Formularios e informes en access

Formularios e
Informes en
Access
Nombre:
 Katherine Mishelle Cherres
Curso:
 G-203
Computación Avanzada

FORMULARIO
 Un formulario es una forma de
presentación en la que se puede definir
la posición o disposición de los datos
visualizados en pantalla, además de
introducir o editar la información de una
manera más cómoda y sencilla.

 Un formulario es un tipo de objeto de base
de datos que se utiliza fundamentalmente
para introducir o mostrar datos en una base
de datos. También puede usar un
formulario como un panel de control que
abra otros formularios e informes en la base
de datos, o como un cuadro de diálogo
personalizado que aceptar los datos del
usuario y realiza la acción basada en la
entrada.

Un cuadro de diálogo
personalizado
 La mayoría de los formularios están
enlazados a una o varias tablas y
consultas de la base de datos. El origen
de registros de un formulario hace
referencia a los campos de las tablas y
consultas base. No es necesario que un
formulario contenga todos los campos
de cada una de las tablas o consultas en
las que está basado.

 Un formulario dependiente almacena o recupera los
datos del origen de registros base. Otra información
del formulario, con el título, la fecha y el número de
página, se almacena en el diseño del formulario.
 Los elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y
rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario.
 Los datos proceden de los campos del origen de registros
base.
 Un cálculo procede de una expresión almacenada en el
diseño del informe.
 El texto descriptivo se almacena en el diseño del
formulario.
 El vínculo entre un formulario y su origen de registros se
crea mediante los objetos gráficos denominados
controles. El tipo de control más comúnmente utilizado
para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.

 Las etiquetas muestran texto
descriptivo.
 Los cuadros de texto muestran los
datos de la tabla Productos e
introducen datos en dicha tabla.
 Un cuadro de texto utiliza una
expresión para calcular un total.
 También puede abrir un formulario
en la vista Tabla dinámica o Gráfico
dinámico para analizar los datos. En
dichas vistas, puede cambiar
dinámicamente el diseño de un
formulario para presentar los datos
de diferentes maneras. Puede
reorganizar los encabezados de
filas, encabezados de columnas y
campos de filtro hasta que obtenga
el diseño deseado. Cada vez que
modifica el diseño, el formulario
actualiza inmediatamente los datos
a partir de la nueva organización.

 En la vista Tabla
dinámica, puede ver los
datos de detalles o datos
resumidos organizando los
campos en las áreas de
filtros, filas, columnas y
detalles.
 En la vista Gráfico
dinámico, puede mostrar
visualmente los datos al
seleccionar un tipo de
gráfico y ver los datos
organizando los campos
en las áreas de filtros,
series, categorías y datos.

Crear un formulario
 Para crear rápidamente un formulario, utilice el
comando Autoformato o un Asistente. La función
Autoformulario crea un formulario que muestra
todos los campos y registros de la tabla o
consulta base. El asistente hace preguntas y crea
un informe basándose en las respuestas que
obtiene. Después, podrá personalizar el
formulario en la vista Diseño
 Personalizar un formulario
 En la vista Diseño

 En la vista Diseño, puede personalizar un informe de
las siguientes maneras:
 Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas
en las que está basado un formulario.
 Controlar y ayudar al usuario Puede establecer las
propiedades del formulario para permitir o impedir a los
usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los
registros mostrados en un formulario. También puede
agregar Ayuda personalizada a un formulario
para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.
 Ventana Formulario Puede agregar o quitar los botones
Maximizar y Minimizar, cambiar los menús contextuales y
otros elementos de la ventana Formulario.

 Secciones Se puede agregar, quitar,
ocultar o cambiar de tamaño los
encabezados, pies y las secciones de
detalles de un informe. También se puede
establecer propiedades de sección para
personalizar la forma en que se imprimirá el
contenido de una sección.
 Controles Puede mover, cambiar el
tamaño o establecer las propiedades de
fuente de un control. También puede
agregar controles para mostrar los valores
calculados, totales, la fecha y hora
actuales, así como otro tipo de información
que sea de utilidad en un formulario.

INFORMES
 Un informe es una forma de presentar, de
imprimir los datos contenidos en una
tabla o consulta en una hoja de papel.
Permite agrupar la información de una
forma más compacta y fácil de visualizar.

 Un informe es un
método eficaz de
presentar los datos en
formato impreso. Dado
que tiene el control
sobre el tamaño y el
aspecto de todo el
informe, puede mostrar
la información en la
manera que desee
verla.
 Crear etiquetas
postales.
 Mostrar totales en un
gráfico.
 Agrupar registros en
categorías.

Calcular totales
 La mayoría de los informes están
enlazados a una o más tablas y
consultas de la base de datos. El
origen de registros de un informe
hace referencia a los campos
de las tablas y consultas base.
No es necesario que un informe
contenga todos los campos de
cada una de las tablas o
consultas en las que está
basado.
 Un informe dependiente obtiene
los datos del origen de registros
base. Otra información acerca
del formulario, como el título, la
fecha y el número de página, se
almacena en el diseño del
informe.

 El título y los encabezados de columna del informe se
almacenan en el diseño del informe.
 La fecha procede de una expresión almacenada en el
diseño del informe.
 Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o
instrucción SQL base.
 Los totales proceden de expresiones almacenadas en
el diseño del informe.
 El vínculo entre un formulario y su origen de registros
se crea mediante objetos gráficos denominados
controles. Los controles pueden ser cuadros de
edición que muestren nombres y números, etiquetas
que muestren títulos, o líneas decorativas que
organicen los datos gráficamente y mejoren la
presentación del informe.

 Las líneas son
decorativas.
 Las etiquetas
muestran texto
descriptivo.
 Los cuadros de
texto muestran los
datos de la
consulta Ventas
por fecha.
 Un cuadro de
texto utiliza una
expresión para
calcular un total.

Crear un informe
 Los asistentes permiten crear distintos tipos de
informe con rapidez. Utilice el Asistente para
etiquetas si desea crear etiquetas postales, el
Asistente para gráficos si desea crear gráficos
o el Asistente para informes si desea crear un
informe estándar. El asistente hace preguntas
y crea un informe basándose en las
respuestas que obtiene. Después, el informe
se puede personalizar como se desee en la
vista Diseño

Personalizar un informe
 Se puede personalizar un informe de las siguientes
formas:
 Origen del registro Puede cambiar las tablas y
consultas en que está basado un informe.
 Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar
los datos en orden ascendente o descendente.
También puede agrupar los registros de uno o
más campos, y mostrar subtotales y totales en
un informe.
 Ventana Informe Se puede agregar o quitar los
botones Maximizar y Minimizar, cambiar el texto
de la barra de título y otros elementos de la
ventana Informe.

 Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o
cambiar de tamaño los encabezados, pies y las
secciones de detalles de un informe. También
puede establecer propiedades de sección
para controlar la presentación de un informe y
el resultado que se obtiene al imprimirlo.
 Controles Puede mover, cambiar el tamaño o
establecer las propiedades de fuente de un
control. También puede agregar controles para
mostrar valores calculados, totales, la fecha y
hora actuales, y otra información que sea de
utilidad en un informe.

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