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I. Estructura básica de carpetas (directorios):
El diagrama muestra la estructura de carpetas usada para el almacenamiento de
documentos
electrónicos. Al tope hay una carpeta única que contiene toda la estructura de
almacenamiento. Las
carpetas del segundo nivel (PDF y TIFF) corresponden a los tipos de formatos de
archivos digitales
usados por la metodología. El tercer nivel corresponde a los idiomas de los
documentos.

II. Formato de los archivos de documentos electrónicos:
ƒ El documento debe almacenarse en formato TIFF y en formato PDF. El contenido que
se
almacena en la carpeta TIFF debe ser una copia fiel del contenido almacenado en la
carpeta
PDF (un espejo), sólo que almacenado en diferentes formatos de archivo.
ƒ El contenido de un documento electrónico (archivo/s) debe almacenarse en una
misma
carpeta.
ƒ El número de archivos de cada documento dependerá del tamaño de los archivos
generados
en formato PDF. Cada archivo PDF idealmente debería tener un tamaño de 1.2
megabytes,
para permitir su fácil recuperación remota (tomando en consideración la velocidad de
transferencia de información a través de Internet en la región). En el caso de que el
tamaño
de un documento electrónico sobrepase 1.2MB, se recomienda seccionar en varios
archivos

¿Qué es un archivo de documentos
electrónicos?
Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos
por una persona
física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como
apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se
conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de
conservación permanente tras efectuar una selección a partir de
la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de
preservación adecuadas y
con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar
su valor informativo,
legal y cultural así como de permitir su acceso y uso
también mediante las tecnologías de la información

Propuesta de programa de intervención en
archivos de documentos electrónicos
1. El plan de preservación contendrá instrucciones para:
—Planificar y crear depósitos acordes con las
directrices y normas internacionales de conservación.
—Un reglamento para el uso y la manipulación
de los documentos.
—Planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e inundaciones.
—Medidas de seguridad contra el robo que deberán ampliarse también a sistemas de
seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que
puedan modificar los documentos.
2. Las medidas de conservación preventiva actuarán en tres frentes:
—Protección de los soportes de los agentes de
deterioro físicos y bióticos.
—Defensa de los contenidos de los virus informáticos.
—Reproducción de los documentos, tanto para
disponer de copias de seguridad como para luchar
contra la obsolescencia.
3. El estudio de estrategias y técnicas adecuadas
para llevar a cabo la reproducción masiva y continua
de los documentos electrónicos es prioritario. Cuatro tipos de soluciones son las más
difundidas durante el proceso de copia:
—La salvaguarda de la especificación de las versiones de los formatos junto con los
documentos
para permitir su futura decodificación.
—La migración de formatos.
—La eliminación de las dependencias no esenciales de los documentos con los
programas que los
crearon para facilitar su recuperación por tecnología estándar.
—El desarrollo de aplicaciones informáticas que

emulen el funcionamiento de hardware y software
obsoletos.
Documentos Electronicos Caracteristicas
CONTENIDOS ELECTRÓNICOS
La sociedad de la información ha supuesto un crecimiento exponencial de Internet y un
importante auge de la industria de los contenidos electrónicos, que está arrastrando el
crecimiento de la economía de los países desarrollados. Hoy día se usa Internet en todos los
sectores: el banco, la sanidad, la educación, la cultura...Se ha convertido en un importante
instrumento para la búsqueda y recuperación de la información.
Su protagonismo en la sociedad del conocimiento
Qué es el contenido electrónico
Características
Tipología
Generar contenidos electrónicos
Estructura y composición de un hipertexto
* Estructura
* Enlaces
* Sistema de navegación
* Metadatos
Manual de estilo para el diseño de un hipertexto
Habilidades y competencias
Dossier electrónico
Dossier bibliográfico

Su protagonismo en la sociedad del conocimiento
La sociedad del conocimiento está rodeada de y por información así como por las nuevas
tecnologías. La informática es un instrumento de trabajo imprescindible. La cantidad de
información disponible en formato electrónico supera lo que uno puede imaginar. Por ello, es
necesario organizar esa información, gestionarla de forma adecuada y añadirle valor siempre
que se pueda, pues el contenido electrónico se ha transformado en el motor de la sociedad del
conocimiento.

Herramientas del uso documentos electrónicos
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en
la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado
previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas
en la opción Imprimir del menú Archivo.

Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para
activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.

Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento
activo.

Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma
función del comando Cortar del menú Edición.

Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma
función del comando Copiar del menú Edición.

Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma
función del comando Pegar del menú Edición.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al
objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga
doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.

Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito.
Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a
continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.

Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al
mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las
acciones que desee rehacer.

Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.

Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el
rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el
rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.

Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite
definir valores para argumentos.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera
letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de
la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron
otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última
letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que
contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de
ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos
necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un
gráfico existente.

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