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Este documento presenta una introducción a la administración de documentos. Define términos clave como comunicación, información, sistema y tecnología. Explica los procesos de archivar y administrar documentos, e identifica diferentes tipos de documentos y medios para almacenarlos desde la antigüedad hasta la actualidad. Finalmente, discute criterios para clasificar documentos como su naturaleza, contenido, valor y tiempo de retención.
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- 1. Visión general e introducción a la administración de documentos Capítulo 1 Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras
- 2. Vocabulario Comunicación es el proceso que permite el intercambio de ideas, actitudes y sentimientos. Información es un activo esencial para que una institución pueda funcionar, y está compuesta de datos numéricos, alfabéticos o de símbolos que representan conceptos o ideas. Prehistoria es el período anterior a todo documento escrito y que sólo se conoce por ciertos vestigios, como huesos, instrumentos y ruinas de construcciones. 06/06/09
- 3. Sistema es un conjunto de partes, reglas o principios relacionados entre sí que funcionan coordialmente para realizar actividades esenciales y lograr metas. Tecnología es el conjunto de instrumentos, conocimientos y procedimientos que combinados adecuadamente sirven a determinado propósito. Archivar es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma, asunto o zona geográfica. 06/06/09
- 4. Administración de Documentos es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con los documentos. 06/06/09
- 5. Tipos de documentos Cartas, memorandos, informes, estados financieros, facturas, cheques, solicitudes, manuales, actas de reuniones, planos, presupuestos, libros, revistas, catálogos, mapas, documentos legales, fografías, trabajos de arte, cotizaciones y otros 06/06/09
- 6. Medios para guardar documentos Papel, tarjetas, cintas magnéticas, fotos, videocintas, audiocintas, discos flexibles, discos duros de computadora, discos ópticos, discos compactos, microimágenes, rollos de película, tarjetas de memoria para agendas electrónicas y otros. 06/06/09
- 7. Los medios desde la antigüedad Petroglifos (período prehistórico neolítico) Grabados sobre roca hechos por el ser humano con instrumentos rudimentarios. 06/06/09
- 8. Papiro (Antiguo Egipto) Material de escritura más antiguo. Es una lámina obtenida del tallo del papiro, planta indígena 06/06/09
- 9. Pergamino (siglo IV) se hacían de la piel de cordero y reses. Se fabricó por primera vez en Pérgamo, Asia Menor y derivó su nombre de la ciudad. Coexistió con el papiro, al que luego sustituyó. 06/06/09
- 10. Papel (Año 105 en China) hoja delgada hecha con fibras vegetales; se obtiene de la madera o de la paja. 06/06/09
- 11. Rollo de película (siglo XIX) cinta de celuloide que se utiliza para hacer impresiones de imágenes fotográficas que se pueden proyectar y duplicar. 06/06/09
- 12. Cinta magnética (1950) cinta delgada de plástico con capa magnetizada, en la cual se registran datos. Esta cinta fue un componente de la máquina IBM Magnetic Tape Selectric Typewritere (MTSI) en 1966. 06/06/09
- 13. Tarjeta magnética (1969) tarjeta delgada de plástico con capa magnétizada, en la cual se registran datos. Esta tarjeta fue componente de la IBM Mag Card Selectric Typewriter. 06/06/09
- 14. Discos magnéticoa (1970) lámina circular con superficie magnetizada con alta capacidad para almacenar información. Incluye discos flexibles y discos duros de las computadoras, entre otras. 06/06/09
- 15. Otros A partir de 1972 Inclye discos ópticos, discos compactos, tarjeta de memoria, discos magnéticos óptico y otros. Estos medios se comenzaron a usar a partir de los 1980. 06/06/09
- 16. Métodos para conservar Información Gancho o espigón (principios siglo XV) 06/06/09
- 17. Nido de paloma 06/06/09
- 18. Carpeta de acordeón (1860) 06/06/09
- 19. Archivo horizontal (1868) 06/06/09
- 20. Archivo caja (1875) caja de cartón para archivar cartas y otros documentos en papel en forma horizontal. Introdujo el uso de guías con las letras del abecedario para clasificar los documentos detrás de la letra correspondiente. 06/06/09
- 21. Tabla Shannon (1880) tabla con plancha de presión o gancho para sostener los papeles. Hoy se le conoce como tablilla de tránsito, pues se usa para sostener los papeles mientras se hacen anotaciones fuera del escritorio. Lleva el nombre de su inventor. 06/06/09
- 22. Archivo vertical (1892) gabinete con gavetas en las cuales los documentos se archivan en carpetas. Cada carpeta se coloca en posición vertical, detrás de la guía correspondiente. En este sistema, los documentos descansan en su lado iquierdo, dentro de cada carpeta. 06/06/09
- 23. Archivo lateral gabinete o gaveta que sostiene las carpetas y el papel en posición lateral. El rótulo de las carpetas aparece en posición vertical. 06/06/09
- 24. Archivo electrónico la información se conserva en dispositivos electromagnéticos y se archiva y procesa por medio de una computadora. 06/06/09
- 25. Importancia de los documentos De base para tomar decisiones y planificar el futuro. Como evidencia. Para propósito de impuestos Fundamento o base en procedimientos legales Cumplir con las leyes Base histórica 06/06/09
- 26. Criterios para Clasificar los Documentos 06/06/09 Aspectos que considerar Naturaleza Ejemplo Procedencia Interna Externa Memorandos, informes, Cartas, cotizaciones, subastas Contenido De transacciones De referencias Facturas, cheques, órdenes de compra, Actas de reuniones o informes anuales Tiempo por el que se deben conservar Permantentes Temporales Escrituras y testamentos Invitaciones y propagandas Nivel de consulta Activos Semiactivos Inactivos Correspondencia del año en curso Correspondencia del año anterior Nóminas de más de dos años Valor de contenido Vitales Importantes Útiles No esenciales Contratos vigentes, títulos de propiedades Patentes, facturas Correspondencia general Material publicitario
- 27. Clasificación de acuerdo al valor 06/06/09 Documentos Vitales Son trascendentales para las instituciones y los individuos. Su pérdida conlleva consecuencias que afectan la estabilidad de la institución y hasta su existencia. Incluye fórmulas secretas, contratos, actas, pasaportes. Requiere protección especial. No deben destruirse mientras estén vigentes Documentos Importantes Son necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y para la continuidad de las instituciones. Incluyen ciertos permisos, patentes, etc. Se pueden reemplazar, pero ocasionan mucho contratiemplo, pérdida de tiempo, demoras y otros problemas. Documentos útiles Su utilidad es temporal, pero son necesario para las operaciones diarias. Incluyen correspondencia general, memorandos y estados de cueta bancarios. Se pueden reeplazar a un costo bajo. Documentos no esenciales Su valor es efímero, pues contiene información rutinaria. Incluyen anuncios, intivaciones, hojas de trámite, etc. Se pueden destruir tan pronto se tramitan.
- 28. Preguntas de Repaso ¿Por qué es tan importante para las instituciones el proceso de la comunicación? ¿Por qué las instituciones no pueden depender de la memoria de los dueños y de los empleados? ¿Qué medios pueden utilizarse para conservar los documentos? ¿Por qué el archivo y la administración de documentos son importantes? ¿Qué usos se le pueden dar a los documen-tos? Dé ejemplos que sustenten cada uso. 06/06/09
- 29. ¿Por qué todos los empleados de oficina deben poseer conocimiento en administración de documentos? De los medios y métodos más antiguos que se incluyen en la reseña histórica, ¿cuáles se utilizan todavía, dónde y para qué? ¿Qué instituciones tienen más necesidad de un buen sistema de administración de documentos, las grandes o las pequeñas, las públicas o privadas? 06/06/09
- 30. Caso de discusión 1 La Sra. Janet Rivera trabaja desde hace 10 años como oficinista de archivo de una cadena de tiendas multinacionales de electrodomésticos. Durante estos años ha ocupado el mismo puesto y ha tenido pocos aumentos de sueldo. Está molesta por esta situación y considera que la empresa no toma en cuenta sus 10 años de servicio. ¿Qué opina usted de esta situación y qué recomienda? 06/06/09
- 31. Caso de discusión 2 La Sra. Yamaris Ortiz empezó a trabajar en las oficinas de Casas Bellísimas, empresa dedicada a la construcción de residencias prefabricadas. Hace seis meses comenzó sus operaciones. A Yamaris le gusta que su oficina esté siempres bien organizada. Para mantener el orden, le indicó a su compañera que todos los meses se desharán de papeles que consideren innecesarios, o de poco valor y así evitarán su acumulación. ¿Está usted de acuerdo con Yamaris? ¿Por qué?
- 32. Referencias Correa, C., Díaz, A (2004) Adminsitración de documentos, sistemas, procedimientos y tecnología, McGraw-Hill 06/06/09