Aylincab

EXCEL
AYLIN ITZAYAN CAB PEÑA
1° “B”

¿Que Es Excel?
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de calculo. En Excel, un
libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro
puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en
un único archivo.
Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los
datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos
basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede
colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.
Excel es un programa de hoja de cálculo de gran alcance creado por Microsoft Office.
Puedes crear y dar formato a una hoja de cálculo y a un libro (archivo que contiene una o
más hojas de cálculo), construir modelos para el análisis de datos, escribir fórmulas, realizar
muchos cálculos, y presentar gráficos profesionales. Si aprendes a dominar este programa,
podrías crear fácilmente estados de flujo de efectivo, estados de ingresos, presupuestos,
calendarios o estados de pérdidas.

¿Cómo empezar?
-Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre
Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador;
coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre
Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

-Desde el icono de Excel del escritorio.
-Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
-Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.
-También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de
teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
-Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

Barra De Menú
 Menú Archivo:
En este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los archivos
que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y
podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creación.
Cuando se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos
utilizar el comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos
seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a
los documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las
características de las Páginas del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da
al usuario una visualización previa de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el
documento a la impresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de
dialogo.

 Menú Edición:
Funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del documento, son las
encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú
permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar,
Copiar, y Pegar tienen un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma
facilidad el traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrar como podrá
suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una
selección de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de
que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los
comandos Buscar y Reemplazar permiten la localización de una cadena de texto especifica y
si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe
desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que realice el
desplazamiento.

La pantalla inicial
-Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en
general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en
cada momento, como veremos más adelante

La Banda de Opciones
-La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas.
Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
-Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.
-En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque
tienen un color atenuado.
-Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te
encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas
opciones que te serán útiles en cada pantalla.

-Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.
-Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
-Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
-Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar
menos espacio.
-De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
-Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña.

 La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente,
pero esto lo estudiaremos más adelante.
 La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezando a trabajar con
Excel
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel,
así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo
para la creación de hojas de cálculo.
 Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo
con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel,
en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel
- Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo,
el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas
aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la
ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo
libro.

 Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de
celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de
la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera
celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la
ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en
la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más
adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

 Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra
hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el
área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través
de la hoja son:

 Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda
donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la
izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento
para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
 Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen
3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas
del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

 Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la
que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido
de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la
celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la
celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

 Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más
tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del
cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es
cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar.
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

 Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULA, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos.
Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -,
x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y
debe empezar siempre por el signo =.

Fórmulas y Funciones (I)
 Introducir Fórmulas y Funciones
La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango
de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas
y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre
del signo =.

 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones.
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será
primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de
las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos
los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como
resultado.

 Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones.
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de
esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por
ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el
aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el
más adecuado según la operación a realizar.
 Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas, tendremos
que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A
continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel, ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del
ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La
forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa
blanca, tal como:

 Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar
con el botón izquierdo del ratón.
 Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón
en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se
arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
 Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de
la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.
 Selección de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la
fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
 Selección de una hoja entera
Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la
columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace
falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.
 Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo
podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el
indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
 Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea
de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS,
hacer clic donde queremos que termine la selección.
 Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación
de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia
la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:
 En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
-Seleccionar las celdas a copiar.
-Seleccionar la pestaña Inicio.
-Hacer clic en el botón Copiar.
-O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
-Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote
la información situada en el portapapeles.
 En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:
-Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
-Haz clic en el botón Pegar.
-O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

 Copiar celdas utilizando el ratón
-Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
-Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
-Observa como el puntero del ratón se transforma en .
-Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,
arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.
-Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del ratón.
-Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
-Soltar la tecla CTRL.

 Copiar en celdas adyacentes
-Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho
método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa
cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.
-Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a
la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
-Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado
negro, es el controlador de relleno.
-Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz
negra.
-Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta -donde
quieres copiar el rango.
-Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.
-Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
-Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las
celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:
Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú
Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo
=A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las
referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son
relativas a la celda que las contiene.
Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última
contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de
trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las
MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del
nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a
otra, nunca variará la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la
columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el básico
correspondiente del Tema 4.
Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números,
Excel 2007 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

 Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
-Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.
-O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas
indicándonos la información situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona
Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las
opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:
Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el
formato.
Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este
curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en
este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto
bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los
opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los
opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista
desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones
más importantes de las vistas anteriormente.
Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

 Mover celdas utilizando el ratón
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
-Seleccionar las celdas a mover.
-Situarse sobre un borde de la selección.
-El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda
y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
-Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
-Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en
caso de soltar el botón del ratón.
-Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
-Seleccionar las celdas a mover.
-Situarse sobre un borde de la selección.
-El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda
y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
-Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero
del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que
hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
-Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
-Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar
las celdas.

 Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas
borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...
-Ir a la pestaña Inicio
-Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.
-Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
-Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a
esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la
celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo
acabamos de escribir sin formato.
-Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de
formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo
Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente
hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.
-Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no
fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con
el formato anterior, es decir 23.000 €.
-Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los
comentarios no es objeto de este curso.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
-Seleccionar la celda a borrar.
-Pulsar la tecla SUPR
-Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

 Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos
nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color
verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio
de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la
celda.
 Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los
cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas,
en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual
se quiere modificar el aspecto

Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección Fuente.
Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de
celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente,
aparecerá la ficha de la derecha.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la
ficha, aparece en el recuadro Vista previa un
modelo de cómo quedará nuestra selección en
la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato
que más se adapte a lo que queremos.
A continuación pasamos a explicarte las
distintas opciones de la ficha Fuente.

-Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la
fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la
impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
-Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
-Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
-Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
-Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir un color para la letra.
-Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a
la izquierda.
-Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel
2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos
encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para
elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para
cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo
directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se
activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado
simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el
botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la
flecha de la derecha y elegirlo.

 Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

-Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
-Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
-Aparecerá la ficha de la derecha.
-Elegir las opciones deseadas.
-Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

 Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o
lados de las celdas.
-Para cambiar la apariencia de los datos de
nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos:
-Seleccionar el rango de celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
-Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo
la sección Fuente.
-En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic
sobre la pestaña Bordes.
-Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
-Elegir las opciones deseadas del recuadro.

-Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
-Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
-Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
-Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
-Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
-Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la
selección.
-Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones
correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color
y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
-Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
-Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podrá elegir un color para los bordes.
En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma
más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de
querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las
opciones vistas desde el recuadro del menú.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio de Bordes.

 Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas
de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
-Seleccionar el rango de celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
-Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo
la sección Fuente.
-Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
-Aparecerá la ficha de la derecha.
-Elegir las opciones deseadas del recuadro.
-Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacer clic sobre el botón Aceptar.
-Al elegir cualquier opción, aparecerá en el
recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.

MANEJO DE AUTOSUMA
EN EXCEL
El autosuma sirve para sacar la suma, conteo de números, el promedio, el
máximo y mínimo, de una serie de elementos seleccionados. Y se encuentra
en la barra de inicio del lado derecho.
-Suma: Selecciona los números que se sumaran, y aplica el autosuma.
-Promedio: Selecciona los números de los que serán promediados.
-Contar números: Selecciona los números que serán contados.
-Máximo: Selecciona los números de las cuales quieres sacar el máximo de
ellos.
-Mínimo: Selecciona los números de los cuales quieres sacar el mínimo de
ellos.

FORMATO CONDICIONAL
EN EXCEL
Marca fácilmente las tendencias y los modelos en los datos usando barras, colores, e
iconos para resaltar visualmente valores importantes.
-Haga clic en inicio, en el grupo de estilos.
-Haga clic en formato condicional.
-Haga clic en administrar reglas, busque este icono:
ADMINISTRAR REGLAS: Crea, edita, elimina y muestra las reglas de formato condicional
del libro usando el Administrador de reglas de formato condiocional.

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