Manual de excel 2010

Manual de Microsoft Excel 2010

CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL

¿Qué es y para qué sirve Excel2007?

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos.

Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro
programa de Office, como Word, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos
iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se
almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte
superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de
éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
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Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Nivel Básico


Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten
realizar cálculos u operaciones con ellos.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas, siendo 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Columna

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras,
por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Fila

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una
hoja de datos.
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Nivel Básico


Celda

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la
que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna
A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo
explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de
la celda activa.

Rango de Datos

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una
o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo
tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Rango de datos  (D2:F2)

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Nivel Básico


Unidad 1.
Elementos de Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has
trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo .

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las barras, etc, para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo
obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás
en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

1.1. Iniciar Excel 2010

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor
y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece
otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta
con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo
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Trabajar con dos programas a la vez, para que puedas seguir el curso mientras practicas.
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Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Nivel Básico


- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana
que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que
ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante.

1.3. La ficha Archivo

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Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás
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desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo
Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

Nivel Básico


A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de
opciones.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana
Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen
un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.

- Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de
este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima,
ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.

1.4. Las barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o
Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y
aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras
la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....
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Nivel Básico


La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones
del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de
herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha
Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los
gráficos.

- Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con más
opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de
interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.

Supongamos que tienes instalada la versión profesional de Acrobat, para crear documentos PDF. Es muy
probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya herramientas útiles como
crear un PDF a partir de la hoja de cálculo o exportar como PDF y enviar por e-mail.

Ésta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos
ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo>Opciones>Personalizar

- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para
acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
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Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del
modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Nivel Básico


- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de
trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona
derecha superior .

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a
modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la
barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja
de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para
cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

1.5. La ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual
tendremos que buscar la ayuda necesaria.
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Nivel Básico


Unidad 2.
Empezando a trabajar con Excel
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las
distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

2.1. Conceptos de Excel

En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de
cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea aconsejable que lo repases aquí .

2.2. Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las
veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda
a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

2.3. Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo
aunque el número podría cambiarse.
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En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Nivel Básico


Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que
estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás
a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la
izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo,
como pueden ser:

2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los
pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:
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Nivel Básico


Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a
continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra
justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua
hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el
valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el
posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la
fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar
INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para
que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

2.5. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después
de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la
tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste
una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de
datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después
activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo
clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando
podemos modificar la información.
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Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botónIntroducir .
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Nivel Básico


Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la
celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de
la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo
valor directamente sobre ésta.

2.6. Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes
visita nuestro básico sobre los tipos de datos

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la
barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

2.7. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo
de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la
derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el
botón No.

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior
izquierda tal como esto:
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Nivel Básico


Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el
más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el
error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas
adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la
opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de
la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un
valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.

# ¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.

# ¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

# ¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

# ¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

# ¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

# ¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.
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También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina
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superior izquierda tal como: Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Nivel Básico


Unidad 3.
Operaciones con archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para
poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas
operaciones se encuentran en el menú Archivo.

3.1. Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo,
imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna
unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo.

Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Nivel Básico


Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo
nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento
sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las
modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta dónde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en
la ventana.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la
combinación de teclas Ctrl + G.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar
como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

3.2. Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando
memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se
puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar. 15
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En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará
de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:

Nivel Básico


-

Cancelar: El archivo no se cierra.

- Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el
cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.

- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, que está justo debajo del
botón que cierra Excel.

Si lo que cierras es la aplicación, ya sea desde el menú o desde el botón Cerrar , se cerrarán
todos los libros que tengas abiertos, en caso de que estés trabajando con más de uno. El funcionamiento será el
mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos
si queremos guardarlos.

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya
estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:
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Nivel Básico


Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en el
panel situado más a la derecha.

3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
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Nivel Básico


Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic y después pulsa el botón
Abrir.

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por escribir
el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrará un pequeño listado de los
archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz clic sobre él.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que utilices.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documentos abiertos anteriormente.

Selecciona Reciente en el menú Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarán ordenados por
fecha de última utilización, siendo el primero el más recientemente utilizado.

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre la chincheta
que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

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Nivel Básico


Unidad 4.
Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como
diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

4.1. Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que
seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás
algunos de los métodos de selección más utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si
realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de

seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación: .

Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.

Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a
seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,
después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre
una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego pulsa la otra.

Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Selección de una hoja entera:
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Nivel Básico


Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la
fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar
todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

4.2. Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila
y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla
CTRL.

4.3. Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas,
realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la
selección.

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para
utilizar la más adecuada según la operación.

4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar de la
barra Inicio.

Observarás como aparece una línea punteada que la información que se ha copiado en el portapapeles.
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Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la forma en que
queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite
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convertir los datos seleccionados en una única imagen.

Nivel Básico


En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz clic en la opción
Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinación de teclas Ctrl + V.

Excel 2010 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. En caso de que lo que quieras sea sustituir el
contenido de unas celdas por la información copiada, selecciónalas antes de pegar la información y se
sobrescribirán.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado. Mientras tengas la
línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

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Nivel Básico


Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de
la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay 4 elementos, aunque indica que hay 18 de 24 objetos en el
portapapeles.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del panel o volver a pulsar
el botón con el que lo mostramos.

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún
elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer
visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a
continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la

barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles .

4.5. Copiar celdas utilizando el ratón
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Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir
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los siguientes pasos:

Nivel Básico


1. Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

3. Observa como el puntero del ratón se transforma en .
4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta
donde se quiere copiar el rango.
5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón
del ratón.
6. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
7. Soltar la tecla CTRL.

4.6. Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el
autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos
contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar,
seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador
de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono
de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno podemos activarlo entrando en el menú Archivo, Opciones, en la
ficha Avanzadas activar la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la
23

fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas
en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las
Página

contiene.

Nivel Básico


Así, si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4, esta última contendrá
la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello
Excel 2010 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la
fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la
referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,
dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos que repases el básico correspondiente del
Tema 6: Referencias y Nombres.

4.7. Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la
fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta
posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la pequeña flecha
que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar. Deberás elegir Pegado especial....

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al
pegado que quieras realizar: 24
Página

Nivel Básico


Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de
formato de números de las celdas seleccionadas.
Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato
de números de las celdas seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la
opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las vistas anteriormente.

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de
cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

4.8. Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos
encontramos situados.
25

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:
Página

Nivel Básico


Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información
situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel
extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la
esquina superior izquierda del área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no
podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que
movemos.

4.9. Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4
puntas, tal como esto:

.

4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.
5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón
del ratón.
6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la selección.
26

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4
puntas, tal como esto:
Página

Nivel Básico


.

4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la
pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta
hoja pasa a ser la hoja activa.
5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo referente
al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineación del texto, etc) o el contenido de
éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.

4.10. Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

Ir a la pestaña Inicio.

Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

- Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y
cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción
Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.

- Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero
no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones
disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.
27

Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta,
Página

no el contenido.

Nivel Básico


- Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus
comentarios y su formato.

Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €.

- Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero
conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

- Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato que excel aplica (color
azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato deberás pulsar el icono junto a las celdas
seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos y formatos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar
hipervínculos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la
celda.

28
Página

Nivel Básico


Unidad 5.
Los datos
Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sea literales como fórmulas. En
este tema nos vamos a centrar en algunas de las operaciones típicas que se pueden realizar sobre ellos.

5.1. Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos desde varios
orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. A menos que lo que nos interese sea
estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayoría de las veces no nos interesará
tener duplicados, porque no aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las
estadísticas basadas en los datos.

Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el cálculo se
vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

Para eliminar filas duplicadas:

- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas
distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los registros
que se verán afectados por la comprobación.

- En la pestañaDatos pulsamos Quitar duplicados.

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas
manualmente antes de pulsar el botón.

5.2. La validación de datos

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los
adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. En él podremos escoger remarcar los errores
con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de
datos....
29
Página

Nivel Básico


Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir
entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora,
Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números
enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por ejemplo, podemos
indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda
escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los
distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este
mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario
cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

5.3. Ordenar datos

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación
se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez,
siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y,
30

desde la pestaña Datos y los botones de la sección Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea
ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el
Página

criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto
de la fila.

Nivel Básico


Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, deberemos hacer clic
sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecerá una ventana
como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la columna seleccionada, sin tener
en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.

Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.

El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación. Al
pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos
ordenar. 31
Página

t

Nivel Básico


- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre,
Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B,...).

- Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta
el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.

- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de un
criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como se muestra en la
imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan
el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la
prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y
sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de
ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

5.4. Buscar y reemplazar datos

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar en el libro un dato
concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda. La encontraremos en la pestaña
Inicio>Buscar y seleccionar.

Buscar... (TeclasCTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que deseas
encontrar. 32
Página

Nivel Básico


Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contentienen el valor
introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda
para que busque en toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.

También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localización de
cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y
simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión.

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos elegir dónde
buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos únicamente las celdas con un formato
concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.

En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción
Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar
una sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro. La opción de
reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a formatos.
Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en
formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda
rojo, para destacarlos.

La opción Ir a... (teclasCTRL+I) nos permite situarnos en una celda en
concreto. La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las
celdas es que guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que
si vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.

Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes,
Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo
de información a la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.
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Página

Nivel Básico


Unidad 6.
Las funciones
Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base
de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para
evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el
desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creación de hojas
de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil
cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

6.1. Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre función (argumento1; argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada
paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA (A1:C8)

Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.
34

Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4)
Página

Nivel Básico


Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base
de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.

6.2. Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero
Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos permite
realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al
hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea
la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el
valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de
Más Funciones....

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la
operación antes de pulsar el botón.

6.3. Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función
en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas

Elegir la opción Insertar función.
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Página

Nivel Básico


O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función
necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el
cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro
combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la
categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir
Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre
ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos
y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos
de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función
SUMA ().
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Nivel Básico


En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de
celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos
ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera
celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para
volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente
el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función
=SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a
=SUMA (A1:A5).

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas
(A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la
función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma ((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2
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A4 vale 3
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Nivel Básico


Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos
realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX (SUMA (A1:A4); B3),
esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero
la suma SUMA (A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

6.4. Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento
de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de
serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900
hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí
empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o
bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función AHORA ()

Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.

Ejemplo: =AHORA () devuelve 09/09/2004 11:50.

Función AÑO(núm_de_serie)

Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año entre el rango de
1900-9999.

Ejemplo: =AÑO (38300) devuelve 2004. En vez de un número de serie le podríamos pasar la referencia de
una celda que contenga una fecha: =AÑO (B12) devuelve también 2004 si en la celda B12 tengo el valor
01/01/2004.

Función DIA(núm_de_serie)

Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.

Ejemplo: =DIA (38300) devuelve 9.

Función FECHA(año; mes; día)
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Página

Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si queremos que nos indique la fecha
completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes y año por separado.

Nivel Básico


Ejemplo: =FECHA (2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

Función HOY ()

Devuelve la fecha actual en formato de fecha.

Ejemplo: =HOY () devuelve 09/09/2004.

6.5. Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene
un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función CARACTER(número)

Devuelve el carácter especificado por el número de código correspondiente al código de caracteres ASCII.

Ejemplo: =CARACTER (76) devuelve L

Función CODIGO(texto)

Esta función devuelve el código ASCII del primer caracter del texto pasado como parámetro.

Ejemplo: =CODIGO ("L") devuelve 76

Función CONCATENAR(texto1; texto2; ...; textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Esta función es de
utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una persona pero está dividido en
distintas celdas y en alguna ocasión queremos fundir el nombre completo en una sola celda.

Ejemplo: =CONCATENAR ("Antonio ";"Gutiérrez ";"Fernández“) devuelve Antonio GutiérrezFernández

Función DECIMAL(número; decimales; no_separar_millares)
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Redondea un número pasado como parámetro a los decimales indicados y devuelve el resultado en formato de
Página

texto. La última opción es una parámetro lógico (VERDADERO, FALSO), si se omite coge como valor
FALSO, mostrará los puntos separadores de los millares.

Nivel Básico


Ejemplo: =DECIMAL (4005,75;3) devuelve 4.005,750 y =DECIMAL(4005,75;3;verdadero) devuelve
4005,750

Función DERECHA(texto; núm_de_caracteres)

Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde el final del
texto.

Ejemplo: =DERECHA ("Bienaventurados los que estudien Excel..."; 12) devuelve "ien Excel..."

Función ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; núm_inicial)

Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar desde la posición
núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y
no admite caracteres comodín.

Ejemplo: =ENCONTRAR ("Wally”; Siempre buscando nuevas aventuras este Wally y siempre perdido,
ayúdame a encontrarlo"; 1)

Devuelve 40, que es la posición donde empieza la palabra Wally.

Función EXTRAE(texto; posicion_inicial; núm_caracteres)

Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una posición inicial.

Ejemplo: =EXTRAE ("Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa..."; 1; 2; 3) devuelve "mar"

Función HALLAR(texto_buscado; dentro_del_texto; núm_inicial)

Busca un texto dentro de otro y devuelve la posición del texto buscado. Realiza la búsqueda leyendo el texto
de izquierda a derecha a partir de la posición inicial indicada en núm_inicial. A diferencia de la función
ENCONTRAR, HALLAR no distingue entre mayúsculas y minúsculas y admite caracteres comodines (? un
solo carácter, * cualquier número de caracteres, ~ carácter de escape).

Ejemplo: =HALLAR ("Mar”; “Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa..."; 1) devuelve 12

=HALLAR ("M?r”; Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1) devuelve 1

Función IGUAL(texto1; texto2)

Devuelve un valor lógico (verdadero/falso) según las dos cadenas de texto comparadas sean iguales o no.
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Página

Ejemplo: =IGUAL ("esto es igual?";"es igual esto?") devuelve FALSO

Nivel Básico


Normalmente se utiliza para comparar los valores almacenados en dos celdas.

Función IZQUIERDA(texto; núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados desde el principio de la cadena de texto.

Ejemplo: =IZQUIERDA ("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada";6) devuelve "El sol"

Función LARGO(texto)

Devuelve el número de caracteres que tiene la cadena de texto, es decir su longitud.

Ejemplo: =LARGO ("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada") devuelve 51

Función MAYUSC(texto)

Convierte a mayúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MAYUSC ("conviérteme a mayúscula") devuelve "CONVIERTEME A MAYUSCULA"

Función MINUSC(texto)

Convierte a minúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MINUSC ("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y ahora a minúscula"

Función MONEDA(número; núm_de_decimales)

Convierte a texto un número usando el formato de moneda.

Ejemplo: =MONEDA (25;2) devuelve "25,00 € "

Función NOMPROPIO(texto)
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Convierte la primera letra de cada palabra del texto a mayúscula y el resto de la palabra a minúsculas.
Página

Ejemplo: =NOMPROPIO ("AntonioManuel ramiro") devuelve "Antonio Manuel Ramiro"

Nivel Básico


Función REEMPLAZAR(texto_original; num_inicial; núm_de_caracteres; texto_nuevo)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

Ejemplo: =REEMPLAZAR ("Si este es el texto original, será modificado";21;8;" Por este ") devuelve "Si este
es el texto Por este , será modificado"

Función REPETIR(texto; núm_de_veces)

Repite el texto un número de veces determinado.

Ejemplo: =REPETIR ("Como te repites "; 5) devuelve "Como te repites Como te repites Como te repites
Como te repites Como te repites”

Función SUSTITUIR(texto; texto_original; texto_nuevo; núm_de_ocurrencia)

Reemplaza en texto, el texto original por el texto nuevo.

Ejemplo: =SUSTITUIR ("El precio total del proyecto conlleva...";"precio”; “coste") devuelve "El coste total
del proyecto conlleva..."

6.6. Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas.
Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no
buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de
teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por
eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

Función BUSCAR(...)

Esta función busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz. Debes indicar el valor a
42

buscar, dónde quieres que busque y de dónde obtendrás el resultado.
Página

Nivel Básico


Ejemplo: Tenemos en la columna B una lista de nombres de amig@s y en la columna C sus e-mails,
escribimos en la celda A1 el nombre del amig@ del cual queremos buscar el e-mail. Escogemos en la celda
E1 la función BUSCAR y le pasamos como parámetros:

"valor_buscado= A1", "vector_de_comparación= B:B" y "vector resultado = C:C". Nos devuelve como
resultado el e-mail perteneciente a la persona buscada.

Función CALCULAV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)

Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor en la misma fila desde una columna
especificada.

Tiene el mismo efecto que la función anterior salvo que en esta función realiza la búsqueda por columnas.

6.8. Otras funciones

Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes
categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

Funciones matemática y trigonométrica:

Función ABS(número)

Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, el mismo número pero con signo positivo.

Ejemplo: =ABS (-34) devuelve 34

Función ALEATORIO()

Devuelve un número entre 0 y 1.

Ejemplo: =ALEATORIO () devuelve 0,345511245

Función COMBINAT(número;tamaño)

Devuelve el número de combinaciones posibles de un determinado tamaño a partir de un número
determinado de elementos.
43

Ejemplo: Tenemos una clase de 20 alumnos y queremos formar parejas (tamaño 2), vamos a ver
Página

cuántas combinaciones de parejas nos saldría escribimos =COMBINAT(20; 2) en la celda A5 y nos
da como resultado 190, quiere decir esto que podemos hacer 190 combinaciones de parejas distintas.

Nivel Básico


Función COS(número)

Devuelve el coseno de un ángulo.

Ejemplo: =COS (0) devuelve 1

Función ENTERO(número)

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Ejemplo: =ENTERO (10,45) devuelve 10, pero si escribimos =ENTERO (-8.42) devuelve -9

Función EXP(número)

Realiza el cálculo de elevar e (la base del logaritmo neperiano, e = 2.718) a la potencia de un número
determinado.

Ejemplo: =EXP (1) devuelve 2,718281828

Función FACT(número)

Devuelve el factorial de un número.

Ejemplo. =FACT (5) devuelve 120 --> 1*2*3*4*5.

Función NUMERO.ROMANO(número,forma)

Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano, el parámetro forma indica el
estilo de simplificación de la conversión.

El parámetro forma puede tener los siguientes valores.

0 u omitido - Clásico

1 - Más conciso
44

2 - Más conciso
Página

3 - Más conciso

Nivel Básico


4 - Simplificado

VERDADERO - Clásico

FALSO - Simplificado

Ejemplo: =NUMERO.ROMANO (2049; 0) devuelve MMXLIX pero si escribimos
=NUMERO.ROMANO (2049; 4) devuelve MMIL

Función PI()

Devuelve el valor de la constante pi con 15 dígitos de precisión.

Ejemplo: =PI () devuelve 3,141592654

Función POTENCIA(número;potencia)

Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada.

Ejemplo: =POTENCIA (2; 5) devuelve 32

Función PRODUCTO(número1;número2;...)

Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos.

Ejemplo: =PRODUCTO (20; 4) devuelve 80

Función RAIZ(número)

Devuelve la raíz cuadrada del número indicado.

Ejemplo: =RAIZ (25) devuelve 5

Función RESIDUO(número;núm_divisor)
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Devuelve el resto de la división.
Página

Ejemplo: =RESIDUO (26; 5) devuelve 1

Nivel Básico


FUNCIONES ESTADÍSTICAS:

Función MEDIA.ARMO(número1;número2;...)

Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos.

Ejemplo: =MEDIA.ARMO (5; 5; 2) devuelve 3.33333

Función MAX(número1;número2;...)

Devuelve el valor máximo de la lista de valores.

Ejemplo: =MAX (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 18

Función MIN(número1;número2;...)

Devuelve el valor mínimo de la lista de valores.

Ejemplo: =MIN (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 2

Función MEDIANA(número1;número2;...)

Devuelve la mediana, el número central, de la lista de valores.

Ejemplo: =MEDIANA (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 8,5

Función MODA(número1;número2;...)

Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores.

Ejemplo: =MODA (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 5

Función PROMEDIO(número1;número2;...)
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Devuelve la media aritmética de la lista de valores.
Página

Ejemplo: =PROMEDIO (5; 5; 2) devuelve 4

Nivel Básico


FUNCIONES LÓGICAS:

Función FALSO()

Devuelve el valor lógico Falso.

Ejemplo: =FALSO () devuelve FALSO

Función VERDADERO

Devuelve el valor lógico Verdadero.

Ejemplo: =VERDADERO () devuelve VERDADERO

Función SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si
resulta falsa.

Ejemplo: =SI (5=5;"Es verdad”; “NO es verdad") devuelve Es verdad

Ejemplo: =SI (A1>=0; A1; 0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la celda A1 si
este es positivo y un cero si este es negativo. Esta función es muy útil para obtener valores
dependiendo de alguna condición.

Función NO(valor_lógico)

Invierte el valor lógico proporcionado, es decir si le pasamos FALSO devuelve VERDADERO y
viceversa.

Ejemplo: =NO (FALSO) devuelve VERDADERO

Función Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
47

Comprueba si todos los valores son verdaderos, en este caso devuelve VERDADERO sino devuelve
FALSO. Esta función es de gran utilidad para evaluar si se cumplen varias condiciones a la vez.
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Nivel Básico


Ejemplo: =Y (A1>0; B3=5; C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo y en B3
un 5 y en C4 un negativo.

Función O(valor_logico1;valor_logico2;...)

Comprueba si al menos algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO. Si todos los
valores son falsos devuelve FALSO.

Ejemplo: =O (A1>0; B3=5; C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo o en B3
un 5 o en C4 un negativo.

FUNCIONES DE INFORMACIÓN:

Función ESBLANCO(valor)

Comprueba si se refiere a una celda vacía y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESBLANCO (A2) devuelve VERDADERO si la celda A2 está vacía

Función ESERR(valor)

Comprueba si un valor es un error y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESERR(A+23) devuelve VERDADERO

Función ESLOGICO(valor)

Comprueba si un valor es lógico y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESLOGICO (A1) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor verdadero o falso

Función ESNOTEXTO(valor)
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Comprueba si un valor no es de tipo texto devuelve VERDADERO o FALSO.
Página

Nivel Básico


Ejemplo: =ESNOTEXTO (A1) devuelve VERDADERO si en A1 no hay texto, por ejemplo si A1
contiene una fecha (Las fechas son números).

Función ESTEXTO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo texto devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESTEXTO (A1) devuelve FALSO si en A1 hay una fecha

Función ESNUMERO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo numérico y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESNUMERO (A1) devuelve VERDADERO si en A1 hay un número

Función TIPO (valor)

Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor. 1=número, 2=texto, 4=lógico,
16=error, 64=matriz.

Ejemplo: =TIPO (A1) devuelve 16 si en A1 hay un error

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Página

Nivel Básico


EJERCICIOS EN EXCEL
1. Realizar un control de notas que permita ingresar 3 notas, obtener la suma y promedio de las 3 notas.

2. Realizar un control de notas que permita ingresar notas correspondientes al 1 er, 2do y 3er trimestre
obtener la suma y promedio de las 3 notas; promedio general, nota máxima y nota mínima de cada
trimestre.

3. Realizar un Control de Comisiones en donde a cada empleado se le asigna el 20 % de las ventas
realizadas más el sueldo mensual.
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Nivel Básico


4. Realizar un control de ventas de artículos obtener el total de ventas de cada categoría y el total
general de todas las categorías.

5. Realizar un cuadro de notas finales; calcular la suma de los promedios de cada trimestre, al igual que el
promedio, aplicar un mensaje de “Aprobado” si el alumno reúne más de 40 puntos en los tres
trimestres, caso contrario “Reprobado”. Calcular el promedio de disciplina, promedio general, mejor y
peor alumno, saber cuántos aprueban y cuantos reprueban.

6. Utilizando la función SI, aplicar un mensaje de “Pasa el Año” los alumnos que tienen mas de 40 puntos,
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“Supletorio” los alumnos que reúnen más de 25 y menos de 40 puntos y “Pierde el Año” los alumnos
que tengan menos de 25 puntos.
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Nivel Básico


7. Realizar una libreta de Calificaciones, para obtener la equivalencia utilizar la función SI.

F B10>=19
V

F B10>=16
V “S”

F B10>=14
V “MB”
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F B10>=12
V “B”
Página

“I” “R”

Nivel Básico


8. Realizar una Factura, aplicar las formulas correspondientes

9. Realizar una Libreta de Ahorros.

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Nivel Básico


6.9. Controlar errores en funciones

Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los errores en las
fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos.

Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico como =PROMEDO
(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo #¿NOMBRE?.

Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de errores... dentro del grupo
Auditoría de fórmulas.

Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones interesantes como localizar
Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización en el submenú.

En éste apartado vamos a ver la
primera opción, Comprobación
de errores..., que realiza la
misma acción que pulsar
directamente sobre el botón sin
desplegar el menú.

Aparece el cuadro de diálogo
Comprobaciones de errores
como el que vemos en la
imagen donde nos informa de
qué tipo de error se ha detectado
y en ocasiones nos puede ofrecer una corrección.

La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es el problema y
pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos manualmente.

Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro, si es que hay más
de uno.

Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error, para dejar la
fórmula tal y como está.

El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalúa la fórmula y nos informa
dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si
está en los parámetros de la fórmula.

Otras herramientas de Auditoría de fórmulas
54
Página

En la pestaña de Fórmulas también hay disponibles otras opciones
útiles.

Nivel Básico


- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula.

- Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que
pertenece a alguna fórmula.

También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de errores.....

- Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear
precedentes.

- Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus resultados.

- La Ventana inspección permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.

6.10. Enlazando y consolidando hojas de trabajo

Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar de los conceptos
enlazar y consolidar hojas.

Enlazar hojas de trabajo.

El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al
enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos
conceptos:

- el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

- el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.

La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta
complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.

No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las hojas las
van a utilizar varias personas, etc.

Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas
que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula.

Consolidar hojas de trabajo.
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El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos de ver. Se
Página

trata de entablar una relación entre varias hojas de trabajo.

Nivel Básico


Unidad 7.
Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a
nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos
percibir la información más importante y así sacar conclusionesde forma rápida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las
pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de
las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación,
bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

7.1. Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño,
estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o
la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero
deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la pestaña Fuente.

56
Página

Nivel Básico


Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es
True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente
escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o
bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

- Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá
una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás
elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por
defecto.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones
vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a
él, y si no se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:

- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. . Para cambiar el tamaño también

puedes utilizar los botones , que aumentan o disminuyen el tamaño un nivel por cada clic,
respectivamente.

- Cambiar los estilos:

Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.

Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
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Activa o desactiva el Subrayado simple.
Página

Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

Nivel Básico


- O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). Respectivamente. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.

7.2. Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de
una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Aparecerá la ficha de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.

Las opciones de la ficha son:

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir
respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las
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siguientes opciones:
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Nivel Básico


GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de
dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto
está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a
la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por
defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la
anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda
aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como
por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de ocupar todo el
espacio de la línea vertical, separando las palabrastanto como sea necesario.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto
de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al
tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
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CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
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INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

Nivel Básico


JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario
amplía el tamaño de la celda.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción
por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º
en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la
orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas
para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que
visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en
varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar:Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su
contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes
que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en una celda
con texto se marcará la que esté siendo utilizada.

Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).

La opción para ajustar el texto en la celda que amplía la celda si el texto no cabe.

El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y a
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continuación nos centrará los datos. Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras
opciones de combinación.
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Nivel Básico


7.3. Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los
siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la
celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
61

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.
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Nivel Básico


Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones
correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a
continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir
un color para los bordes.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma
más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de
querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Para abrir la ventana con las opciones
que hemos visto, elegir Más bordes....

7.4. Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para
ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

1. Seleccionar la pestaña Inicio.
2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
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3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
4. Aparecerá la ficha de la derecha.
Página

5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nivel Básico


Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en
la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más
rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en
amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no
podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

7.5. Estilos predefinidos

Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opción son los estilos
predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la sección Estilos encontrarás los botones Dar formato como tabla y
Estilos de celda.

Si vas a dar formato a las celdas, deberás seleccionarlas y pulsar el botón Estilos de celda.
Verás muchas opciones entre las que elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicará
automáticamente.

Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que si quieres que una celda formateada, ya sea con un
estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato normal, sólo tendrás que elegir esta opción.

Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla, selecciónalas y pulsa Dar formato como
tabla. La forma de proceder es similar a la anterior, elegirás de un listado el estilo que prefieras y se
aplicará. La única diferencia es que aparecerá un pequeño cuadro de diálogo para que selecciones las
celdas que quieres que formen parte de la nueva tabla y elijas si ésta contendrá encabezados.

Una vez finalices el formateo, lo que habrás creado será una tabla, por lo que aparecerá la pestaña
Herramientas de tabla. Profundizaremos en esta ficha y las distintas opciones que contiene posteriormente, en
el tema dedicado a las tablas.

Ambas opciones, los estilos de celda y el formato como tabla, tienen en común que te permiten crear un
Nuevo estilo.
63

7.6. Copia rápida de formato
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Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido muchas veces es copiar el formato.

Nivel Básico


La forma de hacerlo es:

1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.

2. Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato . Está situada en la categoría
Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar.

3. Observarás que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el siguiente aspecto .

4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato.

Y ya está. De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a establecer todos y cada uno
de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.

7.7. Formato de los valores numéricos

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número.

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en
la celda.
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Nivel Básico


A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una
categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por
defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coge por
completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también
permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede
escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse
entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos
de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le
asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%,
y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de
decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre
algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de
teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato.

En la Cinta de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar
el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato
moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de
Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

7.8. El formato condicional
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El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o
no sobre esa celda.
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Nivel Básico


El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada
condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar
aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un
formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

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Nivel Básico


En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato
únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de
qué forma se marcará.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser
un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese
estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato
con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la
fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor
incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.

7.9. Los temas

Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un libro. Engloba los
colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto del documento al completo. Esto no implica
que no se pueda personalizar las celdas de forma independiente, como hemos aprendido anteriormente, pero sí
deberemos tener en cuenta que, si utilizamos colores del tema al colorear un relleno o un texto, éstos
cambiarán si modificamos el tema.

Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de página, en la sección Temas.

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Nivel Básico


Desde el botón Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que más nos guste.

Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Excel se conectará con la página web de
Microsoft para adquirir más temas cuando éstos estén disponibles.

Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de nuestra empresa, por
ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y utilizarlo en otros documentos.

Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar temas... y lo
buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, allá donde lo hayamos guardado.

Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearías, puedes cambiar
alguno de sus aspectos mediante los botones Colores, Fuentes y Efectos.

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Nivel Básico


Unidad 8.
Cambios de estructura
Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2010 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el
aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más elegante.

8.1. Alto de fila

Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en
esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es
12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa
automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la
operación a la fila en la que nos encontramos.

En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Elegir la opción Alto de fila...

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar
decimales utilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
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Nivel Básico


El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en
la cabecera de la fila.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme movemos el
ratón, la altura de la fila cambia.
4. Al final soltar el botón del ratón.

8.2. Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la
fila, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

1. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.
2. Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.
3. Elige la opción Autoajustar alto de fila.

Este segundo método es mucho más rápido:

1. Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila.
2. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una
flecha de dos puntas.
3. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

8.3. Ancho de columna

En Excel 2010 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la
anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.
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Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:
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Nivel Básico


El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se
realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio.

Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Ancho de columna...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees
modificar, en la cabecera de la columna.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .
3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.
4. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
5. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

8.4. Autoajustar a la selección
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Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho, utilizando dos
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métodos distintos.

Nivel Básico


El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Autoajustar ancho de columna.

El segundo método es mucho más rápido.

Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la
columna.

Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha
de dos puntas.

Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que hayas introducido
en la columna.

8.5. Ancho estándar de columna

Excel 2010 nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada
dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:

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Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.
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Elegir la opción Ancho predeterminado...

Nivel Básico


Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Escribir la anchura estándar deseada y pulsar el botón Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura
particular.

8.6. Cambiar el nombre de la hoja

Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada
hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,...

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de
cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

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Nivel Básico


El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja, dentro del apartado
Organizar hojas.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como: .

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo método es mucho más directo y rápido:

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .

Escribir el nuevo nombre de la hoja.

Pulsar INTRO.

8.7. Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel 2010 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo.
Para ello, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.
2. Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú.
3. Seleccionar el color deseado.

Aquí te mostramos como quedarían si colorearíamos las etiquetas de las hojas.

Es posible que no aprecies el cambio mientras la hoja que hayas coloreado esté activa. Selecciona otra para
ver los cambios aplicados.
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Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos, pero en vez de elegir un color,
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elegimos la opción Sin color.

Nivel Básico


Otra forma de cambiar el color es hacer clic con el botón derecho sobre la propia etiqueta. En el
menú contextual encontrarás la opción Color de etiqueta.

8.8. Ocultar hojas

Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las hojas a ocultar. Para seleccionar más de una recuerda que debes hacer clic sobre las
pestañas inferiores mientras pulsas la tecla Ctrl. No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá
quedar al menos una en el libro de trabajo.
2. Seleccionar el menú Formato.
3. Elegir la opción Ocultar y mostrar.
4. Aparecerá otro submenú.
5. Seleccionar la opción Ocultar hoja.

8.9. Mostrar hojas ocultas

Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el menú Formato.
2. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú.
3. Elegir la opción Mostrar hoja.... Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar con las hojas ocultas.
4. Seleccionar la hoja a mostrar.
5. Hacer clic en Aceptar.
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Nivel Básico


Unidad 9.
Insertar y eliminar elementos (I)
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy útiles
cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos
cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

9.1. Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en
medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima
de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila
seleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 1048576 filas,
lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te
deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para poder
elegir el formato que debe tener la nueva fila.
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Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la imagen desde el cual
podremos elegir si el formato de la nueva fila seráel mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no
tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando
con la hoja de cálculo.

9.2. Insertar columnas en una hoja

Excel 2010 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la
izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2010 toma la columna donde estamos situados
como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a
añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo
16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas
añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para
poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.
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Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el menú desde el cual podremos elegir si el
formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no
tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando
con la hoja de cálculo.

9.3. Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de
celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas y pulsa el menú Insertar.

De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas. Si no quieres que sea así deberás:

Seleccionar la flecha del menú Insertar.

Elegir la opción Insertar celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar celdas.

Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la
derecha o hacia abajo de la selección.

Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.
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Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las del final de la
hoja.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las filas y
columnas, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo
de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecerá el cuadro visto anteriormente para la
inserción de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas.

9.4. Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas
puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la
seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar.

Elegir la opción Insertar hoja.

O bien pulsar la combinación de teclas Mayús + F11.

Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior.

En este caso se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha del todo.

Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posición

9.5. Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.
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Nivel Básico


Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá
habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o
columnas eliminadas.

9.6. Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas y despliega el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elige la opción Eliminar
celdas....

O bien seleccionar las filas y pulsa la combinación de teclas Ctrl + -.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elige cómo quieres realizar el desplazamiento. Observa como
desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras.

Por último, hacer clic sobre Aceptar.

9.7. Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la hoja a eliminar.
2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Eliminar hoja.
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Nivel Básico


Unidad 10.
Impresión
Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser el diseño y la
configuración de las páginas a imprimir y la operación de imprimir los datos.

10.1. Vista de Diseño de página

En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal está mucho más
limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos más
adelante.

En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se utiliza el
Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.

La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto:

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única diferencia es
que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de página, márgenes, encabezados y
pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan los datos a la página.
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Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para ir viéndolas:
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Nivel Básico


Al mover las barras de desplazamiento, un pequeño cuadro informativo nos indicará en qué columna o fila
estamos situados.

También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los márgenes de forma sencilla,
arrastrando sus límites.

La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar.

Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Líneas de cuadrícula, la Barra de fórmulas y los Títulos.
En caso de estar en la vista normal, y no en la de diseño, también dispondremos de estas opciones,
exceptuando la regla.

Otra opción muy utilizada es la de Zoom.

Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.
Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado.

Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel
los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.
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Nivel Básico


10.2. Configurar página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página, para modificar factores
que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página,
tamaño del papel,...

Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.

En la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de las opciones: para configurar
márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar el pequeño botón
de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrirá una nueva ventana.

El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las fichas se
denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que
utilizamos y otros parámetros.

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Nivel Básico


Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la
misma forma).

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un
factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas
específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha
Márgenes.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del
papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará
automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes parámetros.
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Nivel Básico


La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos

contenidos en la hoja

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.

Nivel Básico


En Área de impresión: podrás indicar el rango de celdas a imprimir.

En Imprimir títulos podrás activar las siguientes opciones:

- Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas
aquella fila que está indicada en ese recuadro.

- Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila
aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:

- Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.

- Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá
sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

- Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido incluir, y si quieres
hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.

- También podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

Por último, podrás elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán para la impresión.

Tanto en ésta ficha como en las otras, podrás acceder a las Opciones específicas de la impresora seleccionada
para la impresión, así como dirigirte a la opción Imprimir..., desde sus correspondientes botones.

10.3. Imprimir

Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la opción
Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana: 86
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Nivel Básico


También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos
permitirán:

Elegir cuántas copias imprimir del documento.

Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar
la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades de
impresora seleccionada.

Opciones de Configuración como:

- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.

- La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por
ejemplo: 1, 1,1 2, 2,2 3, 3,3 4, 4,4 sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas.
En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo
sería: 1, 2, 3,4 1, 2, 3,4 1, 2, 3,4

- La orientación y el tamaño del papel.

- Modificar los márgenes.

- Ajustar la escala de impresión.

- Acceder a la Configuración de página.
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En la zona de la derecha vemos la vista previa de la página. caso de tener más de una página, podremos
cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el número de la página a

visualizar . Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán inactivos.

También en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa, pudiendo
mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página completa.

Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el botón de la zona
superior.

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Unidad 11.
Gráficos
11.1. Introducción

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La
utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos
dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no
existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

11.2. Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se
encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el
gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se
mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

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Nivel Básico


Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a
insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que
muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al
hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

t

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a
crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro
en blanco (si no lo hiciste).

Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres
pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestañas.

11.3. Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el
gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:
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Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:

En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para
crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los
datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros
al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por
ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango
de celdas de las series o categorías. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1 por Ventas.

El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa. Este botón
actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas
que hemos visto antes en la pestaña Diseño.

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás
elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.

Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuando acabes de
configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar. 91
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Nivel Básico


11.4. Características y formato del gráfico

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.

Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir Líneas de la cuadrícula
para leer mejor los resultados:

En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de
ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas
descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones,
inclusive la última opción "Más opciones de...".

En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico o configurar la
Leyenda:

Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones para
posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).

También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te permitirá
configurar, además de la posición, el aspecto estético: relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la
iluminación.

Si lo que quieres es desplazarlos, sólo deberás seleccionarlos en el propio gráfico y colocarlos donde desees.

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se
integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
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Nivel Básico


La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales.

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales
disponibles:

Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así que después de un par
de pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.

Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes sacarle a estas
características.

Puedes dar un estilo rápidamente a tu gráfico utilizando la pestaña Diseño.

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te propondrá unos u otros.

Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado,
incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás la sección
Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visualización de los objetos
que insertemos), y los Estilos de WordArt.

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras,
leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma/texto, Contorno de
forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar aún más el estilo del gráfico.

Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el gráfico, pero también podemos
personalizar cada uno de sus elementos: el área de trazado, la leyenda, las líneas de división principales, etc.

Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento que quieres modificar, o bien
seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Presentación o en la de Formato.
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Nivel Básico


En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado.

A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección, para iniciar la ventana que ya
comentábamos al configurar la leyenda.

Dependiendo del elemento seleccionado podremos modificar unos aspectos u otros. Por ejemplo, las líneas de
división principales no tienen opción de modificar el relleno, porque obviamente no se puede rellenar una
línea. En cambio, la serie de datos sí que permite colorear el relleno, e incluso establecer el grado de
transparencia.

Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el botón Restablecer para
hacer coincidir el estilo. Así recuperará el aspecto del estilo predeterminado que le hubiésemos aplicado.

Por último, no hemos de olvidar también que los elementos de texto que contenga el gráfico no dejan
de ser eso, texto, con lo cual podremos utilizar las herramientas de la pestaña Inicio como son la
negrita, la cursiva, el tipo de fuente o su tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, estas herramientas se
comportarán de forma "inteligente". Por ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un
elemento de la leyenda con la herramienta , lo que hará Excel será asignar el color indicado tanto
al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o líneas, es decir, a la serie que
identifique en el gráfico. Lo mismo ocurrirá a la inversa. Si cambias con la herramienta de relleno el
color de una serie, automáticamente se modificará el de la leyenda.

11.5. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico

También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.

Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a
continuación:

Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para
modificar sus dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho
que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.
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Nivel Básico


También puedes mover los componentes del gráfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier objeto

seleccionado, y cuando tome esta forma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.

11.6. Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:

Selecciona el gráfico.

Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.

Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

- La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no
molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja
aparte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa
Aceptar.

- Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este método, el gráfico
quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú eligas. Ésta es la forma en
que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.

Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a otra

11.7. Los minigráficos

Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los minigráficos. Se trata de una novedad de
Excel 2010 que permite insertar un pequeño gráfico representativo en una única celda que representará a una
única serie de datos. De esta forma podrás ver de una ojeada la tendencia que representan unos determinados
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valores.
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El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de opciones.

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Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de ganancia o pérdida.

Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la cinta: Herramientas para
minigráfico. En ella encontrarás la ficha Diseño que te permitirá realizar acciones básicas, como cambiar las
celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de
los tres tipos disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el más alto, el más bajo...).

A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es posible borrarlo seleccionándola y
pulsando SUPR, como haríamos con otro tipo de contenido. Para ello, debemos utilizar la opción Borrar que
se encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para minigráfico. Seleccionaremos el minigráfico o
minigráficos a eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el botón Borrar.

Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automáticamente al tamaño de la celda, por lo que, si
consideramos que es demasiado pequeño, sólo debemos aumentar el ancho de la columna que lo contiene para
darle más ancho o modificar la altura de la fila para darle más altura. Si lo que queremos es cambiar el grosor
de la línea, por ejemplo, podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.

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Unidad 12.
Imágenes, diagramas y títulos
12.1. Introducción

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones. Excel permite insertar:

Imágenes desde archivo,

Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene Excel,

Formas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc, para diseñar nuestros propios dibujos,

SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,

WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el
tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo,
fundamentalmente las pestañas de Diseño y Formato que vimos para los gráficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una componente gráfica
atractiva.

12.2. Insertar imágenes prediseñadas

Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección debemos seguir los
siguientes pasos:

- Hacer clic sobre el botón de la pestaña Insertar. Aparecerá el panel Imágenes prediseñadas a la

derecha dela ventana de Excel
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- Las ilustraciones de la galería están etiquetadas bajo conceptos. De forma que, por ejemplo, la imagen de la
torre Eiffel está relacionada con los conceptos arquitectura, edificios, Europa, Francia, París, etc. En el

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recuadro Buscar: podemos escribir el concepto que buscamos. Si se trata de una de las palabras clave
relacionadas a una imagen, se mostrará.

****Las palabras clave asociadas a cada ilustración se pueden editar desde la flecha que aparece si situamos
el cursor sobre una ilustración de la galería***.

- En Los resultados deben ser: podemos especificar qué tipo de archivos multimedia estamos buscando
(imágenes, fotografías, sonido, etc.)

- Si tienes conexión a internet y marcas la casilla para Incluir contenido de Office.com, permitirás que se
busquen más recursos en la web.

- Cuando ya tengamos todos los parámetros de la búsqueda definidos pulsamos sobre el botón Buscar y nos
aparecerá una lista con una vista previa con los archivos localizados.

Si no encuentras nada con las palabra clave que has introducido, puedes pulsar el botón Buscar sin escribir
ningún concepto. De esa forma se mostrará la lista completa.

- Para añadir la ilustración a la hoja de cálculo, simplemente haremos clic sobre ella.

Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Office 2010 para
copiar la imagen a tu disco duro.

12.3. Insertar imágenes desde archivo

También podemos insertar imágenes no clasificadas como prediseñadas, como pueden ser imágenes
fotográficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.

Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botón

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el disco duro. El aspecto del
cuadro puede variar en función del sistema operativo que utilices.
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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará
en nuestra hoja de cálculo.

12.4. Insertar captura de pantalla

Una opción que puede resultar útil es la de Captura de pantalla.

La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla de tu ordenador. Los
pasos para realizar una captura de pantalla, normalmente son:

Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que estamos visualizando) y que
se guarde en el portapapeles.

Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.

Guardar la imagen.

Insertar la imagen en Excel desde la pestaña Insertar y la opción Imagen desde archivo.

En Excel 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botón.
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Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un menú que permite escoger qué captura queremos.

Esto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las ventanas abiertas no
minimizadas.

También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en Windows
7. Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres quedarte.

Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Excel no aparece en la captura, se omite
como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin preocuparnos por qué Excel nos tape
zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.

Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás manipular la imagen para
cambiarle el tamaño y otras propiedades.

12.5. Manipular imágenes

De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado en nuestra hoja de
cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:

Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez seleccionado aparecerá
enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto,

cambiará de aspecto a una flecha parecida esta , sólo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botón del
ratón hasta llegar a la posición deseada.

Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese objeto y que
iremos viendo a lo largo del tema.

Para manipular una imagen deberemos seleccionarla haciendo clic en ella. En ese momento aparecerá el menú
Herramientas de imagen, con la pestaña Formato.

Utilizando esta barra, podremos realizar modificaciones como:

Permite cambiar el aspecto de la imagen, tiñéndola con un determinado color o utilizando
efectos artísticos como el Enfoque, el Texturizador o el efecto Fotocopia.
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Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.
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En Excel 2010, el brillo y el contraste se ajustan desde el mismo botón: Correcciones.

Nivel Básico


Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiésemos
aplicado ningún cambio.

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de
Excel. Si ejecutas esta opción es posible que no puedas volver al estado original. Además la imagen puede
perder resolución.

Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el área (rectangular)
de la imagen que quieras mantener, el resto de desechará.

Girar. Te voltear horizontal o verticalmente la imagen.

Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla
más atractiva.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen
utilizando este menú de configuración.

12.6. Insertar formas y dibujos

Excel 2010 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.

Si no eres muy hábil dibujando, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás de multitud de objetos que
te facilitarán el trabajo.

Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada
para que tu imaginación se ponga a trabajar.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.

Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer
el tamaño que quieras darle.

Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres
que tome la forma.
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12.7. Modificar dibujos

Modificaciones.

Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y
proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic
sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.
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Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la
derecha.

Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las
esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original.

Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico.
En este caso un triángulo isósceles se ha convertido en escaleno.

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Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el círculo verde que vemos en la parte superior central de
la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón.

También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, ...
Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.

Con estos iconos de Formato se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imágenes,
además opciones específicas, como modificar la forma o los puntos que trazan su figura.

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. Y
tipo de contorno discontinuo.

Añadir texto a un dibujo.

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato,
deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto,
y a continuación insertar el texto.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón
derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente
nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.
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Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

12.8. Insertar diagramas con SmartArt

Si lo que queremos es crear un diagrama de procesos u organigrama no será necesario que lo creemos a partir
de formas. Podría ser muy tedioso ir dibujando cada uno de sus elementos. Para esa función existe la opción

SmartArt , que encontraremos en la pestaña Insertar.

Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el tipo de diagrama que queremos. Hay
muchos tipos entre los que podremos elegir: listas, procesos, ciclos, jerarquías, pirámides, etc.
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Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar. De esta forma se insertará en la hoja de cálculo y apreciaremos
algunos cambios en el entorno de trabajo.

Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra de Herramientas de
SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para el Formato.

Las herramientas de formato son similares a las que ya hemos visto.

En la pestaña Diseño, la opción más utilizada es la de Agregar forma, que nos permite ir añadiendo elementos
al diagrama en la posición que necesitemos. La posición será relativa al elemento que tengamos seleccionado.

Otra opción muy utilizada es De derecha a izquierda, que cambia de lado el elemento seleccionado.

Todo lo dicho hasta ahora sobre SmartArt concierne a la organización y formato de sus elementos. Pero un
diagrama no tiene sentido si sus elementos no contienen un texto.

Cuando creamos un diagrama con SmartArt y se inserta en la hoja de cálculo, se incluye además un pequeño
recuadro con el esquema que sigue el mismo. Podremos modificar el texto de los elementos desde ahí, o bien
directamente desde el interior de los elementos.

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Si borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se eliminará del diagrama. Del
mismo modo si pulsas la tecla Intro desde un elemento, se cre ará uno nuevo al mismo nivel. Puedes
convertirlo en hijo pulsando la tecla Tabulación, y en padre pulsando Retroceso.

12.9. Insertar WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que elegir
un formato y escribir el texto.

Los objetos WordArt son de tipo gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no
detectará un error en un título hecho con WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de
alineación de los gráficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí.
Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado. Podremos cambiar su
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estilo desde la pestaña Formato, o cambiar aspectos relativos al texto, como el tipo de fuente, el tamaño del
texto o su orientación, desde la pestaña Inicio.
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Nivel Básico


12.10. Insertar un cuadro de texto

Al igual que WordArt crea objetos de tipo imagen que representan un título, el cuadro de texto también sirve
para contener texto.

Se suele utilizar cuando necesitamos escribir sobre una imagen, por ejemplo, o queremos dejarlo "flotando"
entre varias celdas, sin que el texto se encuentre contenido en una de ellas. La principal ventaja que ofrece
pues, es la flexibilidad a la hora de situarlo en cualquier parte de la hoja, sin las limitaciones que tiene el texto
plano.

Además, conserva algunas características del texto: desde la pestaña Inicio se puede aplicar formato de
negrita, cursiva y subrayado, modificar la fuente y su tamaño, entre otras propiedades. También se somete a la
revisión ortográfica.

Por contra, también tiene limitaciones: al tratarse de un objeto, se comporta como tal. Esto significa que no se
pueden hacer cálculos ni trabajar con los datos escritos dentro de él. Por esta razón no conviene utilizarlo más
que cuando es necesario.

Para insertarlo, pulsa la pestaña Insertar y luego haz clic en el botón Cuadro de texto . Deberás hacer
clic en cualquier zona del libro de cálculo para introducir el texto.

Aprovecharemos este objeto para explicar algunos conceptos:

Los objetos de tipo imagen, como son las autoformas, las imágenes importadas desde un archivo o de la
galería multimedia, y por supuesto los cuadros de texto, tienen características que en ocasiones nos pueden
resultar muy útil.

Podrás establecer en qué orden quieres que se encuentre cada uno de los objetos en la tercera
dimensión, es decir, cuál está encima de cuál.

De forma predeterminada, cuando insertamos un objeto y luego insertamos otro y lo colocamos sobre el
anterior, el último insertado es el que se muestra delante. Pero es posible que eso no nos interese, para eso
existen los botones Traer adelante y Enviar atrás, del grupo Organización, en la ficha Formato.

Además, también es posible que quieras agrupar objetos, para que se comporten como uno solo.
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Para ello, dispones del botón Agrupar, también en el grupo Organización. Así no tendrás, por ejemplo, que
mover uno a uno los objetos hasta otra posición, sino que podrás moverlos todos juntos. Por supuesto,
podremos Desagrupar los objetos que han sido agrupados previamente utilizando el botón con este nombre.
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Nivel Básico


Tabla de contenido
Unidad 1. ................................................................................................................................................. 1
Introducción Elementos de Excel .............................................................................................................. 4
1.1. Iniciar Excel 2010 ..................................................................................................................................... 4
1.2. La pantalla inicial ..................................................................................................................................... 5
1.3. La ficha Archivo ....................................................................................................................................... 5
1.4. Las barras ................................................................................................................................................ 6
1.5. La ayuda .................................................................................................................................................. 8
Unidad 2. ................................................................................................................................................. 9
Empezando a trabajar con Excel ............................................................................................................... 9
2.1. Conceptos de Excel .................................................................................................................................. 9
2.2. Movimiento rápido en la hoja ................................................................................................................. 9
2.3. Movimiento rápido en el libro ................................................................................................................. 9
2.4. Introducir datos ..................................................................................................................................... 10
2.5. Modificar datos ..................................................................................................................................... 11
2.6. Tipos de datos ....................................................................................................................................... 12
2.7. Errores en los datos ............................................................................................................................... 12
Unidad 3. ............................................................................................................................................... 14
Operaciones con archivos....................................................................................................................... 14
3.1. Guardar un libro de trabajo ................................................................................................................... 14
3.2. Cerrar un libro de trabajo ...................................................................................................................... 15
3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo ....................................................................................................... 16
3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente .................................................................................................... 17
Unidad 4. ............................................................................................................................................... 19
Manipulando celdas ............................................................................................................................... 19
4.1. Selección de celdas ................................................................................................................................ 19
4.2. Añadir a una selección ........................................................................................................................... 20
4.3. Ampliar o reducir una selección ............................................................................................................ 20
4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles ............................................................................................... 20
4.5. Copiar celdas utilizando el ratón ........................................................................................................... 22
4.6. Copiar en celdas adyacentes ................................................................................................................. 23
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4.7. Pegado Especial ..................................................................................................................................... 24
4.8. Mover celdas utilizando el Portapapeles ............................................................................................... 25
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4.9. Mover celdas utilizando el ratón ........................................................................................................... 26

Nivel Básico


4.10. Borrar celdas ....................................................................................................................................... 27
Unidad 5. ............................................................................................................................................... 29
Los datos ............................................................................................................................................... 29
5.1. Eliminar filas duplicadas ........................................................................................................................ 29
5.2. La validación de datos ........................................................................................................................... 29
5.3. Ordenar datos ....................................................................................................................................... 30
5.4. Buscar y reemplazar datos .................................................................................................................... 32
Unidad 6. ............................................................................................................................................... 34
Las funciones ......................................................................................................................................... 34
6.1. Introducir funciones .............................................................................................................................. 34
6.2. Autosuma y funciones más frecuentes .................................................................................................. 35
6.3. Insertar función ..................................................................................................................................... 35
6.4. Funciones de fecha y hora ..................................................................................................................... 38
6.5. Funciones de texto ................................................................................................................................ 39
6.6. Funciones de búsqueda ......................................................................................................................... 42
6.8. Otras funciones ..................................................................................................................................... 43
6.9. Controlar errores en funciones.............................................................................................................. 50
6.10. Enlazando y consolidando hojas de trabajo ........................................................................................ 55
Unidad 7. ............................................................................................................................................... 56
Formato de celdas.................................................................................................................................. 56
7.1. Fuente ................................................................................................................................................... 56
7.2. Alineación .............................................................................................................................................. 58
7.3. Bordes ................................................................................................................................................... 61
7.4. Rellenos ................................................................................................................................................. 62
7.5. Estilos predefinidos ............................................................................................................................... 63
7.6. Copia rápida de formato........................................................................................................................ 63
7.7. Formato de los valores numéricos ........................................................................................................ 64
7.8. El formato condicional ........................................................................................................................... 65
7.9. Los temas .............................................................................................................................................. 67
Unidad 8. ............................................................................................................................................... 69
Cambios de estructura ........................................................................................................................... 69
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8.1. Alto de fila ............................................................................................................................................. 69
8.2. Autoajustar ............................................................................................................................................ 70
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8.3. Ancho de columna ................................................................................................................................. 70

Nivel Básico


8.4. Autoajustar a la selección ...................................................................................................................... 71
8.5. Ancho estándar de columna .................................................................................................................. 72
8.6. Cambiar el nombre de la hoja ............................................................................................................... 73
8.7. Cambiar el color a las etiquetas de hoja ................................................................................................ 74
8.8. Ocultar hojas ......................................................................................................................................... 75
8.9. Mostrar hojas ocultas ............................................................................................................................ 75
Unidad 9. ............................................................................................................................................... 76
Insertar y eliminar elementos ................................................................................................................ 76
9.1. Insertar filas en una hoja ....................................................................................................................... 76
9.2. Insertar columnas en una hoja .............................................................................................................. 77
9.3. Insertar celdas en una hoja ................................................................................................................... 78
9.4. Insertar hojas en un libro de trabajo ..................................................................................................... 79
9.5. Eliminar filas y columnas de una hoja.................................................................................................... 79
9.6. Eliminar celdas de una hoja ................................................................................................................... 80
9.7. Eliminar hojas de un libro de trabajo..................................................................................................... 80
Unidad 10. ............................................................................................................................................. 81
Impresión .............................................................................................................................................. 81
10.1. Vista de Diseño de página ................................................................................................................... 81
10.2. Configurar página ................................................................................................................................ 83
10.3. Imprimir............................................................................................................................................... 86
Unidad 11. ............................................................................................................................................. 89
Gráficos ................................................................................................................................................. 89
11.1. Introducción ........................................................................................................................................ 89
11.2. Crear gráficos ...................................................................................................................................... 89
11.3. Añadir una serie de datos .................................................................................................................... 90
11.4. Características y formato del gráfico ................................................................................................... 92
11.5. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico ................................................................................ 94
11.6. Modificar la posición de un gráfico ..................................................................................................... 95
11.7. Los minigráficos ................................................................................................................................... 95
Unidad 12. ............................................................................................................................................. 97
Imágenes, diagramas y títulos ................................................................................................................ 97
111

12.1. Introducción ........................................................................................................................................ 97
12.2. Insertar imágenes prediseñadas .......................................................................................................... 97
Página

12.3. Insertar imágenes desde archivo ......................................................................................................... 98

Nivel Básico


12.4. Insertar captura de pantalla ................................................................................................................ 99
12.5. Manipular imágenes .......................................................................................................................... 100
12.6. Insertar formas y dibujos ................................................................................................................... 101
12.7. Modificar dibujos............................................................................................................................... 102
12.8. Insertar diagramas con SmartArt....................................................................................................... 105
12.9. Insertar WordArt ............................................................................................................................... 107
12.10. Insertar un cuadro de texto ............................................................................................................. 108

112
Página

Nivel Básico

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