Gestión de datos y documentos
- 1. Instituto Politécnico la Esperanza Gestión Admin. y tributaria (4to.B) Temas dados desde agosto hasta noviembre Gestión de datos y documentos Juan Fco. Azcona María Fernanda Mejía Hernández #12 Licet salcedo Bueno #20 Yamilex Vásquez #31 5/11/2017
- 2. La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización permitir la recuperación de información desde ellos determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos aplicando principio de racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura que nació debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
- 3. El soporte papel resulta sin duda alguna en la mayor parte de los casos el enorme olvido en la aplicación de políticos de seguridad Con la llegada y extensión de las nuevas tecnologías los sistemas informáticos y las redes corporativas han creado un ambiente cerrado en el que es más simple administrar de forma conveniente los privilegios de acceso a documento Sistema alfabético: Clasifica los documentos según el orden establecido por el alfabeto. Sistema numérico: Ordena los documentos del archivo en base de un número natural, tanto ascendente como descendente.
- 4. Sistema geográfico:Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc. Sistema decimal: Se forma un catálogo para guía de clarificación que se basa en dividir los asuntos de la empresa en diez grandes grupos, cada uno de los cuales se divide a su vez en diez grupos generales, a su vez cada uno puede subdividir se en diez y así sucesiva mente hasta el infinito. Los archivos es el lugar donde se guarda los documentos de la empresa.
- 5. -Centralizado Se almacena un único archivo. -Descentralizado Cada departamento tiene su propio archivo. -Mixtos: Se usan los dos sistemas anteriores. -Activo: Almacena la documentación de consulta frecuenta. -Semiactivo: Almacena documentación y consulta esporádica. -Inactivo: Almacena información que debe conservarse infinitivamente.
- 6. -Convencionales: Almacena documentos que están en soporte papel. Ejemplo: Un record de notas. -Microfilm: Permite una reproducción exacta de los documentos en muy poco espacio. -Informático: Permite el almacenamiento de los archivos generados con las aplicaciones informáticas.
- 7. • Dos son las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar la documentación: A-) Por el propio interés de la organización: conservar o guardar la empresa debidamente organizadas y clasificadas, permite mantener viva la memoria de la empresa. El archivo es la memoria de la empresa y como tal, habrá que atenderlo y cuidarlo con esmero. B-) Por exigencias legales: el código de comercio en su artículo 30, aparte primero, indica lo siguiente: Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y judicantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados
- 8. El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros entre otros. Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.
- 9. Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, sólo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente dónde guardar un documento, sólo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente.
- 10. Hay que tratar clasificar y custodiar la información de la empresa. Todos los documentos en la empresa deben de ser registrados. Se debe proceder a su estudio y análisis, para poder extraer los datos que interesan. Se han de clasificar, para lo que se utilizarán distintos sistemas. Sólo con los datos ya extraídos y guardados, se podrán crear archivos correspondientes.
- 11. Los documentos han de ser custodios, convenientemente mientras sean útiles. Consiste identificar y agrupar los documentos según sus características. -Alfabético -Cronológico -Numérico -Geográfico -Alfanumérico -Analítico Deben permanecer en el archivo mientras resulten de utilidad o durante el tiempo que marque la ley. En el momento de destruir la documentación hay que tener respeto al medio ambiente y necesidad de reciclar y reutilizar los materiales.
- 12. Todo el personal debe conocer y utilizar unas series de normas básicas. -Archivo manual. -Microfilm. -Informático. Registro Anotación Clasificación Ordenación Tratamiento Denominación
- 13. La destrucción de documentos que ya no se necesitan, es decir documentos que no se deben conservar, no sólo permite un ahorro de espacio y coste de almacenamiento de estos documentos sino que también permite que ninguna otra persona pueda acceder a estos documentos, independientemente de que se encuentren obsoletos o no. Si bien es cierto que en la actualidad se digitalizan y guardan en soportes informáticos los documentos que es necesario guardar, los que no se deben guardar no sólo se ahorra de digitalizarlos sino que también se deben destruir. La destrucción de documentos se puede hacer por medio de máquinas especiales destructoras de papel para que de esta manera se garantice que los documentos que contienen información confidencial no caigan en manos indeseables. Esto es obligatorio por la Ley Orgánica de Protección de datos.
- 14. Archivos y Gestión Documental se compromete a guardar la más absoluta confidencialidad y reserva respecto a los datos e información incluida en la documentación que debe ser gestionada durante la prestación de sus servicios, y a adoptar todas aquellas medidas que garanticen el cumplimiento de tal obligación, al amparo de lo establecido en la LOPD, así como lo regulado en cualquier otra disposición legal vigente .Por esta razón, se han dispuesto las siguientes medidas de seguridad con el fin de garantizar la más absoluta confidencialidad en relación a los documentos que debemos gestionar: No indicamos los nombres de nuestros clientes privados a un tercero (excepto que los clientes lo autoricen expresamente).
- 15. Fichero de nivel básico: El nivel básicos de seguridad, se aplicará entre otros, a los ficheros que solo contengan datos identificativos y a todos los niveles medio y alto de seguridad. Ejemplos: Nombre, domicilio, teléfono, DNI, número de afiliación a la seguridad social, fotografía, firmas, correos electrónicos, datos bancarios, edad, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, etc. Ficheros de nivel medio:En el nivel medio de seguridad, se aplicará esta protección, entre otros, a los ficheros que contengan datos relativos a solvencia patrimonial, operaciones financieras y de crédito. Ejemplos: Datos de personalidad, hábitos de consumo, hábitos de carácter, datos de seguridad social, solvencia patrimonial y crédito, antecedentes penales, sanciones administrativas, pruebas psicotécnicas, currículos, etc.
- 16. Ficheros de nivel alto:El nivel alto de seguridad es el que se aplica a los ficheros que contienen datos especialmente protegidos como los relativos a ideología, afiliación sindical y política, religión y creencias, origen racial, salud, alimentación, bajas laborales, vida y de práctica sexual, etc. La palabra archivo es entendida de dos maneras: La 1era hace referencia: al conjunto de documentos de una empresa. La 2da: al local donde se almacenan los documentos.
- 17. Ventajas: -Puede establecerse sistemas para tipos similares kardex. -Archiveros expertos realizan un trabajo. -Elimina el estrés. -La labor del archivo se realiza diariamente y no de vez en cuando (útil) -Es posible establecer una supervisión afectiva. Desventajas: -No es raro encontrar los documentos archivados, al no cuidar los archivos radican. -Las pérdidas de tiempo por búsquedas inútiles son degradables. -Se archivan demasiados papeles, los cuales algunos deberían de ir a la papelera de reciclajes. -Cuando los documentos están desordenados son difíciles de encontrar.