Fórmulas y funciones de excel
- 1. Fórmulas y funciones de Excel Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información. Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo. A continuación encontrarás una serie de artículos para saber más sobre este tema de las fórmulas y funciones de Excel. La función EXTRAE en Excel La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto. Sintaxis de la función EXTRAE La función EXTRAE tiene 3 argumentos: Texto (obligatorio):Lacadenade textooriginal de donde deseamosextraerloscaracteres. Posición_inicial (obligatorio):El númerode laposición que ocupael primercarácterque deseamosextraer.El primercarácterdel Textotiene siemprelaposiciónnúmero1. Núm_de_caracteres (obligatorio):El númerode caracteresque se vana extraerdel Texto a partir de la posicióninicial.
- 2. Ejemplo de la función EXTRAE Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1. 1. En la celdaB1 comenzamosintroduciendolafórmula: =EXTRAE( 2. Ya que el primerargumentode lafuncióneslacadenade texto,haré clicsobre laceldaA1 para obtenerlareferenciade celda: =EXTRAE(A1, 3. El segundoargumentode lafuncióneslaposicióninicialde lapalabra“Archivo5” dentro de la cadenade textode laceldaA1. Esta posicióneslanúmero4. =EXTRAE(A1,4 4. El últimoargumentoesel númerode caracteresque deseoextraerque son9. Es importante considerarel espacioenblancocomouncarácter y de estamaneratengola fórmulafinal: =EXTRAE(A1,4,9) De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado: La función EXTRAE y las fechas Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la intención de obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos intentos siempre resultarán en un error ya que las fechas en Excel son un número el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solución para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AÑO. INICIO FUNCIONES ACERCA La función CONCATENAR en Excel
- 3. La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación. Sintaxis de la función CONCATENAR La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento. Texto1 (obligatorio):El primertextoque se uniráa lacadena de textofinal. Texto2 (opcional):El segundotextoauniral resultadofinal.Todoslosargumentosson opcionalesapartirdel segundoargumento. Ejemplo de la función CONCATENAR La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:
- 4. Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes pasos. 1. En la celdaD2 comenzaré aescribir la funciónCONCATENARespecificandoel primer argumento: =CONCATENAR(A2, 2. Comosegundoargumentodeboespecificarunespaciovacíode maneraque el Nombre y el Apellidopaternospermanezcanseparadosenlanuevacadenade texto: =CONCATENAR(A2," ", 3. Ahorapuedoespecificarel tercerycuarto argumentoque seráel Apellidopaternoconsu respectivoespacio: =CONCATENAR(A2," ",B2," ", 4. Y como últimopasoenel quintoargumentoiráel Apellidomaterno: =CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2) La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2: Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los demás nombres.
- 5. La función SI en Excel La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. Sintaxis de la función SI Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función. Prueba_lógica(obligatorio):Expresiónlógicaque seráevaluadaparaconocersi el resultadoesVERDADEROo FALSO. Valor_si_verdadero(opcional):El valorque se devolveráencasode que el resultadode la Prueba_lógica seaVERDADERO.
- 6. Valor_si_falso(opcional):El valorque se devolverási el resultadode laevaluaciónes FALSO. La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica. Ejemplos de la función SI Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente: =SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO") Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C. Utilizar una función como prueba lógica Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.
- 7. =SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO") Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja: Utilizar una función como valor de regreso Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente: =SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO") Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:
- 8. Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lógica fuera falso. La función RESIDUO en Excel El residuo es el sobrante de una división inexacta. La función RESIDUO en Excel nos ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la división de dos números. Sintaxis de la función RESIDUO La sintaxis de la función RESIDUO es la siguiente: Número(obligatorio):Númeroque serádividido.Tambiénconocidocomodividendo. Núm_divisor(obligatorio):Númeroporel cual se seahacer la división. Si la división entre Número y Núm_divisor no es exacta tendremos un residuo diferente a cero. Ejemplos de la función RESIDUO RESIDUO(21, 5) = 1 RESIDUO(23, 5) = 3 RESIDUO(25, 5) = 0 Si el resultado de la función RESIDUO es cero será un indicador de que tenemos una división exacta y por lo tanto tenemos un número que es divisible.
- 9. Comprobar la divisibilidad de un número En el siguiente ejemplo tenemos una columna de números y otra columna de divisores. Podemos conocer fácilmente las parejas de números que son divisibles utilizando la función RESIDUO y observando aquellos que tienen un residuo igual a cero.