Gestion de datos y documentos
- 1. Instituto Politécnico la Esperanza Gestión Admin. y tributaria (4to.B) Título: Temas dados desde agosto hasta noviembre Asignatura: Gestión de datos y documentos Maestro: Juan Francisco. Azcona Nombres: Michell Santiago Fecha: 17/11/2017 No.# 20
- 2. ¿Qué es gestión de datos y documentos? La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización permitir la recuperación de información desde ellos determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos aplicando principio de racionalización y economía.
- 3. Archivo de la información en soporte papel y sus tipos El soporte papel resulta sin duda alguna en la mayor parte de los casos el enorme olvido en la aplicación de políticos de seguridad Con la llegada y extensión de las nuevas tecnologías los sistemas informáticos y las redes corporativas han creado un ambiente cerrado en el que es más simple administrar de forma conveniente los privilegios de acceso a documento Tipos de archivos en soporte papel: Sistema alfabético: Clasifica los documentos según el orden establecido por el alfabeto. Sistema numérico: Ordena los documentos del archivo en base de un número natural, tanto ascendente como descendente. Sistema geográfico: Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad
- 4. Sistema decimal: Se forma un catálogo para guía de clarificación que se basa en dividir los asuntos de la empresa en diez grandes grupos. ¿Qué son los archivos? Los archivos es el lugar donde se guarda los documentos de la empresa. Tipos de archivos según su ubicación Centralizado: Se almacena un único archivo. Descentralizado: Cada departamento tiene su propio archivo. Mixtos: Se usan los dos sistemas anteriores. Según la frecuencia de su utilización: -Activo: Almacena la documentación de consulta frecuenta. -Semiactivo: Almacena documentación y consulta esporádica.
- 5. -Inactivo: Almacena información que debe conservarse infinitivamente. Según en el soporte en el que se encuentre: Convencionales: Almacena documentos que están en soporte papel. Ejemplo: Un record de notas. Microfilm: Permite una reproducción exacta de los documentos en muy poco espacio. Informático: Permite el almacenamiento de los archivos generados con las aplicaciones informáticas.
- 6. Necesidades de conservación de la documentación Dos son las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar la documentación: A-) Por el propio interés de la organización: conservar o guardar la empresa debidamente organizadas y clasificadas. El archivo es la memoria de la empresa y como tal, habrá que atenderlo y cuidarlo con esmero. B-) Por exigencias legales: el código de comercio en su artículo 30, aparte primero, indica lo siguiente: Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y judicantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados