Fundamentos de administración
- 1. ADMINISTRACION BASICA Instructora: Lic. Sandra Basulto Septiembre 2012 1
- 2. PRESENTACIÓN La División de Educación Continua de la Facultad de Contaduría y Administración, ha jugado un papel importante en la vinculación de la educación con los sectores productivos y sociales del país. El Consejo Nacional para la Cultura y las Artes ha promovido en la última década un importante proceso de renovación de la cultura laboral en todos los niveles y unidades administrativas, lo que ha fortalecido la conciencia del servidor público para brindar un servicio cada vez más profesional. En este sentido se ha diseñado el presente curso como un factor adicional de reforzamiento y continuidad del proceso de mejora continua. 2
- 3. ADMINISTRACION BASICA OBJETIVO: Identificar y aplicar las fases del proceso administrativo con el fin de lograr resultados en los tiempos establecidos. TEMARIO: 1. Elementos de la Administración 2. Conceptos de la Administración 3. Características de la administración 4. Proceso Administrativo. Planeación Organización Integración Dirección Control 3
- 4. ADMINISTRACION BASICA 4. Fundamentos de la administración Los 14 principios de la 5. Administración según H.Fayol 6. Principios de la comunicación y su impacto en el proceso administrativo 7. Plan de Integración personal del Proceso Administrativo DURACIÓN: 20 HORAS 4
- 5. INTRODUCCIÓN • Al pensar en las diversas áreas de la vida, seguramente somos capaces de decir hasta qué punto estamos consiguiendo los niveles de desarrollo que deseamos. Es posible que en algunas de éstas ignoremos lo que queremos conseguir o cómo producir los cambios que son necesarios. • En ocasiones la manera en cómo nos sentimos es parte de nuestra imagen personal y lo reflejamos en nuestra forma de actuar, por ende se refleja en la actitud que tomamos hacia el servicio al cliente y al equipo de trabajo. • Un trabajo realizado con eficiencia es cuando se lleva a cabo una adecuada administración de las funciones y actividades que se deben realizar, para lo cual es necesario llevar un proceso adecuado que facilite la obtención de los resultados. 5
- 6. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Conceptos de Administración: • Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas. Es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas. 6
- 7. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Conceptos de Administración: Planeación Definir objetivos, orientar el rumbo de la institución. Define lo que pretende realizar la organización en el futuro y cómo debe realizarlo. Control y Evaluación Monitorear las actividades a través del establecimiento y comparación de estándares. Ejecutar las correcciones para garantizar los objetivos esperados y determinar los impactos producidos. Organización Dividir y coordinar el trabajo, delegando responsabilidad y distribuyendo los recursos para cumplir con los objetivos fijados en la planeación. Dirección Liderear, dirigir y motivar los esfuerzos individuales y colectivos hacia un propósito común. Es el empleo de la influencia para activar y motivar a las personas hacia el logro de los objetivos organizacionales. 7
- 8. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Características del Proceso Administrativo 1. Cíclico: El proceso es continuo, cada ciclo tiende a mejorar y perfeccionarse constantemente. 2. Sistémico: Ninguna de sus fases se puede realizar aisladamente. Ninguna de ellas se puede ejecutar sin establecer estrecha relación unas con otras. 3. Dinámico: El proceso administrativo permite que cada una de sus fases mejore a la otra, por ello, este elemento es fundamental para el cambio y la mejora continua. 8
- 9. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN • El Dr. George R. Terry la define como: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas. • Koontz y O’Donnell nos da la siguiente definición: “La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”. • V. Clushkov: “Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente”. 9
- 10. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN •E. F. L. Brech: “Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las actividades. •Toda institución requiere establecer con claridad sus fines, organizar su trabajo, tomar decisiones, coordinar actividades, conducir personas, evaluar su desempeño y optimizar sus recursos. 10
- 11. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Los 14 principios de la Administración según Henry Fayol: • 1.- Subordinación de intereses particulares, a los intereses generales de la organización: por encima de los intereses de los empleados están los intereses de la Institución. • 2.- Unidad de mando: en cualquier trabajo un empleado sólo deberá recibir órdenes de un superior. 11
- 12. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Reconocemos tres niveles de mando: Estratégico: Corresponde a la alta dirección. Tiene a su cargo la conducción general de la organización. Posee una visión global de la institución y de su entorno. Táctico: Corresponde a los mandos medios. Es responsable de instrumentar las decisiones globales definidas por el nivel estratégico y traducirlos en planes o programas de acción. Operacional: Se refiere al nivel de mando que tiene contacto directo con el personal responsable de realizar las tareas y actividades. 12
- 13. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN • 3.- Unidad de Dirección: un solo jefe y un solo plan para todo un grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial para lograr la unidad de acción (coordinación de esfuerzos y enfoque). • 4.- Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos de la jerarquía. 13
- 14. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Alta Dirección Mando Medio Puestos de Enlace Directores Generales Administradores Generales Administradores Centrales Coordinadores Administradores Subadministradores Jefes de Departamento Competencias habilidades estratégicas Competencias habilidades tácticas Competencias habilidades operativas Estratégico Táctico Operativo Cada nivel representa una parte estratégica. Cada uno tiene una misión importante por cumplir. 14
- 15. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN 6.- Jerarquía: la cadena de jefes que va desde la máxima autoridad hasta los niveles inferiores y es la raíz de las comunicaciones que de nuevo llegan a la máxima autoridad. 7.-División del trabajo: quiere decir que se deben especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo. 8.-Autoridad y responsabilidad: es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto genera más responsabilidades. 15
- 16. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN • 9- Estabilidad y duración del personal en un cargo: hay que darle una estabilidad al personal. • 10.- Iniciativa: tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el éxito de éste. • 11.- Espíritu de equipo: hacer que todos trabajen dentro de la organización con gusto y como si fueran un equipo, fortaleciendo a la organización 16
- 17. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN • 12.- Disciplina: esto depende de factores como el interés de trabajar, la obediencia y la dedicación para logar un correcto comportamiento. • 13.- Remuneración personal: se debe tener una satisfacción justa y garantizada para los empleados. • 14.- Orden: las personas y los materiales deben estar en el lugar indicado en el momento preciso. 17
- 19. PROCESO ADMINISTRATIVO Contar con un marco de referencia que sirve de base para mejorar su eficacia y eficiencia en las actividades propias de su función. • La Planeación orienta el rumbo y establece los objetivos específicos de sus áreas, considerando los objetivos generales del las organizaciones. • La Organización establece esquemas flexibles y dinámicos que permiten la división y coordinación de actividades, rediseña los procesos de trabajo e integra el trabajo individual al grupal. 19
- 21. PROCESO ADMINISTRATIVO La Dirección permite tomar decisiones, mejorar los estilos de mando, motivar y potenciar las capacidades de sus colaboradores así como estimular su colaboración, promover el trabajo en equipo y generar un clima productivo y satisfactorio de trabajo. El Control y la Evaluación ayudan a verificar que el trabajo se realice conforme a criterios establecidos y tomar acciones preventivas y correctivas que permitan reorientar el rumbo de las actividades. 21
- 23. Las organizaciones deben adoptar una forma moderna de organización que le permita transitar de: Organización por funciones Procesos desintegrados No planeación Organización hacia adentro Enfocada a la operación Enfoque a actividades Confusión de roles Inadecuada distribución de cargas Burocracia Enfoque intra áreas Individualismo Renuente a las críticas (defensivos) Organización por procesos Procesos integrados Cultura de planeación Organización hacia el ciente Enfocada a resultados Enfoque a productividad y eficiencia Claridad de roles Equilibrio de cargas Simplificación administrativa Enfoque inter áreas Trabajo en equipo Apertura al aprendizaje 23
- 24. Las instituciones muestran diferentes tipos de directivos con la intención de que cada uno en su espacio de trabajo, haga suyo los fines institucionales y dirija a un grupo de trabajo. Del directivo se espera que: Asimilen los propósitos institucionales y los transmitan a sus colaboradores. Encause el trabajo del personal hacia propósitos claros. Genere las condiciones para que el personal participe. Aporte alternativas que permitan mejorar los resultados. Cumpla y supere las expectativas. 24
- 25. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN • La confianza es clave para que exista una relación absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la organización. Su compromiso, fidelidad e identificación con ésta y las personas que la dirigen, debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza entre el jefe y los colaboradores, se está dando un gran paso para fomentar la productividad. 25
- 26. El Papel de la Dirección con Visión Sistémica Entorno Administración del Cambio Institución Personas Planes Políticas Estructura Funciones Procesos Recursos Experiencia Actitudes Conocimientos Valores Intereses personales Dirección Comunicación y Motivación Usuarios Objetivos 26
- 27. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN • El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un Alto Directivo el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma“, es fundamental: para eso se requiere el apoyo de equipo intuitivo e inteligente. • Hacer ganar tiempo a un Alto Directivo es un arte y requiere una atención permanente y total, es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. 27
- 28. Elementos de un Plan de Estratégico Declaración de la misión del negocio Objetivos Análisis situacional FODA Estrategia de Dirección Areas de la empresa Administración Mercado Recursos Humanos Finanzas Producción 21/01/14 Implementación Implementación Evaluación Evaluación Control Control Título Curso 28 28
- 29. Estilo de Dirección y el Proceso Administrativo Los estilos de dirección se ven reflejados en todas las fases del proceso administrativo. Fases Desconfianza Confianza Planeación El jefe es quien fija objetivos y metas. La participación de los subordinados es escasa y por ende existe bajo compromiso. Sólo existe la alternativa del jefe. Líder y subordinado negocian y fijan objetivos en conjunto. Fuerte participación de los subordinados en la fijación de objetivos y planes. Compromiso con los objetivos y planes. Se exploran alternativas. Organización Estructura vertical. Delega poco. Centraliza decisiones y el trabajo. Encarga trabajos iguales a personas diferentes. Estructura horizontal. Reduce el tramo de control. Tiende a distribuir el trabajo Delega y faculta. Control y Evaluación Controla y supervisa directamente el trabajo. Busca faltas y defectos para sancionar. Sólo él evalúa. Fomenta la responsabilidad individual. Fomenta mejora continua. Busca nuevas oportunidades. 29
- 30. Motivación Individual y Organizacional: Congruencia La motivación en el trabajo se logra cuando las personas encuentran sentido a lo que realizan. Los integrantes de una organización participan en ella para lograr algo. En el trabajo importa compatibilizar los objetivos organizacionales con los individuales. Cuando hay congruencia entre ambos objetivos existe disposición para atender los intereses de la organización y los propios. Cuando no ocurre Pierde la organización Pierde la persona Las personas invierten grandes cantidades de tiempo para satisfacer otro tipo de necesidades, mismas que representa un elevado esfuerzo improductivo para la organización. El colaborador que sólo piensa en alcanzar las metas de su trabajo también dedica esfuerzo personal totalmente improductivo para sus propios intereses. 30
- 31. Una vez que la institución ha realizado las acciones y logrado los objetivos, es necesario preguntarse: ¿Lo hicimos bien? ¿Vale la pena hacer lo que hacemos? ¿Por qué logramos los resultados? ¿Pudimos haber hecho más? ¿Logramos los impactos que necesitábamos o intensificarlos? La evaluación es cada día más dinámica, esto permite a las personas, áreas e instituciones reaccionar con mayor velocidad, tener flexibilidad y capacidad de rectificar a tiempo. 31
- 32. La evaluación revisa todo el proceso administrativo contexto y nos permite: le da Mostrar los resultados de la institución. Valorar su actuación de la institución. Generar un proceso integrado de información que alinea la actuación, los resultados y la misión. La rendición de cuentas y acciones para la mejora. 32