Excel hecho facil

Taller: Excel Intermedio
Preparado por:
Wilma N. Pabón, BSEE, MS
29 de octubre de 2005
Universidad del Turabo
Alianza de Ciencias y Matemáticas
(ACMT)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT
Agenda
Definiciones
Conceptos básicos
Fórmulas y funciones
Desarrollo de gráficos
Mejorar apariencia de datos y gráficos
Ejercicios de Práctica

¿Qué es Excel?
Hoja de cálculo (“spreadsheet”) electrónica
Tan simple como una lista de cosas para
hacer o tan compleja como un cálculo
técnico, con gráfico incluido
Matriz de filas (números) y columnas (letras)

Definiciones
Celda (“cell”)
Intersección de una fila con una columna
Celda actual
Celda donde aparecerá próximo dato
En lenguaje habitual es “donde uno está parado”
Cursor
Rectángulo que rodea celda actual

Definiciones cont.
• Puntero (“mouse pointer”)
Flecha o cruz que se desplaza por la pantalla al
mover el ratón (“mouse”)
No confundir cursor con puntero. El puntero se
puede convertir en cursor solamente cuando se
hace clic sobre una celda.

columnas
filas celda actual
Posición de la
celda actual
Nombre hoja de
cálculo
Barra de herramienta
Formato (Format
toolbar)
Barra de formulas
Barra de
herramienta
Estándar
Pantalla principal de Excel

¿Cómo se viaja por la planilla?
Sube una fila
Baja una fila
Pasa a la siguiente
columna
Pasa a la columna
anterior
Flechas de movimiento “Scroll Arrow”

Barra de herramienta Estándar
Documento nuevo (“new”)
Abrir documento (“open”)
Guardar (“Save”)
Imprimir (“print”)

Barra de herramienta Estándar Cont.
Cortar (“cut”)
Copiar (“copy”)
Pegar (“paste”)
Sumatoria (“Auto Sum”)
Gráficos (“chart”)

Barra de herramienta Formato
Formatos numéricos
Alineamiento del texto (“text
alignment”)
Bordes (“borders”)
Color de letras (“font color”)

Grabar la hoja de cálculo
Ir al menú Archivo
(“File”), luego
Guardar como
(“Save As”)
Asegurarse que la
planilla se guarda
en el disco duro
La PC tiene una memoria frágil por lo que antes de comenzar a
desarrollar la planilla debe grabarse en el disco duro y luego
hacer periódicas grabaciones para asegurar el contenido.

Cerrar una hoja de cálculo
Ir al menú Archivo (“File”), luego cerrar
(“Close”)
Si no ha grabado la planilla debe responder Sí
(“Yes”) a la siguiente pregunta:
Sus archivos usan la extensión xls, como abreviatura
de "Excel spreadsheet".

¿Cómo escribir datos en la planilla?
Ingresar datos fijos
Utilizar teclas de movimiento (flechas) para ubicarse
en la posición deseada (fila, columna)
Escribir los datos
Al finalizar oprimir la tecla “Enter”
Los datos pueden ser modificados

Ejemplo #1: Datos fijos
Ingresar en una hoja de cálculo las
puntuaciones de los primeros tres exámenes
de cinco estudiantes del curso Biología.
María – 98, 95, 90
José – 85, 65, 70
Jorge - 80, 85, 80
Luis – 90, 75, 80
Diana – 73, 82, 87

Modificar / Corregir un dato
Escribir nuevamente el dato
Si lo que se necesita es cambiar una letra
Se hace doble clic sobre la celda
Se utilizan las teclas de movimiento para colocarse
luego de la letra a modificar
Se oprime la tecla retroceso (“backspace”) ó “delete”
Corrección de la letra o palabra y luego se oprime la
tecla “Enter”
Si se cambia de opinión, simplemente se oprime la
tecla ESC (“escape”)

Mover un dato de celda
Hacer un clic en la celda con el dato a mover
Apoyamos el puntero en los bordes de la
celda para que aparezca la flecha
Hacemos un clic y mantenemos apretados el
“mouse”
Llevar el puntero a la celda de destino

Generar una serie
Escribir los primeros
dos números de la serie
(B1 y B2)
Utilizar el puntero de
estirar hasta la celda de
destino

Configurar series
Ir al menú de “Tools”,
“options”, Indice
“custom lists”
Desde ahora Excel
reconocerá la nueva
lista que se acaba de
crear (días de la
semana en español)

Menú Formato/Celda (“format”/”Cell”)
Índice Número
(“number”)
Controla el aspecto de
los datos numéricos
Se pueden ingresar datos
como decimales,
porcentaje, casos
especiales como
números telefónicos,
seguro social, etc.

Menú Formato/Celda/Alineamiento
Índice – Alineamiento
El texto puede tener
cierta inclinación
medida en grados
El formato de una celda
se puede cambiar para
que ocupe varias
columnas

Menú Formato/Celda/”Font”
Índice “Font”
Este índice le permite
seleccionar el tipo y
tamaño de letra

Fórmulas
Comienzan con el signo de igual (“=“). Esto
le indica a Excel que debe hacer el cálculo o
utilizar una función del programa.
Los términos de la fórmula se indican por las
coordenadas de las celdas que contienen los
valores.
NO se trata de utilizar una calculadora y escribir el
valor en una celda. Excel tiene una calculadora en
cada celda.

Cálculos aritméticos
La computadora ejecutará las operaciones
matemáticas, utilizando el Orden de
Operaciones de la siguiente manera:
1. Paréntesis
2. Exponentes
3. Multiplicación o división
4. Suma o resta
Estas operaciones se ejecutarán de izquierda a derecha
dentro de la fórmula y según sea su jerarquía

Operadores Matemáticos
+ Signo de suma
- Signo de resta
* Signo de multiplicación
/ Signo de división
^ Signo exponencial

Trabajando con fórmulas
Calcular en el ejemplo #1 la puntuación promedio
del curso Biología.
Ingresar en la celda deseada la siguiente fórmula:
Fx = (nota ex1 + nota ex2 + nota ex3)/3
Para el caso de la estudiante María, la fórmula
quedaría de la siguiente manera
Fx = (B5+C5+D5)/3

Extender la fórmula
Utilizar el puntero de estirar (“series pointer”)
Apoyar el puntero sobre el punto que
aparece en la esquina inferior derecha de la
celda.
Bajar con el “mouse” hasta la celda deseada.
Utilizando el puntero de estirar, vamos a
calcular el promedio de los estudiantes
José, Jorge, Luis y Diana.

Funciones en Excel
Excel tiene funciones configuradas para
varias disciplinas como:
Finanzas
Estadísticas
Argumentos lógicos
Matemáticas y trigonometría
Recuerde que usted puede crear sus propias
formulas de acuerdo a su necesidad

Funciones especiales del Programa
Podemos calcular el promedio (“average”)
del ejemplo #1 utilizando una función ya
establecida en Excel.
Ir al menú “Insert”, “function”, y seleccionar
la función “Average”.
Determinar el rango de celdas de donde se
calculará la función

Función “Average”
Colocarse en la celda donde se ejecutará la función.
1
2
3

Guía visual de la función “Average”
1 2 3

Función “Average” – Ejemplo #1
Calcular el promedio de las puntuaciones
de los estudiantes del curso Biología
utilizando la función “Average”.
Recuerde utilizar
el puntero de estirar
para obtener el
promedio de los
demás estudiantes
(Celdas G6 – G9)

Formato condicional
Indicar que estudiantes
del curso de Biología
aprobaron
Utilizar la opción de
formato condicional
Ir al menú de “Format”,
“conditional formatting”

Fórmula condicional
Partiendo de los
porcentajes de los
estudiantes del
curso, indicar la
calificación
100 – 90 A
89 – 80 B
79 – 70 C
69 – 60 D
59 F

Utilizar la siguiente
fórmula:
=IF(E5>=90,"A",
IF(E5>=80,"B",
IF(E5>=70,"C",
IF(E5>=60,"D","F"))))
Fórmula condicional cont.

Planilla de muchas hojas
Podemos decir que son
varias hojas de cálculo
de un mismo libro
“workbook”
Con solo tocar uno de
los índices nos
movemos entre las
hojas de cálculo del
libro

Mover hojas de cálculo
Con el puntero de agarrar
se pueden acomodar las
hojas de un libro
“workbook”
Simplemente se las toma
con el “mouse” y se
mueven hasta el lugar
deseado
Si se mantiene apretada la
tecla CONTROL, la hoja
queda duplicada

Ejemplo #2 – Calcular presupuesto de Ventas
Datos:
El valor inicial de las
ventas es $400
El crecimiento mes a mes
es Febrero 12%, Marzo
10%, y Abril 14%
En cada mes el costo es
el 40% de las ventas.

Ejemplo #2 Cont.
Calcular costo en el
mes de Enero
Colocar el cursor en la
celda B7
Escribimos la formula
= 40%*B6
Apretamos la tecla
“Enter”

Ejemplo #2 Cont.
Calcular el margen en
el mes de Enero
Escribir la formula
= B6-B7
Apretamos la tecla
“Enter”
El margen se calcula midiendo la diferencia
entre ventas y costo.

Ejemplo #2 Cont.
Calcular las ventas del
mes de febrero
Escribir la formula
= B6+B6*C4
Apretamos la tecla
“Enter”

Ejemplo #2 Cont.
Extender la formula de
crecimiento a los
próximos meses
Colocamos el cursor en
C6
Apoyamos el puntero de
la esquina inferior
derecha
Apretamos el botón del
“mouse” hasta llegar a E6
(mes de abril)

Ejemplo #2 Cont.
Extender la formula de
costo y margen para los
próximos meses
Apoyar el puntero de
estirar del rango
seleccionado
Moverse hasta la
columna E (mes de
abril)

Ejemplo #2 Cont.
Calcular el total de
ventas
Utilizar la función Suma
(“Sum”)
Menú “Insert”,
“function”, “Sum”
Seleccionar rango
(B6:E6)
Apretar la tecla de
“Enter”

Ejemplo #2 Cont.
Extender la función
Suma para el
crecimiento y margen
Total
Apoyar el puntero de
estirar del rango
seleccionado
Moverse hasta la celda
E8

Ejemplo #2 Cont.
Finalizar el presupuesto
de ventas
Ir a la barra de
herramientas Formato,
y seleccionar Estilo
Moneda ($)
Sus valores deben
verse de la siguiente
manera

Ejercicio #1
Evaluación curso Física 101

Gráficos
Se obtiene a través de una
tabla de valores
Se pueden crear varios tipos
de gráficos
Barras (“bar”, “column”)
Circular, Sectores (“pie”)
Línea (“line”)
Dispersión (“scatter”)
Ir al menu de “Insert”,
“chart”
Desarrollarla paso a paso

Guía visual del Asistente para gráficos
(“chart wizard”)
Seleccionar tipo y subtipo del gráfico

Paso #2 del “Chart Wizard”
Indicar el rango de los
datos.
El rango de los datos
puede graficarse por
filas o por columnas.

Las opciones del gráfico
– Índice Título
Se le puede asignar un
título al gráfico y a sus
ejes, “X” y “Y”

Paso #3 del “Chart Wizard” cont.
Índice de ejes
En este índice se indica
que ejes aparecerán en
el gráfico

Índice de las líneas de
división
Este índice controla las
líneas que forman el
cuadrante del gráfico

Índice de la leyenda
La leyenda es el cuadro
de referencias que
indica que representa
cada serie de datos
Se indica la posición en
el gráfico de la leyenda

Índice Rótulos de datos
Este índice permite que
los valores a graficarse
aparezcan junto a la
barra o en el gráfico,
en el caso que el tipo
no sea barra

Índice – Tabla de datos
Se puede incluir la tabla
de valores junto al
gráfico

Ubicación del gráfico
Seleccionando la opción
#1, el gráfico aparecerá
en una nueva hoja,
dentro del libro
(“workbook”)
Seleccionando la opción
#2, el gráfico quedará
sobre la hoja de cálculo
actual.
1
2

Añadir texturas a los gráficos
Hacer clic sobre el
gráfico que se desea
cambiar
Seleccionar la opción
“Format data series”
En el índice de Patrones
(“Pattern”), ir a “fill
effect”.
Para cambiar la forma
del gráfico, ir al índice
de forma (“shape”)

Ejemplo Gráfico Circular
Crear un gráfico
circular de los
resultados de Ventas
durante los meses
Enero, Febrero, Marzo
y Abril
(Utilizar ejemplo #2 –
Presupuesto de
Ventas)

Ejercicio #2
Gráficos tipo Barra, Circular y Línea

Referencias
Shelly, Cashman, Vermaat, Microsoft Office
XP: Brief Concepts and Techniques, Course
Technology, 2002.
Sánchez, C., La Biblia de Excel 2000, MP
Ediciones, 2000.

Preguntas

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