativo
- 18. Valor secundario Aquel que adquiere el documento cuando ha desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia administrativa o legal. Se convierte en testimonio para la reconstrucción de los hechos.
- 19. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Toda institución / organización a lo largo de su vida, produce documentación con diversas particularidades. Es necesario homogeneizar la estructura informativa y el formato de los tipos documentales, para optimizar la calidad de la información.