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Metodología para la selección del Software Contable IDEAL para Entidades Oficiales,
PYMES y Contadores

¿Cómo puedo yo seleccionar el proveedor y el
producto de software financiero contable ideal
para mi entidad?

¡Hágalo Usted Mismo!
Seleccione Paso a Paso el Software Contable IDEAL para su
Entidad Oficial (O privada). Los expertos de GBS le dicen
cómo hacerlo usted mismo, pasito a pasito.
GBS ha recibido centenares de solicitudes en las que nos preguntan si les
podemos sugerir una metodología para escoger el software contable IDEAL,
según la normatividad vigente para los procesos contractuales.
¡El cliente, usted, es el Jefe! ¡Aquí, una respuesta de los Consultores GBS
para que usted pueda tener una guía!
En la presente sección, encuentre los aspectos a tener en cuenta para la
evaluación, adquisición, puesta en marcha y actualizaciones al Sistema de
Información Contable y Gerencia de la Entidad (Aplica para Entidades del
Estado, Pymes y Contadores)
El alcance de la presente sección incluye el “Sistema de Información
Contable y Gerencia de la Entidad”, entendido como el software y los
servicios relacionados para automatizar los procesos financieros de las áreas
de Contabilidad, Tesorería, Presupuestos, Rendición de Cuentas (DIAN – CGR
– FUT – SCHIP), Nómina, Activos Fijos, Almacén, Compras, Indicadores de
Gestión Gerencial.

Documento Interno de Trabajo, versión 3.0, septiembre de 2012 de 2012

PYMES y Contadores

El “Sistema de Información Contable y Gerencia de la Entidad”, se
integrará como un subsistema en el marco del “Sistema de Información
Integrado de la Entidad”, el cual puede incluir entre otros:
• Subsistemas para la gestión documental,
• Subsistemas para la gestión de la calidad,
• Subsistemas para gobierno en línea,
• Sistemas y aplicaciones administrativas para la automatización del
procesos internos de la entidad, así como con
• El portal WEB de la entidad,
• Otras aplicaciones y subsistemas

Por lo cual, se requiere que las tecnologías de base usadas en el “Sistema de
Información Contable y Gerencia de la Entidad”, faciliten estas interfaces e
integraciones en la medida en que las entidades decida implementarlas.

CONTENIDO DE ESTA SECCIÓN
La sección contiene los siguientes aspectos:
1. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES PARA CONSIDERAR UN
OFERENTE (O SE DESCARTA EL OFERENTE)
• SOBRE LA EMPRESA PROVEEDORA – OFERENTE
• SOBRE EL PRODUCTO A PROVEER
• SOBRE EL SERVICIO DE VALOR AGREGADO AL PRODUCTO A PROVEER
• SOBRE LAS ACTUALIZACIONES DEL PRODUCTO A FUTURAS VERSIONES
• SOBRE LA TECNOLOGIA DE BASE DEL PRODUCTO A PROVEER

2. MODELO DE EVALUACIÓN DE 1 A 100 PUNTOS (PARA LOS
OFERENTES QUE NO SE DESCARTAN)
CALIDAD = 40% + PRECIO = 60%
40 % CALIDAD:
• 10% CALIDAD DEL PRODUCTO+
• 10% CALIDAD EN PROYECTOS ANTERIORES +
• 10% CALIDAD EN LA METODOLOGÍA DEL PROYECTO
ACTUAL+
• 10% CUMPLIMIENTO DE CARACTERÍSTICAS
FUNCIONALES Y TÉCNICAS ESENCIALES

• 60% PRECIO

3. DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL
SOFTWARE A OFRECER


PYMES y Contadores

• FASE I: Área financiera contable: Contabilidad, Tesorería,
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Gestión de Bancos,
Presupuestos de Ingresos – Gastos – Inversiones – Servicio de la
Deuda, Rendición de Cuentas (DIAN – CGR – FUT – SCHIP), Nómina,
Activos Fijos, Almacén, Compras, Indicadores de Gestión Gerencial,
Plan-Do-Check-Act, Integración de Informes con XLS, PDF, HTML.

PRIMER PASITO:
SUGERIMOS VERIFICAR ESTOS REQUISITOS MÍNIMOS
HABILITANTES PARA CONSIDERAR UN OFERENTE (SI EL
OFERENTE NO CUMPLE, SE SUGIERE DESCARTARLO)

SOBRE LA EMPRESA PROVEEDORA - OFERENTE

1. La empresa proveedora debe ser fabricante del software a suministrar, acreditando tal
status mediante la certificación de Derechos de Autor expedida por la oficina de
Derechos de Autor del Ministerio del Interior de Colombia, en la cual conste no solo los
derechos de propiedad intelectual de la obra de software, pero también, debe aparecer
que la empresa proveedora está autorizada por los autores para comercializar el
producto a proveer. En el caso de que la empresa proveedora no sea fabricante, pero
sea distribuidora, deberá presentar los documentos que acrediten al fabricante como tal
según lo anteriormente descrito, y, además, anexar carta del fabricante que certifica la
calidad de la empresa proveedora como distribuidor autorizado y, además, el contrato
de distribución en el que se pueda verificar quién es el responsable de la prestación de
los servicios frente a la entidad compradora y las condiciones del mismo, con el fin de
garantizar que la entidad tendrá respaldo efectivo para sus necesidades de servicio
postventa. (¡GBS cumple!: Descargue el Documento Derechos de
Autor)

2. La empresa proveedora debe acreditar que está creada con al menos tres años de
anterioridad a la apertura de la presente convocatoria, mediante la original del
Certificado de Cámara de Comercio expedido a la fecha de a la apertura de la
convocatoria y máximo 30 días hacia atrás (¡GBS cumple!: Descargue el
Certificado de Existencia y Representación Legal con 11 Años de
Experiencia)

3. La empresa debe estar inscrita en Registro Único de Proponentes RUP, correctamente
clasificada y calificada (¡GBS cumple!: Descargue el RUP)

4. La empresa proveedora debe demostrar experiencia en el suministro del mismo
software propuesto en la presente convocatoria, y haber participado en al menos 10
(diez) proyectos ejecutados, en entidades del Estado en Colombia, lo cual se acredita
mediante un listado de referencias que incluya NOMBRE DE LA ENTIDAD, FECHA DE
INICIO, FECHA DE TERMINACIÓN, VALOR DEL CONTRATO, COPIA DEL
CONTRATO FÍSICA, NOMBRE DEL CONTACTO EN LA ENTIDAD QUE DE LA
REFERENCIA, TELÉFONO DEL CONTACTO EN LA ENTIDAD QUE DE LA


PYMES y Contadores

REFERENCIA.(¡GBS cumple!: Descargue los Contratos Certificados
por Cámara de Comercio)
5. La empresa proveedora debe demostrar experiencia específica en el suministro del
mismo software propuesto en la presente convocatoria, y haber ejecutado al menos 3
(tres) proyectos ejecutados en el último año, en entidades del Estado en Colombia, lo
cual se acredita mediante certificaciones impresas, expedidas por las entidades
clientes, en papelería membreteada y con las debidas firmas y/o sellos de la entidad.

Cont Entidad Valor Objeto Descargar
rato
001 ALCALDÍA MUNICIPAL 15.500.000 ADQUISICIÓN DE UN Descargar el
DE SAN ANDRÉS DE SOFTWARE PARA contrato,
SOTAVENTO, EL MANEJO CLIC, aquí…
DEPARTAMENTO DE CONTABLE Y
CÓRDOBA PRESUPUESTAL DE
LA ALCALDÍA
MUNICIPAL DE SAN
ANDRÉS DE
SOTAVENTO
CORDOBA

002 CAJA DE PREVISIÓN 42.595.200 EL CONTRATISTA, Descargar el
SOCIAL DE LA GBS, SE contrato,
UNIVERSIDAD COMPROMETE CON CLIC, aquí…
INDUSTRIAL DE EL CONTRATANTE,
SANTANDER UIS CAPRUIS A
“CAPRUIS” DESARROLLAR E
IMPLEMENTAR
MEJORAS
ADICIONALES AL
SOFTWARE
CONTABLE,
PRESUPUESTAL Y
DE NÓMINA MARCA
“GBS” ADQUIRIDO
POR LA ENTIDAD

003 CONTRALORIA 14.152.000 ADQUISICIÓN DE UN Descargar el
DEPARTAMENTAL SOFTWARE contrato,
AMAZONAS INTEGRADO PARA CLIC, aquí…
LA CONTRALORIA
DEPARTAMENTAL
AMAZONAS

004 CONCEJO 6.200.000 Contratar en Descargar el
MUNICIPAL DE nombre del contrato,
POPAYÁN Concejo Municipal CLIC, aquí…
una LICENCIA DE
SISTEMA
ADMINISTRATIV


PYMES y Contadores

O DE
CONTABILIDAD Y
PRESUPUESTO
que incluya los
módulos
adaptados para
contabilidad
pública

005 Alcaldía Municipal El 9.600.000 El objeto del Descargar el
Peñón (Bolívar) presente contrato contrato,
es el suministro de CLIC, aquí…
un Software
contable para la
Alcaldía Municipal
El Peñón (Bolívar)
006 Concejo de 11.948.00 Compra de un Descargar el
Bucaramanga 0 Sistema para la contrato,
implementación CLIC, aquí…
de un software
para el área
administrativa,
financiera incluye
presupuesto,
nómina,
contabilidad

007 Concejo Municipal 9.000.000 Suministro e Descargar el
de Santana Boyacá instalación de contrato,
Software CLIC, aquí…
Integrado para
Concejo Municipal
de Santana
Boyacá

008 BOMBEROS DE 13.900.00 COMPRAVENTA Descargar el
BUCARAMANGA 0 DE UN contrato,
SOFTWARE- CLIC, aquí…
SISTEMA
ADMINISTRATIV
O, FINANCIERO
Y DE RECURSOS
HUMANOS


PYMES y Contadores

SOBRE EL PRODUCTO A PROVEER

1. El software a proveer debe estar completamente desarrollado, probado, implementado
en la menos tres entidades y contar con las debidas certificaciones de derechos de
autor y al menos una certificación de calidad expedida por una entidad nacional o
internacional que acredite la calidad técnica del producto, por ejemplo, certificaciones
de calidad de producto otorgadas por multinacionales reconocidas de sistemas
operativos, o de bases de datos.
• (¡GBS cumple!: Descargue el Documento Derechos de Autor)
• (¡GBS cumple!: Descargue el Certificado de Existencia y
Representación Legal con 11 Años de Experiencia)
• ¡GBS cumple!: vea las certificaciones de calidad
internacional suscritos por Microsoft descargar la certificación
de Microsoft
• ¡GBS cumple!: vea la certificación que otorga Microsoft a la
empresa GBS como una empresa desarrolladora de software
de clase mundial: descargar la carta que certifica a GBS como
Socia de Negocios de Microsoft y “Casa Desarrolladora de
Software SILVER en tecnologías de punta Microsoft

2. El software a proveer debe ser licenciado de por vida a la entidad, y no en
arrendamiento o leasing o cualquier figura que pueda significar que la entidad deba
depender de la empresa proveedora para su uso indefinido, o sujeto a pagos anuales
para su funcionamiento.
• ¡GBS cumple!: GBS provee la Licencia de por vida, a título de
propiedad vitalicia para el cliente, como se muestra en el Modelo
de Licencia a suscribir entre las partes. GBS no arrienda, ni
provee el Software “vía Internet”, ni obliga a pagos anuales, ni
actualizaciones, que son voluntarias, no forzosas.
3. El software a proveer debe funcionar en los computadores de la entidad, en los
sistemas operativos de los computadores de la entidad y por ningún motivo, el software
a proveer o los datos, en forma parcial o total, pueden estar en “Internet” o “en la nube”
o en “SAAS”, sino que por el contrario, tanto el software a proveer como los datos, son
propiedad de la entidad y por lo tanto, deben residir totalmente en el domicilio y en los
computadores de la entidad.
• ¡GBS cumple!: GBS instala el Software en los computadores de
la entidad que adquiere la licencia, no es “un software vía WEB,
ni en la nube...”. El cliente recibe el CD instalador y puede
instalarlo libremente en sus propios computadores, de acuerdo
con lo establecido en el Contrato de Licencia.
4. El software a proveer debe ser un software totalmente diseñado para Entidad Públicas
y ajustarse a la Normatividad vigente para entidades oficiales y en ningún caso, podrá
tratarse de un software usado en empresas comerciales o industriales que están
sujetas a un tratamiento diferente de lo contable.
• ¡GBS cumple!: GBS ha diseñado una marca específica para el
sector oficial bajo el nombre “Softcolombia”, que se diseñó


PYMES y Contadores

desde cero para el sector oficial

• ¡GBS cumple!: GBS ha diseñado programas especiales para
adaptarse a las necesidades y al presupuesto de la
microempresa, la pequeña y mediana empresa privadas:
industriales, comerciales y de servicios. Las marcas son “Mi
Primera Contabilidad GBS”, “GBS express”, “GBS Premium”,
“GBS gold”

•

•

• ¡GBS cumple!: GBS ha diseñado un software exclusivamente
para contadores: GBS Contadores 2.0

SOBRE EL SERVICIO DE VALOR AGREGADO AL PRODUCTO A PROVEER

1. El software a proveer deberá estar acompañado de un servicio postventa de al menos
un año, incluir servicio telefónico, vía Internet y presencial, sin limitarse a servicio por
medios virtuales, y será prestado por personal profesional en contaduría, ingeniería de
sistemas, administración o afines, lo cuál se acredita mediante la hoja de vida del líder
del proyecto a realizar en la entidad, incluyendo la experiencia certificada en al menos
tres (3) proyectos similares.
• ¡GBS cumple!: GBS ha diseñado completos paquetes de Consultaría
Presencial, Virtual como valor agregado a la venta de la Licencia Vitalicia
del Software. Además, GBS obtuvo el reconocimiento como empresa
Innovadora por Presidencia de La República porque complementa la


PYMES y Contadores

venta del Software con EDUCACIÓN Y CONSULTORÍA. Por ejemplo, en
línea, los clientes pueden realizar Seminarios Virtuales en Gerencia,
Aprender el Uso, Instalación y Funcionamiento del Software mediante una
completa capacitación en VIDEOS TUTORIALES que están disponibles en
la WEB y forman parte del Sistema de Ayudas del Software.
• ¡GBS cumple! Vea un Seminario Gerencial, sin costo:
http://www.migbs.net/exito.html
• ¡GBS cumple! Vea el Servicio de Soporte en Línea mediante videos, Chat,
Tele conferencia, Soporte Remoto: http://www.migbs.net/soporte.html
• ¡GBS cumple! Vea el Servicio de Soporte en Línea mediante videos, Chat,
Tele conferencia, Soporte Remoto:
2. ¡GBS cumple! Conozca nuestra Sala Exclusiva Virtual de Servicio al
Cliente http://www.migbs.net/inicio/vip.html

3. El software a proveer no podrá, en ningún caso, limitarse a proveer servicio por medios
virtuales, a menos que las partes lo acuerden previamente en el contrato a suscribir.
¡GBS cumple!: Los servicios de valor agregado por medios virtuales son
complementarios a la Consultoría presencial en el sitio, en el domicilio
del cliente, en cualquier parte del país.

SOBRE LAS ACTUALIZACIONES DEL PRODUCTO A FUTURAS VERSIONES

1. El software a proveer deberá incluir actualizaciones por el término de al menos un año,
periodo a partir del cual, la entidad podrá adquirir nuevas versiones, sin que esto fuere
obligatorio. Las tarifas de las actualizaciones serán conocidas y establecidas en el
contrato a suscribir entre las partes y previamente aceptadas por la entidad
• ¡GBS cumple!: Por un año, las actualizaciones se incluyen sin costo. Al
finalizar el año, el cliente podrá optar por 1) NO actualizar y seguir con su
GBS de por vida 2) Actualizar 3) Actualizar y comprar soporte 4) Invertir
solamente en el soporte cuando lo requiera

2. El software a proveer debe estar en proceso de actualización a Normas Internacionales
de Contabilidad, para lo cual, la empresa proveedora debe demostrar que cuenta con
un plan de desarrollo tecnológico formal, en el cual, se incluya la migración del software
a NIIF según los cronogramas establecidos por el Gobierno Nacional para tal fin.
• ¡GBS cumple!: GBS como empresa innovadora cuenta con un PLAN DE
DESARROLLO TECNOLÓGICO que es el documento guía para la
innovación. La empresa actualmente está trabajando en la versión
internacional
• Conozca el Plan de Desarrollo Tecnológico, descargar aquí…
• Conozca sobre cómo avanza GBS en la versión internacional, haciendo
CLIC aquí…

SOBRE LA TECNOLOGIA DE BASE DEL PRODUCTO A PROVEER

1. El software a proveer debe estar desarrollado en tecnologías de punta y por ninguna
razón en plataformas antiguas de 8 bits, incluyendo por lo menos, interfase gráfica de
usuario de 32 bits o superior.
• ¡GBS cumple!: GBS es la primera empresa colombiana que cuenta con un
software triplemente certificado por Microsoft para WINDOWS 8,
WINDOWS 7, WINDOWS XP como se muestra en la certificación,


PYMES y Contadores

descargar la certificación de Microsoft y descargar la carta que certifica
a GBS como Socia de Negocios de Microsoft y “Casa Desarrolladora de
Software SILVER en tecnologías de punta Microsoft

2. El software a proveer debe estar desarrollado con lenguajes de programación
modernos y debidamente licenciados, lo cual se acredita mediante la copia de la
factura de compra de las licencias por parte del desarrollador de software a los
fabricantes o los certificados de autenticidad de los lenguajes de programación, los
cuales deberán tener fechas anteriores a la fecha de registro de los Derechos de Autor
de el software a provee
• ¡GBS cumple!: como Socio de Negocios certificado por Microsoft, GBS
cuenta con todas las licencias de las herramientas de Desarrollo

3. El proveedor debe garantizar que la entidad no incurrirá en costos adicionales al
implementar el software a proveer, es decir, que no tendrá que comprar licencias de
lenguajes de programación, ni bases de datos ni herramientas de software adicionales
y que en ningún caso, el proveedor instalará programas adicionales tales como
motores de bases de datos, lenguajes de programación u otros sin las debidas
licencias de uso, evitando a la entidad incurrir en violaciones de las leyes
internacionales de propiedad INTELECTUAL
4. ¡GBS cumple!: GBS garantiza que el cliente no debe comprar productos
adicionales a la Licencia GBS, ni cambiar los computadores o comprar
BASES DE DATOS, NI LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN. ¡todo está
incluido en el Costo de la Licencia GBS y no hay costos ocultos ni
adicionales!


PYMES y Contadores

SEGUNDO PASITO:
MODELO DE EVALUACIÓN SUGERIDO DE 1 A 100 PUNTOS
(PARA LOS OFERENTES QUE NO SE DESCARTAN)
CALIDAD = 40% + PRECIO = 60%

40 % CALIDAD:
10% CALIDAD DEL PRODUCTO+
10% CALIDAD EN PROYECTOS ANTERIORES +
10% CALIDAD EN LA METODOLOGÍA DEL PROYECTO ACTUAL+
10% CUMPLIMIENTO DE CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Y
TÉCNICAS ESENCIALES

CALIDAD DEL PRODUCTO

10% DEL 40%: SI INCLUYE CERTIFICACIONES DE CALIDAD TÉCNICA DEL PRODUCTO:

Certificaciones de calidad técnica del producto otorgadas por entidades de clase mundial:
fabricante de bases de datos, lenguajes de programación, reconocidos líderes de la industria
que certifiquen la calidad del producto ofrecido. En la certificación debe constar que se trata de
la misma versión y tecnología de base ofrecida en la propuesta.

(DOS O MÁS CERTIFICACIONES= 10%, 1= 5%, NINGUNA 0%)

CALIDAD EN PROYECTOS ANTERIORES

10% DEL 40% SI INCLUYE LAS CERTIFICACIONES DE 3 CLIENTES:

Ccertificación impresa, expedidas por las entidades clientes del oferente, que sean clientes
entidades oficiales, expedida en papelería membreteada y con las debidas firmas y/o sellos de
la entidad. En la certificación debe constar que se trata de la misma versión y tecnología de
base ofrecida en la propuesta. Si se trata de certificaciones de empresas privadas o de
versiones diferentes, o no se aclara la versión del producto objeto del contrato y la tecnología
de base, no se tendrá en cuenta.

(TRES O MÁS CERTIFICACIONES = 10%, 2=5%, 1= 3%, 0=0%)

CALIDAD EN LA METODOLOGÍA DEL PROYECTO ACTUAL

10% SI LA METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN ESTÁ BASADA EN LA NORMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 90003:2004 ESPECÍFICA PARA EMPRESAS
PRODUCTORAS DE SOFTWARE

Con la norma ISO 90003: 2004 que aplica específicamente para contratos de suministro e
implementación de software, se busca dar orientaciones en situaciones en las que se exija la


PYMES y Contadores

demostración de la capacidad de un proveedor para desarrollar, suministrar y mantener
productos de software. La norma sugiere clases de control y métodos para la producción de
software que satisfaga los requisitos establecidos.

Para garantizar el éxito de la implementación, el cumplimiento de los requerimientos y
requisitos, se requiere que el oferente presente un PLAN DETALLADO DE IMPLEMENTACIÓN
BASADO EN LA NORMA ISO 90003: 2004, lo cual no exige que el oferente esté certificado en
su Sistema de Gestión de la Calidad, pero sí que exista una referencia perfectamente clara que
permita mediante la metodología PLAN-DO-CHECK-ACT, hacer la ejecución del proyecto.

(SI EL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ESTÁ BASADO EN LA NORMA Y COMPLETO EN
TODOS SUS ASPECTOS: 10%, BASADO EN LA NORMA PERO INCOMPLETO=3%, NO
BASADA EN LA NORMA=0%)

CUMPLIMIENTO DE CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Y TÉCNICAS ESENCIALES

10% CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS ESENCIALES (CUMPLE EL 100% DE LAS
CARACTERÍSTICAS = 10%, NO CUMPLE DE 1 A 3 CARACTERÍSITCAS= 5%, NO CUMPLE
MÁS DE 3 CARACTERÍSTICAS=0%)

Para garantizar el éxito del proyecto de implementación, la integración del software a proveer
con otros subsistemas al interior de la entidad y el cumplimiento de la normatividad vigente, se
requiere que el producto a ofrecer demuestre cumplir con las características técnicas
esenciales

1. Que el software a proveer demuestre estar ajustado a la Normatividad DIAN vigente
para la rendición de cuentas e información exógena según normatividad del presente
año y demuestre que ha presentado la mencionada rendición, para al menos una
entidad en el presente año, mediante certificación escrita formal.

2. Que el software demuestre estar ajustado a la Normatividad CGN – CGR – FUT
vigente para la rendición de cuentas e información exógena según normatividad del
presente año para el Sistema SCHIP, lo cual se hará mediante una demostración con
información real o de prueba de una entidad oficial para todos los formatos exigibles a
la Entidad.

6. El software debe incluir funcionalidades para soportar la metodología de gestión PLAN
– DO – CHECK –ACT, que permita establecer metas e indicadores de gestión basadas
en el PUC, así como la verificación mediante informes y tableros de control, apoyando
la implementación de los Sistemas de Gestión de Calidad
7. El software debe producir los informes para publicar en el Portal WEB de la entidad, de
acuerdo con el documento “MANUAL 3.0 PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA EN LAS ENTIDADES DEL ORDEN
NACIONAL DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA .” en su anexo 1. “INFORMACIÓN
MÍNIMA A PUBLICAR EN EL NIVEL INICIAL” - Información Financiera y Contable

8. El software debe producir los informes imprimibles en impresoras compatibles con
WINDOWS, en papel tamaño carta y no en otros tamaños, permitiendo la exportación
a formatos XLS, PDF, HTML para facilitar el intercambio de información, publicación
en portal y rendición de cuentas

PRECIO=60%
Fin de la Sección.


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