SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL II
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Profesora: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Alumna: BLANCA SERRATO PEÑA
Grupo 4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
Septiembre 12 de 2014

INTRODUCCION
El desarrollo de este trabajo para nosotros como estudiantes de Ciencia de la
información, nos brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e
implementación de un Sistema de Gestión Documental, así como la identificación de los
requisitos técnicos que se deben cumplir de acuerdo con las necesidades de la
organización y la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación.
E igualmente veremos la importancia en la organización de contar con el profesional de
la información y Documentación, durante todas las fases de implementación de Sistema
de Gestión Documental en la organización.
.

DESARROLLO DEL TALLER
1. Estudie juiciosamente los materiales de la unidad 4, revise las
referencias sugeridas e investigue en otras fuentes para que tenga
claridad en los siguientes términos:
GESTIÓN DOCUMENTAL:
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo
de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación
de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.

2. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que
requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación
DEFINICION
Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión
administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la
tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la
planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de
racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y
rentable.
Un sistema de gestión documental es un conjunto de programas diseñados
para catalogar, clasificar y facilitar el proceso de recuperación de la
información dentro de un ámbito "virtual", para el servicio de los usuarios.

Requisitos para su implementación:
REQUISITO DESCRIPCION
Entrada de documentos en el Sistema Permita distintos dispositivos de entrada
Soporte distintos formatos de entrada
Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de
errores.
Indexación de documentos en el Sistema Permitir indexación manual o automática, realizar resúmenes automáticos y
conocer los distintos criterios de indexación
Almacenamiento de documentos Tenga la capacidad de almacenar documentos digitales.
Permita seguir una estructura jerarquizada de
Almacenamiento
Permita almacenar un gran volumen de datos
Permita definir backups o copias de seguridad periódicos
Permita un sistema de almacenamiento de históricos.
Búsqueda de documentos Debe contar con un motor de búsqueda eficiente
Las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda
en Internet.
Debe soportar gran número de búsquedas simultáneas.
Visualización de documentos Permite realizarse a través de navegador web
Modificación de documentos Permitir controlar las versiones de un documento,
Difusión de documentos Permitir el control de impresión de documentos consultados, el
envío de los mismos en distintos soportes y formas.
Integración con los demás sistemas
tecnológicos de la entidad
El Sistema de Gestión Documental sea compatible con otras
aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y
sistemas operativos

3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación
del Sistema de Gestión de Archivos.
DESCRIPCION
PRIMERA FASE DESARROLLAR UN PLAN
GLOBAL.
El desarrollo de un plan global que exprese la inclusión del SGD dentro
del SGI, dicho plan debe contemplar aspectos de objetivos, metas,
misión y visión de la organización, el debe identificar los problemas, los
objetivos general y específicos del plan, el cual además contemple varios
elementos de desarrollo. E igualmente se y los recursos a tomar en
cuenta
SEGUNDA FASE ESTUDIO DE
VIABILIDAD, ANÁLISIS DE SISTEMAS.
Debe incluir estudio de la viabilidad, el alcance, los procesos internos de
la entidad y los estudios de costo beneficio.
El propósito del estudio es realizar un estudio, con la viabilidad de
aplicación del Sistema de Gestión Documental (SGD) tiene varios
determinantes, que son: revisar, analizar y documentar el estudio
TRCERA FASE DISEÑO DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL ( SGD).
Debe contemplar el diseño del SGD con identificación de necesidades,
definición de documentos a gestionarse, y la construcción de un lenguaje
documental para la recuperación, además de las alternativas
tecnológicas a tomarse en cuenta.
CUARTA FASE IMPLANTACIÓN DEL
SISTEMA
Después de elaborar el plan, analizado y diseñado el Sistema de
Gestión Documental, se debe implementarlo en la vía práctica, para
comprobar y realizar las operaciones materiales e intelectuales que
constituyen la cadena documentaria con la producción, edición y
distribución de los productos documentales
QUINTA FASE CONTROL Y
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA.
Permitirá el perfeccionamiento de los resultados planteados en sus
inicios. Es el momento en que se expresa el control y la auténtica gestión
documental de la organización.

4.Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de
acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
GENERALIDADES EXPLICACION
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental
Los documentos en físico se deben organizar de
acuerdo con los criterios para que estos se puedan
pasar a un medio digital, e igualmente los
documentos que se generen en una serie
electrónica.
*El acceso y la recuperación de la información en el
seno de las organizaciones
se basan en metadatos estructurados en
combinación con unos buenos sistemas de
búsqueda el cual debe esta basado en la
información del cuadro de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación
para la información y los documentos electrónicos
de archivo en tablas de retención documental (TRD)
y tablas de valoración documental (TVD).
Igual que los documentos en físico se debe establecer el
tiempo de retención de los documentos electrónicos en las
TVD y TRD.
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o
completa de acuerdo con los tiempos establecidos
en las TRD o TVD.
De acuerdo a la disposición final establecida en las
TVD y TRD se debe definir el procedimiento para
la eliminación de los documentos electrónicos
teniendo en cuenta el tiempo de retención
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información conexa (metadatos) a lo
largo del ciclo de vida del documento
Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la
persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El
documento público se presume auténtico, mientras no se
compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

GENERALIDADES EXPLICACION
e) Mantener la integridad de los documentos,
mediante agrupaciones documentales, en series
y subseries.
Se debe garantizar el acceso a los documentos
electrónicos, asegurando la integridad de la
información que contienen los documentos así
como la durabilidad de los soportes en la cual
se en cuetren.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad
de los documentos de archivo por parte de la
ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos.
El Sistema de Gestión Documental debe
permitir y facilitar a los usurarios internos
como externos el acceso de la información
que se encuentran en los archivos, siempre y
cuando estos no tenga ninguna restricción
legal.
g) Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de
los procedimientos tecnológicos utilizados para
su creación
Si se cuenta con un Sistema tecnológico para
el manejo de los documentos, series y
subseries se debe tener en cuenta su
conservación o salvaguarda a largo plazo, con
el fin de poder recuperar la información

5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y
explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17
CARACTERISTICA DEFINICION EXPLICCION
a) Conformidad Los sistemas de información, incluyendo los
sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE), deben respaldar la
gestión de la Información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.
El sistema debe tener en cuenta
los procedimientos de la
organización, ya que estos
establecen las actividades su
gestión.
b) Interoperabilidad Los sistemas de gestión documental deben
permitir la interoperabilidad con los otros
sistemas de información, a lo largo del
tiempo, basado en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales
adoptados por las autoridades o instancias
competentes.
El gestor documental se puede
enlazar a programas o software de
gestión para que de esta forma
poder recuperar o almacenar los
documentos en el gestor
documental..

c) Seguridad Los sistemas de gestión documental
deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro
os sistemas de gestión
documental incluyen módulos
para la gestión de los permisos
y el acceso a los documentos.
Documentos sólo accesibles
para determinados grupos de
usuarios, versiones de sólo
lectura o documentos PDF sin
posibilidad de ser editados, son
algunas de las protecciones que
ofrece un buen gestor de
documento
d) Metadescripción Se debe procurar la generación de
metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los
mismos sistemas y aplicativos.
Los metadatos almacenan
información identificativa del
documento que se ha guardado.
Por ejemplo, la fecha en el que
fue creado, la fecha de su
almacenaje, el usuario que lo
creó o la fecha de su última
modificación o revisión.

e) Adición de
contenidos
El sistema de gestión documental debe
permitir que sean agregados nuevos
contenidos a los documentos, en forma
de metadatos, sin que se altere
la autenticidad, valor evidencial e
integridad de los documentos.
El sistema permita la adición de
más información a los
documentos sin alterar la
autenticidad e integridad de los
documentos.
f) Diseño y
funcionamiento
La creación y captura de documentos en
el sistema debe ser de fácil manejo para
los usuarios, haciéndola tan simple
como sea posible.
El sistema debe ser sencillo y
amigable para que facilite su
manejo.
g) Gestión Distribuida Los sistemas de gestión documental
deben ofrecer capacidades para
importar y exportar masivamente los
documentos (series, subseries y
expedientes y metadatos asociados
desde y hacia otros sistemas de gestión
documental
El sistema debe permitir
importar y exportar la
información y documentos, a
otros sistemas de gestión
documental.

h) Disponibilidad y
acceso
Un sistema de gestión de documentos
electrónicos (SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos
electrónicos en su contexto original, así
como su capacidad de ser procesados y
reutilizados en cualquier momento
Los documentos que se
almacenen en un sistema de
gestión documental debe ser
autentico, integro, inalterable y
de fácil acceso.
(i) Neutralidad
tecnológica
El Estado garantizará la libre adopción
de tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y
normativas de los organismos
internacionales competentes e idóneos
en la materia, que permitan fomentar la
eficiente prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que usen
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y garantizar la libre y
leal competencia, y que su
adopción sea armónica con el desarrollo
ambiental sostenible
Las entidad podrán adoptar las
tecnologías de acuerdo a sus
necesidades y recursos
disponibles teniendo en cuenta
los requisitos normativos
establecidos por los entres
competentes y que estén
acordes con el desarrollo
ambiental sostenible “ cero
Papel”.

6.Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible
algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de
implantación del mismo.
ENTIDAD VISITADA: CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE
CUNDINAMARCA.-CAR
PERSONA QUE ATENDIO: Ingeniera Karen Tatyana Castro Sánchez
TELEFONO : 3209000 EXT, 1160
La entidad cuenta con el Sistema de Gestión Documental denominado
SIDCAR:
Es un Sistema de Administración Documental de la Corporación Autónoma
Regional de Cundinamarca CAR para controlar, elaborar y agilizar eficazmente
los trámites que realiza la entidad, incrementando sustancialmente la
productividad, controlando los tiempos de respuesta y permitiendo llevar un
control adecuado sobre las tareas específicas de cada trámite.

Pantallazo de entrada al sistema

Características del sistema :
• Manejo y administración de correspondencia integral externa (llegadas, e-mail,
web y salidas) e interna (entre dependencias: memorandos, informes
técnicos, autos y resoluciones)..
• Digitalización de Documentos y generación de documentos digitales,
permitiendo un ahorro en tiempo, costos y recursos(papel, fotocopias,
borradores de documentos, etc)
• Generación de documentos digitales (memorandos, circulares, oficios,
auto, informes técnicos y resoluciones).
• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la
organización.
• Reportes y estadísticas
• .Roles y administración.
• Consulta de documentos del Archivo Central Histórico de la entidad.
• Conexión con la pagina WEB de la entidad para que el usuario pueda
consultar sus tramites radicados.
• Recibo de correos electrónicos los cuales se da radicación
inmediatamente recibidos.
• Servicio de envío de correspondencia por correo electrónico certificado.

Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes
electrónicos?
• Cadena de preservación de los documentos
• Transferencia de archivos digitales.
• Dar acceso a los documentos de archivo sean copias autenticas.
• Realizar backaup periódicos de la información y documentación que se
encuentran el SGD.
• Contar con instalaciones y muebles adecuados para la conservación de los
medios electrónicos donde se salvaguarda la documentación.
• Realizar procedimientos de migración de información a nuevas tecnologías
para la recuperación de la información.
• Contar con roles y administradores para el manejo del sistema.
• Realizar auditorias para el control de la documentación que se encuentra en
el sistema.
• Contar con políticas de aseguramiento de los sistemas de información de la
entidad.
• Contar con controles ambientales y de seguridad.

Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?
• Necesidad de organizar y controlar la documentación de la entidad.
• La normatividad que exige la implementación de SGD.
• Los recursos financieros y humanos en la entidad.
• Recuperación de la documentación de forma fácil, rápida y segura.
• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la entidad.
• Facilitar la elaboración, control y seguimiento de los documentos como
memorandos, oficios y circulares en medio electrónico.
• Facilitar la consulta de la documentación a nuestros usuarios internos y
externos.
De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
La integridad de la información se lleva con:
• El establecimientos de roles y responsables de manejo del sistema.
• Acceso al sistema con claves para su uso y manejo del sistema por
usuario.
• Implementación de la firma digital y el estampado cronológico de los
documentos generados.

CONCLUSIONES
 Para el diseño e implementación de un sistema de Gestión Documental es necesario
conocer muy bien la organización, su estructura, funciones, procedimientos,
necesidades de los sumarios externos, internos así como su capacidad para poder
atender y desarrollar el sistema.
 El desarrollo e implementación del SGD es necesario del compromiso de la alta
dirección como de todo el personal involucrado para lograr mejores resultado.
 El montaje de un sistema de Gestión documental ayudara a la organización, en la
reducción del consumo de papel, facilita la consulta más rápida de la información, se
tiene trazabilidad y seguimiento de los trámites que adelante en el sistema, se mejora
el servicios a los usuarios internos como externos, mayor capacidad para la toma de
decisiones, se mejora el control de los procesos.
 Permitir el potenciamiento, facilitar y desarrollar el trabajo de la organización.
 Para el diseño e implementación del SGD se observa la necesidad de contar con
profesionales de diferentes áreas de la organización como son la parte de
Planeación, Informática, Jurídica y Gestión Documental, para intervenir desde la
planeación, creación de los documentos, valoración, selección y eliminación de la
documentación que se generen o reciban en la organización.

BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA
CASELLAS I SERRA, Lluís-Esteve. Gestión documental en las
organizaciones:Diseño, planificación y Ejecución. [En línea]. Disponible
en:http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/2009-SGD-aracas.pdf.
[Consultado: 7 de Agosto de 2014]
CARRERO GUTIÉRREZ, Carlos. Un sistema integrado de Gestión e Información
de Archivos. [En línea]. Disponible en:
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/65_0.pdf [Consultado: 7 de
Agosto de 2014]
Guía para el Diseño e Implementación de un Sistema de Gestión de
Archivos.http://eprints.rclis.org/17358/1/Mercado%20Beatriz%20Gesti%C3%B
3n%20de%20 Archivos.pdf [Consultado: 7 de Agosto de 2014]

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