Procesos flujogramas y procedimientos
- 1. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 1/12 Objetivos Procesos y Procedimientos Identificar los procesos y diagramarlos Definir los procedimientos Comprender la importancia de los procesos en los sistemas administrativos
- 2. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 2/12 Procesos Cada sistema plantea requerimientos específicos de conocimientos, recursos, materiales, personal y tecnología, que conforman actividades especializadas y secuenciales en torno a un objetivo generando procesos. Un proceso es un conjunto de tareas dispuestas en un flujo de trabajo especializado que reciben una serie de inputs para producir un bien o servicio con valor al cliente La ejecución de un proceso es apoyada administrativamente mediante procedimientos normalizados para su coordinación y control
- 3. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 3/12 Ejemplo: Proceso de Comercialización y Ventas Entradas - Solicitud pedido - Remite conformidad P. Comercialización/Ventas - Verificar existencia - Valorizar pedido - Verificar límite de crédito - Preparar pedido y remitir - Entregar - Emitir factura - Registrar ventas Salidas - Remite nota pedido - Factura - Registro de ventas Archivos - Nota de pedido - Stock de productos - Cuenta corriente cliente - Remite conformidad - Facturas
- 4. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 4/12 Ejemplo: Procesos Sistema de Transformación Entradas - Orden de producción P. Transformación - Requerir materia prima - Elaborar productos - Controlar calidad - Emitir parte de la producción - Entregar productos a distribuidor - Registrar producción Salidas - Pedido de materiales - Parte de producción - Registro de productos terminados Archivos - Stock productos en proceso - Stock productos terminados - Órdenes de producción - Pedido de materiales - Parte de producción
- 5. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 5/12 Diagrama de proceso • Constituye la forma más elemental de representar las tareas que siguen un curso, desplazamiento de documentos, productos, recursos, etc. • Construir un cuadro sintético y de fácil lectura donde se aprecie el funcionamiento de un determinado proceso • La representación es una gráfica de símbolos, líneas y anotaciones mínimas mediante las normas de simbología (ASME; ANSI; ISO) para representar el proceso (operaciones, transporte, espera, inspección, almacenamiento, etc.)
- 6. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 6/12 OPERACIÓN Pintar; cortar; ensamblar; digitar; registrar INSPECCIÓN Calidad; cantidad; Tº; presión; humedad; peso Envío de datos; facturas; OT; NV; OC Facturas; boletas; OT; NV; OC;NC Documentos físicos; materiales; m.p.; PT TRANSPORTE DOCUMENTOS ESPERA ALMACENAMIENTO Demora en el desarrollo del método o procedimiento Verificación o supervisión durante la operación OPERACIÓN e INSPECCIÓN ENTRADA Producto o material que ingresa a la operación DECISIÓN Decisión antes caminos alternativos del flujo si/no si/no SIMBOLOGÍA ISO 9000
- 7. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 7/12 Vende y Factura Cliente Vendedor Cajero Empaquetador Contador Cobra y Timbra Suma y Arquea Suma Controla y Registra Controla, Timbra y Entrega Ejemplo: Cursograma de Proceso de Ventas Controla y Empaca Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura Solicitud de pedido Factura
- 8. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 8/12 Procedimientos • La formalización de los procesos requiere establecer procedimientos y normas que regirán el sistema administrativo • Son documentos cuyo propósito es asegurar que las operaciones se realicen con efectividad, eficiencia, calidad y requisitos de control interno • Lograr consistencia mecánica para una producción eficiente • Asegurar a los clientes y empleados la imparcialidad en los procedimientos
- 9. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 9/12 Manuales de procedimientos • Son cuerpos integrados de normas con las instrucciones necesarias para la realización de las tareas. Proporciona el hilo conductor de la gestión • Para cada sistema se incluye un resumen de la normativa vigente y una descripción de los pasos a seguir indicando formularios, archivos y registros a emplear • La formalización de los sistemas administrativos emplea “el manual de procedimientos” o “normas y procedimientos”
- 10. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 10/12 Ejemplo: Manual de Procedimiento de Ventas Vendedor 1. Atiende al cliente y concreta la venta, confecciona factura en cuadruplicado 2. Distribuye facturas: original y duplicado al cliente para que efectúe el pago; el triplicado a Empaque junto con la mercadería; y el cuadruplicado queda adherido al talonario Cajero 3. Cobra al cliente, coloca el timbre de cancelado en el original y el duplicado de la factura 4. Distribuye facturas: entrega el original al cliente da vuelto, y retiene el duplicado hasta el fin de la jornada
- 11. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 11/12 Empaquetador 5. Chequea la mercadería con el triplicado de la factura y empaca. 6. Contra presentación de la factura original pagada, timbra el original y el triplicado con el timbre de “entregado” 7. Entrega la mercadería al cliente junto con la factura original y retiene el triplicado hasta el fin de la jornada Cajero y Empaquetador 8. Al fin de la jornada suman facturas cobradas (duplicados) y entregadas (triplicados) y las remiten a Contabilidad Contador 9. Controla los totales de facturas cobradas y entregadas 10.Hace el registro contable y archiva la documentación
- 12. ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 12/12 ¿Qué aprendiste sobre? Las diferencias y similitudes entre los sistemas operativos y administrativos Cómo se relacionan con los procesos Cuál es la utilidad de los procesos y cómo se pueden representar Cual es la importancia de los procedimientos en estos sistemas