Clase 4

Docentes: Jenny Palacios
Fecha: desde 05/02/2015
hasta 11/02/2015
Terceros Años Asistente Técnico
Bilingüe
2 horas clases.
Unidad: Uno
Clase # 4 ArchivoClase # 4 Archivo

Actividad #1 Recapitulación.
Actividad #2 Sistema de clasificación de
documentos.
Actividad #3 Características eticas.
Cierre
AgendaAgenda

Actividad #1 Recapitulacion.Actividad #1 Recapitulacion.
 PropósitoPropósito
 Recapitular los temas aprendidos .Recapitular los temas aprendidos .
 InstruccionesInstrucciones
1.1. Preste atención a las siguientes laminas quePreste atención a las siguientes laminas que
permitenpermiten
2.2. Conteste según se le va solicitandoConteste según se le va solicitando

?Que es un documento??Que es un documento?
Un documento es cualquier información que se conserva en forma oral,
escrita o visual y que es producida o conservada por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es
por tanto un testimonio de la actividad humana.
La importancia de los documentos
Los documentos son esenciales para los individuos y el funcionamiento
de cualquier organización ya que contienen información necesaria
para las operaciones diarias de las instituciones.
La información que contiene un documento nos sirve de
 Base para tomar decisiones y planificar el futuro.
 Como evidencia.
 Para propósitos de impuestos.
 Fundamentos o base en procedimientos legales y cumplir con la ley.
 Base histórica.

Tipos de Documentos
 Cartas
 Memorandos
 Informes
 Estados financieros
 Facturas
 Cheques
 Licencias
 Solicitudes
 Manuales
 Actas de reuniones
 Planos
 Presupuestos
 Libros
 Revistas
 Catálogos
 Mapas
 Documentos legales
 Fotografías
 Trabajos de arte
 Cotizaciones
 Y otros

Medios para conservar los documentos
 PapelesPapeles
 TarjetasTarjetas
 Cintas magnéticasCintas magnéticas
 FotosFotos
 VideocintasVideocintas
 AudiocintasAudiocintas
 Discos flexiblesDiscos flexibles
 Discos duros deDiscos duros de
computadoracomputadora
 Disco ópticoDisco óptico
 Discos compactosDiscos compactos
 MicroimágenesMicroimágenes
 Rollos de micropelícula.
 Tarjetas de memoria para
agendas electrónicas.
 Y otros.

Documentos que sirven como evidencia
 Recibos de compras.Recibos de compras.
 Cheques cancelados.Cheques cancelados.
 Contratos.Contratos.
 Cedulas.Cedulas.
 Tarjetas o certificados de identidad, de nacimiento o deTarjetas o certificados de identidad, de nacimiento o de
licenciamiento militar.licenciamiento militar.
 Licencias para ejercer una profesión u oficio.Licencias para ejercer una profesión u oficio.
 Pasaportes y evaluaciones.Pasaportes y evaluaciones.
 Amonestaciones escritas firmadas por el empleado.Amonestaciones escritas firmadas por el empleado.
 Normas de una empresa firmadas por el empleado.Normas de una empresa firmadas por el empleado.

?Que son archivos?
Los archivos también se conocen como ficheros o
(files)
El archivo es el arte de conservar en orden,
debidamente agrupados y protegidos, los
documentos pertenecientes a un individuo, firma,
asunto o zona geográfica.
El propósito principal de archivar es facilitar la
localización de los documentos y el uso de la
información cuando se necesita.

Métodos para conservar la información
 Gancho de espigón.
 Nido de paloma.
 Carpeta acordeón.
 Archivo horizontal.
 Electrónico.
 Archivo caja.
 Tabla channón.
 Archivo vertical.
 Archivo lateral.

Métodos para conservar información
Archivo
horizontal
Archivo caja Archivo Lateral Archivo electrónico
Archivo de carpeta de
cartón
Archivo vertical Archivo tabla shannon

Actividad #2 Sistemas de los archivos.Actividad #2 Sistemas de los archivos.
 Describir los diferentes sistemas de archivos.Describir los diferentes sistemas de archivos.
permitenpermiten
2.2. Describa en su cuaderno los diferentes sistemas deDescriba en su cuaderno los diferentes sistemas de
organizar los archivos.organizar los archivos.

Sistemas para la clasificación de documentos
 Sistema alfabético
Se rotulan con los nombres de los individuos o las
instituciones.
 Sistema numérico
El rotulo corresponden al numero asignado al individuo,
organización o asunto.
 Sistema por asunto
Los rótulos corresponden a los nombres de los temas.
 Sistema geográfico
El rotulo indica los nombres de las localidades y luego el
nombre del corresponsal.

Sistema de archivo manual
Este se emplea en combinación con el sistema de archivos
electrónico en la mayoría de las oficinas y se emplean de la
misma forma.
En el sistema manual los expedientes se mantienen en carpetas
que se colocan en gabinetes de archivo.
El expediente es el conjunto de todos los documentos
correspondiente a un individuo, asunto o negocio.
 Cartas
 Memorandos
 Formularios
 Ordenes de compra
 Facturas

Sistema de archivo electrónico y sus componentes
El sistema electrónico es el que procesa, maneja, conserva y
comunica la información de forma lógica mediante
computadoras.
 Computadora es la maquina que opera mediante
instrucciones.
 Sistema operativo este es el componente mas importante
de una computadora, y contiene las instrucciones que
coordina todas las funciones de los dispositivos y los
programas. Ej. (microsoft windows)
 Programas de aplicaciones estos se componen de una serie
de instituciones que le indican a la computadora lo que debe
hacer para realizar una tarea específica y guardar la
información.

Programas de aplicaciones mas utilizados
 Procesamiento de palabras.
 Administración de base de datos.
 Hoja de cálculo electrónicas.
 Presentaciones y aplicaciones graficas.
 Organizador personal.

Medios electrónicos donde se guarda información
 Iomega mini USB Drive.
 Disco duro.
 Discos flexibles.
 Tarjetas para computadoras personales de bolsillo.
 Cintas magnéticas.
 Discos compactos.
 Discos flexibles Iomega ZIP.

Actividad #3 Características Eticas.Actividad #3 Características Eticas.
 Describir las características éticas yDescribir las características éticas y
responsabilidades que tiene el personal que manejaresponsabilidades que tiene el personal que maneja
la información.la información.
permitenpermiten
2.2. Describa en su cuaderno los puntos masDescriba en su cuaderno los puntos mas
importantes de la diapositivas.importantes de la diapositivas.

Características del personal de la oficina
 Honestos.
 Confiables.
 Discretos.
 Responsables.
 Imparcial.
 Respetuosos.
 Puntual.
 Organizado.
 Laborioso.

Características de un sistema eficaz para la administración
de documentos
Un sistema eficaz es el que provee la información necesaria a
la persona indicada en el momento indicado al menor costo
posible.
 El personal que maneje los documento debe estar bien
preparado y motivado.
 Establecer sistemas adecuados y seguir procedimientos
factibles para el archivo, localización, préstamo,
transferencia, conservación y disposición de documentos.
 Es necesario fijar medidas de control para asegurar el logro
de metas y protección de la información.
 Es importante hacer buen uso del espacio .
 El equipo y los materiales deben ser compatibles entre si
con el tipo de documentos y el espacio disponible.

Aspectos éticos que rigen el manejo de información
Mucha de la información manejada en las oficinas es
confidencial o de naturaleza sensitiva. Esto incluye
 Planes y proyecciones de negocios.
 Las finanzas.
 Los diseños.
 La información de los empleados.
 Las nominas.

Guías que deben dirigir la conducta ética del profesional
en el manejo de la información
 Proteger la información de naturaleza confidencial que
afecte la imagen, ganancias o el bien de la institución.
 No alterar información.
 Respetar y proteger la información de los individuos y no
propiciarla por a personas no autorizadas.
 No curiosear en los archivos de otros empleados o
departamentos.
 Manejar cuidadosamente y con suma discreción la
información relacionada con la propiedad intelectual..

Principios éticos que deben regir la conducta del
profesional en su ambiente de trabajo.
 Respetar los derechos de los demás y la propiedad ajena.
 No copiar o utilizar programas de computadora sin la
autorización de su autor.
 Cumplir con los horario de trabajo establecidos y con la
entrega de trabajos o de información requerida.
 Cumplir con las normas establecidas y la política de la
empresa.
 Mantener las promesas echas y cumplir las obligaciones.
 Ser fiel a sus propios principios.
 Demostrar lealtad preservando la propiedad de la empresa.
 Utilizar el tiempo productivamente cuando atiende asuntos
bajo su atención.

Disposiciones legales en la administración de documentos
Existen leyes que regulan la privacidad, el uso y el manejo de
la de la información.
 Ley de privacidad de información de 1974.
 Ley de libertad de acceso a la información personal de
1979.
 Ley de privacidad de comunicaciones electrónicas de 1986.
 Ley HIPAA de 1996, efectiva en 2003(Health) insurance
portability and accountability act.
 Ley de informes justos en materia de crédito de1971.
 Ley de propiedad intelectual. Ley numero 96 de 1988,
enmendada en 1996.
 Ley de programas de computadoras de 1980.

Leyes que regulan la conservación de documentosLeyes que regulan la conservación de documentos
 Ley de administración de documentos públicos de Puerto
Rico.
 Ley de reforma y control de inmigración de Estados Unidos.
 Ley 44. Prohibición de discriminar a personas impedidas
1985
 Ley de compensación por accidentes del trabajo de Puerto
Rico 1935
 Ley de beneficios por incapacidad no ocupacional
de 1968(SINOT)

BibliografiasBibliografias
 http://www.alegsa.com.ar/Dic/archivo.php.
 http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml.
 http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organiz
.
 Administración de documentos-sistemas, procedimientos y
tecnologia/programa de educación comercial-Carmen M.
Correa/Abigail Díaz Colon.
 http://http://
www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacionwww.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion
..

CierreCierre
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