Eventos miguel
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El documento resume las etapas y elementos clave para organizar un evento. Explica que un evento tiene tres etapas (pre-evento, durante el evento, post-evento), y que la estructura general incluye objetivos, directrices, población objetivo y tipos de participantes. También describe los comités organizadores, el perfil de asistentes, y consideraciones de protocolo y procesos administrativos para planificar con éxito un evento.
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- 1. EVENTOS LUIS MIGUEL RAMIREZ FIGUEROA CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA BOGOTÁ D.C 2012
- 2. EVENTOS LUIS MIGUEL RAMIREZ FIGUEROA Trabajo para optar el título de Técnico en Asistencia Administrativa Director de curso Jair Marín Instructora Sandra Ramos CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA BOGOTÁ D.C 2012
- 3. CONTENIDO Pág. INTRODUCCION 8 1 EVENTOS 9 1.1 CONCEPTO 9 1.2 CLASIFICACIÓN 9 1.3 AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO 10 2 ETAPAS DE UN EVENTO 11 3 ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO 12 3.1 OBJETIVOS 12 3.2 DIRECTRICES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTO 12 3.3 POBLACIÓN OBJETO 13 3.4 TIPOS DE PARTICIPANTES DE ACUERDO AL EVENTO 13 4 PROTOCOLO 15 5 PERFIL DE ASISTENTES 16 6 COMITES 17 6.1 COMITÉ ORGANIZADOR 17 6.2 COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN 17 7 PROCESO ADMINISTRATIVO 18 7.1 LOGÍSTICA PARA REALIZAR UN EVENTO 18
- 4. CONCLUCIONES 19 GLOSARIO 20 CIBERGRAFIA 21 INTRODUCCIÓN
- 5. El siguiente trabajo tiene como objetivo comprender y conocer las fases y realización de un evento para lo cual es necesario realizar una pequeña consulta, con el fin de acercarnos un poco a su formación. Posteriormente, analizaremos como se planea y realiza un evento. No pretendemos llegar a una respuesta absoluta, sino que conocer y realizar algunos de sus elementos Que permitan al lector profundizar en el tema y obtener sus propias conclusiones. A continuación, realizaremos una apreciación más profunda del sentido de los eventos.
- 6. 1. EVENTOS Se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible así, se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que conjetural o previsiblemente podría ocurrir en una circunstancia determinada y es generalmente un hecho imprevisto. Cultura: Un uso antiguo del concepto hizo que se identificaran como evento a los aspectos singulares de la dinámica social. Aquellos actos que producen un beneficio social, que emergen de necesidades subyacentes tales como: -Un FESTIVAL, que emerge de la necesidad de exponer el arte en el campo musical. -Una FIESTA, que emerge la necesidad de un reconocimiento personal por el entorno social que apreciamos, por ejemplo, una fiesta de cumpleaños. 1.1 CONCEPTO En el ámbito empresarial y/o profesional un evento es acto que sirve a su empresa para presentar un determinado producto, servicios a una determinada marca, para así poder dar a los clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual. 1.2 CLASIFICACIÓN Las cuentas se dividen principalmente en tres: Las cuentas sociales: Estas buscan principalmente la diversión del público o de los invitados. Eventos cooperativos: Encaminados a incentivar Evento coloquial o popular: Son eventos masivos, fiestas, conciertos entre otros. 1.3 AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
- 7. Organizadores Son las personas que se encargan de la organización son los directores responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado. Conferencias Quienes tienen a su cargo la parte técnica y académica. Participantes e invitados Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos. En un evento es muy importante tener en cuenta los organizadores porque es un grupo de personas encargadas de planear, dirigir, organizar y realizar el evento este grupo se encuentra conformado por: Coordinador general Coordinador administrativo Coordinador de servicios generales coordinador de las relaciones publicas Coordinador de prensa y secretarial 2. ETAPAS DE UN EVENTO
- 8. Pre – eventos En esta etapa se deben desarrollar acciones que pueden o ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello también es importante crear tácticas consistentes que respalden las estrategias de comunicación de este. Durante el evento Consistes en la exitosa coordinación y ejecución delas actividades previamente planeadas en esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en la etapas anteriores y que requieren de su realización. Post – evento Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas en esta fase del evento están implícitas las tareas, que se programaron en la etapa anterior y que requiere de su realización, Se recomienda revisar cada actividad que se haya realizado de acuerdo a lo planeado en su calendarización. 3. ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma gráfica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos algo de líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como
- 9. la organización describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicación formal en la organización, se denomina un organigrama. 3.1OBJETIVOS General: Contribuir a la mejoría de la competitividad desarrollo e innovación para la productividad de los prestadores de servicios que conforman la cadena de servicios del segmento Específicos: Son aquellos objetivos aplacibles en la realización y elaboración creados como base de los generales para la toma de decisiones. 3.2DIRECTRICES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTO Es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos festivales, ceremonias, fiestas, convenciones a otro tipo de reuniones cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Pasos para la organización de evento: Diseño y cotización: Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o patrocinan tés del evento y la expectativas que el productor del evento tiene con relación a la realización de la reunión. Producción: El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento. Montaje: Disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos que se utilizaron en el lugar donde se realizara el evento. Ejecución: Fase en laque estado los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo comparten las actividades planeadas y de más. Desmontaje: Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.
- 10. 3.3 POBLACIÓN OBJETO En términos generales es la que sirve de base para la extracción de la muestra las estimaciones previas sobre los valores de sus parámetros definitorios así como su tamaño, son las variedades que se utilizan para calcular el tamaño de la muestra y para realizar las estimaciones finales mediante procedimientos estadísticos. La población objeto es a lo que generalmente nos referimos los investigadores cuando decimos sencillamente (población) asimismo, usualmente redactores de los artículos y demás textos, escriben la población objeto. 3.4TIPOS DE PARTICIPANTES DE ACUERDO AL EVENTO Conferencistas o ponentes, asistentes, invitados y colaboradores: El instructor antes de iniciar debe percatarse de la cantidad de personas que van a participar en él, es por eso que al momento de impartir un curso es importante tener en cuenta al participante ya que para él va dirigido, es necesario tomar en cuenta sus características ya que existen diferentes tipos de participantes. El que participa demasiado Esta conducta en un participante se considera positiva, pues generalmente aporta información productiva y útil para el desarrollo del tema y bien canalizada puede enriqueces al aprendizaje del grupo. El contreras abiertas Es aquella persona que desde el inicio de la sesión se manifiesta en desacuerdo con el instructor y/o los miembros del grupo. Cerrado o silencioso Esa conducta es más delicada que la de contreras abierto, pues no externaliza la causa de desacuerdo, es más problemático, usa la conversación o comunicación no verbal para manifestar su inconformidad. El platicador Es la persona que constantemente interrumpe y ha charlado con sus vecinos o por medio de expresiones o ruidos que distraen la atención del grupo. El experto Es el personaje que sabe tanto o más que el instructor sobre la materia objeto de estudio. Puede ser muy valioso para el desarrollo del curso si el instructor lo pone de su lado y lo sobre aprovecha. El distraído Para ubicar al distraído hay que estar muy atento en todos los detalles, ya que esta conducta se puede esconder cuando aparentemente una persona está atenta tomando notas, pero su atención está en otro estado distinto al tema tratando.
- 11. El dormido Este es un caso grave pues es indicio de que el participante está agotado o que como instructor no estamos haciendo lo correcto. El ignorante Esta tipología se refiere al participante que no reúne los requisitos en cuanto a conocimientos y experiencia para asistir al curso, fue mal seleccionado o muchas veces se encuentra presente porque no tiene otra cosa que hacer, o está en situación del titular, quien por estar ocupado no pudo asistir al evento. 4. PROTOCOLO Se define como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos rigen la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas esas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres pero el protocolo tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requiere el conjunto de actividades que tienen lugar cuando los actos oficiales se realizan otra serie de actividades que se puedan regular y organizar las actividades públicas que realizan las autoridades tienen más componentes que el mero protocolo.
- 12. Clases de protocolo Protocolo social: es el conjunto de conductas, reglas y normas sociales a conocer, respetar y cumplir, no solo en el medio oficial ya establecido, sino también en el medio social, laboral, académico, político, cultural, deportivo, policial, y militar. Cuando dentro de una organización se aprecia como pertinente aplicar protocolos se crea uno interior basado en la potencialidad de las autoridades que forman parte de la misma; esto le permite llevar acabo sus actividades en general. Protocolo estructural: protocolo encargado de crear las estructuras necesarias para el correcto desarrollo de un acto a celebrar en el que aún no intervienen ningún tipo de formalidad o protocolo, propiamente dicho. Este tipo de protocolo, podemos decir es la parte más ‘material’ del protocolo, ya que se trata de ‘crear’ la organización de los elementos necesarios para que el evento se desarrolle según lo previsto y de la forma más correcta posible. Protocolo de gestión: apoyo al protocolo estructural mediante el que se controla y conduce todas las acciones que se van a llevar a cabo. Esla gestión humana que tiene lugar durante el desarrollo del acto Protocolo de atención o asesoramiento personal: especialización consistente en un desarrollo de actividades acciones y gestiones, cuya finalidad es la atención completa de las personas o persona a nuestro cargo. 5. PERFIL DE LOS ASISTENTES Un planificador de eventos asistente es la persona involucrada en la planificación y ejecución de un evento. Que planificar y coordinar las funciones y asegurarse de que todo marche sobre ruedas un socio puede organizar cualquier evento delas funciones públicas, bodas, fiestas, a las funciones corporativas. Deberes y responsabilidades: Como asistente de eventos planificador de tareas de trabajo y las responsabilidades son fundamentales y determinan el éxito o el fracaso del evento. Ellos incluyen:
- 13. Manejo de todos los aspectos para asegurarse de que todo ocurre sin problemas. Tomando las ideas de los clientes y hacerlas una realidad. La elaboración de un presupuesto para todos los gastos necesario. Estructura y envió de las invitaciones, y más tarde, él envió de ‘’gracias’’ cartas Como ponerse en contacto y contratación de servicios de restauración, entretenimiento y compañías involucradas en la decoración Negociación de precios más bajos 6. COMITES Composición del comité organizador y sus funciones, una vez iniciado la fase de planificación, lo primero que debe hacer el equipo gestor del congreso es crear y definir el: 6.1COMITÉ ORGANIZADOR Que es el órgano recto o cabeza principal del congreso que se vaya a organizar y del tamaño del mismo se pueden crear diversos comités dependientes del comité organizador cómo es posible hacer a todos ellos, vamos a dar algunos delos más habituales en cualquier tipo de congreso se definen así: Comité ejecutivo
- 14. Comité financiero Comité de personal Comité científico Comité técnico 6.2COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN Tiene por primera vez una consagración legal dado de las antiguas juntas de vigilancia solamente estaban contenida das a nivel de decreto. Estaban en el reglamento de las comunidades, en el decreto 695 y no tenían, un rango legal. La ley establece y regala con mayor precisión la constitución de este órgano, el nombramiento, las atribuciones, normas, de funcionamiento, toda una normatividad que antes era la primera idea que debemos tener en cuenta al hablar del comité de administrativo y en general para cualquier cargo que implique cargos de representación dela asamblea es que para optar a un cargo de esta naturaleza se debe ser copropietario hábil. 7. PROCESO ADMINISTRATIVO La ejecución: las normas jurídicas suelen establecer la prestación de validez de todos los actos administrativos y en consecuencia producen plenos efectos jurídicos esto se denomina ‘’ejecutividad’’ del acto administrativo Medios de ejecución forzosa Las legislaciones establecen que los actos de las administraciones públicas sujeto al derecho administrativo son inmediatamente ejecutivos a tal fin las leyes establecen distintos medios de ejecución forzosa los particulares no cumplen voluntariamente lo establecido en el acto administrativo. A) Premio sobre el patrimonio: es el procedimiento de cobro dela administración de las cantidades liquidas adeudadas y que no han sido abonadas voluntariamente.
- 15. B) Ejecución subsidiaria: Es la realización por la administración o a través de personas que se determinen por la misma de actos que imponen obligaciones de hacer y que no sean personalísimo ante el incumplimiento del sujeto obligado. C) Multa coercitiva: Que es la imposición de multas reiteradas por los lapsos de tiempo para obligar a cumplir lo ordenado. Esta imposición de multas está reservado a los actos personalizados en que no queda la compulsión directa 7.1 LOGÍSTICA PARA REALIZAR UN EVENTO Se define como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de un servicio. Servicios: En un conjunto de actividades que busca responder a las actividades necesidades de los clientes un servicio se diferencia de un servicio bien físico o intangible. Alojamiento: Las condiciones de alojamiento pueden variar como fines región o de las condiciones del lugar, donde se desarrolle la actividad en función de los requerimientos del evento. Recepción: la recepción de participantes puede empezarse a realizarse desde Bogotá cuando este va ser el lugar de reunión para salir a otro lugar en este caso se deberá tener el intermediario de las personas que van allegar a Bogotá. CONCLUCIONES Este trabajo fue realizado con el fin de conocer y aplicar todas las formas para realizar un evento con todas sus normas Un evento tiene sus diferentes pasos a seguir que se deben realizar con cuidado y responsablemente.
- 16. GLOSARIO PROTOCOLO disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones: Elprotocolo se puede definir como el conjunto de normas y costumbres. SUBSANACIÓN:(Subsanar) las deficiencias verbales para evitar vacíos conversacionales o discursivos, por ejemplo, el empleo de signos paralingüísticos como Mm para llenar el vacío provocado por la duda. MASIVO: Se denomina masivo a aquello que tiene una gran masa con una gran densidad; Dícese de algo que se presenta o aplica en gran cantidad; dícese de algo que tiene un Impuesto al Valor Agregado. Por ejemplo, el minuto de llamada de larga distancia es de 1 peso +IVA.
- 17. TRAMITÉ: Trámite es la gestión o diligencia que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto. CONCERTACIÓN: Componer, ordenar, arreglar las partes de una cosa. Acordar el precio de algo. Pactar. Unir propósitos o ideas. OBJETIVO: (OBJETIVOS) Son las finalidades que se pretenden alcanzar con las acciones. Los Objetivos de Crecimiento Personal vienen como consecuencia de un Proyecto de Vida y de un Compromiso. (Ver las voces "Proyecto de Vida" y "Compromiso"). CIBERGRAFIA Wikipedia http://es.wikipedia.org/wiki/Evento Slide share http://www.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas