Gestión documental
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La gestión documental involucra las prácticas para administrar el flujo de documentos dentro de una organización, permitir la recuperación de información de los documentos, determinar por cuánto tiempo deben almacenarse y asegurar la preservación de los documentos más valiosos. Implementar un sistema de gestión documental puede brindar ventajas como la reducción de tiempo y costos, mejorar la accesibilidad de la información, el servicio al cliente y la satisfacción de los usuarios internos. Las áreas principales de la gestión documental incluyen la digitaliz
Gestión documental
- 1. GESTIÓN DOCUMENTAL Son las prácticas usadas para administrar el flujo de documentos, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos.
- 2. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Reducción del tiempo
- 3. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2. Reducción de costos
- 4. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 3. Accesibilidad
- 5. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 4. Mejora del Servicio al cliente
- 6. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5. Satisfacción de los usuarios internos
- 7. AREAS PRINCIPALES DE LA G.D Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método de referenciación o indexación , que nos permita luego ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos sin grandes esfuerzos.
- 8. AREAS PRINCIPALES DE LA G.D Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documento
- 9. AREAS PRINCIPALES DE LA G.D Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por sí mismo, mediante el software de gestión de la empresa o mediante otra aplicación)
- 10. ¿CÓMO INICIAR UN PROCESO DE G.D?