Erp
- 1. Cómo evaluar y seleccionar un ERP para su empresa Consideraciones relevantes para el proceso Martin Stehr Urzúa Southern Domain Consulting Ltda. info@std.cl 05/11/2003
- 2. Los desafíos del mañana Los Cambios profundos y crecientes en el mercado hacen necesario que las empresas se adapten para no desaparecer: • Hay que aumentar el valor entregado a los clientes • Se requieren mejoras en los tiempos de despacho • Los clientes demandan servicios de mejor calidad Las empresas requieren de un sistema de información que provea la información necesaria en forma rápida y confiable: • Se deben reducir los costos • La productividad debe incrementarse • Hay que aumentar el nivel de satisfacción de los clientes • Se deben aumentar las utilidades
- 3. El diagnóstico es importante Ojo con las siguientes advertencias: • Ningún sistema soluciona problemas en procesos de negocio mal definidos • Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes de partir • La alta gerencia y el resto de la organización deben estar comprometidos con el proyecto, este no es un proyecto restringido al área informática Un diagnóstico inicial permite cuantificar la efectividad de su sistema actual: • Se adjunta un cuestionario de evaluación (resumen general, facilidad de uso, información financiera, gestión de compras, distribución) • Responda preguntas sobre su actual sistema y sobre su solución ideal • El puntaje final indica la efectividad de su actual sistema
- 4. Tabla de comparación 71-100 puntos: • Su empresa parece ser un candidato ideal para un nuevo sistema de administración y gestión • El sistema actual normalmente no provee la información crítica en forma oportuna • Existe una falta de integración con las demás componentes de la empresa • No existen las condiciones para adaptarse de acuerdo a las exigencias del mercado • Puede estar perdiendo la oportunidad de aumentar la eficiencia, reducir costos e incrementar beneficios 46-70 puntos: • Su empresa puede ser un candidato para un nuevo sistema de administración y gestión • El sistema actual posiblemente no provee la información crítica en forma oportuna • Puede existir una falta de integración con las demás componentes de la empresa • No existen las condiciones para adaptarse de acuerdo a las exigencias del mercado
- 5. Tabla de comparación 21-45 puntos: • El sistema actual puede estar cumpliendo con varios de los requerimientos (pero no todos) • Los nuevos sistemas podrían aumentar su productividad y reducir costos, mejorando los resultados • Con un nuevo sistema estaría mejor preparado para enfrentar los crecimientos futuros < 20 puntos: • Es muy poco probable que necesite un nuevo sistema • Manténgase informado sobre los adelantos tecnológicos y estudie cómo podrían aportar a la gestión en su empresa
- 6. Qué es un ERP • Un software de administración y gestión de empresas y procesos de negocios que cubre muchas actividades • Es integrado y consistente • Es transaccional • Es operado por múltiples usuarios a la vez, en línea • Incluye las mejores prácticas de gestión de empresas • Requiere poca adaptación
- 7. Un ERP es la base que sustenta los sistemas especializados de gestión BI BI: Business Intelligence SCM SCM: Supply Chain Management CRM: Customer Relationship Management CRM ERP: Enterprise Resource Planning ERP
- 8. Habrá un Fuerte Impacto en la Empresa • Antes: – Dificultad en evaluar, negociar y decidir – Urgencia de partir con el proyecto • Durante: – Distracción de las labores diarias usuales – Reestructuración organizacional – Presión creciente por mantener plazos y costos del proyecto – Fuerte compromiso de trabajo de numerosas personas • Después: – La empresa debe operar de una nueva manera – Inicialmente no se reconocen los beneficios – Personal del proyecto debe retomar labores usuales
- 9. ¡ Comprar un auto tiene similitudes ! Ya sea que decida comprar o arrendar una solución ERP, el proceso puede ser tan difícil como adquirir un auto: • Ambos involucran grandes decisiones de compra o leasing, que afectarán su estado financiero de ahí en adelante • Ambas son decisiones con las que tendrá que coexistir por un largo tiempo Al seleccionar software, los requerimientos de los usuarios son superiores. Sin embargo, las necesidades frecuentemente derivan en deseos irracionales: • Algunos terminarán adquiriendo un ERP equivalente a un auto deportivo caro, consumidor de combustible y repleto de un sinnúmero de accesorios lujosos • Otros en cambio, serán felices con las funcionalidades restringidas, la alta eficiencia y el bajo costo de un auto compacto
- 10. Buscar la mejor solución es lo importante... • La implantación de un ERP tiene el potencial de mejorar la forma en que su empresa hace negocios • Encontrar la solución correcta puede ser una responsabilidad agobiante y a su vez gratificante • Existe una infinidad de ofertas comerciales, cada una asegura contar con la solución integral y, en particular, promete resolver sus necesidades actuales y futuras • Aquí se presentan los pasos básicos y las preguntas frecuentes que le ayudarán en el proceso • Recuerde: para tener éxito, debe planificar, evaluar y seleccionar adecuadamente una solución y posteriormente implementarla y probarla en forma satisfactoria
- 11. La planificación involucra múltiples factores Los factores incluyen: alcances, presupuesto, patrocinio y relaciones Establezca los alcances del proyecto: • ¿Por qué estamos implementando una nueva solución? • ¿Qué se va a hacer? ¿Qué va a cambiar? ¿Qué no está incluído en esta implantación? ¿Qué problemas podrían existir y cuál será su impacto? ¿Qué beneficio habrá? ¿Qué riesgo hay si se decide no implementar? ¿Qué debe ser entregado por el proveedor? • ¿Quién va a participar en la implantación? ¿Quién va a implantar la solución? • ¿Cómo se verá afectada la forma en que hoy hacemos las cosas? • ¿Cuándo terminará la implantación? ¿Cuándo sabremos que se han cumplido los objetivos definidos?
- 12. Prefiera soluciones modulares que crezcan junto a sus necesidades Defina su presupuesto: • Dadas las necesidades del negocio, la inversión necesaria puede ser significativa • Las soluciones modulares permiten posponer parte de la inversión para el momento en que realmente son necesarias • Aparte del valor del software, no descuide el valor de la implementación. En términos generales, puede igualar o incluso superar el valor de la licencia • Considere invertir en un plan de mantención y soporte. Su valor anual oscila entre un 15% y 25% del valor de la licencia, esto le dará derecho a la solución de problemas, incorporación de mejoras y posiblemente a la actualización de versiones del software • Incluya un análisis detallado de su hardware (40% del valor de la licencia). Frecuentemente las necesidades de hardware no se descubren sino hasta el final - cuando ya no le queda presupuesto • Agregue finalmente la capacitación (10% del valor de las licencias). ¿A cuántas personas deberá entrenar para la implantación, utilización y mantención del sistema durante su operación?
- 13. Un patrocinador de nivel ejecutivo es un elemento clave para la coordinación Defina el auspiciador para el proyecto: • Esta persona es la responsable de la coordinación a nivel ejecutivo • El patrocinador debe monitorear el proceso en forma permanente • Sus reportes sobre los avances y las expectativas de retorno sobre la inversión del proyecto son fundamentales para el resto de los ejecutivos de la empresa • El contar con el aval de una persona que hable en un idioma “no informático” será de gran ayuda
- 14. Examine los posibles cambios en las relaciones con clientes, proveedores, o entre unidades Satisfacción de clientes: • ¿Cómo se verán afectadas las relaciones con los clientes? • ¿Habrán mejoras en la forma en que ellos compran actualmente? • ¿Se contará con información sobre clientes, destinada a aumentar su satisfacción? Análisis de proveedores: • ¿Cómo se verán afectadas las relaciones con los proveedores? • ¿Se lograrán disminuciones de costos y tiempos? • ¿Deberán ellos adoptar modificaciones? ¿El costo para ello será razonable?
- 15. Ahora, evalúe y seleccione su alternativa Recuerde: su selección se basa tanto en el software, como en el implantador de la solución Algunos criterios de selección: • Permanencia del proveedor en el tiempo y proyecciones futuras • Posición financiera del proveedor en el tiempo • Cantidad de clientes con esa solución • Referencias de clientes con los cuales conversar directamente • Demostración de la solución (standard u orientada a requerimientos específicos) • Modelo de distribución (directa o vía VAR’s) • Características y funcionalidades (ojo con las promesas de futuras versiones) • Integración con otros módulos (satisfacción de necesidades futuras) • Relaciones estratégicas (ojo con módulos ofrecidos por terceros) • Soporte (telefónico, web, terreno) • Premios (criterios para el otorgamiento y cantidad indican evaluaciones satisfactorias)
- 16. Salvo que cuente con expertos, NUNCA intente implementar y probar la solución usted mismo • Generalmente, la manera más rápida y eficiente para implementar una solución de negocios, es dejar la tarea al proveedor o a un VAR • El dominio del implantador sobre su producto, la integración con sistemas externos y la experiencia en proyectos similares son muy importantes • Empresas consultoras de renombre generalmente implican un costo mayor, por lo que se consideran mayoritariamente para implantaciones de gran escala • En cada caso, negocie un acuerdo que especifique claramente lo que usted y el implantador entienden como un proyecto exitoso (detalle de servicios entregados y resultados esperados)
- 17. Existirán Riesgos y Problemas Reales “Un 40 % de una muestra de 117 cías. encuestadas reporta un fracaso en la implantación” (Según “The Conference Board”) é demasiada presión por entrar “en vivo” antes del momento adecuado é falta de necesidad de negocios real para el proyecto é falta de compromiso y comprensión de la alta gerencia é falta de disciplina de informática y sistemas en los clientes é costos de implantación superan en promedio un 25 % al presupuesto é falsa creencia de que la implantación tiene una fecha de término é falta de comprensión de limitaciones del software é falta de honestidad y objetividad de proveedores/implantadores
- 18. La Selección de un ERP es compleja Tecnología Asociada y Tendencias Funcionalidad y Fabricante del Compatibilidad con Software la Organización Costo Total de Propiedad Capacitación, Soporte, Implantador del Mantención, Actualizaciones Proyecto Integración Expectativas de Timing del Proyecto
- 19. Tenga cuidado con la Administración de Expectativas • Ningún Sistema de Información Administrativo es la panacea • Por si solo no dará una ventaja competitiva, siendo solamente un paso inicial fundamental • No dará una solución a todos los problemas para siempre • Su uso requiere modificar algunos hábitos en el trabajo • La implementación requiere esfuerzo, dedicación y tolerancia
- 20. Evítese: “Los 12 Errores Fatales” Ya sea que contrate nuestros servicios o que utilice sus propios recursos para realizar el proceso, asegúrese de evitar los errores más comunes: 1. Adquirir el software de acuerdo a lo que hizo su competencia 2. Seleccionar basándose sólo en las funcionalidades del software 3. No considerar a la Cía. Proveedora del Software en la evaluación 4. No evaluar detalladamente a las Cías. Implantadoras de Proyectos 5. Adquirir un producto con costos iniciales bajos, pero que tenga altos costos posteriores (especialmente los costos ocultos) 6. Haber evaluado usando un grupo minoritario de sus “expertos”, evitando que el resto de su empresa “compre” la idea 7. Considerar sólo las opciones populares de productos y servicios 8. Adquirir un producto demasiado complejo para sus requerimientos 9. Tomar su decisión sin haber definido adecuadamente los requerimientos 10. Escoger software que se encuentre muy al comienzo o muy al final de su ciclo de vida 11. Escoger opciones basadas en tecnología en vías de desaparecer 12. Adquirir software para enmendar procesos de negocios